Könnten Sie eine digitale Katastrophe überleben? Warum jedes kleine Unternehmen eine IT-Roadmap benötigt

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Lassen sie nicht zu, dass unerwartete it-probleme ihren betrieb zum stillstand bringen. Mit ein wenig planung können sie worst-case-szenarien vermeiden und den schaden minimieren, wenn sie auftreten.

Von Shawn Freeman

Die meisten Unternehmen konzentrieren sich auf Verkauf, Marketing und Bilanzen, vergessen jedoch die Infrastruktur, die den Betrieb am Laufen hält - und diese Kontrolle kann schnell teuer werden.

Wenn das Schlimmste passiert und Sie mit Hardware-Ausfällen, IT-Support nach Geschäftsschluss, System-Upgrades, Hersteller-Audits oder Wiederherstellungen nach Hacking und Viren konfrontiert sind, ist es kein Wunder, dass der durchschnittliche Ausfall der IT-Abteilung pro Minute 5.600 USD kostet. Für größere Unternehmen kann dies bedeuten, dass jede Stunde bis zu einer halben Million Dollar verloren geht. Selbst nachdem der Ausfall behoben wurde, summieren sich die versteckten Kosten abgelenkter Mitarbeiter - deren Neuausrichtung mehr als 20 Minuten dauern kann - immer mehr.

Durch die Einbindung einer IT-Roadmap in Ihre Geschäftspläne können Sie die Auswirkungen von Worst-Case-Szenarien minimieren. Noch wichtiger ist jedoch, dass Sie sich auf die erforderlichen Aktualisierungen und Wartungsarbeiten vorbereiten, die das Auftreten dieser Szenarien verhindern können.

Warum Unternehmen der IT keine Priorität einräumen

Die IT-Abteilung ist eine Abteilung, in der "Wenn es nicht kaputt ist, reparieren Sie es nicht" einfach nicht funktioniert. Leider ist dieses Sprichwort im Geschäft allgegenwärtig. Wir müssen unseren Kunden häufig mitteilen, dass ihre kritische Hardware keine Gewährleistung hat. Sie bestehen darauf, dass es immer noch funktioniert und dass, weil ihre Daten gesichert sind - was angesichts der Verzögerungen zwischen den Sicherungen oft ohnehin unvollständig ist - es keinen Grund gibt, Geld für Upgrades auszugeben.

Dieser kurzsichtige Ansatz geht davon aus, dass ein ungeplanter Ausfall nur vorübergehend zu Datenverlust führt. Dies ist einfach nicht der Fall. Das Ersetzen der Hardware kann zu einer Reihe von Problemen führen, die über die Daten hinausgehen. Wenn die Hardware nicht lokal vorrätig ist, kann ein Geschäft längere Zeit ausfallen. Wenn die Hardware tatsächlich auf Lager ist, könnte der Preis dafür wesentlich höher sein, als es sein muss. Addieren Sie die Notarbeitskosten und Zeitverluste, und Sie verhandeln plötzlich über eine Geschäftskatastrophe.

Im Gegensatz zu Träumen kann Technologie nicht auf Hoffnung hoffen, also sollten Sie auch Ihre strategischen Entscheidungen nicht treffen. IT-Planung und -Upgrade erfordern Engagement - vom Prozess selbst über die erste Anwendung bis zur effizienten Implementierung. Immer „zu beschäftigt“ zu sein, um im Geschäftsleben ein neues und produktiveres Werkzeug einsetzen zu können, ist mit dem Ziehen eines Wagens mit eckigen Rädern vergleichbar, wenn jemand versucht, Sie herumzureißen.

Aufbau Ihrer IT-Roadmap

Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto umfassender wird Ihr IT-Budget. Egal, ob Sie eine neue E-Commerce-Website starten oder in neue Computer investieren möchten, eine IT-Roadmap kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen, indem Sie Ihre Anforderungen vorhersehen. Auf diese Weise können Sie auch den Umfang Ihrer Risikoposition verstehen und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern.

Folgen Sie diesen Tipps, um eine starke und dynamische IT-Roadmap zu erstellen:

1. Verstehen Sie Ihre Geschichte

Überprüfen Sie das letzte Jahr Ihrer IT-Aktivitäten und Ihre Beziehungen zu anderen Anbietern. Je mehr Sie über Ihre Vergangenheit verstehen, desto besser können Sie sich auf Ihre Zukunft vorbereiten.

Diese Überprüfung sollte sich auf zwei Faktoren konzentrieren: Prozesse (was Sie getan haben und warum) und Finanzen (wie viel es kostet). Berücksichtigen Sie bei den Prozessen, ob Sie Probleme hatten, welche Art von Services Sie erhalten haben, was Sie geliebt haben und was Sie belastet hat und welche Anforderungen Ihre aktuelle Lösung nicht erfüllt hat.

