4 Schlüssel zur Herstellung effektiver Jobbeschreibungen

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Stellenbeschreibungen sind wunderbare werkzeuge, wenn sie gut geschrieben und effektiv eingesetzt werden. Wenn dies nicht der fall ist, können sie für ein kleines unternehmen schlimmer als nutzlos sein.

Ich habe eine Hassliebe mit Stellenbeschreibungen. Sie sind hervorragende Werkzeuge, wenn sie gut geschrieben und effektiv genutzt werden.

Viele Stellenbeschreibungen sind jedoch schlecht entworfen oder werden von anderen Unternehmen abgelehnt und spiegeln nicht den tatsächlichen Bedarf eines Unternehmens wider. Sie sind Verbindlichkeiten und können Unternehmen beschädigen, die sie falsch verwenden.

Gute Jobbeschreibungen sind schwer zu schreiben - in der Tat ist die Aufgabe ziemlich langweilig. "Hate" ist ein ziemlich starkes Wort, sagen wir einfach, ich habe eine starke Abneigung gegen die Aufgabe. Wenn ich jedoch eine effektive Stellenbeschreibung erstellt habe oder wenn ich eine gute gelesen habe, die jemand anderes erstellt hat, weiß ich deren Wert zu schätzen.

Hier sind meine Tipps, wie Sie fundierte Jobbeschreibungen erstellen und sinnvoll einsetzen können:

Schreiben Sie Ihre eigene Person oder suchen Sie jemanden, der für diese Aufgabe qualifiziert ist. Geben Sie „Jobbeschreibungen“ in eine Suchmaschine ein. Die Ergebnisse enthalten Millionen von Quellen für vorbereitete Inhalte, mit denen Sie Hunderte oder sogar Tausende von Beschreibungen kostenlos oder zu geringen Kosten herunterladen können. Der Prozess scheint viel einfacher zu sein, als Sie einfach herunterladen können, was Sie brauchen, drucken Sie es und fügen Sie eine Berufsbezeichnung und einen Firmennamen hinzu.

Nicht so schnell. Diese Punkte können ein guter Anfang sein, werden aber sehr selten mit der betreffenden Position übereinstimmen.

Ich fange aber auch nicht mit einem leeren Blatt Papier an. Ich verwende vorhandene Beschreibungen oder eine organisationsspezifische Vorlage. Ein guter Ort, um Inhalte zu finden, die für einzelne Jobs ziemlich spezifisch sind, sind Online-Jobangebote. Gehen Sie zu einem der großen Jobbörsen und geben Sie den Jobtitel ein - zum Beispiel „Büroleiter“ - und viele der Buchungen enthalten eine vollständige Jobbeschreibung. Klicken Sie auf mehrere, um nützliche Inhalte und Beispielsprache zu finden.

Erstellen Sie Inhalte, die den gesetzlichen Anforderungen und der rechtlichen Realität entsprechen. Als der Americans With Disabilities Act (ADA) 1990 Gesetz wurde, versuchten die Arbeitgeber, allen Berufsbeschreibungen eine Sprache hinzuzufügen, wonach jeder Amtsinhaber eine Liste physischer Aufgaben ausführen sollte, einschließlich Heben, Biegen und Verdrehen. Es wurde davon ausgegangen, dass Personen, die nicht heben, biegen oder drehen können, eine Unterkunft beantragen müssen, um Arbeitgeber vor Klagen zu schützen, die Diskriminierung geltend machen.

Es ist jedoch ziemlich offensichtlich, dass die meisten Angestellten an der Rezeption keine 25 Pfund anheben. Deshalb haben die ADA-Änderungen 2009 deutlich gemacht, dass Stellenbeschreibungen nur für diese Zwecke gültig sind, wenn sie die Realität der Position widerspiegeln.

Stellenbeschreibungen sind auch ein wichtiges Instrument, um zu dokumentieren, ob eine Position von den Überarbeitungsanforderungen des Fair Labor Standards Act (FLSA) ausgenommen ist. Indem Sie einfach einer Person sagen, dass sie ein Manager ist, und schriftlich festhalten, dass sie keine Überstunden verdienen wird, entspricht dies nicht den Bundesvorschriften. Überprüfen Sie die Kategorien für die Ausnahme für Überstunden: Exekutive, Verwaltungs-, Berufs-, Computerbezogene Berufe und Außendienst.

