Einrichtung eines internen Kontrollsystems zur Verhinderung von Unterschlagung

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Es gibt vier bereiche, auf die unternehmer besonders achten sollten.

Jedes kleine Unternehmen ist ein potenzielles Ziel der Unterschlagung. Sie können Opfer dieser Straftat werden, wenn keine internen Kontrollen vorhanden sind, um sicherzustellen, dass alle Gelder verbucht werden. Der Schlüssel zum Stoppen der Unterschlagung ist die Implementierung eines dualen Kontrollsystems für die Buchhaltungsfunktionen.

Ein duales Kontrollsystem erfordert die Genehmigung oder Genehmigung von zwei Personen, um eine Transaktion abzuschließen. So einfach ist das. Eine Person sollte nicht für eine gesamte Finanztransaktion von Anfang bis Ende verantwortlich sein. Viele kleine Unternehmen geraten in die Falle, dass ein Buchhalter alle Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung abwickelt und Schecks schreibt, unterschreibt und aushändigt. Das duale Kontrollsystem gibt den Transaktionen ein zweites Mal Beachtung, wodurch das Risiko einer Unterschlagung erheblich verringert wird.

Um Betrug und Veruntreuung im Unternehmen zu verhindern, ist Sorgfalt des Managers und des Eigentümers erforderlich. Es gibt vier Bereiche, auf die Unternehmer besonders achten sollten:

  • Buchführung / Abgleich: Das erste, was ein Unternehmen braucht, sind gute Finanzbücher. Das Unternehmen muss nachverfolgen, woher das Geld kommt und wohin es geht. Die Bücher müssen aktuell sein, und der Manager muss die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz, die Verbindlichkeiten und die Forderungen monatlich, wenn nicht wöchentlich, einsehen. Es ist äußerst wichtig zu wissen, wo sich jeder Cent und jedes Inventarobjekt in Ihrem Unternehmen befindet. Ihre Bücher müssen mindestens einmal jährlich von einer externen Firma geprüft werden. Ihre Bankkonten müssen monatlich mit den Büchern und mit sich selbst abgeglichen werden, und diese Abgleichung sollte möglichst nicht vom Buchhalter vorgenommen werden. Ihr Buchhalter sollte nach Möglichkeit einen vollen, ununterbrochenen Urlaub von mindestens zwei Wochen in Anspruch nehmen. Dadurch können Transaktionen unter der Kontrolle des Buchhalters in seiner Abwesenheit ordnungsgemäß abgewickelt werden.
  • Prüfen Sie die Unterzeichnung und Auszahlung: Der Buchhalter sollte keine Schecks unterschreiben. Der Geschäftsleiter oder Inhaber sollte jeden Scheck unterschreiben, der aus dem Unternehmen geht. Jeder Check sollte überprüft werden, und wenn Sie nicht wissen, wozu er dient, stellen Sie Fragen. Alle Prüfungen sollten zwei Signaturen erfordern.
  • Inventar: Ein üblicher Weg, Betrug in einem Unternehmen zu begehen, ist die Bestellung von fiktiven Unternehmen für Materialien, die niemals geliefert, aber bezahlt werden. Das periodische Abgleichen von Bestellungen und Lagerbestand kann dieses Problem beheben. In vielen kleinen Unternehmen ist der Diebstahl von Lagerbeständen ein echtes Problem (insbesondere in kleinen Restaurants). Eine zufällige Teilinventur hilft dabei, den Diebstahl von Mitarbeitern zu erkennen und davon abzuhalten.
  • Kasse: Wenn es sich bei Ihrem Geschäft um ein Bargeldgeschäft handelt, haben Sie andere Probleme. Zum Beispiel hatte eine kleine Kette von Cafés in Seattle finanzielle Probleme. Jeder der Läden war unrentabel, aber jeder schien genug Kundenstrom zu erzeugen, um Geld zu verdienen. Der Besitzer begann regelmäßig in jedem der Cafés zu arbeiten und stellte schnell fest, dass er genug Geld erwirtschaftete, um profitabel zu sein. Das Problem war, dass die Angestellten das Bargeld aus einem Teil des Kaffeeverkaufs steckten. Der Besitzer richtete dann ein duales Kontrollsystem ein, in dem er eine Inventarisierung der Becher durchführte und diese mit dem täglichen Umsatz in Dollar abgeglichen und schnell feststellte, wo die Probleme waren. Das Abgleichen von Bargeld und Inventar ist in vielen Bargeldgeschäften von zentraler Bedeutung.

