9 Must-Have-Apps für professionelle Hochzeitsplaner

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Das zusammenstellen eines großen ereignisses kann ein komplexer prozess mit einer million beweglicher teile sein. Wir bieten einige großartige apps und web-tools für professionelle veranstaltungsplaner.

Zu Beginn des Jahres 2010 begann ich einen neuen Karriereweg - ich beschloss, Eventplaner zu werden. Seit dem Start habe ich Events in Singapur, Paris, Dubai und Cancun organisiert und alles organisiert, von privaten Banketten bis zu großen Eröffnungszeremonien. Jede Veranstaltung war einzigartig und ich habe jeden Moment geliebt.

Obwohl ich erst vor fünf Jahren anfing, als ich mein neues Unterfangen begann, waren gute Werkzeuge für die Veranstaltungsplanung schwer zu bekommen. Es gab nicht viele Softwarelösungen oder mobile Apps, die für Veranstaltungsplaner entwickelt wurden. Daher musste ich mich mit Excel-Tabellenkalkulationen, Powerpoint-Präsentationen und vielen Word-Dokumenten auskennen.

Aber die Dinge haben sich in kürzester Zeit sehr verändert.

Heutzutage stehen Veranstaltungsplanern einige coole Tools zur Verfügung, um ihren komplizierten Arbeitsablauf zu vereinfachen. Ich möchte einige der besten teilen, die ich in meinem Toolkit für Veranstaltungsplanung aufgenommen habe.

Kreative Inspiration finden

Eine der nützlichsten Apps, um kreative Inspiration zu finden, ist Pinterest, das beliebte soziale Netzwerk zum Sammeln und Teilen von Bildern. Sie können Tausende von Fotos und Bildern durchsuchen, um kreative Inspiration für Ihre nächste Veranstaltung zu finden. Diese immense Bildbibliothek ist besonders hilfreich, wenn Sie Ideen für Eventdekor, Design und Themen entwickeln möchten.

Interesse

Verfügbar auf: Web, iOS und Android
Preis: kostenlos
Pro-Tipp: Erstellen Sie ein Pinterest-Konto und richten Sie mit jedem Kunden ein eigenes „Board“ ein. Auf diese Weise können Sie Ihre Ideen untereinander austauschen, ohne hin und her zu mailen.

Verwalten von Notizen und Planungsmaterialien

Wenn es darum geht, organisiert zu bleiben, gibt es keinen besseren Freund als Evernote. Mit dieser App können Sie alle Ihre „Sachen“ an einem geeigneten Ort aufbewahren, sei es Bilder, Text oder jede Art von Notiz - sogar ganze Webseiten. Sie können auch alles nach Bedarf durch das Hinzufügen von Tags kategorisieren.

Evernote

Verfügbar auf: Web, Mac, Windows, Android, iOS und Windows Phone
Preis: kostenlos, Prämie für 5 $ / Monat, Geschäft für 10 $ / Monat (pro Benutzer)
Pro-Tipp: Installieren Sie die Browsererweiterung Evernote Web Clipper und speichern Sie schnell die interessantesten Inhalte, die Sie online finden, in Ihrem Evernote-Konto.
Power User Hack: Mit IFTTT können Sie Bilder, die Sie speichern, automatisch in Ihr Pinterest-Board importieren, um sicherzustellen, dass Sie alles an einem Ort haben.

Kommunikation mit Teammitgliedern

Es kann schwierig sein, gleichzeitig ein großes Team und verschiedene externe Anbieter verwalten zu müssen. Slack macht die Kommunikation jedoch effizienter, indem es langatmige E-Mails durch kurze, Chatroom-artige Texte ersetzt. In Slack können Sie auch separate Gruppen erstellen und Nachrichten mit Tags versehen, um Informationen leichter zu finden.

locker

Verfügbar auf: Web, iOS, Android, Mac, Windows (Windows Phone folgt in Kürze)
Preis: kostenlos (für bis zu 10.000 Nachrichten), die Pläne beginnen bei 7 US-Dollar / Monat (pro Benutzer)
Pro-Tipp: Erstellen Sie verschiedene Gruppen für verschiedene Segmente Ihres Teams, damit Ihre Hin und Her-Kommunikation zielgerichtet und effizient bleibt.

Eventbilder sammeln

Wollten Sie schon immer die gesamte Eventproduktion verfolgen, einschließlich aller Bilder von Anbietern und verschiedenen Teammitgliedern? Kapsel ist eine großartige Lösung. Bitten Sie alle Parteien, die Kapsel-Foto-App herunterzuladen. Dann werden alle von ihnen aufgenommenen Bilder in Ihre freigegebene "Kapsel" online importiert. Nie mehr alle nach ihren Fotos jagen!

