8 Wege zur Behebung von dysfunktionalen Geschäftstreffen

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Wir haben alle an geschäftlichen besprechungen teilgenommen, die sich ewig hinzogen und nicht viel erreicht haben. Machen sie ihr nächstes effizient und effektiv, indem sie diese richtlinien befolgen.

Die Idee von Stand-up-Geschäftstreffen ist nicht neu. Ein Kollege hat sie vor über 15 Jahren befürwortet. Ich habe jedoch kürzlich einige Artikel über die Verwendung von Stand-up-Meetings als einfache Lösung gesehen, um Ihre Meetings produktiver zu gestalten.

Wir haben alle an Besprechungen teilgenommen oder diese sogar organisiert, bei denen das, was wir wollten, nicht mitgeholfen wurden. Das Versprechen von Stand-up-Besprechungen ist also sehr überzeugend. Leider werden hier nicht die Symptome dysfunktionaler Meetings behandelt, durch die alle Zeit verschwendet wird.

Sind Stand-Up-Meetings nützlich? Manchmal, aber nicht als Lösung für schlechte Meetings. Sie können problemlos für kurze Statusupdates von 5 bis 10 Minuten verwendet werden, insbesondere wenn Sie keinen Besprechungsraum nutzen möchten oder wenn Sie zu viele Teilnehmer haben, um in Ihrem Besprechungsbereich Platz zu nehmen. Das Stand-up-Meeting kann sogar in einem Großraumbüro abgehalten werden, wenn es das gesamte Team umfasst.

Ein Grundprinzip des Stand-up-Meetings ist, dass die Teilnehmer aufpassen, da sie sich nicht auf ihrem Stuhl hocken können und die Meetings kurz sein werden, weil es weniger angenehm ist, zu stehen. Für die Teilnehmer ist es sogar schwieriger, ihre Telefone unter dem Tisch zu verstecken, E-Mails zu lesen oder während des Meetings Texte zu senden.

Für Besprechungen, bei denen komplexere Themen besprochen werden müssen, wurde viel Input eingeholt und Lösungen gesucht. Durch das Erzwingen der Besprechungsteilnehmer wird das Meeting nicht produktiver. Diese Art von Besprechungen dauert häufig zwischen 30 Minuten und mehreren Stunden.

Verwenden Sie stattdessen diese Techniken, um bessere Ergebnisse Ihrer Meetings zu erzielen:

  1. Verteilen Sie eine Besprechungsagenda. Die Tagesordnung sollte allen Teilnehmern weit genug im Voraus zur Verfügung gestellt werden, damit sie überprüft werden können. Während dies offensichtlich erscheint, wird die Tagesordnung oft kurz vor oder sogar während der Sitzung angegeben.
  2. Skizzieren Sie das Meeting. Nennen Sie eindeutig den Grund für das Treffen, die Vorgehensweise und das erwartete Ergebnis. Tun Sie dies in der Einladung oder in der Tagesordnung.
  3. Bereiten Sie die Teilnehmer vor. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer einen bestimmten Grund hat, um dort zu sein, und stellen Sie sicher, dass er es weiß. Beschreiben Sie es gegebenenfalls in Ihrer Agenda oder senden Sie eine separate E-Mail mit Informationen zu den Erwartungen der Teilnehmer, z. B. zu bestimmten Informationen, Hintergrundinformationen, Dokumenten, Beteiligung und sogar Entscheidungen.
  4. Planen Sie Zeiten für Themen oder Referenten. Legen Sie Zeit für bestimmte Themen oder Diskussionen fest und laden Sie Fachexperten nur für diese Zeiträume ein, damit sie nicht während des gesamten Meetings teilnehmen müssen.
  5. Aggressive Verwaltung der Diskussion. Halten Sie sich an Ihre Zeitvorgaben und halten Sie die allgemeinen Ziele und die Länge der Besprechungen im Auge. Schließlich wollen Sie ein Ergebnis, auf das sich alle einigen können, nicht eine abgeschnittene Diskussion. Lassen Sie die Diskussion jedoch nicht länger als nötig weitergehen - stoppen Sie die Diskussion und fassen Sie sie zusammen, und bitten Sie um Zustimmung, bevor Sie fortfahren.
  6. Parke Ausgaben für eine andere Zeit oder ein anderes Meeting. Stoppen Sie das Gespräch, wenn die Diskussion nicht mehr zum Thema gehört, und teilen Sie den Teilnehmern mit, dass Sie das Problem in den Griff bekommen. Verwenden Sie ein Whiteboard oder Padboard, um es aufzuschreiben.
  7. Zeichnen Sie Entscheidungen oder Aktionselemente eindeutig auf. Machen Sie dies auf einer weißen Tafel im Raum, damit jeder (persönlich) Teilnehmer diese Entscheidungen und Handlungselemente auf das Meeting-Protokoll übertragen kann.
  8. Halten Sie die Minuten kurz und prägnant. Fassen Sie gute Ergebnisse und Entscheidungen an der Spitze zusammen, damit diejenigen, die das Protokoll lesen, diese schnell sehen und nicht verschiedene Elemente durchlesen müssen, um ein Gefühl für das Ergebnis des Meetings zu bekommen.

