Wie privat ist Ihre E-Mail?

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E-mails sind niemals so vertraulich wie sie denken, handeln sie also entsprechend.

E-Mail ist heute in Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wie gut Sie Geschäfte tätigen können, hängt oft davon ab, wie schnell und einfach die Kommunikation mit Kunden und Interessenten ist. Leider ist es so einfach, eine E-Mail zu erstellen, dass Sie möglicherweise nicht über die Folgen des Versendens nachdenken. Wenn Sie nicht genug nachdenken, bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken, kann dies zu Haftung, Verlust von Kunden und / oder Reputation führen.

Um die möglichen E-Mail-Verpflichtungen zu verstehen, müssen Sie die sozialen Schwächen der sogenannten "drei Sünden" von E-Mail erkennen: beiläufig, offen und unvorsichtig. Die Leute werden Dinge per E-Mail versenden, die sie niemals schriftlich festhalten würden. E-Mails (sowie Tweets, Blogs und Facebook-Seiten) wirken wie ein zwangloseres Medium als ein schriftliches Memo. Menschen neigen dazu, in einer E-Mail offener zu sein, als sie dies persönlich oder schriftlich tun würden. Wir haben alle Artikel gesehen, in denen es darum ging, eine falsche Textnachricht oder E-Mail an Ihren Chef zu senden, oder die Carbon Copy-Liste nicht zu beachten, wenn Sie auf "Alle antworten" klicken.

Wisse auch, dass E-Mails nicht privat sind. Da es mit so wenig Aufwand geschrieben und gesendet werden kann, halten es viele Leute für vorübergehend. Diese E-Mail, die Sie letzte Woche gesendet haben, wurde an ungefähr fünf verschiedenen Stellen gespeichert und könnte tatsächlich als Beweismittel vor Gericht enden. Denken Sie auch daran, dass der Arbeitgeber in den meisten Unternehmen das Recht hat, E-Mails, die von einem Mitarbeiter gesendet oder empfangen werden, zu lesen und zu speichern. Ein Mitarbeiter hat kein absolutes "Recht auf Privatsphäre", wenn er Unternehmensressourcen zum Lesen oder Senden einer E-Mail verwendet.

Wie sieht es mit der Vertraulichkeit der E-Mail-Kommunikation aus? Ein Pundit hat gesagt: „E-Mails sind im Weißen Haus ungefähr so ​​vertraulich wie Flüstern.“ Das Gefühl der Privatsphäre beruht auf der falschen Vorstellung, dass die Lebensdauer einer E-Mail kurz ist, aber E-Mail verschwindet nie wirklich. Es ist auf Ihrem Computer gespeichert. Sie werden auf dem E-Mail-Server Ihres Unternehmens, auf dem Computer des Empfängers und manchmal auch auf Computern gespeichert. Ihre E-Mail wird auch an mehreren Stellen auf Sicherungsbändern gespeichert. Selbst wenn sowohl der Verfasser als auch der Empfänger eine E-Mail löschen, kann sie noch jahrelang an anderen Orten gespeichert werden und von den Desktop-Computern, auf denen sie gelöscht wurde, wiederhergestellt werden.

Ein anderes Missverständnis über E-Mail ist, dass es verschlüsselt ist, wenn es Ihr Büro verlässt. Es stellt sich heraus, dass praktisch alle E-Mails in Klartext über das Internet gesendet werden. Es ist wie das Versenden einer Postkarte, nicht eines versiegelten Briefes.

Was ist mit Tweets, Blogging und Websites für Unternehmen / soziale Netzwerke wie Facebook, MySpace oder LinkedIn? Es gelten die gleichen Regeln. Seien Sie nicht lässig, aufrichtig und nachlässig auf diesen Seiten. Es ist egal, ob Sie die Informationen von Ihrer Seite löschen. Es ist irgendwo gespeichert. Wenn Sie mir nicht glauben, schauen Sie sich The Wayback Machine an. Tweets, Facebook-Postings und Blogger-Blogs landen irgendwo in einem Archiv auf einem Computer. Ihre zukünftigen Arbeitgeber werden möglicherweise in der Lage sein zu sehen, was Sie auf Ihrer Website gepostet haben, als Sie 16 Jahre alt waren und in einem Anfall von Teenagerangst.


John C. Shovic ist Partner bei MiloCreek Consulting in Coeur d’Alene, Idaho.


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