Haben Mitarbeiter das Recht, auf ihre Mitarbeiterakten zuzugreifen?

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Das recht eines mitarbeiters, seine personalakte einzusehen, hängt von den gesetzen des staates ab, in dem sich das unternehmen befindet. Folgendes sollten sie wissen.

Wie bei vielen arbeitsrechtlichen Fragen lautet die Antwort, dass das Recht des Arbeitnehmers, seine Personalakte einzusehen, vom Recht des Staates abhängt, in dem sich das Unternehmen befindet. (Es gibt kein Bundesgesetz, das verlangt, dass Mitarbeiter Zugang zu ihrer Personalakte haben.) Laut Gesetz haben Mitarbeiter in 18 Bundesstaaten (Stand 2006) das Recht, ihre eigenen Mitarbeiterakten einzusehen. In Kalifornien, Illinois und Pennsylvania gibt es beispielsweise Gesetze, die Mitarbeitern privater Unternehmen Zugang zu ihren Akten gewähren. Auf der anderen Seite, Colorado, New York und Texas nicht.

Selbst in Staaten, in denen Mitarbeiter Zugang zu ihren Dateien haben, können sie nicht verlangen, dass sie vor Ort eingesehen werden. Stattdessen muss der Arbeitgeber sie innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens vorlegen. Was „vernünftig“ ist, hängt jedoch vom jeweiligen Zustand ab und kann zwischen 48 Stunden und 14 Tagen liegen. Diese Anfrage sollte kein Problem darstellen, wenn jemand in Ihrem Unternehmen Ihre Mitarbeiterdateien ordnungsgemäß verwaltet.

In den Staaten, in denen Mitarbeiter Zugang zu ihren Dateien haben, haben Mitarbeiter häufig auch das Recht, eine Kopie eines Dokuments in der Mitarbeiterdatei anzufertigen. Dies sollte kein Problem sein, da der Mitarbeiter die meisten Dokumente in der Datei bereits gesehen und unterschrieben haben sollte.

Selbst in Staaten, in denen Mitarbeiter ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakten haben, gibt es einige Dokumente, die zurückgehalten werden können. In der Regel handelt es sich dabei um Personen, die neben dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer auch Dritte einbeziehen würden, wie beispielsweise durch Begleitschreiben oder Dokumente, die sich auf eine interne Untersuchung beziehen.

Wenn ein Angestellter mit einem Element in der Akte nicht einverstanden ist und der Arbeitgeber es nicht freiwillig entfernt, gestatten einige Staaten dem Angestellten, ein Dokument in seine Akte einzureichen, aus dem die Gründe hervorgehen, warum das Element seiner Meinung nach nicht korrekt ist.

Die Arbeitgeber sollten sich an das staatliche Arbeitsministerium wenden, um weitere Informationen darüber zu erhalten, was in ihrem jeweiligen Bundesstaat gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wenn der Zustand, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, nicht verlangt, dass Mitarbeiter ihre Personalordner einsehen können, ist es ratsam, ihnen trotzdem den Zugriff zu ermöglichen. Eine offene Mitarbeiter-Datei-Regel schafft Vertrauen. Auf der anderen Seite kann das Sperren von Mitarbeitern eine negative Nachricht senden.

Wie bei vielen arbeitsrechtlichen Fragen lautet die Antwort, dass das Recht des Arbeitnehmers, seine Personalakte einzusehen, vom Recht des Staates abhängt, in dem sich das Unternehmen befindet. (Es gibt kein Bundesgesetz, das verlangt, dass Mitarbeiter Zugang zu ihrer Personalakte haben.) Laut Gesetz haben Mitarbeiter in 18 Bundesstaaten (Stand 2006) das Recht, ihre eigenen Mitarbeiterakten einzusehen. In Kalifornien, Illinois und Pennsylvania gibt es beispielsweise Gesetze, die Mitarbeitern privater Unternehmen Zugang zu ihren Akten gewähren. Auf der anderen Seite, Colorado, New York und Texas nicht.

Selbst in Staaten, in denen Mitarbeiter Zugang zu ihren Dateien haben, können sie nicht verlangen, dass sie vor Ort eingesehen werden. Stattdessen muss der Arbeitgeber sie innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens vorlegen. Was „vernünftig“ ist, hängt jedoch vom jeweiligen Zustand ab und kann zwischen 48 Stunden und 14 Tagen liegen. Diese Anfrage sollte kein Problem darstellen, wenn jemand in Ihrem Unternehmen Ihre Mitarbeiterdateien ordnungsgemäß verwaltet.

In den Staaten, in denen Mitarbeiter Zugang zu ihren Dateien haben, haben Mitarbeiter häufig auch das Recht, eine Kopie eines Dokuments in der Mitarbeiterdatei anzufertigen. Dies sollte kein Problem sein, da der Mitarbeiter die meisten Dokumente in der Datei bereits gesehen und unterschrieben haben sollte.

Selbst in Staaten, in denen Mitarbeiter ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakten haben, gibt es einige Dokumente, die zurückgehalten werden können. In der Regel handelt es sich dabei um Personen, die neben dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer auch Dritte einbeziehen würden, wie beispielsweise durch Begleitschreiben oder Dokumente, die sich auf eine interne Untersuchung beziehen.

Wenn ein Angestellter mit einem Element in der Akte nicht einverstanden ist und der Arbeitgeber es nicht freiwillig entfernt, gestatten einige Staaten dem Angestellten, ein Dokument in seine Akte einzureichen, aus dem die Gründe hervorgehen, warum das Element seiner Meinung nach nicht korrekt ist.

Die Arbeitgeber sollten sich an das staatliche Arbeitsministerium wenden, um weitere Informationen darüber zu erhalten, was in ihrem jeweiligen Bundesstaat gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wenn der Zustand, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, nicht verlangt, dass Mitarbeiter ihre Personalordner einsehen können, ist es ratsam, ihnen trotzdem den Zugriff zu ermöglichen. Eine offene Mitarbeiter-Datei-Regel schafft Vertrauen. Auf der anderen Seite kann das Sperren von Mitarbeitern eine negative Nachricht senden.


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