5 Einfache Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Business Writing

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Gutes schreiben kommt allen zugute. Es kommt ihnen zugute, weil es ihre ideen vermittelt und möglicherweise auch eine gehaltserhöhung bringt.

Ein schlechtes Business Writing kostet die amerikanischen Unternehmen jedes Jahr fast 400 Milliarden Dollar. Ja, 400 Milliarden Dollar - mit einem „B.“

Das sagt Josh Bernoff, der eine Umfrage über Geschäftsleute durchgeführt hat, die bei der Arbeit schreiben. Er sagt, amerikanische Arbeiter verbringen 22% ihrer Zeit mit Lesen und glauben, dass mehr als ein Viertel dieser Zeit - 6% - aufgrund schlechter Schreibarbeit verschwendet wird. Deshalb sind 6% der Zeit, die wir bei der Arbeit verbringen - und das Geld, das für diese unproduktiven Lohnstunden aufgewendet wird - verschwendet, einfach weil wir uns mit düsteren Worten durchschlagen müssen.

Was sind 6% der Ausgaben Ihres Unternehmens für Löhne? In meinem Unternehmen ist es eine beträchtliche Summe. Der Cashflow ist möglicherweise nur für 34% der kleinen Unternehmen ein Problem, aber wer möchte etwas verschwenden?

Wir müssen das also ändern. Wenn wir schlechtes Geschäftsschreiben einfach loswerden könnten, wäre das eine Produktivitätssteigerung von 6%, richtig? Nun, ein Blogeintrag ist kurz für die Behebung dieser Epidemie. Es ist jedoch lang genug, um Ihnen die CliffsNotes-Version zu geben. Und seien wir ehrlich... ein Teil des Grundes, warum ich dies schreibe - und Sie lesen es - ist, dass wir alle kürzer sein müssen.

1. Verstehen Sie, dass die Leute es vorziehen, nicht zu lesen

Beginnen wir zuerst mit der Denkweise und lassen Sie die Grammatik bis später.

Es mag eine strenge Wahrheit sein, aber alle guten Werbetexter wissen es: Die Leute lesen nicht wirklich gern. Die meisten von ihnen werden Ihnen das natürlich nicht sagen. Aber die Reptiliengehirne der Menschen vermeiden das Lesen, wenn sie können - insbesondere Arbeitsdokumente.

Glaub mir nicht Bedenken Sie Folgendes: Infografiken werden dreimal häufiger als Blogeinträge geteilt und gefällt. Wenn Sie diesen Widerstand gegen das Lesen wirklich erfassen, wird dies mehr zur Klarstellung und Verdichtung Ihres Schreibens beitragen als alles andere. Sobald Sie verstanden haben, wie beschäftigt und abgelenkt Ihre Leser sind, werden Sie wissen, warum verworrene Sätze und windige Absätze zum Tod führen.

Sei also nett. Halte es kurz. Halte es klar.

2. Machen Sie Ihr Schreiben scannbar

Hier ist eine Folgerung zum ersten Punkt: Fast niemand liest online - sie scannen. Das kann eigentlich eine gute Sache sein. Wenn Sie für Scanner schreiben können, erhalten Sie möglicherweise einfach Ihre Nachricht. So können Sie Ihr Schreiben scannbar machen:

  • Fügen Sie Subheads hinzu
  • Verwenden Sie nach Möglichkeit Aufzählungspunkte
  • Die Absätze dürfen maximal fünf Zeilen lang sein
  • Halten Sie die Sätze relativ kurz - nicht mehr als drei vollständige Zeilen
  • Fettgedruckte Schlüsselwörter beim ersten Auftreten

Das Verständnis dieser Scangewohnheiten kann besonders bei E-Mails hilfreich sein, die den Großteil des Business-Writing ausmachen. Die meisten Ihrer E-Mails werden für Unterüberschriften zu kurz sein, aber es gibt ein einfaches Formatierungswerkzeug, mit dem die Lesbarkeit Ihrer E-Mails verdoppelt werden kann: Ja, durch das Hinzufügen einiger weiterer Retouren zu Ihren E-Mails können sie wesentlich einfacher gelesen werden. Also lassen Sie diese Sätze atmen.

