Lassen Sie keine Meetings-Regel

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Es ist montagmorgen, und wenn sie wie die meisten manager sind, werden sie einen erheblichen teil ihrer woche in meetings verbringen. Yuck und double yuck für uns alle! Ich kann mich erinnern, wann ich meinen ersten gehaltsjob gelandet habe. Der farah fawcett-look war in und ich fand es cool, zu meetings zu gehen. Das war vor zwei jahrzehnten, und ich verabscheue sie jetzt - oder die meisten meetings. Jeder manager, den ich kenne, fühlt sich gleich an. Die meisten geschäftstreffen sind zeitverschwendung. Wenn niemand zu besprechungen gehen möchte und diese nicht effektiv sind, warum buchen wir dann weiter?

Es ist Montagmorgen, und wenn Sie wie die meisten Manager sind, verbringen Sie einen erheblichen Teil Ihrer Woche in Meetings. Yuck und Double Yuck für uns alle! Ich kann mich erinnern, wann ich meinen ersten Gehaltsjob gelandet habe. Der Farah Fawcett-Look war in und ich fand es cool, zu Meetings zu gehen. Das war vor zwei Jahrzehnten, und ich verabscheue sie jetzt - oder die meisten Meetings. Jeder Manager, den ich kenne, fühlt sich gleich an. Die meisten Geschäftstreffen sind Zeitverschwendung.

Wenn niemand zu Besprechungen gehen möchte und diese nicht effektiv sind, warum buchen wir weiterhin diese Versammlungen am Arbeitsplatz, an denen psychische Folter stattfindet? Wer weiß….

Einige Meetings lösen Probleme oder generieren Ideen, die anderen 95% GOTTA GO!

1. Sag einfach nein! Gehen Sie nicht zu Besprechungen, die Ihre Zeit nicht gut nutzen. Ich mache das viel mehr als früher und ich liebe es! Jedes Mal, wenn ich NICHT in einer nutzlosen Besprechung bin, verspüre ich ein Gefühl von Freude und Freiheit. Mein Ziel ist es, dies zu verbessern und noch mehr auszuschließen.

2. Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen müssen (und das müssen wir alle), machen Sie es so schnell, schmerzlos und effektiv wie möglich. Hier sind ein paar Tipps:

Planen Sie Meetings mindestens eine Woche im Voraus

Hier ist ein Geheimnis: Wenn Sie Meetings mindestens eine Woche im Voraus planen und ankündigen, wirken Sie wie organisiert und obendrein. Das mag natürlich nicht der Fall sein, aber aus irgendeinem Grund wird die Abhaltung von Meetings diesen Eindruck bei anderen hinterlassen. Allein deshalb ist es eine gute Angewohnheit! Das Planen eines Meetings im Voraus hat einige weitere Vorteile. Erstens finden Sie eher eine Zeit, die für alle funktioniert. Zweitens werden die Leute anfangen, über das Thema nachzudenken (ok, vielleicht wird eine Person darüber nachdenken). Um das Denken der Teilnehmer zu fördern, legen Sie eine Erläuterung der Besprechungsthemen und -ziele in die Besprechung mit.

Erstellen und Versenden von Meeting-Agenden

Dies ist eine andere Angewohnheit, die Sie gut aussehen lässt. Meetings müssen eine Agenda haben. Wenn sie es nicht können, können sie verbale Freiwillige werden, wo die unbarmherzigsten und ärgerlichsten Leute gewinnen (Sie waren schon dort, oder?). Die Agenda definiert die Themen, die Sie behandeln möchten, und das Gesamtziel für die Diskussion. Tagesordnungen helfen Ihnen, den Fokus Ihres Meetings zu kontrollieren.

Zeigen Sie sich pünktlich zu Besprechungen

Ob sie es sagen oder nicht, es ärgert die Leute, wenn Sie zu spät zu Besprechungen kommen, besonders wenn Sie immer zu spät kommen. Ist deine Zeit wertvoller als andere? Wenn Sie oft zu spät zu Besprechungen kommen, besteht die Chance, dass Sie auch zu anderen Terminen zu spät kommen. Überwinde es und zeige dich pünktlich!

Senden Sie Vorlesungsunterlagen an die Meeting-Teilnehmer

Dies hat zwei Zwecke. Um die Vorlesungsunterlagen zusammenzustellen, müssen Sie zuerst das Meeting planen und wissen, was Sie behandeln werden. Durch die Planung des Vorlesens können Sie sich auf das Meeting vorbereiten. Zweitens verbessert die Vorlesung die Qualität Ihrer Besprechungsgespräche.

