Spesenabrechnung leicht gemacht

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Einige leute haben probleme, mit der genauen und rechtzeitigen einreichung ihrer spesenabrechnungen schritt zu halten. Niemand ist schlimmer als ein früherer mitarbeiter von mir, chad. Ich erinnere mich, dass einmal eine gruppe von uns (einschließlich chad), die zur unterstützung einer messe reiste, vom ceo unseres unternehmens aufgefordert wurde, am dienstagabend keine kosten zu erbringen, da ein großes firmenessen und unterhaltungsprogramm geplant waren und wir alle erwartet wurden da zu sein.

Einige Leute haben Probleme, mit der genauen und rechtzeitigen Einreichung ihrer Spesenabrechnungen Schritt zu halten. Niemand ist schlimmer als ein früherer Mitarbeiter von mir, Chad. Ich erinnere mich, dass einmal eine Gruppe von uns (einschließlich Chad), die zur Unterstützung einer Messe reiste, vom CEO unseres Unternehmens aufgefordert wurde, am Dienstagabend KEINE Kosten zu erbringen, da ein großes Firmenessen und Unterhaltungsprogramm geplant waren und wir alle erwartet wurden da zu sein. Nicht Chad… er hat einige seiner alten Freunde zu einem Getränk mitgenommen und ja, er hat versucht, die Kosten zu tragen. Nachdem es abgelehnt wurde (ein relativ kleiner Betrag von etwa 150 USD), faxte er es tatsächlich an unsere Kundenseite, wo seine alten Freunde arbeiteten, und bat sie, die Getränke zu bezahlen! Chad war der festen Überzeugung, dass die Konzerne bodenlose Rohstofflager sind, und er war immer darauf aus, jeden möglichen Nickel für sich zu beanspruchen, als ob es sein "Recht" wäre. Chad würde es zu seinem eigenen Vorteil ausnutzen.

Das Problem bei Menschen wie Chad (abgesehen von der Tatsache, dass Gott sie letztendlich schlagen wird) ist, dass Unternehmen ihre Kostenrichtlinien ständig anpassen, um ihr Verhalten auszugleichen und das, was ihre Steuerberater dann als „Lücken im System“ wahrnehmen Wir nannten sie "Tschad-Politik", und sie störten häufig die "vernünftigen Anomalien", die bei Geschäftsreisen häufig auftreten.

Chad ist jetzt weg (Gott sei Dank) und er hat mir indirekt beigebracht, einige Dinge NICHT zu tun, wenn es um gute Berichterstattung geht. Hier sind einige Tipps, mit denen ich die Dinge regelmäßig, vorhersehbar und zeitgerecht behalte, wenn es darum geht, Ausgaben unterwegs zu verwalten.

Die zehn besten Tipps von Ken für das Spesenabrechnungsmanagement:

