7 Möglichkeiten, Gmail noch besser zu machen

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Google mail ist zu einer leistungsfähigen und kostengünstigen methode geworden, um die e-mails ihres unternehmens zu verwalten. Lernen sie einige einfache möglichkeiten, um es noch effektiver zu gestalten.

Google Mail ist zu einer leistungsfähigen und kostengünstigen Methode geworden, um die E-Mails Ihres Unternehmens zu verwalten. Ich habe jede meiner Domains letztes Jahr dorthin verlegt und fand es äußerst hilfreich. Da Google weiterhin Funktionen und Tools für die Zusammenarbeit hinzufügt, ist Google Mail möglicherweise ein nützlicher Service für Ihr kleines Unternehmen.

Hier ist mein vorgeschlagener Aktionsplan:

1. Lassen Sie Google Ihre Domain hosten

Rufen Sie zunächst ein Google Apps for Business-Konto auf. Verschieben Sie die MX-Einträge für Ihre Domain von Ihrem vorherigen Server auf die Server von Google (dies ist nicht so schwierig, wie es klingt). In diesem Fall können Sie Google Mail und seine Funktionen verwenden, während Ihre E-Mails weiterhin von [email protected] gesendet werden.

Sie können auch benutzerdefinierte E-Mails für Ihre Mitarbeiter erstellen. Dieser Service kostet 50 US-Dollar pro Jahr und ermöglicht Ihnen das Teilen von Kalendern, Aufgaben und Kontakten in Ihrem Team. (Die meisten Webhosts bieten heutzutage Zugriff auf den Mailserver, um diese Änderung vorzunehmen.)

2. Verwenden Sie die Priority Inbox-Funktion

Sobald E-Mails eingehen, kann es schwierig sein, nach den wichtigsten Informationen zu suchen. Aktivieren Sie die Funktion "Priority Posteingang", und Google Mail beginnt mit dem Verschieben der wichtigsten E-Mail nach oben.

Priority Inbox lernt, worauf es ankommt, wenn Sie mit ihm interagieren und von wem und worauf Sie antworten. Sie können E-Mails auch einfach als wichtig markieren und so wird es auch lernen. Nach ein paar Wochen werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne auskommen konnten.

3. Beschriften und filtern Sie für einen besseren Arbeitsfluss

Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Labels (wie Ordner) und Filter in Google Mail erstellen, um Ihre E-Mails zu speichern und zu organisieren. Ich empfehle die Funktion "Verschachtelte Beschriftungen", mit der Sie ein Unterthema innerhalb einer übergeordneten Beschriftung erstellen können. Um diese zu erstellen, verbinden Sie einfach das übergeordnete Label mit dem untergeordneten Label (z. B. clients / nameofclient).

Mithilfe von Filtern können Sie automatisieren, wie Ihre E-Mails verarbeitet und sortiert werden. Wenn Sie viele E-Mails von einem Dienst erhalten, erstellen Sie einen Filter, und die E-Mail wird direkt in diesen Ordner verschoben, wodurch das Durcheinander in Ihrem Posteingang beseitigt wird.

4. Erstellen Sie mehrere Link-Rich-Signaturen

Ich benutze das Firefox-Add-On Wisestamp, um verschiedene Signaturen für Arbeit und Zuhause zu erstellen. Sie können eine Reihe verschiedener Signaturen erstellen, je nachdem, auf wen und auf was Sie antworten. Sie können das Add-On auch zum Einfügen von Signaturen in Webformulare verwenden.

Sie können in jeder Variante auch Bilder und Links sowie Social-Media-Symbole hinzufügen.

5. Machen Sie sich mit Rapportive sozial

Rapportive ist ein weiteres Browser-Add-On, das Social Media und andere Kontaktinformationen zu den Personen hinzufügt, mit denen Sie korrespondieren. Sie können viel darüber erfahren, wer Ihnen gerade diese E-Mail gesendet hat, ohne Ihren Posteingang zu verlassen.

Sie können auch eine E-Mail mit einer Person in Ihrem Posteingang oder Ihrer Kontaktliste starten und sich die letzten Tweets ansehen. Dies kann ein sehr nützliches Gesprächs- und Forschungs-Add-On sein.

