GTD-Projekte mit Entourage

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Für nicht-mac-leute ist entourage outlook für den mac. Ich verstehe nicht wirklich, warum microsoft die beiden produkte so unterschiedlich gemacht hat, aber ich bin froh darüber. Entourage eignet sich besser für eine gute gtd-implementierung. Der schlüssel, den ich nach erhalt meines powerbooks seit monaten übersehen habe, ist das "projektcenter". Dieses kleine feature ist ziemlich süß. Es ist keine silberne kugel, aber es tut viel. Ich verstehe, dass davidco einen workflow-prozess für entourage zusammenstellt. Ich habe lange genug gewartet und beschloss, es selbst herauszufinden

Für Nicht-Mac-Leute ist Entourage Outlook für den Mac. Ich verstehe nicht wirklich, warum Microsoft die beiden Produkte so unterschiedlich gemacht hat, aber ich bin froh, dass sie es getan haben. Entourage eignet sich besser für eine gute GTD-Implementierung. Der Schlüssel, den ich nach Erhalt meines Powerbooks seit Monaten übersehen habe, ist das "Projektcenter". Dieses kleine Feature ist ziemlich süß. Es ist keine silberne Kugel, aber es tut viel. Ich verstehe, dass DavidCo einen Workflow-Prozess für Entourage zusammenstellt. Ich habe lange genug gewartet und beschloss, es selbst herauszufinden, so gut ich konnte. Was folgt, ist das, was ich bisher gelernt habe. Eine großartige Informationsquelle war das E-Book „Übernimm die Kontrolle über Neues in Entourage 2004“. Es ist ein Schnäppchen für 5 Dollar (alle ihre Titel sind eigentlich Schnäppchen). Eine weitere großartige Quelle war dieser MacZealots-Artikel (mit Bildern!).

Die Grundlagen

Die linke obere Ecke eines Entourage-Bildschirms enthält sechs Symbole: Mail, Adressbuch, Kalender, Notizen, Aufgaben und Projektcenter. Sie können auf diese zugreifen, indem Sie die Befehlstaste und die Zifferntasten 1-6 gedrückt halten (cmd1 = Mail, cmd2 = Adressbuch, cmd3 = Kalender, cmd4 = Notizen, cmd5 = Aufgaben cmd6 = Project Center).

TIPP: In einem anderen Fenster als dem Projektcenter (Übersicht) können Sie die Befehlstaste und den Buchstaben „N“ drücken, um schnell eine neue E-Mail / Aufgabe / Notiz / was auch immer aufzurufen.

Für unser GTD-Projekt konzentrieren wir uns auf Notizen, Aufgaben und Projektcenter. Die folgenden Angaben gelten für alle Entourage-Daten, einschließlich Kalenderereignissen und E-Mail-Nachrichten. Jede dieser Funktionen weist einige gemeinsame Merkmale auf:

