Große Büroassistenten finden und behalten

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Wenn sie wissen, wonach sie suchen und eine solide arbeitsbeziehung aufbauen möchten, ist es wahrscheinlicher, dass ihr guter assistent in der nähe bleibt.

Es ist nicht leicht, einen kompetenten Assistenten zu finden. Es kann eine Herausforderung sein, jemanden auszuwählen, der über die richtigen Fähigkeiten verfügt und einen komfortablen Platz in Ihrem Unternehmen finden kann. Aber es ist nicht unmöglich Zu wissen, was Sie wollen, ist ein erster Schritt.

Große Assistenten zu finden, ist schwer genug. Sie zu halten, kann genauso schwierig sein. Wenn Sie jedoch wissen, wonach Sie suchen, und sich für den Aufbau einer soliden Arbeitsbeziehung einsetzen, ist es wahrscheinlicher, dass Ihr guter Assistent gute Arbeit leistet und rumbleiben.

Von Verwaltungsassistenten wird heute erwartet, dass sie eine Vielzahl von Aktivitäten ausführen und wie Sie täglich mit vielen Verantwortlichkeiten konfrontiert werden. Die Fähigkeit, viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, ist von größter Bedeutung, ebenso wie die Fähigkeit, eine positive Einstellung zu bewahren. Sind das übermenschliche, nicht zu findende Qualitäten? Nicht unbedingt. Hier finden Sie einige nützliche Tipps, um einen Assistenten zu finden und zu behalten, auf den Sie zählen können:

  • Hör auf deinen Bauch. Ein beeindruckender Lebenslauf ist schwer zu widerstehen, aber wenn Sie während des Interviews das Gefühl haben, dass etwas fehlt - etwa ein Gefühl der Verpflichtung -, hören Sie auf Ihre Instinkte. Das bedeutet nicht, dass Sie den Kandidaten ganz aufgeben müssen. Vielleicht kommt er oder sie mit funkelnden Empfehlungen, und Sie würden es hassen, einen Mitarbeiter zu verpassen, der nahezu perfekt sein könnte. Aber Sie müssen den Ursprung Ihrer Bauchgefühle untersuchen und ermitteln.
  • Streben Sie nach Professionalität. Natürlich müssen Sie eine Schulung am Arbeitsplatz durchführen, aber in den meisten Fällen möchten Sie einen Assistenten anheuern, der ein Grundmaß an Professionalität bietet. Zum Beispiel muss die Person, die Sie einstellen, sich angemessen kleiden und sprechen, ein hohes Maß an Integrität zeigen und Ihnen allen Grund geben, ihm oder ihr zu vertrauen, wenn es darum geht, das Büro zu führen. Fragen Sie sich: "Könnte ich diese Person ihr Urteilsvermögen ausüben lassen, wenn ich nicht da bin?"
  • Kenntnis der Computer- und technischen Fähigkeiten jedes Kandidaten. Nur weil ein Kandidat sagt, er oder sie sei eine schnelle Studie, wenn es um Computer und Technologie geht, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass dies völlig richtig ist. In manchen Fällen ist es in Ordnung, sich vor dem technischen Fachwissen einer Person zu verstecken. Wenn Sie die Referenzen überprüfen, stellen Sie sicher, dass Sie einige Fragen zum technischen Scharfsinn haben. Sie müssen sicherstellen, dass die Person, die Sie einstellen, sich in der Tat mit einer Computertastatur, einem Kopier- / Faxgerät, einem Scanner und allen anderen Geräten auskennt, die das Funktionieren Ihres Unternehmens unterstützen. Heutzutage reicht es nicht aus zu wissen, wie man Briefe schreibt und Handys beantwortet. Natürlich können Sie nicht erwarten, dass jeder Kandidat von Anfang an über alle erforderlichen Fähigkeiten verfügt. Lesen Sie Zehn Mitarbeiter-Trainingstipps, um zu erfahren, wie Sie ein effektives Schulungsprogramm für Ihre Mitarbeiter implementieren.
  • Suchen Sie nach einem Experten für Zeitmanagement. Zeitmanagement-Fähigkeiten sind für jeden, der ein Büro leitet, unerlässlich. Das Wissen um den Wert der Zeit und das Bekenntnis zur Organisation sollten für Ihren Büroassistenten wichtige Prioritäten sein. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Suche nach dem perfekten Kandidaten nach diesen kritischen Fähigkeiten und Werten erkundigen. Ein solider Bewerber wird verstehen, dass Zeitmanagement eine zentrale Rolle bei der Verwaltung eines Büros spielt. Wenn jemand diese Fähigkeit minimiert, ist diese Person wahrscheinlich nicht für den Job geeignet.
  • Finde die richtige Passform. Die Einstellung eines Kandidaten mit der richtigen Persönlichkeit - einer, der in Ihr Unternehmen passt - wird Ihnen (und dem Bewerber) das Leben erleichtern. Wenn Sie beispielsweise in einem schnelllebigen Unternehmen arbeiten, möchten Sie die Stelle wahrscheinlich mit einer Person besetzen, die sich in einer sich schnell bewegenden Umgebung wohlfühlt. Bei einem einstündigen Interview erhalten Sie möglicherweise nicht genügend Informationen. Machen Sie sich also nicht Sorgen, ein weiteres Meeting zu vereinbaren, um sicherzustellen, dass die Person tatsächlich die richtige Person für den Job ist. Am Ende kann die zusätzliche Zeit, die Sie für ein zweites Interview aufwenden, die Investition wert sein.
  • Stellen Sie jemanden ein, dem Sie vertrauen können. Dies mag offensichtlich erscheinen, aber Sie werden überrascht sein, wie viele Menschen dieses wichtige Kriterium vernachlässigen. Ihr Assistent muss in der Lage sein, Vertraulichkeit zu demonstrieren und zu wahren. Er oder sie wird an Informationen (z. B. Gehälter, Leistungsüberprüfungen und Budgets) gewöhnt, auf die andere keinen Zugriff haben. Sie müssen sicherstellen, dass er oder sie versteht, dass Vertraulichkeit Teil des Jobs ist, und ein Vertrauensbruch kann zur Kündigung führen.

Lesen Sie unbedingt die Top 10 Fehler bei der Einstellung, um sicherzugehen, dass Sie bei der Prüfung potenzieller Kandidaten keinen Fehler machen.


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