5 Möglichkeiten, E-Mail-Überladung zu reduzieren

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Wenn sie die mitarbeiter über die bedeutung der e-mail-etikette aufklären, kann ihr unternehmen unzählige arbeitsstunden sparen. Und emailcharter.org kann helfen.

Ich habe seit der Entwicklung von E-Mails mit vielen Organisationen zusammengearbeitet. Es ist auffallend, wie jedes Unternehmen E-Mails sehr unterschiedlich mit anderen Unternehmen in derselben Branche abwickelt. Einige sind sehr effizient. andere ertrinken in unnötigen Botschaften.

Eine Studie aus dem Jahr 2006 ergab, dass rund die Hälfte der Befragten mehr als zwei Stunden pro Tag in ihrem Posteingang verbrachte. Angenommen, man arbeitet 40 Stunden pro Woche, was eine erhebliche Beeinträchtigung der Produktivität bedeutet. Eine andere Studie fand heraus, dass es durchschnittlich 64 Sekunden dauert, um Ihren Gedankengang nach einer Unterbrechung per E-Mail wiederherzustellen. Das ist noch mehr Zeitverschwendung.

Hier einige Gründe, warum Ihr Team (einschließlich Risikomanagement-Teams) das Banner „Lasst uns unnötige E-Mails reduzieren!“ Winken sollte.

  • Unnötige E-Mails verschwenden Zeit und wenn Mitarbeiter Zeit für E-Mails verschwenden, können sie andere gefährliche Aufgaben erledigen. Hetzen entspricht oft verletzten Mitarbeitern.
  • Verschwendete Zeit bedeutet weniger Gewinn. Das Verwalten von E-Mails zu jeder Zeit und insbesondere bei Rechtsstreitigkeiten ist nie eine einfache Aufgabe. Die Reduzierung nicht benötigter E-Mails bedeutet, dass weniger Dokumente von Ihrem Unternehmen aufgegeben werden müssen, wenn Sie aufgefordert werden, E-Mail-Nachrichten in einem Rechtsstreit zu erstellen.
  • E-Mails können Ihre Marke beschädigen. Sie werden selten einer Rechtschreibprüfung unterzogen, geschweige denn einem Korrekturlesen unterzogen. Sie wirken oft leichtfertig, respektlos oder geradezu feindselig. Ist das der Ton, den Ihre Organisation präsentieren möchte?

Zum Glück gibt es einige einfache Lösungen. Versuchen Sie diese 5 Tipps, um die Überladung von E-Mails zu reduzieren:

  1. Geben Sie den gesamten Inhalt in die Betreffzeile ein, damit Ihre Empfänger die E-Mail nicht öffnen müssen. Setzen Sie am Ende der E-Mail EOM für "End of Message". Geben Sie in der Betreffzeile an, wie Sie diese E-Mail an Ihre Mitarbeiter senden würden: "Lesen Sie dies und verwenden Sie sie. //emailcharter.org/ EOM ”Ja, Hyperlinks werden in Betreffzeilen geöffnet. Wie einfach ist das? (Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über dieses wichtige Thema aufklären möchten, beginnen Sie mit dem ersten Tipp, um Zeit zu sparen.)
  2. Stoppen Sie den Kopiervorgang! Warum alle kopieren, wenn Sie nur einer Person antworten müssen? Besser noch, warum müssen Sie jeden überhaupt kopieren?
  3. Hören Sie auf, "Danke" zu sagen. Wir wissen, dass Sie für unsere Hilfe dankbar sind. Wenn es so wichtig ist, sende eine Karte!

    Verwenden Sie immer eine gezielte Betreffzeile und ändern Sie die Betreffzeile bei Antworten. Diese einfache Taktik hat mich Monate gewöhnt, aber ich erspare mir unzählige Zeit, wenn ich eine frühere E-Mail-Adresse suchen muss, die mit diesem Thema verbunden ist.

  4. Verwenden Sie keine elektronischen Signaturen als Anhänge. Es dauert eine Weile, bis der Anhang geöffnet und die Irritation behandelt wird, wenn Sie feststellen, dass es sich nur um eine Unterschrift oder eine elektronische Visitenkarte von jemandem handelt.
  5. Wenn Sie eine E-Mail mit verschiedenen Antworten (einem langen Thread) senden, schneiden Sie den nicht sachlichen Ausdruck ab. Niemand möchte die gesamte Historie einer Versandbeschwerde oder eines anderen Problems lesen. Schneiden Sie den überflüssigen Text aus oder beginnen Sie eine neue Nachricht.

