Mit der heutigen Buchhaltungssoftware mehr erreichen

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Ihre Buchhaltungssoftware dient heute weit mehr als nur der Bereitstellung finanzieller Informationen als Produktivitätswerkzeug, mit dem Sie mit weniger Personal mehr erreichen können. Dies kann die operative Seite Ihres Unternehmens effizienter machen und den Verkauf und die Unterstützung von Kunden erleichtern.

Wachstum ist eine dieser „guten Nachrichten“. Die gute Nachricht ist, dass Sie mehr Geld verdienen. Die schlechte Nachricht ist, dass Ihre Organisation wachsen oder effizienter werden muss, um die zusätzliche Arbeitslast zu bewältigen. Schauen wir uns einige Beispiele an, wie Kleinunternehmer Buchhaltungssoftware verwenden können, um effizienter zu werden:

Elektronischer Datenaustausch

Das Problem: Ich habe kürzlich mit einem Kunden im Bürobedarfsgeschäft gearbeitet. Sie waren sehr erfolgreich mit Großkunden, die online oder telefonisch bestellt hatten. Sie hatten durchschnittlich mehr als 19.000 Artikelbestellungen pro Monat und kauften jeden Monat Tausende von Artikeln von einem ihrer Lieferanten. Der Besitzer vertraute mir an, dass er zwei oder drei weitere Buchhalter einstellen müsste, um die Rechnungen anhand ihrer Bestellungen zu validieren. Sie hatten die Wahl, den Rechnungen des Verkäufers zu vertrauen, anstatt mehr Personal einzustellen.

Die Lösung: Die bessere Lösung bestand darin, ein Add-On zu ihrer Buchhaltungsanwendung zu kaufen, das automatisch eine elektronische Lieferantenrechnung den Bestellungen im Buchhaltungssystem anpasst. Dieser Prozess verwendet den elektronischen Datenaustausch. EDI gibt es schon seit Jahren, war aber so teuer, dass nur große Organisationen es sich leisten konnten. Jetzt ist es für kleine Unternehmen zu Preisen verfügbar, die ihren Budgets entsprechen.

Mit EDI werden Informationen elektronisch in einem strukturierten Format übertragen, das auf der Verwendung von Nachrichtenstandards basiert. So wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer eine gemeinsame Sprache verwenden. Wenn Sie beispielsweise eine Lieferantenrechnung über EDI erhalten, würde die EDI-Software die Daten übernehmen, sie in ein "lesbares Format" bringen und sie dann in Ihre vorhandene Buchhaltungssoftware importieren. Ihre Buchhaltungssoftware verfügt jetzt sowohl über die Kreditorenrechnungsdaten als auch über die Einkaufsautorisierungsdaten, um einen automatisierten Abgleichprozess durchzuführen. Der Computer teilt Ihnen mit, welche Rechnungen korrekt sind und zur Bezahlung bereit sind, und gibt Ihnen die Werkzeuge, um Rechnungen zu verwalten, die korrigiert oder angepasst werden müssen.

Zeitmessung im Internet

Zeitmessung ist nicht mehr nur für die Abrechnung. Moderne Buchhaltungssysteme nutzen die Zeitmessung, um Angestellte und Subunternehmer zu bezahlen, Kunden abzurechnen und die Arbeitskosten für Arbeitsplätze zu berechnen. Die Zeitmessung ist das Frontend; Der Rest ist automatisiert.

Das Problem: Schauen wir uns an, wie das für einen Auftragnehmer funktioniert. Der Auftragnehmer hat mehrere Aufträge inne und muss seine Mitarbeiter jeden Tag zwischen einem oder mehreren Aufgaben bewegen. Wenn ihre Mitarbeiter am Ende jeder Woche Arbeitszeitnachweise abgeben, sitzen sie möglicherweise freitags auf der Ladefläche und versuchen, sich genau zu erinnern, wo sie sich gerade befunden haben und was sie am Dienstag getan haben. Sicher ist nur, dass sie mindestens acht Stunden gearbeitet haben.

Darüber hinaus verfügt der Auftragnehmer nicht über die neuesten Informationen, die es ihm ermöglichen, die Mitarbeiter auf die am besten geeigneten Standorte und Funktionen einzustufen. Sie können Überstundenvergütungen oft nicht vorhersehen und vermeiden, wodurch ein profitabler Job schnell zu einem Geldverlierer wird.

Die Lösung: Ich sah eine Demonstration eines Buchhaltungs-Add-Ons, mit dem Vor-Ort-Aufsichtsbehörden und sogar einzelne Mitarbeiter ihre internetfähigen Mobiltelefone verwenden können, um sich bei einer Baustelle anzumelden und ihre zugewiesene Aufgabe aufzuzeichnen. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, meldet sich der Mitarbeiter von dieser Aufgabe ab und leitet sie zu einer anderen Aufgabe oder Baustelle weiter.

Das Zeitprotokoll wird automatisch in der Buchhaltung erfasst, so dass Manager zeitnahe Informationen zu den Auftragskosten erhalten können und die Buchhaltung mit wenig oder keinem zusätzlichen Aufwand für die Personalabrechnung bereit ist. Wenn eine bestimmte Aufgabe stundenweise an einen Kunden abgerechnet werden soll, ist die für das Projekt oder die Aufgabe protokollierte Zeit auf Knopfdruck zur Abrechnung bereit.

Sie können fragen, ob ein Mitarbeiter sich nicht bei einer Baustelle oder Aufgabe angemeldet hat. Die Software benachrichtigt die Manager, wenn ein Mitarbeiter eine Baustelle verlassen hat, ohne sich abzumelden, damit der Fehler an diesem Tag behoben werden kann. Denken Sie auch daran, dass ein Vorgesetzter, wenn sich ein Vorgesetzter vor Ort befindet, Mitarbeiter an Jobs oder Aufgaben an- und abmelden kann.

Aber warte... es gibt noch mehr! (Ich liebe diesen Satz.)

Die Anwendung verwendet die GPS-Funktionen in vielen neuen Mobiltelefonen, um die Standorte der Mitarbeiter zu verfolgen. Der Inhaber oder ein Manager kann sich zu jeder Zeit bei einer webbasierten Site anmelden, um eine Karte anzuzeigen, die den Standort der einzelnen Mitarbeiter angibt. Wenn ein bestimmter Service an einem anderen Standort erforderlich ist, kann der Vorgesetzte den nächstgelegenen Mitarbeiter mit diesem Fachwissen schnell finden und ihn dem anderen Standort zuordnen.

Sie können sogar einen Umkreisabstand von einer Baustelle festlegen, sodass ein Manager eine Nachricht erhält, wenn ein Mitarbeiter eine Baustelle verlässt. Dies mag ein wenig zu sehr wie ein großer Bruder erscheinen, aber denken Sie daran, wie Sie eine einfache Lösung finden können, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich an einem Job an- oder abzumelden. Da Sie wissen, wo sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt befunden haben, können Sie deren Zeit rekonstruieren und korrekt aufzeichnen.

Die Kosten für diesen Service, der mit der Buchhaltungssoftware verbunden ist, betragen 20 US-Dollar pro Monat für einen Job-Supervisor und 8 US-Dollar pro Monat für einen Mitarbeiter sowie die Kosten eines kompatiblen Mobiltelefons, falls erforderlich. Der monatliche Service passt sich an die Anzahl der Mitarbeiter an, die diesen Monat arbeiten.


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