Kapsel

Verfügbar auf: Web, Android und iOS
Preis: kostenlos
Pro-Tipp: Empfehlen Sie diese App Ihren Kunden - sie werden Sie dafür lieben! Es gibt auch einen Marktplatz, auf dem Benutzer Abzüge ihrer Bilder bestellen können.

Besprechungen planen

Obwohl Sie wahrscheinlich mit jedem Anbieter einzeln arbeiten, müssen manchmal alle an einem Projekt an einem Gruppentreffen teilnehmen. Das Koordinieren eines Datums und einer Uhrzeit, die für alle Benutzer geeignet sind, ist nicht einfach. Mit Doodle können Sie jedoch verschiedene Optionen vorschlagen und von jedem Teilnehmer abfrageartige Antworten erhalten.

Gekritzel

Verfügbar auf: Web, iOS
Preis: Gratis, Prämie für 39 US-Dollar / Jahr (auch eine Business-Version erhältlich, die bei 69 US-Dollar / Jahr beginnt

Verwalten Sie jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung

Wenn die Ereignisinformationen auf verschiedene Apps, E-Mails und Computerdateien verteilt sind, kann dies den Erfolg Ihrer nächsten Veranstaltung erheblich beeinträchtigen. Ein zentraler Arbeitsbereich macht es einfacher, den Überblick zu behalten. Das Planning Pod wurde speziell für Veranstaltungsplaner entwickelt und bietet über zwei Dutzend Tools für das Event-Management. Dieses Video bietet einen guten Überblick über alles, was Planning Pod tun kann:

Planungs-Pod - Erklärvideo

Video-Miniaturbild

Verfügbar auf: Netz
Preis: kostenlose Testversion (30 Tage), dann Pläne ab 19,99 $ / Monat
Pro-Tipp: Sie können den Planungs-Pod mit Ihrem Team (und Ihren Kunden, wenn Sie möchten) teilen, um Aufgaben zuzuweisen, Fristen festzulegen und die gesamte Teamzusammenarbeit zu verwalten.

Kunden auf dem Laufenden halten

Planning Pod bietet eine Funktion, mit der Sie Ihre Kunden über jeden Aspekt des Ereignisplanungsprozesses auf dem Laufenden halten können. Manchmal möchten Sie jedoch ein Tool, mit dem Sie nur die wichtigsten Teile mit ihnen teilen können. Blossom (erstellt von einem dynamischen Team meiner österreichischen Mitbürger!) Ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie den Fortschritt der Ereignisse schrittweise verfolgen können. Es wurde hauptsächlich für die Verwendung durch Technologieunternehmen entwickelt, um die Produktentwicklung im Auge zu behalten, funktioniert aber auch perfekt für das Management von Events.

Mit Blossom können Sie für jede Ereignisaufgabe „Karten“ erstellen, die nach Abschluss jedes Teils von Stufe zu Stufe verschoben werden können. Sie können am Ende auch einen Schritt zur "Kundengenehmigung" hinzufügen, mit dem Ihr Kunde jedem Artikel eine abschließende Bewertung geben kann.

blühen

Verfügbar auf: Netz
Preis: kostenlose Testversion (14 Tage), dann ab $ 19 / Monat
Pro-Tipp: Blossom lässt sich in Slack integrieren, so dass Sie mit dem Teammitglied leicht über die in Blossom aufgelisteten Elemente nachkommen können.

Verwalten von Einladungen, Registrierung und Ticketing

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, für die eine Registrierung oder ein Ticket erforderlich ist, können Sie in Bizzabo eine Veranstaltung erstellen, Tickettypen hinzufügen, eine Veranstaltungs-Website erstellen und Ihre Einladungen versenden - und das alles in einer Anwendung. Bizzabo hilft Ihnen auch dabei, auf dem Laufenden zu bleiben, was die Leute über Ihre Veranstaltung in den sozialen Medien sagen. Am Tag der Veranstaltung können Sie mit der App Push-Benachrichtigungen über Verzögerungen oder Programmänderungen an die Teilnehmer senden. Dieses Video bietet einen guten Überblick über die Funktionsweise von Bizzabo:

Bizzabo - Jedes Ereignis zählt

Video-Miniaturbild

Verfügbar auf: Web, iOS und Android
Preis: Die Pläne reichen von kostenlosen bis zu bezahlten benutzerdefinierten Plänen
Pro-Tipp: Bizzabo bietet ein besonderes Extra für Veranstaltungsteilnehmer: Sie können sich mit der App vernetzen und sich gegenseitig benachrichtigen, um Meetings einzurichten usw.

Wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl fantastischer Apps und Web-Tools, die Ihnen dabei helfen können, Ihre nächste Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen. Verwenden Sie andere, die wir vermisst haben? Bitte teile es mit uns in den Kommentaren unten.


Video: DJ für Veranstaltungen jeglicher Art


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