5 Möglichkeiten, um die Sicherheitsrisiken in Ihrem kleinen Unternehmen zu verringern

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Die dokumentensicherheit ist nur so stark wie die am wenigsten sichere aufgabe. Durch die sicherung von dokumentenprozessen können sie das risiko reduzieren und die kontrolle über ihre informationen erlangen.

Von Chris Strammiello

Kaum eine Woche vergeht, ohne dass bekannt wurde, dass ein bekanntes Unternehmen Datensätze bei einem Computerbruch gestohlen hat, der den Verstößen von Target, Home Depot und Sony Pictures Entertainment ähnelt. Das Thema hat ein derartiges Fieber erreicht, dass die Obama-Regierung neue Gesetze gefordert hat, um die Verteidigung der Unternehmen gegen Cyber-Angriffe zu verbessern.

Unternehmen sollten jedoch nicht darauf warten, dass die Regierung Maßnahmen ergreift, um Maßnahmen zur Verbesserung der Cyberabwehr zu ergreifen. Sie sollten jetzt nach Wegen suchen, um ihre Computersysteme, Netzwerke und Informationsprozesse gegen Bedrohungen - sowohl externe als auch interne - zu verbessern.

Tatsächlich können interne Bedrohungen genauso lästig sein wie externe. Laut CloudEntr's „State of SMB Cybersecurity“ (2015) haben 77 Prozent der Unternehmen festgestellt, dass Mitarbeiter das schwächste Bindeglied für die Aufrechterhaltung der Daten- und Netzwerksicherheit sind.

Wenn es um die Sicherung der Dokumentensicherheit geht, besteht die Herausforderung für kleine und mittlere Unternehmen darin, dass es zu viele Informationskontaktpunkte in den Prozessen eines Unternehmens gibt, die ein Risiko darstellen, wenn Dokumente generiert, verwendet und mit Mitarbeitern, Kunden und anderen geteilt werden. Mit diesen fünf Schritten können Sie die Dokumentensicherheit als Teil einer umfassenden Sicherheitsstrategie für das Rechnen verbessern.

1. Schützen Sie vertrauliche Informationen zum Zeitpunkt der Erfassung.

Heutzutage kann jeder mit Kopierern oder Multifunktionsdruckern problemlos auf Informationen zugreifen und diese verbreiten. Während Scannen an E-Mails, Scannen an Faxen und Scannen an einen Desktop zu einem alltäglichen Verfahren geworden ist, ist die Sicherheit zum Zeitpunkt der Erfassung eine potenzielle Schwachstelle - es ist daher wichtiger denn je, den Verlust oder den Verlust sensibler Informationen von den Geräten selbst zu verhindern.

Da es sich bei Kopierern und Druckern normalerweise um gemeinsam genutzte Geräte in einem Büro handelt und sich normalerweise an offenen Orten befindet, ist aus Sicherheitsgründen nur autorisierten Benutzern der Zugriff auf Netzwerkanwendungen und -ressourcen von diesen Systemen gestattet. Dies kann durch Kennwort- oder Smartcard-basierte Authentifizierung unter Verwendung Ihrer vorhandenen Sicherheitsinfrastruktur erfolgen, sodass keine zusätzlichen Kennwörter erforderlich sind. Nach der Geräteanmeldung der Erfassung werden die Anmeldeinformationen der Benutzer überprüft, und der Benutzername wird normalerweise auf dem Gerät angezeigt. Dies bietet mehr Kontrolle und Sicherheit.

2. Sichere Dokumentenausgabe.

Allzu oft werden Dokumente mit vertraulichen, persönlichen oder urheberrechtlich geschützten Informationen auf Druckern belassen, die nicht für alle sichtbar sind. Wenn Dokumente gedruckt werden müssen, kann die Druckmanagement-Software dazu beitragen, die Offenlegung von Unternehmens- und Kundeninformationen zu verhindern, indem Druckaufträge in sicheren Druckwarteschlangen gespeichert werden und keine Dokumente ausgegeben werden, bis sich ein Mitarbeiter am Drucker anmeldet und die zu druckenden Dokumente auswählt. Drucksysteme können einen vollständigen Prüfpfad führen, der alle Drucker- und Dokumentaktivitäten erfasst.

Diese Funktionen sollten mit der gleichen Sicherheitsstufe für mobile Geräte erweitert werden, damit die Mitarbeiter Dokumente von Smartphones und Tablets ausgeben können, ohne die in den Dateien enthaltenen Informationen zu gefährden. Die Kommunikation zwischen Druckern und mobilen Geräten sollte ebenfalls verschlüsselt werden, um sicherzustellen, dass Dokumente nur für Benutzer sichtbar sind, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen.

