12 Möglichkeiten, Ihren Posteingang übersichtlicher zu gestalten

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E-mail kann eine riesige zeit sein. Und je mehr sie senden, desto mehr erhalten sie. Mit einer kleinen organisation kann e-mail viel weniger zeit in anspruch nehmen.

E-Mail kann eine riesige Zeit sein. Und je mehr Sie senden, desto mehr erhalten Sie. Mit einer kleinen Organisation kann E-Mail viel weniger Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb haben wir 12 Unternehmer vom Young Entrepreneur Council (YEC) die folgende Frage gestellt:

F. Was kann ich in einem Schritt tun, um die Anzahl der E-Mails, die ich täglich versende oder beantworte, zu reduzieren?

1. Nehmen Sie das Telefon ab

Derek Hunter

Es ist so einfach, sich hinter einem Bildschirm zu verstecken, egal ob es sich um Ihren Monitor, Ihr Telefon oder Ihr Tablet handelt. Um den Ein- und Ausfluss von E-Mails zu reduzieren, können Sie eine altmodische Technologie verwenden: das Telefon. Meine Faustregel lautet: Je länger eine E-Mail wird, desto wahrscheinlicher ist das Thema für einen Anruf. Mehr Telefonate entsprechen einem leichteren Posteingang. - Derek Hunter, William Roam

2. Alles beim ersten Mal einschließen

Faraz Khan

Wenn Sie eine E-Mail senden, geben Sie alle erforderlichen Details an, um die Aufgabe auszuführen oder die Entscheidung zu treffen. Dadurch wird der Aufwand für die Beantwortung von Fragen drastisch reduziert. Fügen Sie beispielsweise relevante Anmeldungen, Dokumente und eine Liste mit detaillierten Aufgaben hinzu und beantworten Sie mögliche Fragen in Ihrer ersten E-Mail. Wenn Sie 10 bis 15 Minuten mit einer langen E-Mail verbringen, können Sie eine Woche hin und her sparen! - Faraz Khan, Go Direct Lead Generation

3. Warten Sie eine Stunde

Angela Harless

Ich finde es verlockend, sofort zu antworten, sobald ich eine E-Mail bekomme, um sie von meinem Teller zu bekommen. Ich stelle jedoch fest, dass meine Kunden und Verkäufer oft Nachdenken haben oder andere Leute aufhören, wenn ich nur warten möchte. Anstatt auf jeden einzelnen Kommentar zu antworten, mache ich einfach eine Pause und warte eine Stunde und überprüfe die vollständigen E-Mail-Zeichenfolgen. es ist viel produktiver. - Angela Harless, AcrobatAnt

4. Stelle einen Personal Assistant ein

G. Krista Morgan

Ich habe einen Assistenten bei oDesk engagiert, und sie hat mein Leben gerettet, wenn ich meinen Posteingang bereinigen wollte. Jetzt filtert und priorisiert sie die wichtigsten E-Mails, sodass ich nie etwas Wichtiges verpasse. E-Mail war früher meine größte Zeit, bis ich sie eingestellt habe. Ich war nervös, die Kontrolle aufzugeben, und jetzt kann ich nicht glauben, dass ich so lange gebraucht habe, um diesen Schritt zu tun! Sie erledigt jetzt auch meine Termin- und HR-Aufgaben. - G. Krista Morgan, P2Binvestor

5. Delegierter

John Rampton

Wenn Sie auf mehr E-Mails antworten, als Sie an einem Tag können, sollten Sie damit beginnen, einen Teil der Verantwortung an andere Personen zu delegieren. Die Delegierung ist eine der besten Möglichkeiten, mit der ich einen großen Teil meines Posteingangs gelöscht habe, sodass nur die wichtigsten Dinge übrig bleiben. - John Rampton, Due

6. Fragen Sie nicht

Michael Portman

E-Mail ist zu einem Behälter für andere Menschen geworden, um ihre Probleme zu speichern. Ich versuche, keine Fragen per E-Mail zu stellen. Das Hin und Her kann für immer weitergehen, wenn ein kurzer Anruf es sofort regelt. Nachdem ich alle Fragezeichen herausgenommen habe, lösche ich die letzte Zeile, die ich in die E-Mail geschrieben habe. In neun von zehn Fällen war es ohnehin überflüssig oder beruhte darauf. Ich bin jetzt ein Telefonist und ich bevorzuge von Angesicht zu Angesicht. - Michael Portman, Birds Barbershop