Es empfiehlt sich, die Sprache des Arbeitsministeriums zu verwenden, um die tatsächlichen Pflichten zu klären und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Bei einer Exekutivbefreiung zum Beispiel hat der Manager „Hauptaufgaben in der Leitung einer Abteilung, beaufsichtigt regelmäßig drei Personen und ist befugt, Entscheidungen über Einstellung und Entlassung zu fällen oder zu empfehlen.“ Der beste Rat, den ich je gehört habe, Mitarbeiter als von Überstunden ausgenommen zu qualifizieren, ist: zunächst davon auszugehen, dass alle Positionen für Überstunden in Frage kommen, und dann diejenigen mit einem bestimmten Grund für die Freistellung zu identifizieren.

Verwenden Sie Beschreibungen für das Recruiting. Die Stellenbeschreibung ist eines der ersten Werkzeuge im Rekrutierungsprozess. Der Inhalt bildet die Basis für Anforderungen und Suchparameter.

Dies bedeutet nicht, dass Sie einfach Material ausschneiden und in eine Stellenanzeige einfügen. Während viele Arbeitgeber diese Taktik anwenden, kombiniert eine verlockende Stellenausgabe praktische Informationen mit einer Kopie, die das Interesse an der Stelle ermutigt. Es gibt keinen Grund, in einer Stellenausschreibung die FLSA-Sprache der Hauptpflichten, der Einstellung und Einstellung oder des allgemeinen Begriffs „und aller anderen Aufgaben“ zu verwenden. Das Unternehmen wird viel einladender erscheinen, wenn es nach einer Einzelperson sucht, die beispielsweise "ein effektives Team leitet, exzellente Kandidaten rekrutiert und herausragende Geschäfte gewährleistet".

In den meisten Rekrutierungssituationen bedeutet dies nicht, dass alle in Frage kommenden Bewerber die Jobbeschreibungsparameter wortwörtlich erfüllen müssen. Wenn es sich nicht um eine technische Position handelt, für die eine bestimmte Lizenz oder Arbeitserfahrung erforderlich ist, können gute Arbeitgeber eine Einstellung finden, die für eine Position geeignet ist, die 5-7 Jahre Erfahrung in einem Bewerber erfordert, der seit 12 Jahren in einer ähnlichen Position tätig ist. Die Stellenbeschreibung sollte aktualisiert werden, wenn die Rolle wesentlich geändert wird.

Geben Sie eine Basis für die Erwartungen. Ein staubiges Dokument in einem Notizbuch in einem Regal ist von geringem Wert. Eine klare Beschreibung der Tätigkeit hilft dabei, die Erwartungen an einen neuen Mitarbeiter festzulegen und regelmäßig zu überprüfen. Die Mitarbeiter schätzen auch die Klarheit. Änderungen können bei Bedarf und als Teil der Diskussionen zum Leistungsmanagement aufgenommen und besprochen werden.

Angesichts der Wahl zwischen schlecht geschriebenen oder veralteten Stellenbeschreibungen und keiner Stellenbeschreibung werde ich einem Arbeitgeber immer mitteilen, dass er die datierten Unterlagen zu übergeben hat. Gut gemachte Jobbeschreibungen sind immer die Anstrengung wert.


Rebecca Mazin nutzt ihre Erfahrung und ihr Talent als Beraterin, Autorin und Managementtrainerin, um brauchbare Lösungen für Arbeitgeber zu entwickeln, um die immer komplizierter werdenden Personalressourcen zu meistern. Sie ist die Autorin von Das Employee Benefits-Antwortbuch; Ein unverzichtbarer Leitfaden für Manager und Unternehmer und Co-Autor von Das HR-Antwortbuch; Ein unverzichtbarer Leitfaden für Führungskräfte und Personalfachleute. Folgen Sie Rebecca auf Twitter @thehranswer.


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