3. Denken Sie nach, bevor Sie schreiben

Klares Schreiben erfordert klares Denken. Und während das Schreiben das Denken unterstützen und verbessern kann, ist es oft am besten, wenn Sie darüber nachdenken, bevor Sie sich zum Schreiben setzen. Mit anderen Worten, wissen Sie, was Sie sagen möchten, bevor Sie sich zum Schreiben setzen.

Einige Autoren müssen diese Regel ein wenig spinnen. Sie setzen sich hin und schreiben viel, nur um herauszufinden, was sie über das Thema denken. Dann machen sie sich auf den Weg und machen noch etwas anderes. Wenn sie wiederkommen, werden sie sich hinsetzen und ihren Artikel überall schreiben, aber diesmal wissen sie, was sie sagen wollen. Diese zweite Version des Schreibens ist immer besser.

Dies zeigt einen anderen alten Schreibtrick: Rewrite. Dann schreibe es erneut. Bearbeiten Sie nicht nur mit einem roten Stift, sondern starten Sie eine komplett neue Version des Stücks. Sicher ist es mehr Arbeit, aber Sie werden klarer sein und Ihre Leser werden es zu schätzen wissen.

4. Schreiben Sie, wie Sie reden

Die meisten von Ihnen, die dies lesen, sind gute Kommunikatoren. Einige von euch sind großartige Kommunikatoren. Sie sprechen klar, prägnant und effektiv. Und doch, sobald Sie sich an die Tastatur setzen, fällt alles auseinander.

Vielleicht liegt es daran, dass gutes Schreiben hoch ist (muss es nicht sein). Oder dass das Schreiben von intelligenten Leuten schwer zu lesen ist (nicht unbedingt). Aber was auch immer Sie denken lässt, Sie müssen wie ein Anwalt oder Wissenschaftler schreiben, hören Sie damit auf.

Hier ist mein bestes Schreibgeheimnis: Wenn ich mich setze, um zu schreiben, kann ich mir vorstellen, dass ich auf eine Bühne gehe. Das Publikum besteht aus Menschen wie dir. Was ich tippe, ist das, was ich ihnen sagte - oder zu Ihnen. Ich schreibe genau die Wörter, die ich Ihnen sagen möchte, wenn Sie hier wären und wir uns von Angesicht zu Angesicht befänden.

Versuchen Sie es und sehen Sie, ob das Schreiben nicht direkter wird.

5. Hilfe bekommen

Sie können Hilfe von Apps oder Personen erhalten. Hier sind Ihre besten Optionen für Apps:

  • Hemingway Editor, der Ihnen mitteilt, welche Notenstufe Sie schreiben und wie Sie sie klarer machen.
  • Grammatik, die die meisten Tippfehler, Grammatikfehler und andere Probleme erfasst; Es verfügt über eine Browsererweiterung, mit der Ihre Wörter überall überprüft werden können, sogar in E-Mails.

Oder erwägen Sie die Einstellung eines Redakteurs. Geschäftsreisenden stehen viele Bearbeitungsdienste zur Verfügung. Sie können auch einen Leih-Editor auf Guru.com, Fiverr oder einer der anderen freiberuflichen Plattformen finden. Wenn Sie einen wichtigen Bericht haben, ist es möglicherweise die beste Investition Ihrer Karriere, wenn Sie Ihr Schreiben professionell bearbeiten lassen.

Fazit

Gutes Schreiben kommt allen zugute. Es kommt Ihnen zugute, weil es Ihre Ideen vermittelt und möglicherweise auch eine Gehaltserhöhung bringt. Es kommt Ihren Kollegen zugute, weil sie sich nicht schwer tun müssen, um Sie zu verstehen. Ihre Kunden profitieren davon, weil Sie damit leichter arbeiten können.

Denken Sie immer daran: Schreiben ist eine Fähigkeit - kein Geschenk. Bevor Sie eine weitere E-Mail senden, überprüfen Sie sie. Überprüfen Sie dies mit dem Hemingway-Editor oder Grammarly. Sehen Sie, ob es nicht kürzer und klarer sein kann, und verbessern Sie die Übung.

VERBINDUNG: Tippfehler in einem Verkaufsbrief? Bitte nicht!