6. Verwalten Sie die Antworten mit Boomerang

Dieses Browser-Add-On macht mich viel intelligenter und erspart mir viele Sorgen. Mit Boomerang können Sie eine Antwort senden und Google Mail dazu auffordern, Sie daran zu erinnern, dass Sie sich erneut melden, wenn Sie nicht mehr hören, oder einfach nur zu einem bestimmten zukünftigen Zeitpunkt. Dann erscheint die E-Mail wieder in Ihrem Posteingang.

Sie können auch Ihre E-Mail überprüfen und Boomerang anweisen, eine E-Mail zu entfernen und Sie innerhalb weniger Stunden oder Tage daran zu erinnern. Wieder erscheint die E-Mail auf magische Weise in Ihrem Posteingang.

(Eine Warnung: Wenn Sie die Google Apps-Version von Google Mail für Domains verwenden, müssen Sie Benutzern die Verwendung dieser Browser-Apps von Drittanbietern ermöglichen oder erteilen.)

7. Machen Sie aus Google Mail einen Autoresponder

In Google Labs (klicken Sie auf "Google Mail-Einstellungen" und suchen Sie nach der Registerkarte "Labs"), können Sie eine Vielzahl von Optionen aktivieren, die die Funktionalität von Google Mail verbessern. Ich mag die Canned Responses, mit denen Sie häufig verwendete E-Mail-Kopien speichern können.

Wir erhalten viele ähnliche Informationsanfragen und wenn wir die Kopie verwenden müssen, können wir sie mit einem Klick einfügen. Kombinieren Sie diese Funktion mit einigen intelligenten Filtern, und Sie können automatisch verschiedene Nachrichten an verschiedene Arten von Abfragen senden.

(Google hat angegeben, dass das Labs-Projekt schrittweise eingestellt wird, aber viele der etablierten Labore, wie Canned Responses, werden wahrscheinlich zu Produktfeatures.)


John Jantsch ist Marketingberater und Autor von
Duct Tape Marketing und Die Referral Engine und der Gründer des Duct Tape Marketing Consultant Network.

Google Mail ist zu einer leistungsfähigen und kostengünstigen Methode geworden, um die E-Mails Ihres Unternehmens zu verwalten. Ich habe jede meiner Domains letztes Jahr dorthin verlegt und fand es äußerst hilfreich. Da Google weiterhin Funktionen und Tools für die Zusammenarbeit hinzufügt, ist Google Mail möglicherweise ein nützlicher Service für Ihr kleines Unternehmen.

Hier ist mein vorgeschlagener Aktionsplan:

1. Lassen Sie Google Ihre Domain hosten

Rufen Sie zunächst ein Google Apps for Business-Konto auf. Verschieben Sie die MX-Einträge für Ihre Domain von Ihrem vorherigen Server auf die Server von Google (dies ist nicht so schwierig, wie es klingt). In diesem Fall können Sie Google Mail und seine Funktionen verwenden, während Ihre E-Mails weiterhin von [email protected] gesendet werden.

Sie können auch benutzerdefinierte E-Mails für Ihre Mitarbeiter erstellen. Dieser Service kostet 50 US-Dollar pro Jahr und ermöglicht Ihnen das Teilen von Kalendern, Aufgaben und Kontakten in Ihrem Team. (Die meisten Webhosts bieten heutzutage Zugriff auf den Mailserver, um diese Änderung vorzunehmen.)

2. Verwenden Sie die Priority Inbox-Funktion

Sobald E-Mails eingehen, kann es schwierig sein, nach den wichtigsten Informationen zu suchen. Aktivieren Sie die Funktion "Priority Posteingang", und Google Mail beginnt mit dem Verschieben der wichtigsten E-Mail nach oben.

Priority Inbox lernt, worauf es ankommt, wenn Sie mit ihm interagieren und von wem und worauf Sie antworten. Sie können E-Mails auch einfach als wichtig markieren und so wird es auch lernen. Nach ein paar Wochen werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne auskommen konnten.