7. Verwenden Sie Unroll.me

Marcela DeVivo

Installieren Sie ein System wie Unroll.me in Ihrem Posteingang, damit es automatisch E-Mails für Sie filtern kann. Nur die wichtigsten E-Mails sollten in Ihre Posteingang gelangen. Ergänzung mit ActiveInbox, damit Sie E-Mails priorisieren können, für die Maßnahmen erforderlich sind oder auf die Sie warten. Stellen Sie dann sicher, dass Sie Ihre Ordner mindestens einmal wöchentlich bereinigen, um Ihre Aufgaben und E-Mails im Griff zu haben. - Marcela DeVivo, Gryffin Media

8. Führen Sie vor dem Prüfen der E-Mail einen wichtigen Aktionsgegenstand aus

Joel Holland

Ich finde, je mehr ich von der Erledigung echter Arbeit zögern möchte, desto mehr E-Mails versende ich und antworte darauf. Es ist ein Rückblick auf die Tage, in denen ich meinen Schlafsaal aggressiv gereinigt habe, anstatt Hausarbeiten zu schreiben. Jetzt beginne ich jeden Tag damit, vor dem Öffnen der E-Mail einen großen Artikel fertigzustellen. Dies beginnt den Tag stark und schafft große Impulse, um weiter zu erreichen. - Joel Holland, VideoBlocks

9. Antizipieren Sie mögliche Antworten

Ivan Matkovic

Sie können die Anzahl der E-Mails erheblich reduzieren, indem Sie die Antwort des Empfängers planen. Wenn ich beispielsweise ein Meeting buchen möchte, werde ich einige Zeiten / Orte in der ersten Nachricht vorschlagen und dann sofort eine Kalendereinladung anstelle einer Bestätigungs-E-Mail senden. Allein diese Praxis reduziert mein E-Mail-Aufkommen pro Meeting um mehr als 50 Prozent. - Ivan Matkovic, Spendgo

10. Batch deine Antworten

James Simpson

Ihr Posteingang ist im Wesentlichen eine To-Do-Liste, die ein anderer für Sie erstellt hat. Das bedeutet, dass die Reduzierung der Anzahl, die Sie erhalten, etwas außerhalb Ihrer Kontrolle liegt. Wenn Sie Ihre Antworten jedoch zu bestimmten Tageszeiten zusammenfassen, verbringen Sie viel weniger Zeit mit der Beantwortung dieser E-Mails und vermeiden alle mentalen Umstellungskosten, die mit der Reaktion auf ständige E-Mail-Benachrichtigungen verbunden sind. - James Simpson, GoldFire Studios

11. Verwenden Sie "Slack"

Randy Rayess

Slack trägt dazu bei, die Anzahl der E-Mails, die Sie senden oder empfangen, erheblich zu reduzieren, indem Sie die Kommunikation mit Ihren Kollegen verbessern. Sie müssen sich nicht länger in langen E-Mail-Threads hinreißen oder die gleichen Fragen mehrmals beantworten, da die Slack-Kanäle und die Slack-Suche die Kommunikation viel einfacher machen. - Randy Rayess, VenturePact

12. Delegieren Sie einige Korrespondenz

Mina Chang

Als CEO könnte mein Posteingang mich leicht überfordern, aber ich lasse das nicht zu. Ich vertraue darauf, dass meine Mitarbeiter auf einige E-Mails in meinem Namen antworten. Dies hilft, Vertrauen aufzubauen. Als ich mit dieser Praxis anfing, musste ich von den Mitarbeitern verlangt werden, mich bei allen Korrespondenzen zu kopieren, aber ich erkannte schnell, dass dies nur den E-Mail-Verkehr erhöhte. Nun, meine Mitarbeiter kopieren mich nur, wenn es absolut notwendig ist. - Mina Chang, die Welt verbinden


Video: Outlook 2013 - Ansicht für E-Mails organisieren


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