Diese Tipps wurden von Email Charter angepasst, einer Organisation, die den Zeitaufwand für das E-Mail-Management verkürzt. Um das Wort zu verbreiten, gehen Sie zur Website, nehmen Sie die E-Mail-Charter-Zusage und geben Sie die Charter in Ihre E-Mail-Signatur ein.

Die Gründer von Email Charter weisen darauf hin, dass wir soziale Tiere sind und dass wir natürlich in diesem Medium kommunizieren möchten. Das ist in Ordnung, aber viele Organisationen ertrinken einfach in E-Mails. Wenn Sie die Mitarbeiter über die Bedeutung der E-Mail-Etikette aufklären, kann jeder Mitarbeiter (und Ihr Unternehmen) jedes Jahr Hunderte von Arbeitsstunden sparen. Denken Sie nur daran, was Ihre Mitarbeiter mit dieser Zeit anfangen könnten? Ein neues Produkt erfinden? Mehr Kunden einbringen? Besserer Kundenservice bieten? Verdienen Sie einen Gewinn?

Das Verwalten von E-Mails ist eine schwierige Aufgabe, die jedoch von Unternehmen in Angriff genommen werden muss, um Zeit zu sparen, potenziell schädliche Ausstellungsstücke für Rechtsstreitigkeiten zu reduzieren und Kosten zu senken.

Ich habe seit der Entwicklung von E-Mails mit vielen Organisationen zusammengearbeitet. Es ist auffallend, wie jedes Unternehmen E-Mails sehr unterschiedlich mit anderen Unternehmen in derselben Branche abwickelt. Einige sind sehr effizient. andere ertrinken in unnötigen Botschaften.

Eine Studie aus dem Jahr 2006 ergab, dass rund die Hälfte der Befragten mehr als zwei Stunden pro Tag in ihrem Posteingang verbrachte. Angenommen, man arbeitet 40 Stunden pro Woche, was eine erhebliche Beeinträchtigung der Produktivität bedeutet. Eine andere Studie fand heraus, dass es durchschnittlich 64 Sekunden dauert, um Ihren Gedankengang nach einer Unterbrechung per E-Mail wiederherzustellen. Das ist noch mehr Zeitverschwendung.

Hier einige Gründe, warum Ihr Team (einschließlich Risikomanagement-Teams) das Banner „Lasst uns unnötige E-Mails reduzieren!“ Winken sollte.

  • Unnötige E-Mails verschwenden Zeit und wenn Mitarbeiter Zeit für E-Mails verschwenden, können sie andere gefährliche Aufgaben erledigen. Hetzen entspricht oft verletzten Mitarbeitern.
  • Verschwendete Zeit bedeutet weniger Gewinn. Das Verwalten von E-Mails zu jeder Zeit und insbesondere bei Rechtsstreitigkeiten ist nie eine einfache Aufgabe. Die Reduzierung nicht benötigter E-Mails bedeutet, dass weniger Dokumente von Ihrem Unternehmen aufgegeben werden müssen, wenn Sie aufgefordert werden, E-Mail-Nachrichten in einem Rechtsstreit zu erstellen.
  • E-Mails können Ihre Marke beschädigen. Sie werden selten einer Rechtschreibprüfung unterzogen, geschweige denn einem Korrekturlesen unterzogen. Sie wirken oft leichtfertig, respektlos oder geradezu feindselig. Ist das der Ton, den Ihre Organisation präsentieren möchte?