Geben Sie alle Ihre IT-Ausgaben in eine Kalkulationstabelle ein, um zu sehen, welche Ausgaben konstant sind und welche nicht. Diese Informationen helfen Ihnen, die Kosten für das nächste Jahr zu planen und nicht benötigte Dienste zu löschen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie ein Budget für die Krisenreaktion vorsehen, das auf früheren Erfahrungen basieren kann. Gehen Sie niemals davon aus, dass Ihre IT das ganze Jahr über einwandfrei funktioniert.

2. Bedürfnisse von Bedürfnissen trennen

Sie möchten Ihre Mitarbeiter vielleicht mit iPads und Smartphones überhäufen, aber wenn ihre aktuellen Werkzeuge dies nicht einschränken, könnte dieses Geld besser ausgegeben werden.

Oft machen langweilige Investitionen - wie das Ersetzen eines vier Jahre alten Servers - in aller Ruhe große Dividenden, auch wenn sie nicht alle aufregen. Ziehen Sie in Betracht, Ihre Daten in die Cloud zu verschieben, um die Serverkosten zu senken und Geld für proaktivere Projekte zu schaffen. Während Sie in Ihrem Budget immer Wert auf Wartung legen sollten, ist die Erkundung neuer Geschäftsprozesse und Wachstumschancen unerlässlich.

3. Messen Sie den ROI

Nachdem Sie Ihre bisherigen Ausgaben analysiert und Ihre technischen Anforderungen und Wünsche getrennt haben, ermitteln Sie, welche Investitionen auf Ihrer Liste sich auszahlen und welche Kosten eingesunken sind.

IT-Investitionen wie schnellere Hardware, die die Produktivität der Mitarbeiter verbessert, oder eine optimierte Online-Erfahrung, die mehr Kunden anzieht, lassen sich nur schwer messen. Wenn Sie eine bestimmte Anwendung nicht quantifizieren können, notieren Sie sie trotzdem. Auf diese Weise haben Sie ein konkretes Maß für die Vielfalt Ihrer Ausgaben und können deren Bedeutung für Ihr Unternehmen abschätzen. Am wichtigsten ist, dass Sie nicht automatisch hohe Kosten im Vorfeld vermeiden. Einige IT-Investitionen erscheinen teuer, sparen jedoch im Laufe der Zeit Geld.

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4. Antizipieren Sie zukünftige Upgrades

Berücksichtigen Sie bei der Vorbereitung auf die Zukunft, wann Sie Upgrades benötigen, und planen Sie diese. Einige Fragen, die Sie stellen sollten, sind: Wie alt ist die Ausrüstung? Wie oft kommt es zu Notfällen nach Feierabend? Würde eine Änderung der Anbietervereinbarung dem Unternehmen Geld sparen? Ein guter Anbieter sollte Ihnen helfen, Ihre derzeitige Position zu bewerten und mit Ihnen zusammen einen Plan zu erstellen, der die Kosten überschaubar verteilt, ohne dass Sie ein übermäßiges Risiko eingehen.

5. Änderungen verwalten

Wenn Sie die Änderungen festgelegt haben, die an Ihrer aktuellen IT-Struktur und Ihrem IT-Ausblick vorgenommen werden müssen, müssen Sie Methoden für die Implementierung dieser Strategien festlegen.

Manche Menschen sind von Natur aus skeptisch gegenüber Veränderungen, und wenige, wenn überhaupt, möchten sich von ihren regulären Pflichten Zeit nehmen, um Systeme zu verbessern. Wenn Sie Ihre Änderungen zu Investitionen machen, indem Sie ihren Wert für das Unternehmen und die Arbeit Ihres Teams demonstrieren, wird dies den Übergang fördern und Ihr Team für die langfristigen Möglichkeiten des Upgrades begeistern. Unterschätzen Sie außerdem niemals die Wichtigkeit des Buy-Ins Ihres Teams für die Auswahl von Software, insbesondere wenn diese Auswahl Auswirkungen auf ihre Leistung hat.

Lassen Sie nicht zu, dass unerwartete IT-Probleme Ihren Betrieb zum Stillstand bringen. Durch die Erstellung einer umfassenden Roadmap wird nicht nur die Infrastruktur Ihres Unternehmens gestärkt, sondern auch Ihre Sorgen gemindert. Eine kleine Planung geht wirklich weit.

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Über den Autor

Beitrag von:Shawn Freeman

Shawn Freeman ist Unternehmer und Gründer der TWT Group Inc., einem IT-Dienstleistungsunternehmen im kanadischen Calgary. Er gründete TWT, um IT einfach zu machen, anstatt wütend zu machen. Er glaubte, dass dies der einfachste Teil eines jeden Tages sein sollte, und das Unternehmen betreut inzwischen mehr als 100 Kunden.

Unternehmen: TWT Group Inc.
Website: twtgroup.ca
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