E-Mail-Archivierung für kleine Unternehmen

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Die archivierung von e-mails kann einem unternehmen helfen, wenn es sich in heißem wasser befindet, insbesondere wenn bestimmte behördliche vorschriften in bezug auf die aufbewahrung von dokumenten bestehen.

Wenn Sie wie ich sind, speichern Sie wahrscheinlich alle Ihre eingehenden E-Mail-Nachrichten oder zumindest die wichtigen Nachrichten, die meistens die meisten sind. Ich mache das, weil ich, wenn ich Artikel recherchiere, eine "offizielle" Aufzeichnung von dem haben will, was gesagt wurde, und selbst wenn ich gerade zwischen Freunden bin, habe ich es mir zur Gewohnheit gemacht, Nachrichten tatsächlich zu speichern. Dies kann jedoch zu vielen Meldungen führen, die archiviert werden müssen.

Und selbst wenn Sie den Spam und die Notizen von Freunden ignorieren, erhalten Sie möglicherweise zu viele E-Mails. Der Versuch, alles zu retten, kann entmutigend sein, und für ein kleines Unternehmen kann dies Zeit und Ressourcen kosten. Und es ist vielleicht leicht, diese unerwünschten Werbemaßnahmen für Viagra zu beseitigen. Das Speichern von Geschäftskommunikation ist nicht nur eine gute Idee, sondern kann sogar erforderlich sein.

Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche müssen Sie möglicherweise die E-Mail-Kommunikation zwischen Kunden aufrecht erhalten. Aus Gründen von Unternehmens- und Bundesvorschriften müssen einige Personen möglicherweise praktisch alle eingehenden und ausgehenden E-Mails speichern. Dies wirft jedoch mehrere Aspekte auf, die zu berücksichtigen sind, einschließlich der operativen Aspekte in Bezug auf die Verwaltungsrichtlinien sowie die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Und diese sind leider nicht unabhängig voneinander.

Die Archivierung von E-Mails kann einem Unternehmen helfen, wenn es sich in heißem Wasser befindet, insbesondere wenn bestimmte behördliche Vorschriften in Bezug auf die Aufbewahrung von Dokumenten bestehen. In diesem Fall könnte es sich nicht nur um E-Mails, sondern auch um Sofortnachrichten handeln. Dank der jüngsten Änderungen der US-amerikanischen Zivilprozessordnung (FRCP) erkennen Unternehmen in nicht regulatorischen Situationen jedoch immer mehr das Risiko, ihre E-Mails nicht zu archivieren, da sich rechtliche Entdeckungsereignisse normalerweise auf E-Mail und andere Formen von E-Mails erstrecken Messaging Der beste Ansatz besteht daher möglicherweise darin, alles außer Spam für eine bestimmte Anzahl von Tagen zu speichern. Und in den meisten Fällen scheint dies für Beweiszwecke ausreichend zu sein.

Es gibt mehrere Methoden zum Archivieren von E-Mails, einschließlich der Verwendung eines zusätzlichen Servers zum Speichern der Daten. Dies kann auch das Sichern auf Disc und sogar nach einer gewissen Zeit auf Band beinhalten. In diesen Fällen müsste sich ein Unternehmen weniger um den Diebstahl oder Verlust privater oder sensibler Daten durch Dritte kümmern. Die andere Option wäre, E-Mails an einen gehosteten Dienstanbieter zu archivieren. Während das teurere Outsourcing Ihrer Archivierungsanforderungen möglicherweise teurer wird, können Ihre IT-Ressourcen tatsächlich frei werden, sodass Sie sich auf andere strategischere Initiativen konzentrieren können.

Nachteile von E-Mail-Sicherungssystemen
Kein System der E-Mail-Archivierung ist perfekt. Und selbst wenn vorhanden, bestehen immer Risiken, wenn ein Unternehmen E-Mails intern oder an einen externen Anbieter absichert. Bei der In-House-E-Mail-Archivierung gibt es Probleme wie Systemausfall oder nur ein altmodisches Abreißen des Bandes kann zu einem Verlust der E-Mail führen. Die E-Mail-Speicherung vor Ort kann auch zusätzliche Schulungen und zusätzlichen Support erfordern. Dies kann jedoch immer noch von einem Teilzeit- oder Vertrags-IT-Manager durchgeführt werden. Durch das Outsourcing der Archivierung können Sie auf diese Kosten verzichten. Dies wirft jedoch das Problem der Sicherheit auf.


Video: Webcast: REDDOXX E-Mail-Management mit Archivierung, Spamschutz und Verschlüsselung


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