Ein schlechtes Business Writing kostet die amerikanischen Unternehmen jedes Jahr fast 400 Milliarden Dollar. Ja, 400 Milliarden Dollar - mit einem „B.“

Das sagt Josh Bernoff, der eine Umfrage über Geschäftsleute durchgeführt hat, die bei der Arbeit schreiben. Er sagt, amerikanische Arbeiter verbringen 22% ihrer Zeit mit Lesen und glauben, dass mehr als ein Viertel dieser Zeit - 6% - aufgrund schlechter Schreibarbeit verschwendet wird. Deshalb sind 6% der Zeit, die wir bei der Arbeit verbringen - und das Geld, das für diese unproduktiven Lohnstunden aufgewendet wird - verschwendet, einfach weil wir uns mit düsteren Worten durchschlagen müssen.

Was sind 6% der Ausgaben Ihres Unternehmens für Löhne? In meinem Unternehmen ist es eine beträchtliche Summe. Der Cashflow ist möglicherweise nur für 34% der kleinen Unternehmen ein Problem, aber wer möchte etwas verschwenden?

Wir müssen das also ändern. Wenn wir schlechtes Geschäftsschreiben einfach loswerden könnten, wäre das eine Produktivitätssteigerung von 6%, richtig? Nun, ein Blogeintrag ist kurz für die Behebung dieser Epidemie. Es ist jedoch lang genug, um Ihnen die CliffsNotes-Version zu geben. Und seien wir ehrlich... ein Teil des Grundes, warum ich dies schreibe - und Sie lesen es - ist, dass wir alle kürzer sein müssen.

1. Verstehen Sie, dass die Leute es vorziehen, nicht zu lesen

Beginnen wir zuerst mit der Denkweise und lassen Sie die Grammatik bis später.

Es mag eine strenge Wahrheit sein, aber alle guten Werbetexter wissen es: Die Leute lesen nicht wirklich gern. Die meisten von ihnen werden Ihnen das natürlich nicht sagen. Aber die Reptiliengehirne der Menschen vermeiden das Lesen, wenn sie können - insbesondere Arbeitsdokumente.

Glaub mir nicht Bedenken Sie Folgendes: Infografiken werden dreimal häufiger als Blogeinträge geteilt und gefällt. Wenn Sie diesen Widerstand gegen das Lesen wirklich erfassen, wird dies mehr zur Klarstellung und Verdichtung Ihres Schreibens beitragen als alles andere. Sobald Sie verstanden haben, wie beschäftigt und abgelenkt Ihre Leser sind, werden Sie wissen, warum verworrene Sätze und windige Absätze zum Tod führen.

Sei also nett. Halte es kurz. Halte es klar.

2. Machen Sie Ihr Schreiben scannbar

Hier ist eine Folgerung zum ersten Punkt: Fast niemand liest online - sie scannen. Das kann eigentlich eine gute Sache sein. Wenn Sie für Scanner schreiben können, erhalten Sie möglicherweise einfach Ihre Nachricht. So können Sie Ihr Schreiben scannbar machen:

  • Fügen Sie Subheads hinzu
  • Verwenden Sie nach Möglichkeit Aufzählungspunkte
  • Die Absätze dürfen maximal fünf Zeilen lang sein
  • Halten Sie die Sätze relativ kurz - nicht mehr als drei vollständige Zeilen
  • Fettgedruckte Schlüsselwörter beim ersten Auftreten

Das Verständnis dieser Scangewohnheiten kann besonders bei E-Mails hilfreich sein, die den Großteil des Business-Writing ausmachen. Die meisten Ihrer E-Mails werden für Unterüberschriften zu kurz sein, aber es gibt ein einfaches Formatierungswerkzeug, mit dem die Lesbarkeit Ihrer E-Mails verdoppelt werden kann: Ja, durch das Hinzufügen einiger weiterer Retouren zu Ihren E-Mails können sie wesentlich einfacher gelesen werden. Also lassen Sie diese Sätze atmen.

VERBINDUNG: Kostet schlechtes Schreiben Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit und Geld?

3. Denken Sie nach, bevor Sie schreiben

Klares Schreiben erfordert klares Denken. Und während das Schreiben das Denken unterstützen und verbessern kann, ist es oft am besten, wenn Sie darüber nachdenken, bevor Sie sich zum Schreiben setzen. Mit anderen Worten, wissen Sie, was Sie sagen möchten, bevor Sie sich zum Schreiben setzen.


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