  • Links. Notizen und Aufgaben können mehrere Verknüpfungen zu anderen Informationen in Entourage und anderswo enthalten. Sie können Links zu einzelnen E-Mails, Kontakten, Kontaktgruppen, Kalenderereignissen und anderen Aufgaben und Notizen erstellen. Sie können bei Bedarf auch neue Aufgaben, Notizen usw. erstellen. Darüber hinaus können Sie eine Verknüpfung zu einzelnen Dateien auf Ihrem Computer oder Netzwerk herstellen. Links werden auf allen Bildschirmen durch ein graues Link-Symbol links neben der Notiz / Aufgabe / E-Mail / was auch immer angezeigt. Wenn Sie einmal auf das Verknüpfungssymbol klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie aktuelle Verknüpfungen anzeigen, bearbeiten oder neue Verknüpfungen erstellen können. Wenn Sie in die Link-Spalte neben einem Element klicken, das keinen Link enthält, wird auch das Dialogfeld für dieses Element angezeigt, in dem Sie neue Links erstellen können. Links sind cool, können aber schnell unübersichtlich werden.
  • Projektvereinigung Sie können Notizen und Aufgaben (und so ziemlich alles andere in Entourage) eins zu eins mit bestimmten Projekten verknüpfen. Das heißt, jede Aufgabe oder Notiz kann nur zu einem einzelnen Projekt gehören. Wenn Sie ein Element mit einem Projekt verknüpfen, wird dieses Element sofort über das Projektcenter verfügbar. Abhängig von der Art des Elements wird es entweder auf dem Übersichtsbildschirm oder auf einem der anderen Bildschirme im Projektcenter angezeigt.
  • Kategorien. Entourage hat "Kategorien", die in GTD-Sprache "Kontexte" wären. Jeder Notiz oder Aufgabe (oder E-Mail, Kalenderereignis usw.) kann eine oder mehrere Kategorien zugewiesen werden. Kategorien können auf nahezu jedem Bildschirm in Entourage verwaltet werden. Wie jeder engagierte GTD’er Ihnen sagen wird, werden neben der wöchentlichen Überprüfung Kategorien / Kontexte angezeigt (Merlin hat hier ein paar gute Ideen) sind wahrscheinlich der wichtigste Aspekt der Philosophie.

Anmerkungen
Notizen sind genau das. Einfache Notizen mit Rich-Text-Formatierung, die zu jedem Projekt hinzugefügt werden können. Vom Standpunkt der GTD aus sind Notes als Referenzinformationen nützlich. Wenn Sie Links oder Informationsschnipsel haben, die einem Projekt zugeordnet werden sollten, bewahren Sie sie in einer Notiz auf. Wie bereits erwähnt, kann Notes im gesamten System mehrere Verknüpfungen sowie mehrere Kategorien aufweisen und auch einem einzelnen Projekt zugeordnet werden.

Beispiel
Für den Fall, dass Sie dieses Blattering nicht zu einem besseren Verständnis der Nützlichkeit des Projektcenters in einer GTD-Implementierung inspiriert hat, finden Sie hier ein kurzes Beispiel zum Nachdenken. Angenommen, Sie haben Project XYZ gerade per E-Mail erhalten. Als Erstes erstellen Sie ein neues Projekt und stellen sicher, dass auf Ihrem Desktop ein Alias ​​für den Überwachungsordner erstellt wird. Als Nächstes verknüpfen Sie diese erste E-Mail mit dem Projekt, indem Sie sie öffnen und im Dropdown-Menü Projekt oben rechts in der E-Mail-Nachricht das neue Projekt auswählen. Wenn Ihre Organisation so ist, dass alle Nachrichten, die sich auf das Projekt beziehen, mit einer bestimmten Betreffzeile eingehen, fügen Sie dies den Projektoptionen hinzu. Wenn Sie einen speziellen Listenserver für das Projekt haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese E-Mail-Adresse mit dem Projekt verknüpfen.

Wenn Sie bestimmte Aufgaben kennen, die mit dem Projekt verknüpft werden müssen, bauen Sie sie ein und verknüpfen Sie sie mit Kategorien / Kontexten (@phone, @ internet,.Tom usw.). Gleiches gilt für Termine. Wenn Sie über bestimmte Hardcopy-Dateien verfügen, die zum Projekt gehören, machen Sie eine Notiz über den Namen des Ordners und den Speicherort des Ordners, und ordnen Sie diese dem Projekt zu. Wenn E-Mails in Bezug auf das Projekt eingehen, verknüpfen Sie sie bei Bedarf mit dem oberen rechten Pulldown-Menü für jede E-Mail oder mithilfe der Spalte Projekte in der E-Mail-Ansicht in Entourage. Wenn Sie Tabellenkalkulationen oder andere mit dem Projekt verknüpfte Dokumente erstellen, legen Sie sie in dem Alias ​​"Überwachungsordner" ab, den Sie auf Ihrem Desktop erstellt haben. Sie sind sofort über das Projektcenter verfügbar.