  1. Wenn Sie können, lernen Sie die Buchhalter kennen, die Ihre Berichte prüfen und genehmigen. Lernen Sie sie auf einer ziemlich persönlichen Ebene kennen. Stephanie aus unserer Buchhaltung. Das meiste von mir, und sie kennt meine Gewohnheiten usw. und ruft mich selten dazu an, irgendetwas zu klären. Gelegentliche kleine Geschenke aus verschiedenen Reisezielen beeinträchtigen die Beziehung ebenfalls nicht.
  2. Früh in Ihrem Reiseabenteuer sollten Sie sich häufig mit Ihrem Vorgesetzten beraten. Selbst wenn es eine kleine Sache ist, je schneller Ihr Manager ein Gefühl (und eine Genehmigungsbewertung) für Ihre Reisegewohnheiten entwickelt, desto besser sind Sie. Mein Manager weiß zum Beispiel, dass ich immer günstiger esse, wenn ich ein bisschen mehr für ein schöneres Hotel ausgeben kann. Deshalb billigt er immer, was ich buche. Er weiß auch, dass ich, wenn ich an einem Wochenende für einen extra persönlichen Tag an einem Wochenende bleibe, die Ersparnisse des Hotelpreises an das Unternehmen zurückgeben werde, um ein oder zwei Mahlzeiten an einem Samstag zu erhalten. Im Grunde vertraut er mir… aber ich musste mir das Vertrauen verdienen.
  3. Senden Sie Ihre Berichte regelmäßig, vorhersehbar und zeitnah. Für manche Menschen ist dies extrem schwierig, aber es ist so wichtig und lohnt die Anstrengung. Wenn Sie an einem Freitagabend von einer Reise zurückkehren, sollten Ihre Quittungen aus der vergangenen Woche Ihre Kreditkarte am darauf folgenden Dienstag gelöscht haben. Dienstagnacht ist für mich immer "Spesenabrechnung", ausnahmslos. Ich kenne meinen Steuerberater, Manager usw., alle schätzen die Regelmäßigkeit.
  4. Verwenden Sie EINE Kreditkarte für alle Ihre Reisekosten und NUR für die Reisekosten. Ich persönlich verwende eine Northwest Airlines-Visakarte und wenn meine Reisekostenerstattungen eingehen, ist das Guthaben auf dieser Karte gleich Null. Jedes Mal… Wenn das, was ich möchte, nicht kostenpflichtig ist, verwende ich diese Karte nicht. Einfach.
  5. Machen Sie Ihre Berichte nicht "stückweise". Dies war einer von Tschads Lieblingstricks. Bevor alle Chips gezählt wurden, hätte er fünf oder sechs Berichte für eine Reise eingereicht. Häufig tauchen dieselben Mahlzeiten mehrmals auf. Es ist nicht die Aufgabe des Buchhalters, alles durchzugehen und Ihre Mahlzeiten zu verfolgen. Wenn Sie vergessen, eine Ausgabe zu übermitteln, informieren Sie Ihren Vorgesetzten umgehend und senden Sie so schnell wie möglich einen neuen Bericht. Bemühen Sie sich nach besten Kräften, einen Bericht pro Reise einzureichen und alle Ausgaben für diesen Bericht für diese bestimmte Reise aufzubewahren.
  6. Bewahren Sie eine Kopie Ihres Berichts und eine Kopie aller Quittungen auf, die Sie auf der Reise gesammelt oder eingereicht haben, sofern möglich. Wenn ich einen Bericht einreiche, lege ich alle Quittungen und Kopien in einen versiegelten Umschlag und lege ihn für mindestens zwei Geschäftsquartale ab. Wenn ich auditiert werde, habe ich kein Problem, in der Zeit zurück zu gehen, um einen verdächtig aussehenden Parkausweis am Flughafen zu holen.
  7. Wenn Sie einen Bericht erneut einreichen müssen, ändern Sie den Gesamtbetrag nicht anders, als es die Diskrepanz bei der erneuten Übermittlung erfordert. Ich erinnere mich, wie Chad einmal einen Bericht für 2.390 US-Dollar eingereicht hatte. Zwei seiner eingereichten Ausgaben wurden zurückgewiesen, und der neue Bericht, den er vorlegte, bezog sich auf mehr als 2.500 US-Dollar. Wie ist das passiert? Buchhalter sind nicht blöd...
  8. Schwitzen Sie nicht die kleinen Sachen. So wie ich mir das vorstelle, meine Firma füttert mich und bringt mich für eine Woche in ein Hotel. Ich spare viel Geld, wenn Sie das mit dem vergleichen, was ich zu Hause leben und essen würde. Daher macht es mir nichts aus, eigene Limonaden, Tassen Kaffee, Schokoriegel, Mautquittungen usw. aus meiner eigenen Tasche zu kaufen. Der Versuch, für die Kostenabrechnung den Überblick zu behalten, bereitet mir Kopfschmerzen.
  9. Wenn Ihr Unternehmen Einzelbelege für Restaurants verlangt, bitten Sie Ihren Kellner oder Ihre Kellnerin, die Rechnung so aufzuteilen, dass Alkohol oder andere nicht erstattungsfähige Gegenstände auf einem anderen Ticket stehen. Das Hervorheben oder Kreisen verschiedener Elemente auf einem langen Beleg kostet Sie und Ihren Steuerberater nur zusätzliche Zeit und Mühe.
  10. Sanft; Polizei deine Kollegen. Ich sage nicht, dass Sie eine Art Reisemaul werden sollten, sondern machen Sie Ihren Kollegen Vorschläge, die der Gruppe insgesamt helfen. Das Letzte, was jeder von euch braucht, ist mehr "Politik im Tschad!"
EXTRA: Wenn Sie Fragen zu Ken bezüglich Geschäftsreisen, Hotels, Flugzeugen usw. haben, wenden Sie sich bitte an 1-877-49-EXPERT. Ihre Fragen werden aufgezeichnet und Ken wird die besten Fragen beantworten Fragen Sie den Experten Podcast-Show

