Auswählen eines Aktenvernichters in Papierform für Ihr kleines Büro oder Home Office

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Nahezu jedes kleine unternehmen und sein heimbüro sollten einen aktenvernichter aus papier haben, um vertrauliche und vertrauliche dokumente aus papier zu vernichten. Hier ein paar tipps, was sie wissen müssen, um einen aktenvernichter für unternehmen zu kaufen, die keine streng vertraulichen dokumente aufbewahren.

Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, sind die Chancen gut, dass Sie einige Papierdokumente erstellen, die vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden enthalten, die Sie niemals in die falschen Hände bekommen möchten. Es gibt keine gute Möglichkeit, sensible Papierdokumente zu entsorgen, außer sie zu vernichten. Die Auswahl eines erschwinglichen Aktenvernichters ist erschwinglich, wenn Sie mehrere Konzepte berücksichtigen.

Sicherheitsstufen. Die Dokumentenzerkleinerungsbranche verfügt über sechs Sicherheitsstufen, die als Deutsche Industrienorm (DIN) bezeichnet werden. Sie reicht von DIN 1 (niedrigste Sicherheit) bis zu DIN 6 (hohe Sicherheit). Die niedrigste Sicherheitsstufe hinterlässt nach dem Schreddern größere Papierreste. Einige Kunden und Behörden verlangen ein bestimmtes Sicherheitsniveau. Stellen Sie daher sicher, dass jeder Aktenvernichter, den Sie kaufen, die niedrigsten allgemeinen Anforderungen erfüllt. Wenn Sie mit Mitarbeiterakten, Kreditinformationen oder Krankenversicherungsakten zu tun haben, die unter das Krankenversicherungsportabilitätsgesetz (HIPAA) und das Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACTA) fallen, sollten Sie einen Schredder mit einem höheren DIN-Wert besser kaufen Bewertung, obwohl die Gesetze lediglich verlangen, dass Sie angemessene Vorkehrungen treffen, um sensible Kunden- oder Patientendaten zu vernichten.

Volumen des zu zerkleinernden Materials. Zunächst müssen Sie überlegen, wie viel Papiervolumen Ihr Büro wöchentlich schreddern muss. Sie müssen nur die Elemente löschen, die vertrauliche oder identifizierende Informationen enthalten. Wenn Sie eine Arzt- oder Zahnarztpraxis sind, sind Ihre Anforderungen möglicherweise höher als bei einem Einzelhandelsunternehmen. Ungeachtet der Vorschriften der HIPAA und anderer Vorschriften erstellt das durchschnittliche Büro den Großteil seiner sensiblen Dokumente im Bereich Buchhaltung und Finanzen. Beispiele für Anträge auf Gutschrift oder andere Dokumente, die Personen enthalten, die Informationen wie die Sozialversicherungsnummer oder die Führerscheinnummer angeben. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Dokument den geschäftlichen Handel und andere Geheimnisse beeinträchtigen könnte, sollten Sie es auch vernichten. Wenn es sich bei Ihrem Büro um ein Heimbüro oder ein sehr kleines Büro handelt, sollten Sie einen Aktenvernichter in Betracht ziehen, der mindestens 15 Stück Papier gleichzeitig verarbeiten kann. Die Menge an Papier, die Sie zerkleinern müssen, ist eine der Eigenschaften eines Aktenvernichters, die sich auf die Kosten auswirkt.

Art des Schnittmusters Für kleine und Heimbüros gibt es zwei Auswahlmöglichkeiten für die Schnittmuster. Der Goldstandard ist "Kreuzschnitt", was bedeutet, dass das Papier vertikal geschnitten wird und dann sofort diagonal geschnitten wird. Die preisgünstigsten Aktenvernichter bieten diese zusätzliche Sicherheitsfunktion nicht an, um zu verhindern, dass die entschlossensten Personen das Dokument wieder zusammensetzen. Ein Cross-Cut-Aktenvernichter, der 15 Seiten à 8? x 11-Zoll-Papier ist für die meisten kleinen und Home-Office-Unternehmen geeignet und kann für nur 125,00 US-Dollar erworben werden.

Geschwindigkeit. Je schneller ein Aktenvernichter arbeitet, desto mehr Material kann er zerkleinern. Dies bedeutet auch, dass eine größere Menge an zerkleinertem Material erzeugt wird. Geschwindigkeit sollte in einem kleinen Büro oder in einem Heimbüro kein Problem sein, es sei denn, große Materialmengen müssen zerstört werden.

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, einen Zerkleinerungsdienst zu beauftragen, anstatt das eigene Material zu zerkleinern. Banken, Krankenhäuser und andere große Institutionen nutzen fast ausschließlich kommerzielle Zerkleinerungsdienste, die regelmäßig vorbeikommen, und zerkleinern Ihr Material vor Ort in einem LKW. Material, das auf die Zerkleinerung wartet, wird einfach in gesperrte Behälter fallen gelassen, in denen das Material gesammelt wird, bis der nächste Zerkleinerungsdienst kommt.

Es ist sinnvoll, zwischen 125 und 300 US-Dollar für ein dauerhaftes kleines Büro oder Home-Office auszugeben, das weniger als 100 Blatt Material pro Tag zerkleinern muss. Angesichts der Verbreitung von Identitätsdiebstahl und anderen Straftaten, die mit Betrug einhergehen, ist ein Schredder eine lohnende Investition für jedes kleine Unternehmen.

Sam Thacker ist Partner bei Business Finance Solutions in Austin, Texas.

Seine direkte E-Mail: [email protected]

Twitter: @smbfinance


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