10 Technologieauflösungen: Teil 1

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Beherrschen sie ihre business-tech-aufgaben mit unseren 10 technologieauflösungen für das neue jahr.

Dies ist eine zweiteilige Serie mit 10 Technologieauflösungen für das neue Jahr. Hier sind die ersten fünf.

Die Anzahl der in Ihrem Unternehmen verwendeten Technologiewerkzeuge und Informationen kann eher als Hindernis erscheinen, als die Organisation und die Produktivitätssteigerungen, die sie sein sollten. Beherrschen Sie Ihre Business-Tech-Aufgaben mit unseren 10 Technologieauflösungen für das neue Jahr.

1. Sichern Sie es: Sie wissen nicht, was Sie haben, bis es weg ist, setzen Sie also den lang erwarteten Sicherungsplan in die Tat um. Wenn Sie ein kleines, nicht datenintensives Unternehmen betreiben, können Sie physische Sicherungen auf DVDs erstellen, diese extern speichern oder Daten regelmäßig auf einer externen Festplatte sichern. Sie sollten jedoch unbedingt in einen Online-Backup-Service investieren, bei dem Sie Ihre Dateien automatisch zu vorgewählten Zeitpunkten auf die externen Server des Service hochladen können. Vergessen Sie auch nicht Ihre E-Mail-Dateien. Sollte ein Notfall eintreten, sei es ein ausgefallenes Laufwerk, ein Bürofeuer, ein gestohlener Laptop oder ein fehlerhafter Wisch der Löschtaste, können Sie über eine Webschnittstelle auf diese wertvollen Informationen zugreifen.

2. Installieren Sie diese Updates: Es ist so einfach, die Popup-Erinnerungen für Updates von Windows, Virensoftware und anderen Programmen zu ignorieren, wenn Sie sich mitten in einem anstrengenden Arbeitstag befinden. Nehmen Sie sich diese Woche etwas Zeit und bringen Sie Ihre Systeme auf den neuesten Stand. Richten Sie außerdem eine Aufgabenerinnerung in Outlook oder einem anderen Kalenderprogramm ein, um einen Tag pro Monat zu planen, damit diese Aktualisierungserinnerungen nicht mehr ignoriert werden.

3. Aufräumen: Alle Computer in Ihrem Büro sind ein dickes Durcheinander. Es gibt unzählige ungenutzte Programme, Ordner mit nicht verwendeten Dateien und überlaufende temporäre Ordner. Bereinigen Sie Ihren Arbeitsbereich und beginnen Sie mit dem, was Sie sehen können: Ihrem Desktop. Heben Sie nicht verwendete Programmverknüpfungen auf, verschieben Sie Dateien, die Sie nicht häufig verwenden, und löschen Sie Elemente, die Sie vorübergehend gespeichert haben und die Sie vergessen haben. Wenn Ihr Browser automatisch neue Downloads auf Ihrem Desktop speichert, erstellen Sie an einem geeigneten Ort einen neuen Ordner mit dem Namen "Downloads" und ändern Sie Ihre Browseroptionen, um neue Dateien in diesen Ordner herunterzuladen.

Überprüfen Sie in der Liste der Installations- / Deinstallationsprogramme, ob nicht verwendete Elemente deinstalliert werden können. Löschen Sie anschließend Ihre gelöschten Elemente und Junk-E-Mail-Ordner (sofern sie nicht bereits automatisch gelöscht werden), Ihren temporären Ordner und Ihren Papierkorb. Wenn Ihre Festplatte träge erscheint oder Sie sie längere Zeit nicht defragmentiert haben, führen Sie das Defragmentierungsprogramm aus, und stellen Sie sicher, dass alle anderen Programme während des Vorgangs heruntergefahren werden.

4. Aktualisieren Sie Ihre Passwörter: Erstellen Sie ein System zum Aktualisieren aller Kennwörter auf Ihren Office-Desktops und Laptops. Passwörter sollten alle 90 Tage geändert werden, und Sie sollten eine bestimmte Anzahl kürzlich verwendeter Passwörter (z. B. die in den letzten 12 bis 24 Monaten verwendeten) sperren. Passwörter sollten aus mehr als acht Zeichen bestehen und eine Vielzahl von Zahlen, Buchstaben und Symbolen enthalten. In diesem Best Practices-Dokument zu Windows-Servern finden Sie ein Beispiel für eine gute Kennwortstrategie und weitere Links zur Implementierung Ihrer neuen Strategie, wenn Sie Windows-Server verwenden.