Die Idee von Stand-up-Geschäftstreffen ist nicht neu. Ein Kollege hat sie vor über 15 Jahren befürwortet. Ich habe jedoch kürzlich einige Artikel über die Verwendung von Stand-up-Meetings als einfache Lösung gesehen, um Ihre Meetings produktiver zu gestalten.

Wir haben alle an Besprechungen teilgenommen oder diese sogar organisiert, bei denen das, was wir wollten, nicht mitgeholfen wurden. Das Versprechen von Stand-up-Besprechungen ist also sehr überzeugend. Leider werden hier nicht die Symptome dysfunktionaler Meetings behandelt, durch die alle Zeit verschwendet wird.

Sind Stand-Up-Meetings nützlich? Manchmal, aber nicht als Lösung für schlechte Meetings. Sie können problemlos für kurze Statusupdates von 5 bis 10 Minuten verwendet werden, insbesondere wenn Sie keinen Besprechungsraum nutzen möchten oder wenn Sie zu viele Teilnehmer haben, um in Ihrem Besprechungsbereich Platz zu nehmen. Das Stand-up-Meeting kann sogar in einem Großraumbüro abgehalten werden, wenn es das gesamte Team umfasst.

Ein Grundprinzip des Stand-up-Meetings ist, dass die Teilnehmer aufpassen, da sie sich nicht auf ihrem Stuhl hocken können und die Meetings kurz sein werden, weil es weniger angenehm ist, zu stehen. Für die Teilnehmer ist es sogar schwieriger, ihre Telefone unter dem Tisch zu verstecken, E-Mails zu lesen oder während des Meetings Texte zu senden.

Für Besprechungen, bei denen komplexere Themen besprochen werden müssen, wurde viel Input eingeholt und Lösungen gesucht. Durch das Erzwingen der Besprechungsteilnehmer wird das Meeting nicht produktiver. Diese Art von Besprechungen dauert häufig zwischen 30 Minuten und mehreren Stunden.

Verwenden Sie stattdessen diese Techniken, um bessere Ergebnisse Ihrer Meetings zu erzielen:

  1. Verteilen Sie eine Besprechungsagenda. Die Tagesordnung sollte allen Teilnehmern weit genug im Voraus zur Verfügung gestellt werden, damit sie überprüft werden können. Während dies offensichtlich erscheint, wird die Tagesordnung oft kurz vor oder sogar während der Sitzung angegeben.
  2. Skizzieren Sie das Meeting. Nennen Sie eindeutig den Grund für das Treffen, die Vorgehensweise und das erwartete Ergebnis. Tun Sie dies in der Einladung oder in der Tagesordnung.
  3. Bereiten Sie die Teilnehmer vor. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer einen bestimmten Grund hat, um dort zu sein, und stellen Sie sicher, dass er es weiß. Beschreiben Sie es gegebenenfalls in Ihrer Agenda oder senden Sie eine separate E-Mail mit Informationen zu den Erwartungen der Teilnehmer, z. B. zu bestimmten Informationen, Hintergrundinformationen, Dokumenten, Beteiligung und sogar Entscheidungen.
  4. Planen Sie Zeiten für Themen oder Referenten. Legen Sie Zeit für bestimmte Themen oder Diskussionen fest und laden Sie Fachexperten nur für diese Zeiträume ein, damit sie nicht während des gesamten Meetings teilnehmen müssen.
  5. Aggressive Verwaltung der Diskussion. Halten Sie sich an Ihre Zeitvorgaben und halten Sie die allgemeinen Ziele und die Länge der Besprechungen im Auge. Schließlich wollen Sie ein Ergebnis, auf das sich alle einigen können, nicht eine abgeschnittene Diskussion. Lassen Sie die Diskussion jedoch nicht länger als nötig weitergehen - stoppen Sie die Diskussion und fassen Sie sie zusammen, und bitten Sie um Zustimmung, bevor Sie fortfahren.
  6. Parke Ausgaben für eine andere Zeit oder ein anderes Meeting. Stoppen Sie das Gespräch, wenn die Diskussion nicht mehr zum Thema gehört, und teilen Sie den Teilnehmern mit, dass Sie das Problem in den Griff bekommen. Verwenden Sie ein Whiteboard oder Padboard, um es aufzuschreiben.
  7. Zeichnen Sie Entscheidungen oder Aktionselemente eindeutig auf. Machen Sie dies auf einer weißen Tafel im Raum, damit jeder (persönlich) Teilnehmer diese Entscheidungen und Handlungselemente auf das Meeting-Protokoll übertragen kann.
  8. Halten Sie die Minuten kurz und prägnant. Fassen Sie gute Ergebnisse und Entscheidungen an der Spitze zusammen, damit diejenigen, die das Protokoll lesen, diese schnell sehen und nicht verschiedene Elemente durchlesen müssen, um ein Gefühl für das Ergebnis des Meetings zu bekommen.

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