Umgang mit Kunden mit schlechter Gutschrift

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Kunden mit schlechter gutschrift können ihrem unternehmen schaden zufügen, indem sie die rechnungen verspätet oder gar nicht bezahlen. So minimieren sie ihr risiko.

Das Kreditrisiko ist für die meisten Unternehmen ein Teil der Geschäftstätigkeit. Denn in vielen Branchen erwarten Kunden Zahlungsbedingungen. Oder mit anderen Worten, der Spielraum, Waren und Dienstleistungen nach der Lieferung zu bezahlen (in der Regel 15, 30 oder 60 Tage später).

Es ist zwar zu erwarten, aber die Gewährung solcher Bedingungen setzt Ihr Unternehmen dem Risiko aus, dass Sie überhaupt nicht bezahlt werden. Die meisten Unternehmen müssen einfach mit diesem Risiko leben, und wenn sie steif werden, sollten Sie es als Geschäftskosten abschreiben. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, um Ihr Risiko bei Kunden mit hohem Risiko und schlechter Bonität zu reduzieren und Forderungsausfälle zu minimieren.

Im ersten Schritt müssen Sie eine formale Kreditrichtlinie festlegen, in der die spezifischen Bedingungen aufgeführt sind, unter denen Sie den Kunden Zahlungsbedingungen gewähren. In Ihrer Richtlinie sollten Ihre Kreditbewertungskriterien, die Höhe der Gutschrift, Ihre Zahlungsbedingungen (z. B. netto 30 Tage) sowie Strafen oder Zinsen für verspätete Zahlungen angegeben werden.

Erstellen Sie einen Kreditantrag, den Kunden ausfüllen müssen, bevor Sie ihnen einen Kredit gewähren. Sie sollte unter anderem um Referenzen von anderen Gläubigern bitten. Wenden Sie sich an diese Referenzen und fragen Sie ausführlich nach dem Zahlungsverlauf des Kunden. Wenn die Zahlungen zum Beispiel verspätet waren, wie spät waren sie? Und hat der Kunde offen kommuniziert und versucht, einen Zahlungsplan zu erstellen?

Fordern Sie die Bankkontodaten des Kunden an, und überprüfen Sie diese beim Finanzinstitut. Erkundigen Sie sich nach etwaigen Kreditvereinbarungen, die der Kunde möglicherweise mit anderen Lieferanten getroffen hat, da diese die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden beeinträchtigen können. Gegen eine geringe Gebühr können Sie auch eine Dun & Bradstreet-Kreditprüfung beim Kunden durchführen. Dies kann sinnvoll eingesetzt werden, wenn ein schlechtes Kreditrisiko aufgedeckt wird.

Diese Schritte helfen Ihnen zu vermeiden, Krediten mit hohem Risiko von vornherein zu gewähren. Aber was können Sie gegen spät zahlende Kunden tun, denen Sie bereits Kredit gewährt haben?

Experten sagen, der wichtigste Schritt sei, schnell zu handeln. Die Wahrscheinlichkeit, eine Rechnung abzuholen, sinkt nach 30 Tagen von über 90 Prozent auf 74 Prozent nach 90 Tagen. Wenn die Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig war und Sie sie am 31. Tag noch nicht erhalten haben, rufen Sie den Kunden umgehend an, um die Zahlung zu erfragen.

Abhängig von der Antwort des Kunden können Sie einen Zahlungsplan aushandeln. Es sollte festgelegt werden, dass fortlaufende Zahlungen eines bestimmten Betrags über eine bestimmte Anzahl von Monaten geleistet werden, wobei die Rechnung innerhalb von sechs Monaten vollständig bezahlt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie die Vereinbarung schriftlich unterzeichnen und vom Kunden unterschreiben lassen. Führen Sie die zukünftige Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen ausschließlich per Nachnahme durch, bis das Konto vollständig bezahlt ist und Sie sicher sind, dass der Kunde kreditwürdig ist.

Wenn weder ein Höflichkeitsaufruf noch das Angebot eines Zahlungsplans eine Antwort erhält, sollte der nächste Schritt darin bestehen, eine überfällige Benachrichtigung zusammen mit einem Brief zu senden, in dem der Status des Kontos erklärt wird. Experten unterscheiden sich in ihren Empfehlungen, wie oft Mahnbriefe verschickt werden sollten und wie fest die Sprache sein sollte. Verwenden Sie daher Ihr bestes Urteilsvermögen, basierend auf Ihren Kenntnissen der Situation und des Kunden und wie viel Geld geschuldet wird.

Wenn der Kunde nach 90 Tagen immer noch nicht spricht, sollte eine letzte Mitteilung gesendet werden, in der der Kunde darüber informiert wird, dass das Konto an ein Inkassobüro weitergeleitet wird, wenn die Zahlung nicht innerhalb von sieben Tagen erfolgt.

Eine solche Bedrohung sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Sie müssen die potenziellen Auswirkungen, wie etwa eine beschädigte Beziehung und möglicherweise den Verlust des Geschäfts des Kunden, gegen die Kosten der Abschreibung der Schulden abwägen. Und Sie müssen bereit sein, die Schulden einem Inkassospezialisten zu übergeben.