Das Erstellen komplexer Kennwörter und das gleiche Verhalten Ihrer Mitarbeiter ist entscheidend. Eine gängige Methode ist die Verwendung einer Speicherhilfe, z. B. das Erstellen eines Wortes aus den ersten Buchstaben eines Satzes oder Satzes und das Ersetzen von Buchstaben durch Zahlen, Symbole und Großbuchstaben. Zum Beispiel stehen die Zeichen im Passwort mv3mj $ UNP für die erste Initiale jedes Planeten in der Reihenfolge der Sonne. Die "3" ist ein "e", während das "$" ein "s" ist. Nachdem Sie dieses ursprüngliche Kennwort erstellt haben, fügen Sie für jede Verwendung einen drei- oder vierstelligen Code hinzu. Sie können H * t für Hotmail oder b0a für Bank of America hinzufügen.

Wenn Sie immer noch Probleme beim Abrufen selten verwendeter Kennwörter haben, führen Sie keine Liste. Verwenden Sie stattdessen einen verschlüsselten Online-Dienst wie PassPack oder KeePass, um den Kennwortschutz zu gewährleisten.

5. Aktualisieren Sie Ihre Kontaktdatenbank: Sammeln Sie alle Visitenkarten, die sich verstaubt haben, rauschen Sie E-Mails von neuen Kontakten auf und aktualisieren Sie diese Datenbank. Egal, ob Sie oder ein Assistent die Änderungen vornimmt oder Sie Ihren Teenagern letztendlich etwas zusätzliches Geld zahlen müssen. Wenn Sie diese Aufgabe erledigen, werden Ihr Schreibtisch und Ihr Gewissen sauber, und Sie müssen sich keine Sorgen mehr darüber machen, dass wichtige Informationen eines neuen Kontakts verloren gehen. Es gibt auch eine Software, die den Prozess beschleunigt. NeatReceipts ist eine Kombination aus Scanner und Software, die Ihre Visitenkarten scannt und mithilfe der optischen Zeichenerkennungstechnologie die wichtigen Daten abruft, die dann in Ihre vorhandene Kontaktdatenbank exportiert werden können.

Wenn Sie Ihr Telefon in letzter Zeit nicht mit Ihrer Kontaktdatenbank synchronisiert haben, nehmen Sie sich die Zeit, dies zu tun. Ein totes Telefon oder PDA kann Sie viel mehr als nur den Preis des Gadgets kosten, wenn Sie dabei wichtige Telefonnummern und E-Mails verlieren.

Siehe Auflösungen 6 bis 10.

Dies ist eine zweiteilige Serie mit 10 Technologieauflösungen für das neue Jahr. Hier sind die ersten fünf.

Die Anzahl der in Ihrem Unternehmen verwendeten Technologiewerkzeuge und Informationen kann eher als Hindernis erscheinen, als die Organisation und die Produktivitätssteigerungen, die sie sein sollten. Beherrschen Sie Ihre Business-Tech-Aufgaben mit unseren 10 technologischen Lösungen für das neue Jahr.

1. Sichern Sie es: Sie wissen nicht, was Sie haben, bis es weg ist, setzen Sie also den lang erwarteten Sicherungsplan in die Tat um. Wenn Sie ein kleines, nicht datenintensives Unternehmen betreiben, können Sie physische Sicherungen auf DVDs erstellen und diese extern speichern oder Daten regelmäßig auf einer externen Festplatte sichern. Sie sollten jedoch unbedingt in einen Online-Backup-Service investieren, bei dem Sie Ihre Dateien automatisch zu vorgewählten Zeitpunkten auf die externen Server des Service hochladen können. Vergessen Sie auch nicht Ihre E-Mail-Dateien. Sollte ein Notfall eintreten, sei es ein ausgefallenes Laufwerk, ein Bürofeuer, ein gestohlener Laptop oder ein fehlerhafter Wisch der Löschtaste, können Sie über eine Webschnittstelle auf diese wertvollen Informationen zugreifen.

2. Installieren Sie diese Updates: Es ist so einfach, die Popup-Erinnerungen für Updates von Windows, Virensoftware und anderen Programmen zu ignorieren, wenn Sie sich mitten in einem anstrengenden Arbeitstag befinden. Nehmen Sie sich diese Woche etwas Zeit und bringen Sie Ihre Systeme auf den neuesten Stand. Richten Sie außerdem eine Aufgabenerinnerung in Outlook oder einem anderen Kalenderprogramm ein, um einen Tag pro Monat zu planen, damit diese Aktualisierungserinnerungen nicht mehr ignoriert werden.