Zum Glück gibt es einige einfache Lösungen. Versuchen Sie diese 5 Tipps, um die Überladung von E-Mails zu reduzieren:

  1. Geben Sie den gesamten Inhalt in die Betreffzeile ein, damit Ihre Empfänger die E-Mail nicht öffnen müssen. Setzen Sie am Ende der E-Mail EOM für "End of Message". Geben Sie in der Betreffzeile an, wie Sie diese E-Mail an Ihre Mitarbeiter senden würden: "Lesen Sie dies und verwenden Sie sie. //emailcharter.org/ EOM ”Ja, Hyperlinks werden in Betreffzeilen geöffnet. Wie einfach ist das? (Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über dieses wichtige Thema aufklären möchten, beginnen Sie mit dem ersten Tipp, um Zeit zu sparen.)
  2. Stoppen Sie den Kopiervorgang! Warum alle kopieren, wenn Sie nur einer Person antworten müssen? Besser noch, warum müssen Sie jeden überhaupt kopieren?
  3. Hören Sie auf, "Danke" zu sagen. Wir wissen, dass Sie für unsere Hilfe dankbar sind. Wenn es so wichtig ist, sende eine Karte!

    Verwenden Sie immer eine gezielte Betreffzeile und ändern Sie die Betreffzeile bei Antworten. Diese einfache Taktik hat mich Monate gewöhnt, aber ich erspare mir unzählige Zeit, wenn ich eine frühere E-Mail-Adresse suchen muss, die mit diesem Thema verbunden ist.

  4. Verwenden Sie keine elektronischen Signaturen als Anhänge. Es dauert eine Weile, bis der Anhang geöffnet und die Irritation behandelt wird, wenn Sie feststellen, dass es sich nur um eine Unterschrift oder eine elektronische Visitenkarte von jemandem handelt.
  5. Wenn Sie eine E-Mail mit verschiedenen Antworten (einem langen Thread) senden, schneiden Sie den nicht sachlichen Ausdruck ab. Niemand möchte die gesamte Historie einer Versandbeschwerde oder eines anderen Problems lesen. Schneiden Sie den überflüssigen Text aus oder beginnen Sie eine neue Nachricht.

Diese Tipps wurden von Email Charter angepasst, einer Organisation, die den Zeitaufwand für das E-Mail-Management verkürzt. Um das Wort zu verbreiten, gehen Sie zur Website, nehmen Sie die E-Mail-Charter-Zusage und geben Sie die Charter in Ihre E-Mail-Signatur ein.

Die Gründer von Email Charter weisen darauf hin, dass wir soziale Tiere sind und dass wir natürlich in diesem Medium kommunizieren möchten. Das ist in Ordnung, aber viele Organisationen ertrinken einfach in E-Mails. Wenn Sie die Mitarbeiter über die Bedeutung der E-Mail-Etikette aufklären, kann jeder Mitarbeiter (und Ihr Unternehmen) jedes Jahr Hunderte von Arbeitsstunden sparen. Denken Sie nur daran, was Ihre Mitarbeiter mit dieser Zeit anfangen könnten? Ein neues Produkt erfinden? Mehr Kunden einbringen? Besserer Kundenservice bieten? Verdienen Sie einen Gewinn?

Das Verwalten von E-Mails ist eine schwierige Aufgabe, die jedoch von Unternehmen in Angriff genommen werden muss, um Zeit zu sparen, potenziell schädliche Ausstellungsstücke für Rechtsstreitigkeiten zu reduzieren und Kosten zu senken.

Ich habe seit der Entwicklung von E-Mails mit vielen Organisationen zusammengearbeitet. Es ist auffallend, wie jedes Unternehmen E-Mails sehr unterschiedlich mit anderen Unternehmen in derselben Branche abwickelt. Einige sind sehr effizient. andere ertrinken in unnötigen Botschaften.

Eine Studie aus dem Jahr 2006 ergab, dass rund die Hälfte der Befragten mehr als zwei Stunden pro Tag in ihrem Posteingang verbrachte. Angenommen, man arbeitet 40 Stunden pro Woche, was eine erhebliche Beeinträchtigung der Produktivität bedeutet. Eine andere Studie fand heraus, dass es durchschnittlich 64 Sekunden dauert, um Ihren Gedankengang nach einer Unterbrechung per E-Mail wiederherzustellen. Das ist noch mehr Zeitverschwendung.

Hier einige Gründe, warum Ihr Team (einschließlich Risikomanagement-Teams) das Banner „Lasst uns unnötige E-Mails reduzieren!“ Winken sollte.