3. Sicherstellung von Kollaborationsprozessen.

Die Zusammenarbeit von Dokumenten ist entscheidend für den Erfolg in kundenorientierten und internen Prozessen. PDF (Portable Document Format) ist das Industriestandardformat für die Zusammenarbeit von Geschäftsdokumenten. Viele KMU-Profis verfügen jedoch nicht über die richtigen Werkzeuge, um Produktivität und Teamarbeit zu ermöglichen - und arbeiten gleichzeitig auf sichere Weise.

Die PDF-Software entfernt dokumentenabhängige Engpässe und verwandelt digitale Dokumente in kennwortgeschützte Dateien mit sicherer Verschlüsselung und Berechtigungssteuerungen zum Verwalten von Änderungen. Und die Software kann mehr als nur vertrauliche Daten verdunkeln. Benutzer können vertrauliche Informationen finden und mit Redaction dauerhaft entfernen, auch wenn sie in Metadaten vergraben sind.

4. Bewahren Sie keine vertraulichen Dokumente auf - vernichten Sie sie.

Viele der Papierdokumente in Ihrem Büro enthalten vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden. Laut dem Information Security Tracker von Shred-it 2014 verfügen 91 Prozent der Unternehmen jedoch nicht regelmäßig über vertrauliches Material. Dies ist eine erstaunliche Tatsache angesichts der Vielzahl von Sicherheitsverletzungen in Unternehmen, die das Ergebnis eines physischen Akts wie des Tauchens von Müllcontainern sind.

Durch das Löschen von nicht mehr nützlichen Informationen, die in digitale Dokumente umgewandelt wurden, wird das Ansehen Ihres Unternehmens verringert, da vertrauliche Daten nicht in falsche Hände geraten. Es hilft Ihnen auch, die Kosten für die Dokumentenspeicherung zu senken, indem Sie Papierakten entfernen, die nicht mehr nützlich sind oder benötigt werden.

5. Legen Sie Richtlinien fest, um die Information Governance zu steuern.

Während die Technologie Tools zur Verbesserung der Dokumentensicherheit bereitstellt, sind diese Tools nur so funktional wie die Richtlinien, die ihre Verwendung bestimmen. Ihr Unternehmen muss eine Information-Governance-Strategie aufrechterhalten, um sicherzustellen, dass die Informationen Ihres Unternehmens - sowohl physisch als auch elektronisch - gemäß den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen verwaltet werden. Eine Strategie bietet auch einen Rahmen, der Ihnen dabei hilft, sich von einer „Alles speichern“ -Umgebung zu entfernen, die dazu führen kann, dass Ihr Unternehmen die Informationen, die es hat oder an denen es gespeichert ist, nicht kennt und die Möglichkeit hat, vertrauliche Daten zu verlieren.

Jetzt Schritte unternehmen, um das Sicherheitsrisiko für Dokumente zu reduzieren

Aufgrund der hohen Zeit, die Ihr professionelles Personal mit der Arbeit mit Dokumenten verbringt, ist die allgemeine Dokumentensicherheit nur so stark wie die am wenigsten sichere Aufgabe oder Richtlinie. Ein wesentlicher Schritt, um die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, sicherer zu arbeiten, ist die Kontrolle über unkontrollierte Dokumentenabläufe wie Erfassen, Drucken, Bearbeiten und Zusammenarbeiten von Informationen. Nur durch die Sicherung von Dokumentprozessen können Sie Compliance sicherstellen, Risiken reduzieren und die Kontrolle über Ihre Informationen erlangen.

Über den Autor

Beitrag von: Chris Strammiello

Chris Strammiello, Vizepräsident für Marketing und Produktstrategie von Nuance, ist seit fast 20 Jahren in der High-Tech-Branche tätig und bemüht sich, aufstrebende Technologien in der Wirtschaft voranzubringen. Er wird häufig von Branchenanalystenorganisationen aufgefordert, seine Erkenntnisse mitzuteilen, und er kommentiert regelmäßig in den Medien.

Unternehmen: Nuance
Website: nuance.com
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Von Chris Strammiello

Kaum eine Woche vergeht, ohne dass bekannt wurde, dass ein bekanntes Unternehmen Datensätze bei einem Computerbruch gestohlen hat, der den Verstößen von Target, Home Depot und Sony Pictures Entertainment ähnelt. Das Thema hat ein derartiges Fieber erreicht, dass die Obama-Regierung neue Gesetze gefordert hat, um die Verteidigung der Unternehmen gegen Cyber-Angriffe zu verbessern.