Nehmen Sie an, niemand hat das Vorlesen durchgeführt, und nehmen Sie sich in den ersten Minuten eine Zusammenfassung

Sie fragen: Warum sollten Sie sich mit dem Vorlesen befassen, wenn sich niemand die Zeit nimmt, um zu überprüfen, was ich verschicke? Vorbereitungen für das Vorlesen sind wiederum eine gute Organisationsgewohnheit für Sie und die Teilnehmer, die Ihre Aufgabe nicht ignorieren. Selbst wenn alle das Vorlesen lesen, ist es immer noch eine gute Idee, das Material zusammenzufassen und warum es Ihrer Meinung nach wichtig war.

Essen bringen!

Klingt dumm, aber Ihre Anwesenheit (körperlich und geistig) wird deutlich steigen, wenn Sie Donuts servieren. Machen Sie es zu Krispy Kremes und alle werden früh oder pünktlich zum Meeting erscheinen, aus Angst, dass Sie es verpassen! Um den größten Knall für Ihren Donut-Dollar zu erhalten, sollten Sie die Leute wissen lassen, dass am Tag zuvor (und wieder direkt vor dem Meeting) Zuckerhaufen im Mund zusammenfließen werden. Habe Spaß!

Stellen Sie die richtigen Fragen

Waren Sie schon einmal in einer Besprechung und hatten etwas zu sagen, aber nicht, weil Sie nicht wollten, dass die Besprechung länger dauert? Zählen Sie darauf, dass dies passieren wird. Geschlossene Fragen oder keine Fragen können ein Meeting langweilig und unproduktiv machen. Indem Sie provokante und relevante offene Fragen stellen, können Sie Teilnehmer, die sich in Zoning befinden, aufwecken und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass etwas Gutes und Interessantes passiert. Wenn Sie nicht um Feedback oder Eingaben bitten, senden Sie eine E-Mail oder ein Memo - verschwenden Sie nicht die Zeit der Menschen, es sei denn, Sie möchten, dass sie an dem Gespräch teilnehmen.

Ermutigen Sie zu einer offenen Teilnahme

Wenn Menschen bei Meetings aussteigen, werden sie ermüdend und nutzlos - Zeitverschwendung! Zweck eines Meetings ist es, ein offenes und produktives Gespräch über ein wichtiges Geschäftsthema zu führen und das Thema voranzubringen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist eine offene und offene Kommunikation erforderlich. Verwenden Sie vereinfachende Ausdrücke wie "Was ich höre, was Sie sagen... ist?" oder "Ich habe das Gefühl, dass Sie denken, dass dies nicht funktioniert.."? oder "Ich würde gerne alle Gründe wissen, aus denen Sie glauben, dass dieser Plan scheitern könnte."

Habe weniger Meetings!

Ich weiß, dass dies für # 1 überflüssig ist, aber es lohnt sich, es erneut zu erwähnen. Seien Sie kein schlechter Meeting Maker. Es gibt zu viele Meetings. Besprechen Sie Meetings, die nicht sinnvoll oder unproduktiv sind. Buchen Sie eine Besprechung nur, wenn Sie ein wichtiges geschäftliches Thema besprechen möchten und wenn Sie Informationen, Zustimmung oder Zustimmung wünschen oder benötigen. Widerstehen Sie auch dann dem Drang, alle und ihren Bruder einzuladen - verschwenden Sie nicht unnötig Zeit. Ich bin auch kein Fan regelmäßiger Mitarbeiterversammlungen - die meisten sind eine Verschwendung von Humanressourcen und ein mentaler Abfluss.

Halten Sie das Meeting auf dem richtigen Weg und pünktlich

Wenn Sie das Meeting anrufen, rufen Sie die Aufnahmen auf. Respektieren Sie die Zeit der Menschen, indem Sie die Besprechung so kurz wie möglich und innerhalb der von Ihnen mitgeteilten Zeitspanne halten. Übertreffen Sie alle Erwartungen, indem Sie das Meeting frühzeitig beenden! Es ist wichtig, die Teilnahme zuzulassen, aber hüten Sie sich vor dem Umschwenken. Zum Beispiel sollte ein Meeting, das sich auf die Erstellung einer IT-Wunschliste konzentriert, nicht zur Diskussion von Bill Gates 'gigantischer Stromrechnung werden.

Hier ist eine Herausforderung für alle, die sich mit Kriegern treffen. Verkürzen Sie Ihre Meetingzeit in dieser Woche um die Hälfte und beachten Sie, wie sich dies auf Ihre Produktivität und Ihre Stimmung auswirkt!

Wenn Sie die Durchführung und Teilnahme an Besprechungen verbessern möchten, lesen Sie den The Skilled Facilitator von Roger Schwarz.


Video: Etikette to go - Meetingregeln Teil 1


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