John C. Shovic ist Partner in Coeur d’Alene, Idaho MiloCreek Consulting.

Jedes kleine Unternehmen ist ein potenzielles Ziel der Unterschlagung. Sie können Opfer dieser Straftat werden, wenn keine internen Kontrollen vorhanden sind, um sicherzustellen, dass alle Gelder verbucht werden. Der Schlüssel zum Stoppen der Unterschlagung ist die Implementierung eines dualen Kontrollsystems für die Buchhaltungsfunktionen.

Ein duales Kontrollsystem erfordert die Genehmigung oder Genehmigung von zwei Personen, um eine Transaktion abzuschließen. So einfach ist das. Eine Person sollte nicht für eine gesamte Finanztransaktion von Anfang bis Ende verantwortlich sein. Viele kleine Unternehmen geraten in die Falle, dass ein Buchhalter alle Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung abwickelt und Schecks schreibt, unterschreibt und aushändigt. Das duale Kontrollsystem gibt den Transaktionen ein zweites Mal Beachtung, wodurch das Risiko einer Unterschlagung erheblich verringert wird.

Um Betrug und Veruntreuung im Unternehmen zu verhindern, ist Sorgfalt des Managers und des Eigentümers erforderlich. Es gibt vier Bereiche, auf die Unternehmer besonders achten sollten:

  • Buchführung / Abgleich: Das erste, was ein Unternehmen braucht, sind gute Finanzbücher. Das Unternehmen muss nachverfolgen, woher das Geld kommt und wohin es geht. Die Bücher müssen aktuell sein, und der Manager muss die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz, die Verbindlichkeiten und die Forderungen monatlich, wenn nicht wöchentlich, einsehen. Es ist äußerst wichtig zu wissen, wo sich jeder Cent und jedes Inventarobjekt in Ihrem Unternehmen befindet. Ihre Bücher müssen mindestens einmal jährlich von einer externen Firma geprüft werden. Ihre Bankkonten müssen monatlich mit den Büchern und mit sich selbst abgeglichen werden, und diese Abgleichung sollte möglichst nicht vom Buchhalter vorgenommen werden. Ihr Buchhalter sollte nach Möglichkeit einen vollen, ununterbrochenen Urlaub von mindestens zwei Wochen in Anspruch nehmen. Dadurch können Transaktionen unter der Kontrolle des Buchhalters in seiner Abwesenheit ordnungsgemäß abgewickelt werden.
  • Prüfen Sie die Unterzeichnung und Auszahlung: Der Buchhalter sollte keine Schecks unterschreiben. Der Geschäftsleiter oder Inhaber sollte jeden Scheck unterschreiben, der aus dem Unternehmen geht. Jeder Check sollte überprüft werden, und wenn Sie nicht wissen, wozu er dient, stellen Sie Fragen. Alle Prüfungen sollten zwei Signaturen erfordern.
  • Inventar: Ein üblicher Weg, Betrug in einem Unternehmen zu begehen, ist die Bestellung von fiktiven Unternehmen für Materialien, die niemals geliefert, aber bezahlt werden. Das periodische Abgleichen von Bestellungen und Lagerbestand kann dieses Problem beheben. In vielen kleinen Unternehmen ist der Diebstahl von Lagerbeständen ein echtes Problem (insbesondere in kleinen Restaurants). Eine zufällige Teilinventur hilft dabei, den Diebstahl von Mitarbeitern zu erkennen und davon abzuhalten.
  • Kasse: Wenn es sich bei Ihrem Geschäft um ein Bargeldgeschäft handelt, haben Sie andere Probleme. Zum Beispiel hatte eine kleine Kette von Cafés in Seattle finanzielle Probleme. Jeder der Läden war unrentabel, aber jeder schien genug Kundenstrom zu erzeugen, um Geld zu verdienen. Der Besitzer begann regelmäßig in jedem der Cafés zu arbeiten und stellte schnell fest, dass er genug Geld erwirtschaftete, um profitabel zu sein. Das Problem war, dass die Angestellten das Bargeld aus einem Teil des Kaffeeverkaufs steckten. Der Besitzer richtete dann ein duales Kontrollsystem ein, in dem er eine Inventarisierung der Becher durchführte und diese mit dem täglichen Umsatz in Dollar abgeglichen und schnell feststellte, wo die Probleme waren. Die Abstimmung von Bargeld und Inventar ist in vielen Bargeldgeschäften von zentraler Bedeutung.