Einige Leute haben Probleme, mit der genauen und rechtzeitigen Einreichung ihrer Spesenabrechnungen Schritt zu halten. Niemand ist schlimmer als ein ehemaliger Mitarbeiter von mir, Tschad . Ich erinnere mich, dass einmal eine Gruppe von uns (einschließlich Chad), die zur Unterstützung einer Messe reiste, vom CEO unseres Unternehmens aufgefordert wurde, am Dienstagabend KEINE Kosten zu erbringen, da ein großes Firmenessen und Unterhaltungsprogramm geplant waren und wir alle erwartet wurden da zu sein. Nicht Tschad … Er holte einige seiner alten Freunde zum Trinken aus und ja, er versuchte die Kosten zu übermitteln. Nachdem es abgelehnt wurde (ein relativ kleiner Betrag von etwa 150 USD), faxte er es tatsächlich an unsere Kundenseite, wo seine alten Freunde arbeiteten, und bat sie, die Getränke zu bezahlen! Tschad glaubte fest daran, dass die Konzerne bodenlose Rohstofflager seien, und er war stets bestrebt, jedes mögliche Nickel für sich selbst zu beanspruchen, als ob es sein "Recht" wäre. Tschad würde es für seinen eigenen Gewinn ausnutzen.

Das Problem bei Menschen wie Chad (abgesehen von der Tatsache, dass Gott sie letztendlich schlagen wird) ist, dass Unternehmen ihre Kostenrichtlinien ständig anpassen, um ihr Verhalten auszugleichen und das, was ihre Steuerberater dann als „Lücken im System“ wahrnehmen Gruppe haben wir sie genanntTschad und sie störten häufig das, was "vernünftige Anomalien" genannt werden sollte, die bei Geschäftsreisen häufig auftreten.

Tschad (Gott sei Dank) ist jetzt weg, und er hat mir indirekt beigebracht, einige Dinge NICHT zu tun, wenn es um gute Berichterstattung geht. Hier sind einige Tipps, mit denen ich die Dinge regelmäßig, vorhersehbar und zeitgerecht behalte, wenn es darum geht, Ausgaben unterwegs zu verwalten.

Die zehn besten Tipps von Ken für das Spesenabrechnungsmanagement:

  1. Wenn Sie können, lernen Sie die Buchhalter kennen, die Ihre Berichte prüfen und genehmigen. Lernen Sie sie auf einer ziemlich persönlichen Ebene kennen. Stephanie aus unserer Buchhaltung. Das meiste von mir, und sie kennt meine Gewohnheiten usw. und ruft mich selten dazu an, irgendetwas zu klären. Gelegentliche kleine Geschenke aus verschiedenen Reisezielen beeinträchtigen die Beziehung ebenfalls nicht.
  2. Früh in Ihrem Reiseabenteuer sollten Sie sich häufig mit Ihrem Vorgesetzten beraten. Selbst wenn es eine kleine Sache ist, je schneller Ihr Manager ein Gefühl (und eine Genehmigungsbewertung) für Ihre Reisegewohnheiten entwickelt, desto besser sind Sie. Mein Manager weiß zum Beispiel, dass ich immer billiger esse, wenn ich ein bisschen mehr für ein schöneres Hotel ausgeben kann. Deshalb billigt er immer, was ich buche. Er weiß auch, dass ich, wenn ich an einem Wochenende für einen extra persönlichen Tag an einem Wochenende bleibe, die Ersparnisse des Hotelpreises an das Unternehmen zurückgeben werde, um ein oder zwei Mahlzeiten an einem Samstag zu erhalten. Im Grunde vertraut er mir… aber ich musste mir das Vertrauen verdienen.
  3. Senden Sie Ihre Berichte regelmäßig, vorhersehbar und zeitnah. Für manche Menschen ist dies extrem schwierig, aber es ist so wichtig und lohnt die Anstrengung. Wenn Sie an einem Freitagabend von einer Reise zurückkehren, sollten Ihre Quittungen aus der vergangenen Woche Ihre Kreditkarte am darauf folgenden Dienstag gelöscht haben. Dienstagnacht ist für mich immer "Spesenabrechnung", ausnahmslos. Ich kenne meinen Steuerberater, Manager usw., alle schätzen die Regelmäßigkeit.
  4. Verwenden Sie EINE Kreditkarte für alle Ihre Reisekosten und NUR für die Reisekosten. Ich persönlich verwende eine Northwest Airlines-Visakarte und wenn meine Reisekostenerstattungen eingehen, ist das Guthaben auf dieser Karte gleich Null. Jedes Mal… Wenn das, was ich möchte, nicht kostenpflichtig ist, verwende ich diese Karte nicht. Einfach.
  5. Machen Sie Ihre Berichte nicht "stückweise". Dies war einer von Tschad Lieblingstricks. Bevor alle Chips gezählt wurden, hätte er fünf oder sechs Berichte für eine Reise eingereicht. Häufig tauchen dieselben Mahlzeiten mehrmals auf. Es ist nicht die Aufgabe des Buchhalters, alles durchzugehen und Ihre Mahlzeiten zu verfolgen. Wenn Sie vergessen, eine Ausgabe zu übermitteln, informieren Sie Ihren Vorgesetzten umgehend und senden Sie so schnell wie möglich einen neuen Bericht. Bemühen Sie sich nach besten Kräften, einen Bericht pro Reise einzureichen und alle Ausgaben für diesen Bericht für diese bestimmte Reise aufzubewahren.
  6. Bewahren Sie eine Kopie Ihres Berichts und eine Kopie aller Quittungen auf, die Sie auf der Reise gesammelt oder eingereicht haben, sofern möglich. Wenn ich einen Bericht einreiche, lege ich alle Quittungen und Kopien in einen versiegelten Umschlag und lege ihn für mindestens zwei Geschäftsquartale ab. Wenn ich auditiert werde, habe ich kein Problem, in der Zeit zurück zu gehen, um einen verdächtig aussehenden Parkausweis am Flughafen zu holen.
  7. Wenn Sie einen Bericht erneut einreichen müssen, ändern Sie den Gesamtbetrag nicht anders, als es die Diskrepanz bei der erneuten Übermittlung erfordert. Ich erinnere mich an das Zuschauen Tschad Reichen Sie einmal einen Bericht für 2.390 US-Dollar ein. Zwei seiner eingereichten Kosten wurden zurückgewiesen und der neue Bericht, den er vorlegte, belief sich auf über 2.500 US-Dollar. Wie ist das passiert? Buchhalter sind nicht blöd...
  8. Schwitzen Sie nicht die kleinen Sachen. So wie ich mir das vorstelle, meine Firma füttert mich und bringt mich für eine Woche in ein Hotel. Ich spare viel Geld, wenn Sie das mit dem vergleichen, was ich zu Hause leben und essen würde. Daher macht es mir nichts aus, eigene Limonaden, Tassen Kaffee, Schokoriegel, Mautquittungen usw. aus meiner eigenen Tasche zu kaufen. Der Versuch, für die Kostenabrechnung den Überblick zu behalten, bereitet mir Kopfschmerzen.
  9. Wenn Ihr Unternehmen Einzelbelege für Restaurants verlangt, bitten Sie Ihren Kellner oder Ihre Kellnerin, die Rechnung so aufzuteilen, dass Alkohol oder andere nicht erstattungsfähige Gegenstände auf einem anderen Ticket stehen. Das Hervorheben oder Kreisen verschiedener Elemente auf einem langen Beleg kostet Sie und Ihren Steuerberater nur zusätzliche Zeit und Mühe.
  10. Sanft; Polizei deine Kollegen. Ich sage nicht, dass Sie eine Art Reisemaul werden sollten, sondern machen Sie Ihren Kollegen Vorschläge, die der Gruppe insgesamt helfen. Das Letzte, was jeder von euch braucht, ist mehr "Politik im Tschad!"


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