Betrug bei der Kreditorenbuchhaltung erkennen und verhindern

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Für kriminelle, die nach möglichkeiten suchen, aus einem unternehmen zu stehlen, sieht die kreditorenbuchhaltung oft wie eine schlecht bewachte geldkassette aus.

Für Kriminelle, die nach Möglichkeiten suchen, aus einem Unternehmen zu stehlen, sieht die Kreditorenbuchhaltung oft wie eine schlecht bewachte Geldkassette aus. Immer wenn Geld ein Geschäft verlässt, fließt es durch die Verbindlichkeiten. In den meisten Unternehmen ist diese Funktion daher die verletzbarste und attraktivste Möglichkeit für Diebe innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Es gibt zahlreiche Betrugsdelikte, bei denen die Kreditoren zahlungspflichtig sind. Der häufigste Fall tritt jedoch auf, wenn Mitarbeiter der Kreditorenschecks Schecks an fiktive Lieferanten schreiben und diese dann an ein Postfach schicken, um sie später abzuholen und einzulösen. Wenn diese Straftat entdeckt wird, kann sie leicht verfolgt werden, da sie einen Papierweg hinterlässt, der unmissverständlich auf den Täter verweist.

Es ist jedoch nicht immer einfach, die Schilder zu erkennen, es sei denn, Sie wissen, wo Sie suchen müssen. Glücklicherweise haben Buchhalter wirksame Methoden entwickelt, um Betrug bei der Kreditorenbuchhaltung nicht nur zu erkennen, sondern auch die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass es zu einem Betrug kommt. Hier finden Sie die wichtigsten Methoden zum Erkennen von Kreditorenbetrug in jedem Unternehmen.

Stimmen Sie Ihre Kreditorenbuchungen und Ihr Firmenscheckheft monatlich ab. Dieser Schritt macht es den Mitarbeitern schwer, sich selbst Schecks zu schreiben.

Suchen Sie nach Rechnungsseltsamkeiten. Wenn Rechnungen nicht fortlaufend nummeriert werden, Lücken oder Auslassungen bestehen oder zwei oder mehr Rechnungen dieselbe Nummer haben, kann dies darauf hinweisen, dass eine falsche Rechnung erstellt wurde. Wenn bei der Prüfung von Papierrechnungen die Verwendung von Korrekturflüssigkeit, fotokopierten Rechnungen oder Rechnungen, die anscheinend gescannt und auf einem Computer gedruckt wurden, ersichtlich ist, untersuchen Sie die Untersuchung.

Check Check-Beträge. Wenn Sie überprüfen, ob Beträge knapp unter dem Schwellenwert liegen, der eine zusätzliche Überprüfung, eine zweite Signatur oder eine andere Sicherheitsmaßnahme erfordert, seien Sie verdächtig. Mit anderen Worten, wenn der Schwellenwert für die Überprüfung Ihres Unternehmens bei 2.500 USD liegt, sollten bei einem Check auf 2.499,99 USD die Alarmglocken läuten. Suchen Sie auch nach abgerundeten Beträgen, die keine Cent enthalten.

Testen Sie Ihre Verkäufer. Vergleichen Sie die Adressen der Lieferanten mit den Heimatadressen der Mitarbeiter. Ein Match ist ein schlechtes Zeichen. Suchen Sie auch nach Schecks, die an lokale Postfächer gesendet werden, nach Adressen, die anscheinend mehr als einen Anbieter haben, und nach Herstellernamen, die bekannten Anbietern ähneln.

Lächeln und wählen. Schauen Sie sich die Telefonnummern der Kreditorenkonten an. Kein Telefon, ein nicht gelistetes Telefon, ein Festnetztelefon, mehrere Anbieter mit demselben Telefon und Telefonnummern, die immer vom Anrufbeantworter abgerufen werden, sollten Ihre Spinne zum Kribbeln bringen.

Verfolgen Sie Transaktionen. Achten Sie auf ungewöhnliche Transaktionen, z. B. Transaktionen in fernen Städten, die mitten in der Nacht stattfinden oder ungewöhnlich große oder ungewöhnlich hohe Beträge enthalten.

Seien Sie sich des menschlichen Faktors bewusst. Unzufriedene Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung sind fast eine Voraussetzung für Betrug bei der Kreditorenbuchhaltung. Behalten Sie die Moral im Auge und stellen Sie sicher, dass Bezahlung, Sozialleistungen und andere Probleme angesprochen werden, damit diese Mitarbeiter keinen Grund zur Klage haben. Vermeiden Sie übermäßige Fluktuation und versuchen Sie, keine Zeitarbeitskräfte für diese Jobs einzustellen.

Die Technologie ist ein unschätzbarer Helfer für die Durchsicht Ihrer Kreditorenbuchungen. Wenn Ihr Unternehmen ein großes Transaktionsvolumen über Kreditorenbuchhaltung abwickelt, ist dies fast eine Notwendigkeit. Selbst wenn Sie nicht so viele Datensätze zur Prüfung haben, können Sie Buchhaltungs-, Datenbank- und Tabellenkalkulationssoftware verwenden, um Ihre Kreditorenbuchhaltung schnell und genau nach Anzeichen von Problemen zu durchsuchen. Sie können beispielsweise die Dateien zusammenführen, die Ihre Mitarbeiter und Ihre Lieferanten nach übereinstimmenden Adressen, Telefonnummern, Bankkontonummern und anderen Kennungen durchsuchen.

Der beste Weg, um Betrug bei der Kreditorenbuchhaltung zu behandeln, besteht darin, dies zu verhindern. Stimmen Sie also die Kreditoren und Ihr Scheckheft monatlich ab, prüfen Sie die Konten regelmäßig für rote Flaggen und führen Sie verschiedene Mitarbeiter durch, indem Sie Rechnungen mit Hilfe der erforderlichen Schulungen und obligatorischen Urlaubstage für die Mitarbeiter dieser Abteilung bezahlen. Ihre Verbindlichkeiten ähneln möglicherweise immer noch einer ausgestopften Geldkassette für diejenigen, die zum Diebstahl neigen. Aber zumindest wird es fest verschlossen sein.


Mark Henricks schreibt über Business, Technologie, persönliche Finanzen und andere Themen aus Austin, Texas. Seine Arbeit ist in erschienen Das Wall Street Journal, Unternehmer Zeitschrift, Die Washington Postund andere führende Publikationen.


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