Während Sie es verwenden, wird das Project Center zu Ihrem gesamten Command Center für alle Ihre Projekte. Die langjährige Frage in GTD-Kreisen, wie Sie Ihre Aufgaben mit Ihren Projekten verknüpfen, ist gelöst. Alles ist (oder kann) innerhalb des Projektzentrums verflochten sein, und die sieben Ansichten bieten Ihnen sofortigen Zugriff auf alle Informationen, die sich in Ihren verschiedenen digitalen Arbeitsbereichen befinden. Schön, oder?

Wunschzettel

  • Das ist wirklich großartig und ich bin froh, dass ich es herausgefunden habe. Aber Mann, ich wünschte, ich könnte all das auf meinem BlackBerry haben. Nicht so sehr zum Bearbeiten / Hinzufügen von Dingen als zur einfachen Referenz. Ich lebe auf meinem Powerbook im Büro und zu Hause, aber mein BB ist überall bei mir. Sicher, es ist leicht genug, das Powerbook herauszuziehen (LIEBE den Schlafmodus!), Aber das BB ist einfach einfacher und ich bin ein fauler Trottel.
  • Einer meiner größten Wünsche ist die Fähigkeit, Projekte kategorisieren zu können. Da Projekte automatisch nach Alpha sortiert werden, können Sie Ihre eigenen Kategorien hacken, indem Sie Projekten ein bestimmtes Präfix wie "@" oder "." Geben, aber es wäre schön, wenn Sie die richtige Kategorie unterstützen. Ich sage das so, weil Sie, wenn Sie einige Dutzend Projekte haben, für verschiedene Kontexte schnell wünschen, dass Sie Ihre Ansichten besser steuern könnten. Um fair zu sein, bietet Entourage die Option "Benutzerdefinierte Ansichten" an, mit der Sie Ihre eigenen Kriterien zum Anzeigen von Nachrichten, Kontakten, Kalenderereignissen, Aufgaben und Notizen in einer langen Liste festlegen können. Das ist in Ordnung, aber ich bevorzuge den Bildschirm "Übersicht" des Projektcenters. Persönliche Vorliebe. Andere werden sich wahrscheinlich nicht stören.
  • Ich wünschte, dass die Ausschnitte nicht so kompliziert waren. Ich würde es wahrscheinlich verwenden, wenn nicht ständig ein weiteres Fenster in Entourage geöffnet (oder verschoben werden muss). Zumindest wäre die Möglichkeit, Sachen zum Scrapbook hinzuzufügen, ohne das Scrapbook tatsächlich zu öffnen, ziemlich nützlich.
  • Ich wünschte, dass verknüpfte Dateien auf dem Bildschirm Dateien angezeigt würden. Möglicherweise ein geteilter Bildschirm, um verknüpfte Dateien von verknüpften Dateien zu unterscheiden. Das wäre echt nett.
  • Es wäre auch schön, Quicksilver zu verwenden, um neue Notizen oder Aufgaben zu erstellen. Ich wette, das ist schon möglich, aber ich bin zu verrückt, um es herauszufinden. Vielleicht hilft uns ein freundlicher Leser.

Einpacken
Ich bin total begeistert davon, Entourage als meine GTD-Befehlszentrale zu verwenden. Das Projekt-Setup ist ein Kinderspiel und kann im Nachhinein leicht geändert werden. Ich finde es toll, dass alle meine Daten über eine einzige Schnittstelle zugänglich sind. Ich werde weiter an der Integration von Quicksilver usw. arbeiten, aber die Dinge sind gut, wenn sie stehen. Sie lieben GTD, sind aber trotzdem mit Outlook festgefahren? Es gibt viele Quellen, die Sie bei Ihrem Workflow unterstützen, insbesondere das GTD-Add-In für Outlook von DavidCo. Die bessere Wette ist jedoch, den Wechsel einfach zu machen. ?


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