3. Aufräumen: Alle Computer in Ihrem Büro sind ein dickes Durcheinander. Es gibt unzählige ungenutzte Programme, Ordner mit nicht verwendeten Dateien und überlaufende temporäre Ordner. Bereinigen Sie Ihren Arbeitsbereich und beginnen Sie mit dem, was Sie sehen können: Ihrem Desktop. Heben Sie nicht verwendete Programmverknüpfungen auf, verschieben Sie Dateien, die Sie nicht häufig verwenden, und löschen Sie Elemente, die Sie vorübergehend gespeichert haben und die Sie vergessen haben. Wenn Ihr Browser automatisch neue Downloads auf Ihrem Desktop speichert, erstellen Sie an einem geeigneten Ort einen neuen Ordner mit dem Namen "Downloads" und ändern Sie Ihre Browseroptionen, um neue Dateien in diesen Ordner herunterzuladen.

Überprüfen Sie in der Liste der Installations- / Deinstallationsprogramme, ob nicht verwendete Elemente deinstalliert werden können. Löschen Sie anschließend Ihre gelöschten Elemente und Junk-E-Mail-Ordner (sofern sie nicht bereits automatisch gelöscht werden), Ihren temporären Ordner und Ihren Papierkorb. Wenn Ihre Festplatte träge erscheint oder Sie sie längere Zeit nicht defragmentiert haben, führen Sie das Defragmentierungsprogramm aus, und stellen Sie sicher, dass alle anderen Programme während des Vorgangs heruntergefahren werden.

4. Aktualisieren Sie Ihre Passwörter: Erstellen Sie ein System zum Aktualisieren aller Kennwörter auf Ihren Office-Desktops und Laptops. Passwörter sollten alle 90 Tage geändert werden, und Sie sollten eine bestimmte Anzahl kürzlich verwendeter Passwörter (z. B. die in den letzten 12 bis 24 Monaten verwendeten) sperren. Passwörter sollten aus mehr als acht Zeichen bestehen und eine Vielzahl von Zahlen, Buchstaben und Symbolen enthalten. In diesem Best Practices-Dokument zu Windows-Servern finden Sie ein Beispiel für eine gute Kennwortstrategie und weitere Links zur Implementierung Ihrer neuen Strategie, wenn Sie Windows-Server verwenden.

Das Erstellen komplexer Kennwörter und das gleiche Verhalten Ihrer Mitarbeiter ist entscheidend. Eine gängige Methode ist die Verwendung einer Speicherhilfe, z. B. das Erstellen eines Wortes aus den ersten Buchstaben eines Satzes oder Satzes und das Ersetzen von Buchstaben durch Zahlen, Symbole und Großbuchstaben. Zum Beispiel stehen die Zeichen im Passwort mv3mj $ UNP für die erste Initiale jedes Planeten in der Reihenfolge der Sonne. Die "3" ist ein "e", während das "$" ein "s" ist. Nachdem Sie dieses ursprüngliche Kennwort erstellt haben, fügen Sie für jede Verwendung einen drei- oder vierstelligen Code hinzu. Sie können H * t für Hotmail oder b0a für Bank of America hinzufügen.

Wenn Sie immer noch Probleme beim Abrufen selten verwendeter Kennwörter haben, führen Sie keine Liste. Verwenden Sie stattdessen einen verschlüsselten Online-Dienst wie PassPack oder KeePass, um den Kennwortschutz zu gewährleisten.

5. Aktualisieren Sie Ihre Kontaktdatenbank: Sammeln Sie alle Visitenkarten, die sich verstaubt haben, rauschen Sie E-Mails von neuen Kontakten auf und aktualisieren Sie diese Datenbank. Egal, ob Sie oder ein Assistent die Änderungen vornimmt oder Sie Ihren Teenagern letztendlich etwas zusätzliches Geld zahlen müssen. Wenn Sie diese Aufgabe erledigen, werden Ihr Schreibtisch und Ihr Gewissen sauber, und Sie müssen sich keine Sorgen mehr darüber machen, dass wichtige Informationen eines neuen Kontakts verloren gehen. Es gibt auch eine Software, die den Prozess beschleunigt. NeatReceipts ist eine Kombination aus Scanner und Software, die Ihre Visitenkarten scannt und mithilfe der optischen Zeichenerkennungstechnologie die wichtigen Daten abruft, die dann in Ihre vorhandene Kontaktdatenbank exportiert werden können.

Wenn Sie Ihr Telefon in letzter Zeit nicht mit Ihrer Kontaktdatenbank synchronisiert haben, nehmen Sie sich die Zeit, dies zu tun. Ein totes Telefon oder PDA kann Sie viel mehr als nur den Preis des Gadgets kosten, wenn Sie dabei wichtige Telefonnummern und E-Mails verlieren.

Siehe Auflösungen 6 bis 10.


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