7 Möglichkeiten, produktivere Meetings zu erstellen

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Die leute haben nichts dagegen, sich zeit zu nehmen, um meetings zu besuchen, solange sie gut organisiert sind und keine zeitverschwendung sind.

Unsere Zeit ist ein wertvolles Gut und sollte nicht in leichtsinnigen Versammlungen verschwendet werden. Unzählige Stunden werden von Geschäftsleuten für Meetings benötigt, die keine wertvollen Ergebnisse liefern. Frustration ist oft ein Nebenprodukt derart verschwenderischer Meetings.

Als Führungskraft können Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, dass Sie ihre Zeit schätzen, indem Sie gut organisierte Besprechungen planen und verwalten. Befolgen Sie diese sieben Schritte, um ein produktiveres Meeting zu erstellen.

Definieren Sie den Zweck

Eine Besprechung ohne einen bestimmten Zweck zu halten, ist wie ein Boot ohne Ruder zu steuern. Es kann in alle Richtungen gleiten und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihren festgelegten Endpunkt erreichen, ist zweifelhaft. Führungskräfte, die ein Meeting abhalten, sollten sich etwas Zeit nehmen, um festzulegen, warum das Meeting stattfinden soll und wie das Ergebnis aussehen soll. Mit einem klaren Zweck, den alle Teilnehmer verstehen, kann der Fokus leichter beibehalten werden.

Niemand mag es, seine Zeit zu verschwenden. Wenn das Ergebnis des Meetings auf effizientere Weise erzielt werden kann, beispielsweise durch die Verwendung eines Projektverwaltungssystems oder durch Kommunikation per E-Mail, ist es möglicherweise sinnvoller, sich in einem anderen Format zu treffen.

Identifizieren Sie, wer teilnehmen soll

Wenn Sie die Notwendigkeit eines Meetings geklärt haben, legen Sie fest, wer teilnehmen soll. Geben Sie genau die Rolle an, die jeder Teilnehmer erwartet. Denken Sie an die Beiträge, von denen Sie hoffen, dass sie sie weitergeben können. Wenn Sie die Teilnehmer einladen, geben Sie an, welche Rolle sie erwartet und welche Zeit das Meeting benötigt. Auf diese Weise können die Teilnehmer die entsprechende Zeit an ihrem Tag reservieren.

Legen Sie eine Agenda fest

Nachdem Sie das gewünschte Ergebnis Ihrer Besprechung von den wichtigsten Teilnehmern überprüft haben, ist das Festlegen einer Agenda der nächste Schritt. Auf der Tagesordnung sollten die Absichtserklärung, eine Liste der Teilnehmer, die zu behandelnden Themen und die für das Treffen vorgesehene Zeit stehen.

Konzentrieren Sie sich auf die Themen, die Sie auflisten. Sie möchten, dass die Teilnehmer aussagekräftige Einblicke bieten, die zu anwendbaren Lösungen führen. Mit anderen Worten, Sie möchten, dass die Teilnehmer die Besprechung mit neuen Perspektiven verlassen, die sie als Ergebnis der Besprechung anwenden können.

Vorbereitungszeit einplanen

Beachten Sie, dass einige Ihrer Teilnehmer introvertierte Denker sind und vor dem Meeting Zeit benötigen, um ihre Meinungen zu bearbeiten. Andernfalls wird Ihr Meeting von den extrovertierten Denkern im Raum monopolisiert. Möglicherweise möchten Sie auch vor dem Meeting Aufgaben erteilen, damit die Teilnehmer bereit und bereit sind, die Ärmel hochzukrempeln, um die Dinge zu erledigen.

Treffen Sie Vorbereitungen

Eine andere Möglichkeit zu kommunizieren, dass Sie die Zeit der Teilnehmer wertschätzen, ist die Vorbereitung des Raums mit der erforderlichen Präsentationsausrüstung, Erfrischungen und Handouts. Die Besprechung sollte zu der vorgesehenen Zeit beginnen, ohne dass Zeit darauf verwendet werden muss, die Dinge fertig zu stellen, wenn die Menschen ankommen. Sie können so weit gehen, dass Sie über technische Störungen nachdenken und Sicherungspläne vorbereiten.

Legen Sie ein Zeitlimit fest

Ein gut geführtes und produktives Meeting beginnt pünktlich und endet pünktlich. Darüber hinaus sollten Sie sich Zeit für eine Debatte einplanen. Planen Sie Ihre Tagesordnung auch nicht übermäßig ein, damit sich die Leute mit dem Ausdruck ihrer Meinungen eilig fühlen. Um das Treffen zu der von Ihnen in der Tagesordnung angegebenen Zeit zu beenden, sollten Sie die Debatte beenden und eine neue Sitzung planen.

Erklären Sie die nächsten Schritte

Um den Schwung nach dem Ende der Besprechung aufrechtzuerhalten, klären Sie, welche nächsten Schritte die Diskussionsthemen behandeln werden. Senden Sie rechtzeitig ein schriftliches Protokoll vom Meeting, in dem die den Teilnehmern erteilten Aufträge angegeben werden. Beschreiben Sie die Ergebnisse des Meetings und wie diese verwendet werden. Da Besprechungen häufig überwachen, wie eine Gruppe ein Projekt bearbeitet, müssen in der Regel mehrere Schritte ausgeführt werden.

Die Leute haben nichts dagegen, sich die Zeit zu nehmen, um an Besprechungen teilzunehmen, wenn sie sich darauf verlassen können, dass die Besprechungen produktiv sind.

