Fünf Gründe, warum ein Sitzungsprotokoll wichtig ist

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Denken sie nicht, dass es wichtig ist, die genauen sitzungsprotokolle des verwaltungsrats einzuhalten oder überhaupt. Überlegen sie, was passieren würde, wenn sie von einer klage betroffen sind.

Es ist wahrscheinlich nicht viel zu sagen, dass das Letzte, was Sie oder Ihre Mitarbeiter bei einem Firmenmeeting tun möchten, das Protokoll ist, aber es ist eine wichtige und oft notwendige Aufgabe.

Es folgen fünf wichtige Gründe, um sicherzustellen, dass jemand bei Ihrem nächsten Meeting klare Protokolle erstellt:

1. Sitzungsprotokolle bieten Rechtsschutz

Protokolle sind wichtige Details, die Sie nicht ignorieren können, wenn Sie Ihr Unternehmen im Einklang mit den staatlichen Gesetzen halten und Ihre Steuererklärungen unterstützen möchten. Das Protokoll stellt die Handlungen des Verwaltungsrats und der Unternehmensleitung dar und wird von Abschlussprüfern, dem IRS und den Gerichten als rechtliche Dokumente betrachtet. Juristische Experten werden behaupten, dass eine Aktion, die nicht im Protokoll verzeichnet ist, nicht stattgefunden hat.

2. Sitzungsprotokolle geben Struktur

Obwohl es kein standardisiertes Format für Sitzungsprotokolle gibt, ist es für den IRS und die Gerichte wichtig, dass Sie sich angemessen bemüht haben, die Fakten der Sitzung zu berichten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Protokollführer ausreichend beschreibt, wie die Vorstandsmitglieder vernünftige Entscheidungen getroffen haben. Der Protokollführer sollte auch den Namen der Organisation, das Datum und die Uhrzeit der Besprechung, den Anrufer und den Teilnehmer angeben. Wenn es ein Quorum gibt, sollten sie auch alle Anträge, Interessenkonflikte, falls sich die Mitglieder bei der Abstimmung enthalten haben, nach Abschluss der Sitzung und wer das Protokoll erstellt hat, zur Kenntnis nehmen. Das Sitzungsprotokoll muss dann bei der nächsten Sitzung vom Führungsteam genehmigt werden.

3. Fahren Sie mit dem Fahrminuten-Meeting

Gute Besprechungsprotokolle helfen Ihnen dabei, einen Aktionsplan für Ihr Führungsteam und Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Sie klären, wie, wann, warum und von wem Entscheidungen getroffen wurden. Sie legen einen Plan für die Aktionselemente fest (was zur Erledigung der Arbeit beiträgt) und liefern später den Teammitgliedern, die nicht an der Besprechung teilnehmen können, wertvolle Informationen.

4. Sitzungsprotokolle fungieren als Messlatte

Protokoll zeichnet Meetingentscheidungen auf, was sie zu einem nützlichen Überprüfungsdokument macht, wenn es Zeit ist, den Fortschritt zu messen. Sie dienen auch als Rechenschaftspflicht, weil sie klar machen, wer die Aufgabe hatte, welche Handlung durchzuführen. Schauen Sie sich das Protokoll der Sitzung des Verwaltungsrats an, um eine Vorlage für das Protokoll einer Verwaltungsratssitzung einer Gesellschaft anzuzeigen.

5. Besprechungsprotokoll besitze den Besitz

Wenn Stimmen aufgezeichnet werden und einzelne Namen neben jeder Stimme aufgeführt werden, erfüllt dies mehrere Zwecke. Erstens sagt es dem Board und dem Führungsteam, wer für was gestimmt hat. Dies gibt dem Board-Mitglied einen möglichen Rechtsschutz, wenn die Mehrheit einer Ausgabe zustimmt und eine Klage eingereicht wird. Zweitens, wenn sich ein bestimmtes Vorstandsmitglied der Entscheidung enthielt oder gegen die Mehrheit stimmte, unterscheidet es sich von der Klage.

Die Sitzungsprotokolle können lang und detailliert sein oder je nach Art der Besprechung kurz und auf den Punkt gebracht werden. In Situationen von kritischer Bedeutung, in denen die Aufzeichnung wichtig ist, müssen Sie möglicherweise detaillierte Minuten einhalten. Ist dies nicht der Fall, können Protokolle einfache Listen von Entscheidungen und Maßnahmen sein, die getroffen werden müssen (mit der verantwortlichen Person). Im Allgemeinen sollten die Minuten so kurz wie möglich sein, solange sie alle wichtigen Informationen hervorheben.


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