John C. Shovic ist Partner in Coeur d’Alene, Idaho MiloCreek Consulting.

Jedes kleine Unternehmen ist ein potenzielles Ziel der Unterschlagung. Sie können Opfer dieser Straftat werden, wenn keine internen Kontrollen vorhanden sind, um sicherzustellen, dass alle Gelder verbucht werden. Der Schlüssel zum Stoppen der Unterschlagung ist die Implementierung eines dualen Kontrollsystems für die Buchhaltungsfunktionen.

Ein duales Kontrollsystem erfordert die Genehmigung oder Genehmigung von zwei Personen, um eine Transaktion abzuschließen. So einfach ist das. Eine Person sollte nicht für eine gesamte Finanztransaktion von Anfang bis Ende verantwortlich sein. Viele kleine Unternehmen geraten in die Falle, dass ein Buchhalter alle Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung abwickelt und Schecks schreibt, unterschreibt und aushändigt. Das duale Kontrollsystem gibt den Transaktionen ein zweites Mal Beachtung, wodurch das Risiko einer Unterschlagung erheblich verringert wird.

Um Betrug und Veruntreuung im Unternehmen zu verhindern, ist Sorgfalt des Managers und des Eigentümers erforderlich. Es gibt vier Bereiche, auf die Unternehmer besonders achten sollten:

  • Buchführung / Abgleich: Das erste, was ein Unternehmen braucht, sind gute Finanzbücher. Das Unternehmen muss nachverfolgen, woher das Geld kommt und wohin es geht. Die Bücher müssen aktuell sein, und der Manager muss die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz, die Verbindlichkeiten und die Forderungen monatlich, wenn nicht wöchentlich, einsehen. Es ist äußerst wichtig zu wissen, wo sich jeder Cent und jedes Inventarobjekt in Ihrem Unternehmen befindet. Ihre Bücher müssen mindestens einmal jährlich von einer externen Firma geprüft werden. Ihre Bankkonten müssen monatlich mit den Büchern und mit sich selbst abgeglichen werden, und diese Abgleichung sollte möglichst nicht vom Buchhalter vorgenommen werden. Ihr Buchhalter sollte nach Möglichkeit einen vollen, ununterbrochenen Urlaub von mindestens zwei Wochen in Anspruch nehmen. Dadurch können Transaktionen unter der Kontrolle des Buchhalters in seiner Abwesenheit ordnungsgemäß abgewickelt werden.
  • Prüfen Sie die Unterzeichnung und Auszahlung: Der Buchhalter sollte keine Schecks unterschreiben. Der Geschäftsleiter oder Inhaber sollte jeden Scheck unterschreiben, der aus dem Unternehmen geht. Jeder Check sollte überprüft werden, und wenn Sie nicht wissen, wozu er dient, stellen Sie Fragen. Alle Prüfungen sollten zwei Signaturen erfordern.
  • Inventar: Ein üblicher Weg, Betrug in einem Unternehmen zu begehen, ist die Bestellung von fiktiven Unternehmen für Materialien, die niemals geliefert, aber bezahlt werden. Das periodische Abgleichen von Bestellungen und Lagerbestand kann dieses Problem beheben. In vielen kleinen Unternehmen ist der Diebstahl von Lagerbeständen ein echtes Problem (insbesondere in kleinen Restaurants). Eine zufällige Teilinventur hilft dabei, den Diebstahl von Mitarbeitern zu erkennen und davon abzuhalten.
  • Kasse: Wenn es sich bei Ihrem Geschäft um ein Bargeldgeschäft handelt, haben Sie andere Probleme. Zum Beispiel hatte eine kleine Kette von Cafés in Seattle finanzielle Probleme. Jeder der Läden war unrentabel, aber jeder schien genug Kundenstrom zu erzeugen, um Geld zu verdienen. Der Besitzer begann regelmäßig in jedem der Cafés zu arbeiten und stellte schnell fest, dass er genug Geld erwirtschaftete, um profitabel zu sein. Das Problem war, dass die Angestellten das Bargeld aus einem Teil des Kaffeeverkaufs steckten. Der Besitzer richtete dann ein duales Kontrollsystem ein, in dem er eine Inventarisierung der Becher durchführte und diese mit dem täglichen Umsatz in Dollar abgeglichen und schnell feststellte, wo die Probleme waren. Die Abstimmung von Bargeld und Inventar ist in vielen Bargeldgeschäften von zentraler Bedeutung.

John C. Shovic ist Partner in Coeur d’Alene, Idaho MiloCreek Consulting.


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