Unternehmen sollten jedoch nicht darauf warten, dass die Regierung Maßnahmen ergreift, um Maßnahmen zur Verbesserung ihrer Cyberabwehrmaßnahmen zu ergreifen. Sie sollten jetzt nach Wegen suchen, um ihre Computersysteme, Netzwerke und Informationsprozesse gegen Bedrohungen - sowohl externe als auch interne - zu verbessern.

Tatsächlich können interne Bedrohungen genauso lästig sein wie externe. Laut CloudEntr's „State of SMB Cybersecurity“ (2015) haben 77 Prozent der Unternehmen festgestellt, dass Mitarbeiter das schwächste Bindeglied für die Aufrechterhaltung der Daten- und Netzwerksicherheit sind.

Wenn es um die Sicherung der Dokumentensicherheit geht, besteht die Herausforderung für kleine und mittlere Unternehmen darin, dass es zu viele Informationskontaktpunkte in den Prozessen eines Unternehmens gibt, die ein Risiko darstellen, wenn Dokumente generiert, verwendet und mit Mitarbeitern, Kunden und anderen geteilt werden. Mit diesen fünf Schritten können Sie die Dokumentensicherheit als Teil einer umfassenden Sicherheitsstrategie für das Rechnen verbessern.

1. Schützen Sie vertrauliche Informationen zum Zeitpunkt der Erfassung.

Heutzutage kann jeder mit Kopierern oder Multifunktionsdruckern problemlos auf Informationen zugreifen und diese verbreiten. Während Scannen an E-Mails, Scannen an Faxen und Scannen an einen Desktop zu einem alltäglichen Verfahren geworden ist, ist die Sicherheit zum Zeitpunkt der Erfassung eine potenzielle Schwachstelle - es ist daher wichtiger denn je, den Verlust oder den Verlust sensibler Informationen von den Geräten selbst zu verhindern.

Da es sich bei Kopierern und Druckern normalerweise um gemeinsam genutzte Geräte in einem Büro handelt und sich normalerweise an offenen Orten befindet, ist aus Sicherheitsgründen nur autorisierten Benutzern der Zugriff auf Netzwerkanwendungen und -ressourcen von diesen Systemen gestattet. Dies kann durch Kennwort- oder Smartcard-basierte Authentifizierung unter Verwendung Ihrer vorhandenen Sicherheitsinfrastruktur erfolgen, sodass keine zusätzlichen Kennwörter erforderlich sind. Nach der Geräteanmeldung der Erfassung werden die Anmeldeinformationen der Benutzer überprüft, und der Benutzername wird normalerweise auf dem Gerät angezeigt. Dies bietet mehr Kontrolle und Sicherheit.

2. Sichere Dokumentenausgabe.

Allzu oft werden Dokumente mit vertraulichen, persönlichen oder urheberrechtlich geschützten Informationen auf Druckern belassen, die nicht für alle sichtbar sind. Wenn Dokumente gedruckt werden müssen, kann die Druckmanagement-Software dazu beitragen, die Offenlegung von Unternehmens- und Kundeninformationen zu verhindern, indem Druckaufträge in sicheren Druckwarteschlangen gespeichert werden und keine Dokumente ausgegeben werden, bis sich ein Mitarbeiter am Drucker anmeldet und die zu druckenden Dokumente auswählt. Drucksysteme können einen vollständigen Prüfpfad führen, der alle Drucker- und Dokumentaktivitäten erfasst.

Diese Funktionen sollten mit der gleichen Sicherheitsstufe für mobile Geräte erweitert werden, damit die Mitarbeiter Dokumente von Smartphones und Tablets ausgeben können, ohne die in den Dateien enthaltenen Informationen zu gefährden. Die Kommunikation zwischen Druckern und mobilen Geräten sollte ebenfalls verschlüsselt werden, um sicherzustellen, dass Dokumente nur für Benutzer sichtbar sind, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen.

3. Sicherstellung von Kollaborationsprozessen.

Die Zusammenarbeit von Dokumenten ist entscheidend für den Erfolg in kundenorientierten und internen Prozessen. PDF (Portable Document Format) ist das Industriestandardformat für die Zusammenarbeit von Geschäftsdokumenten. Viele KMU-Profis verfügen jedoch nicht über die richtigen Werkzeuge, um Produktivität und Teamarbeit zu ermöglichen - und arbeiten gleichzeitig auf sichere Weise.


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