3. Beschriften und filtern Sie für einen besseren Arbeitsfluss

Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Labels (wie Ordner) und Filter in Google Mail erstellen, um Ihre E-Mails zu speichern und zu organisieren. Ich empfehle die Funktion "Verschachtelte Beschriftungen", mit der Sie ein Unterthema innerhalb einer übergeordneten Beschriftung erstellen können. Um diese zu erstellen, verbinden Sie einfach das übergeordnete Label mit dem untergeordneten Label (z. B. clients / nameofclient).

Mithilfe von Filtern können Sie automatisieren, wie Ihre E-Mails verarbeitet und sortiert werden. Wenn Sie viele E-Mails von einem Dienst erhalten, erstellen Sie einen Filter, und die E-Mail wird direkt in diesen Ordner verschoben, wodurch das Durcheinander in Ihrem Posteingang beseitigt wird.

4. Erstellen Sie mehrere Link-Rich-Signaturen

Ich benutze das Firefox-Add-On Wisestamp, um verschiedene Signaturen für Arbeit und Zuhause zu erstellen. Sie können eine Reihe verschiedener Signaturen erstellen, je nachdem, auf wen und auf was Sie antworten. Sie können das Add-On auch zum Einfügen von Signaturen in Webformulare verwenden.

Sie können in jeder Variante auch Bilder und Links sowie Social-Media-Symbole hinzufügen.

5. Machen Sie sich mit Rapportive sozial

Rapportive ist ein weiteres Browser-Add-On, das Social Media und andere Kontaktinformationen zu den Personen hinzufügt, mit denen Sie korrespondieren. Sie können viel darüber erfahren, wer Ihnen gerade diese E-Mail gesendet hat, ohne Ihren Posteingang zu verlassen.

Sie können auch eine E-Mail mit einer Person in Ihrem Posteingang oder Ihrer Kontaktliste starten und sich die letzten Tweets ansehen. Dies kann ein sehr nützliches Gesprächs- und Forschungs-Add-On sein.

6. Verwalten Sie die Antworten mit Boomerang

Dieses Browser-Add-On macht mich viel intelligenter und erspart mir viele Sorgen. Mit Boomerang können Sie eine Antwort senden und Google Mail dazu auffordern, Sie daran zu erinnern, dass Sie sich erneut melden, wenn Sie nicht mehr hören, oder einfach nur zu einem bestimmten zukünftigen Zeitpunkt. Dann erscheint die E-Mail wieder in Ihrem Posteingang.

Sie können auch Ihre E-Mail überprüfen und Boomerang anweisen, eine E-Mail zu entfernen und Sie innerhalb weniger Stunden oder Tage daran zu erinnern. Wieder erscheint die E-Mail auf magische Weise in Ihrem Posteingang.

(Eine Warnung: Wenn Sie die Google Apps-Version von Google Mail für Domains verwenden, müssen Sie Benutzern die Verwendung dieser Browser-Apps von Drittanbietern ermöglichen oder erteilen.)

7. Machen Sie aus Google Mail einen Autoresponder

In Google Labs (klicken Sie auf "Google Mail-Einstellungen" und suchen Sie nach der Registerkarte "Labs"), können Sie eine Vielzahl von Optionen aktivieren, die die Funktionalität von Google Mail verbessern. Ich mag die Canned Responses, mit denen Sie häufig verwendete E-Mail-Kopien speichern können.

Wir erhalten viele ähnliche Informationsanfragen und wenn wir die Kopie verwenden müssen, können wir sie mit einem Klick einfügen. Kombinieren Sie diese Funktion mit einigen intelligenten Filtern, und Sie können automatisch verschiedene Nachrichten an verschiedene Arten von Abfragen senden.

(Google hat angegeben, dass das Labs-Projekt schrittweise eingestellt wird, aber viele der etablierten Labore, wie Canned Responses, werden wahrscheinlich zu Produktfeatures.)


John Jantsch ist Marketingberater und Autor von Duct Tape Marketing und Die Referral Engine und der Gründer des Duct Tape Marketing Consultant Network.


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