Hilfreiche Tipps für schmerzlose Office Moves

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Beim umzug ihres büros sind vorausplanung, klare kommunikation und die bereitschaft, mit einem kleinen chaos zu leben, ein großer weg.

Wenn Sie Ihr Büro ohne Checkliste verschieben, müssen Sie Probleme bekommen. Anstatt wie geplant zu planen, was eigentlich gar nicht geplant ist, erstellen Sie eine Checkliste, die Ihnen hilft, das Budget und die Fristen einzuhalten.

Der beste Weg, um bewegte Fallstricke zu vermeiden, ist vorbereitet zu sein. Die Liste wird sich wahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern, und das ist in Ordnung. Ziel ist es, einen Plan vor sich zu haben, auf den Sie immer wieder verweisen können. Hier ist ein Modell zum Arbeiten. Je nach Größe und Art des Büros, das Sie umziehen, kann die Checkliste etwas anders aussehen:

  • Erstellen Sie eine sich bewegende Task Force. Sie müssen nicht die gesamte Last einer Bewegung tragen. In der Tat könnte dies eine unmögliche Aufgabe und somit ein garantierter Fehlschlag sein. Richten Sie eine Task Force ein, die aus Schlüsselmitarbeitern besteht, die während des gesamten Umzugsprozesses Hilfestellung und Anleitung bieten können.
  • Treffen Sie sich mit einem Raumplaner und / oder Innenarchitekten. Wenn man versucht, alles mit wenig oder keinem Fachwissen in einen neuen Raum zu integrieren, ist dies ein Problem. Stellen Sie sicher, dass Sie die Hilfe von Fachleuten in Anspruch nehmen.
  • Machen Sie Inventar und werfen Sie was Sie nicht brauchen. Umzug kann eine ausgezeichnete Zeit sein, um das Haus zu reinigen. Wenn Sie ein Inventar erstellen (um sicherzustellen, dass nach dem Umzug alles sicher angekommen ist), ziehen Sie in Betracht, überflüssige Geräte, Papiere und andere Gegenstände aus dem Büro zu entfernen.
  • Interview mit Umzugsunternehmen. Es ist nie zu früh, um Informationen über sich bewegende Unternehmen zu sammeln und anschließend Interviews zu führen. Vergewissern Sie sich auch, die Referenzen gründlich zu überprüfen.
  • Treffen Sie sich mit Mitarbeitern der Kommunikation. Zu wissen, wie das Telefonsystem und die Computereinrichtungen am neuen Standort funktionieren, ist ein Muss. Es ist Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass der Dienst nicht unterbrochen wird. Um Störungen möglichst gering zu halten, sollten Sie sich regelmäßig mit den Kommunikationsmitarbeitern treffen.
  • Wenden Sie sich an die entsprechenden Dienstprogramme. Sie müssen sich an Ihre örtlichen Versorgungsunternehmen wenden, um verschiedene Dienste wie Telefon, Strom und Wasser zu erhalten. Geben Sie ihnen Start- und Endtermine an und legen Sie alle erforderlichen Termine fest, die Ihre Anwesenheit erfordern.
  • Achten Sie auf die Details. Denken Sie daran, Änderungen am Büromaterial vorzunehmen und Ihre Kunden mit Adresskarten darüber zu informieren, dass das Unternehmen umzieht. Dies ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, um Ihre Kunden daran zu erinnern, dass das Unternehmen ständig nach Verbesserungsmöglichkeiten sucht. Dieser Schritt ist nur ein Beispiel für das Bekenntnis des Unternehmens zu Spitzenleistungen. Informieren Sie auch Ihre Verkäufer über den Umzug.
  • Geben Sie Ihren Mitarbeitern Orientierung. Treffen Sie sich vor, während und nach dem Umzug mit Mitarbeitern, um zu erklären, wie neue Funktionen wie die Sicherheits- und Telefonsysteme funktionieren. Bieten Sie auch Richtlinien für alle neuen Verfahren an, die infolge des Umzugs eingeführt werden.
  • Vereinbaren Sie neue Dienstleistungen. Sie möchten, dass der Übergang so reibungslos wie möglich verläuft. Versuchen Sie also, den Einzugstag einfach und stressfrei zu gestalten. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass den Mitarbeitern Ihres Unternehmens ausreichend Parkplätze zur Verfügung stehen. Bestellen Sie auch neue Schlüssel, damit die Leute tatsächlich hineingehen können!
  • Treffen Sie sich mit Machern, um die Pläne zu überprüfen. Bleiben Sie in engem Kontakt mit Ihren Movers, wenn sich der Einzugstag nähert. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit einplanen, um Möbel und Grundrisse zu überprüfen und zu bestätigen. Wenn Sie bis zum Einzugstag warten, werden die Umzugsunternehmen, Ihre Kollegen und Sie frustriert.
  • Führen Sie einen Rundgang durch. Gehen Sie am Einzugstag (oder davor) mit neuen Mitarbeitern durch den neuen Bereich, um neue Arbeitsbereiche anzuzeigen. Lassen Sie sie sich willkommen fühlen und beantworten Sie alle Fragen, die sie haben.
  • Planen Sie eine Party und feiern Sie. Vergessen Sie nicht, sich und andere Mitarbeiter mit einer Einzugsgesellschaft zu belohnen. Feiern Sie den Erfolg des Umzugs und gratulieren Sie allen zu seinem Beitrag.

Beim Umzug Ihres Büros sind Vorausplanung, klare Kommunikation und die Bereitschaft, mit einem kleinen Chaos zu leben, ein großer Weg. Beachten Sie auch die Tipps zum Erweitern oder Verschieben von Büroflächen.


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