Wie lange sollten Sie Finanzberichte aufbewahren?

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Bewahren sie die meisten finanzunterlagen mindestens vier jahre nach ihrem datum auf, einige für sieben und einige für immer.

Platz für Papieraufzeichnungen ist teuer, ebenso wie die Kosten für die Wartung der Ausrüstung zum Abrufen von Informationen aus alten elektronischen Aufzeichnungen. Wenn Sie alle Abschlüsse und sonstigen Unterlagen berücksichtigen, die Sie mindestens für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Kapitalflussrechnungen und Steuererklärungen sowie ausführliche Dokumente, die dies unterstützen), kann dies überwältigend sein. Wie lange müssen Sie diese Last wirklich tragen?

Fertig machen

Richten Sie so früh wie möglich eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen mit Hilfe Ihres Anwalts und Steuerberaters ein. Sie können die grundlegenden Prinzipien an Ihre Situation anpassen. Viele Aufbewahrungsfristen für Aufzeichnungen sind an Steuererklärungen gebunden, Sie benötigen jedoch auch andere Aufzeichnungen für Versicherungsansprüche, Leistungen an Arbeitnehmer und Rechtsstreitigkeiten. Wenn Sie keine erforderlichen Datensätze haben, kann dies kostspielig sein. Es lohnt sich also, es zu wissen, bevor Sie werfen.

Die erste Regel der Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist einfach: Bewahren Sie alle Finanzaufzeichnungen mindestens vier Jahre nach ihrem Datum auf. Der Internal Revenue Service kann eine Rückerstattung bis zu drei Jahre nach Einreichung der ursprünglichen Rückerstattung oder etwaiger späterer Änderungen prüfen. Viele Unternehmer verwenden die Regel der Sieben, um diese Aufzeichnungen sieben Jahre lang aufzubewahren. Wenn Sie länger an Ihren Abschlüssen festhalten, können Sie beruhigt sein. Die Siebenregel ist eine gute Option für Sie.

Einige Dinge sind für immer

Sie sollten einige wichtige Berichte, Aussagen und andere Dokumente auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Dazu gehören folgende:

  • Berichte des Abschlussprüfers
  • Nachweis der Kapitaleinlagen einschließlich Bareinlagen; Transfers von Ausrüstungen; Darlehen; und ausgegebene und zurückgenommene Anteile
  • Akteneintritts- und Gewinnbeteiligungspläne, einschließlich Audits, versicherungsmathematische Berichte, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge, Investitionstätigkeit, IRS-Entscheidungen und so weiter
  • Dokumente und Kostennachweise für die Erstellung immaterieller Güter wie Urheberrechte, Patente und Marken

Andere Arten von Finanzunterlagen, die Sie aufbewahren müssen, umfassen Folgendes:

  • Investitionen: Halten Sie Aufzeichnungen über den Kauf von Wertpapieren für vier Jahre nach dem endgültigen Verkauf aller Aktien oder Anteile. Wenn Sie eine Investition als wertlos abschreiben, verlangt der IRS, dass Sie die Aufzeichnungen sieben Jahre lang aufbewahren müssen, nachdem Sie den Schaden geltend gemacht haben.
  • Immobilien und Ausstattung: Trennen Sie Datensätze mit langlebigen Vermögenswerten von anderen Steuerdatensätzen, da Sie sie so lange brauchen, wie Sie diese Eigenschaft besitzen und verwenden. Diese Aufzeichnungen helfen Ihnen beim Umgang mit Versicherungen nach einer Katastrophe oder dem Nachweis eines Verlusts oder Gewinns nach einem Verkauf oder einer sonstigen Verfügung, wie beispielsweise Spenden für wohltätige Zwecke.
  • Humanressourcen: Die Personalakte unterliegt einer Vielzahl von Gesetzen, wobei die Aufbewahrungspflichten zwischen einem und sechs Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses liegen. Als Faustregel gilt, alle diese Aufzeichnungen sechs Jahre nach der Kündigung aufzubewahren, um sicherzustellen, dass nichts versehentlich zu früh zerstört wird. Darüber hinaus müssen die Ergebnisse von medizinischen Untersuchungen mit toxischen Substanzen oder Biopathogenen 30 Jahre lang aufrechterhalten werden. Bürgerrechtsgesetze erfordern die Aufbewahrung von Bewerberinnen und Bewerbern für zwei Jahre.

Lagern und zerstören

Sichere Speicherung vor Ort oder außerhalb des Unternehmens ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie für Daten. Der Schutz vor Feuer und anderen Katastrophen ist nur eine Überlegung. Übertragen Sie beim Aktualisieren von Technologien Ihre elektronischen Aufzeichnungen auf neuere Speichermedien, um Zeit, Kosten und Unsicherheit bei der Aufbewahrung kritischer Aufzeichnungen über veraltete Technologien zu sparen.

Wenn Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie einhalten, wird die Menge des eingelagerten Materials kontrolliert und Probleme bei Rechtsstreitigkeiten vermieden. Wenn es Zeit ist, Datensätze zu vernichten, schützen Sie Ihre Interessen durch eine sichere Form der Vernichtung, die Dokumente vernichtet oder verbrennt und elektronische Medien dauerhaft löscht. Wenn Sie einen Dritten für Zerstörungsdienste einsetzen, prüfen Sie, ob er gebunden ist und eidesstattliche Erklärungen über die Zerstörung liefert.

Maria Markham Thompson ist Wirtschaftsprüfer mit 25 Jahren Erfahrung in der Finanzdienstleistungsbranche.


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