  • Unnötige E-Mails verschwenden Zeit und wenn Mitarbeiter Zeit für E-Mails verschwenden, können sie andere gefährliche Aufgaben erledigen. Hetzen entspricht oft verletzten Mitarbeitern.
  • Verschwendete Zeit bedeutet weniger Gewinn. Das Verwalten von E-Mails zu jeder Zeit und insbesondere bei Rechtsstreitigkeiten ist nie eine einfache Aufgabe. Die Reduzierung nicht benötigter E-Mails bedeutet, dass weniger Dokumente von Ihrem Unternehmen aufgegeben werden müssen, wenn Sie aufgefordert werden, E-Mail-Nachrichten in einem Rechtsstreit zu erstellen.
  • E-Mails können Ihre Marke beschädigen. Sie werden selten einer Rechtschreibprüfung unterzogen, geschweige denn einem Korrekturlesen unterzogen. Sie wirken oft leichtfertig, respektlos oder geradezu feindselig. Ist das der Ton, den Ihre Organisation präsentieren möchte?

Zum Glück gibt es einige einfache Lösungen. Versuchen Sie diese 5 Tipps, um die Überladung von E-Mails zu reduzieren:

  1. Geben Sie den gesamten Inhalt in die Betreffzeile ein, damit Ihre Empfänger die E-Mail nicht öffnen müssen. Setzen Sie am Ende der E-Mail EOM für "End of Message". Geben Sie in der Betreffzeile an, wie Sie diese E-Mail an Ihre Mitarbeiter senden würden: "Lesen Sie dies und verwenden Sie sie. //emailcharter.org/ EOM ”Ja, Hyperlinks werden in Betreffzeilen geöffnet. Wie einfach ist das? (Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über dieses wichtige Thema aufklären möchten, beginnen Sie mit dem ersten Tipp, um Zeit zu sparen.)
  2. Stoppen Sie den Kopiervorgang! Warum alle kopieren, wenn Sie nur einer Person antworten müssen? Besser noch, warum müssen Sie jeden überhaupt kopieren?
  3. Hören Sie auf, "Danke" zu sagen. Wir wissen, dass Sie für unsere Hilfe dankbar sind. Wenn es so wichtig ist, sende eine Karte!

    Verwenden Sie immer eine gezielte Betreffzeile und ändern Sie die Betreffzeile bei Antworten. Diese einfache Taktik hat mich Monate gewöhnt, aber ich erspare mir unzählige Zeit, wenn ich eine frühere E-Mail-Adresse suchen muss, die mit diesem Thema verbunden ist.

  4. Verwenden Sie keine elektronischen Signaturen als Anhänge. Es dauert eine Weile, bis der Anhang geöffnet und die Irritation behandelt wird, wenn Sie feststellen, dass es sich nur um eine Unterschrift oder eine elektronische Visitenkarte von jemandem handelt.
  5. Wenn Sie eine E-Mail mit verschiedenen Antworten (einem langen Thread) senden, schneiden Sie den nicht sachlichen Ausdruck ab. Niemand möchte die gesamte Historie einer Versandbeschwerde oder eines anderen Problems lesen. Schneiden Sie den überflüssigen Text aus oder beginnen Sie eine neue Nachricht.

Diese Tipps wurden von Email Charter angepasst, einer Organisation, die den Zeitaufwand für das E-Mail-Management verkürzt. Um das Wort zu verbreiten, gehen Sie zur Website, nehmen Sie die E-Mail-Charter-Zusage und geben Sie die Charter in Ihre E-Mail-Signatur ein.

Die Gründer von Email Charter weisen darauf hin, dass wir soziale Tiere sind und dass wir natürlich in diesem Medium kommunizieren möchten. Das ist in Ordnung, aber viele Organisationen ertrinken einfach in E-Mails. Wenn Sie die Mitarbeiter über die Bedeutung der E-Mail-Etikette aufklären, kann jeder Mitarbeiter (und Ihr Unternehmen) jedes Jahr Hunderte von Arbeitsstunden sparen. Denken Sie nur daran, was Ihre Mitarbeiter mit dieser Zeit anfangen könnten? Ein neues Produkt erfinden? Mehr Kunden einbringen? Besserer Kundenservice bieten? Verdienen Sie einen Gewinn?

Das Verwalten von E-Mails ist eine schwierige Aufgabe, die jedoch von Organisationen in Angriff genommen werden muss, um Zeit zu sparen, potenziell schädliche Ausstellungsstücke für Rechtsstreitigkeiten zu reduzieren und Kosten zu senken.


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