VERBINDUNG: 5 Möglichkeiten, Ihr nächstes Meeting aufzumischen

Unsere Zeit ist ein wertvolles Gut und sollte nicht in leichtsinnigen Versammlungen verschwendet werden. Unzählige Stunden werden von Geschäftsleuten für Meetings benötigt, die keine wertvollen Ergebnisse liefern. Frustration ist oft ein Nebenprodukt derart verschwenderischer Meetings.

Als Führungskraft können Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, dass Sie ihre Zeit schätzen, indem Sie gut organisierte Besprechungen planen und verwalten. Befolgen Sie diese sieben Schritte, um ein produktiveres Meeting zu erstellen.

Definieren Sie den Zweck

Eine Besprechung ohne einen bestimmten Zweck zu halten, ist wie ein Boot ohne Ruder zu steuern. Es kann in alle Richtungen gleiten und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihren festgelegten Endpunkt erreichen, ist zweifelhaft. Führungskräfte, die ein Meeting abhalten, sollten sich etwas Zeit nehmen, um festzulegen, warum das Meeting stattfinden soll und wie das Ergebnis aussehen soll. Mit einem klaren Zweck, den alle Teilnehmer verstehen, kann der Fokus leichter beibehalten werden.

Niemand mag es, seine Zeit zu verschwenden. Wenn das Ergebnis des Meetings auf effizientere Weise erzielt werden kann, beispielsweise durch die Verwendung eines Projektverwaltungssystems oder durch Kommunikation per E-Mail, ist es möglicherweise sinnvoller, sich in einem anderen Format zu treffen.

VERBINDUNG: 11 kreative Wege, um Ihre (Gähnen) Board-Meetings weniger langweilig zu gestalten

Identifizieren Sie, wer teilnehmen soll

Wenn Sie die Notwendigkeit eines Meetings geklärt haben, legen Sie fest, wer teilnehmen soll. Geben Sie genau die Rolle an, die jeder Teilnehmer erwartet. Denken Sie an die Beiträge, von denen Sie hoffen, dass sie sie weitergeben können. Wenn Sie die Teilnehmer einladen, geben Sie an, welche Rolle sie erwartet und welche Zeit das Meeting benötigt. Auf diese Weise können die Teilnehmer die entsprechende Zeit an ihrem Tag reservieren.

Legen Sie eine Agenda fest

Nachdem Sie das gewünschte Ergebnis Ihrer Besprechung von den wichtigsten Teilnehmern überprüft haben, ist das Festlegen einer Agenda der nächste Schritt. Auf der Tagesordnung sollten die Absichtserklärung, eine Liste der Teilnehmer, die zu behandelnden Themen und die für das Treffen vorgesehene Zeit stehen.

Konzentrieren Sie sich auf die Themen, die Sie auflisten. Sie möchten, dass die Teilnehmer aussagekräftige Einblicke bieten, die zu anwendbaren Lösungen führen. Mit anderen Worten, Sie möchten, dass die Teilnehmer die Besprechung mit neuen Perspektiven verlassen, die sie als Ergebnis der Besprechung anwenden können.

Vorbereitungszeit einplanen

Beachten Sie, dass einige Ihrer Teilnehmer introvertierte Denker sind und vor dem Meeting Zeit benötigen, um ihre Meinungen zu bearbeiten. Andernfalls wird Ihr Meeting von den extrovertierten Denkern im Raum monopolisiert. Möglicherweise möchten Sie auch vor dem Meeting Aufgaben erteilen, damit die Teilnehmer bereit und bereit sind, die Ärmel hochzukrempeln, um die Dinge zu erledigen.

Treffen Sie Vorbereitungen

Eine andere Möglichkeit zu kommunizieren, dass Sie die Zeit der Teilnehmer wertschätzen, ist die Vorbereitung des Raums mit der erforderlichen Präsentationsausrüstung, Erfrischungen und Handouts. Die Besprechung sollte zu der vorgesehenen Zeit beginnen, ohne dass Zeit darauf verwendet werden muss, die Dinge fertig zu stellen, wenn die Menschen ankommen. Sie können so weit gehen, dass Sie über technische Störungen nachdenken und Sicherungspläne vorbereiten.

Legen Sie ein Zeitlimit fest

Ein gut geführtes und produktives Meeting beginnt pünktlich und endet pünktlich. Darüber hinaus sollten Sie sich Zeit für eine Debatte einplanen. Planen Sie Ihre Tagesordnung auch nicht übermäßig ein, damit sich die Leute mit dem Ausdruck ihrer Meinungen eilig fühlen. Um das Treffen zu der von Ihnen in der Tagesordnung angegebenen Zeit zu beenden, sollten Sie die Debatte beenden und eine neue Sitzung planen.

Erklären Sie die nächsten Schritte

Um den Schwung nach dem Ende der Besprechung aufrechtzuerhalten, klären Sie, welche nächsten Schritte die Diskussionsthemen behandeln werden. Senden Sie rechtzeitig ein schriftliches Protokoll vom Meeting, in dem die den Teilnehmern erteilten Aufträge angegeben werden. Beschreiben Sie die Ergebnisse des Meetings und wie diese verwendet werden. Da Besprechungen häufig überwachen, wie eine Gruppe ein Projekt bearbeitet, müssen in der Regel mehrere Schritte ausgeführt werden.


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