Das Kreditrisiko ist für die meisten Unternehmen ein Teil der Geschäftstätigkeit. Denn in vielen Branchen erwarten Kunden Zahlungsbedingungen. Oder mit anderen Worten, der Spielraum, Waren und Dienstleistungen nach der Lieferung zu bezahlen (in der Regel 15, 30 oder 60 Tage später).

Es ist zwar zu erwarten, aber die Gewährung solcher Bedingungen setzt Ihr Unternehmen dem Risiko aus, dass Sie überhaupt nicht bezahlt werden. Die meisten Unternehmen müssen einfach mit diesem Risiko leben, und wenn sie steif werden, sollten Sie es als Geschäftskosten abschreiben. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, um Ihr Risiko bei Kunden mit hohem Risiko und schlechter Bonität zu reduzieren und Forderungsausfälle zu minimieren.

Im ersten Schritt müssen Sie eine formale Kreditrichtlinie festlegen, in der die spezifischen Bedingungen aufgeführt sind, unter denen Sie den Kunden Zahlungsbedingungen gewähren. In Ihrer Richtlinie sollten Ihre Kreditbewertungskriterien, die Höhe der Gutschrift, Ihre Zahlungsbedingungen (z. B. netto 30 Tage) sowie Strafen oder Zinsen für verspätete Zahlungen angegeben werden.

Erstellen Sie einen Kreditantrag, den Kunden ausfüllen müssen, bevor Sie ihnen einen Kredit gewähren. Sie sollte unter anderem um Referenzen von anderen Gläubigern bitten. Wenden Sie sich an diese Referenzen und fragen Sie ausführlich nach dem Zahlungsverlauf des Kunden. Wenn die Zahlungen zum Beispiel verspätet waren, wie spät waren sie? Und hat der Kunde offen kommuniziert und versucht, einen Zahlungsplan zu erstellen?

Fordern Sie die Bankkontodaten des Kunden an, und überprüfen Sie diese beim Finanzinstitut. Erkundigen Sie sich nach etwaigen Kreditvereinbarungen, die der Kunde möglicherweise mit anderen Lieferanten getroffen hat, da diese die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden beeinträchtigen können. Gegen eine geringe Gebühr können Sie auch eine Dun & Bradstreet-Kreditprüfung beim Kunden durchführen. Dies kann sinnvoll eingesetzt werden, wenn ein schlechtes Kreditrisiko aufgedeckt wird.

Diese Schritte helfen Ihnen zu vermeiden, Krediten mit hohem Risiko von vornherein zu gewähren. Aber was können Sie gegen spät zahlende Kunden tun, denen Sie bereits Kredit gewährt haben?

Experten sagen, der wichtigste Schritt sei, schnell zu handeln. Die Wahrscheinlichkeit, eine Rechnung abzuholen, sinkt nach 30 Tagen von über 90 Prozent auf 74 Prozent nach 90 Tagen. Wenn die Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig war und Sie sie am 31. Tag noch nicht erhalten haben, rufen Sie den Kunden umgehend an, um die Zahlung zu erfragen.

Abhängig von der Antwort des Kunden können Sie einen Zahlungsplan aushandeln. Es sollte festgelegt werden, dass fortlaufende Zahlungen eines bestimmten Betrags über eine bestimmte Anzahl von Monaten geleistet werden, wobei die Rechnung innerhalb von sechs Monaten vollständig bezahlt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie die Vereinbarung schriftlich unterzeichnen und vom Kunden unterschreiben lassen. Führen Sie die zukünftige Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen ausschließlich per Nachnahme durch, bis das Konto vollständig bezahlt ist und Sie sicher sind, dass der Kunde kreditwürdig ist.

Wenn weder ein Höflichkeitsaufruf noch das Angebot eines Zahlungsplans eine Antwort erhält, sollte der nächste Schritt darin bestehen, eine überfällige Benachrichtigung zusammen mit einem Brief zu senden, in dem der Status des Kontos erklärt wird. Experten unterscheiden sich in ihren Empfehlungen, wie oft Mahnbriefe verschickt werden sollten und wie fest die Sprache sein sollte. Verwenden Sie daher Ihr bestes Urteilsvermögen, basierend auf Ihren Kenntnissen der Situation und des Kunden und wie viel Geld geschuldet wird.

Wenn der Kunde nach 90 Tagen immer noch nicht spricht, sollte eine letzte Mitteilung gesendet werden, in der der Kunde darüber informiert wird, dass das Konto an ein Inkassobüro weitergeleitet wird, wenn die Zahlung nicht innerhalb von sieben Tagen erfolgt.

Eine solche Bedrohung sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Sie müssen die potenziellen Auswirkungen, wie etwa eine beschädigte Beziehung und möglicherweise den Verlust des Geschäfts des Kunden, gegen die Kosten der Abschreibung der Schulden abwägen. Und Sie müssen bereit sein, die Schulden einem Inkassospezialisten zu übergeben.


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