So steigern Sie die Produktivität mit einer Kostenverwaltungssoftware

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Tipps zur produktivitätssteigerung mit einer kostenverwaltungssoftware.

Fast alle Geschäftsreisende verstehen die Kopfschmerzen, die eine manuelle Kostenerfassung verursachen kann. Der Missbrauch wichtiger Reiseausweise kann zu Verzögerungen bei der Erstattung führen, während einfache Berechnungsfehler, die auftreten, wenn Personen versuchen, ihre Kosten per Hand auszugleichen, ein Unternehmen Tausende von Dollar zur Steuerzeit kosten können.

Laut einer Untersuchung der Aberdeen Group gibt das durchschnittliche Unternehmen inzwischen 10% seines Jahresbudgets für Ausgaben für Geschäftsreisen aus. 40% der Kleinunternehmer geben an, aktiv nach Möglichkeiten zur Kostensenkung zu suchen.

Noch wichtiger als die mit der Kostenüberwachung verbundenen Kosten ist die Zeit, die der Prozess verbraucht. Geschäftsreisende verschwenden wertvolle Zeit, wenn sie ihre Ausgaben mit Stift und Papier oder sogar mit einer Excel-Tabelle nachverfolgen. Zunehmend suchen Unternehmen nach einer Cloud-basierten Kostenverwaltungssoftware für eine Lösung.

So steigern Sie die Produktivität mit einer Kostenverwaltungssoftware: steigern

Mit der Kostenverwaltungssoftware können Geschäftsreisende zu jeder Zeit Quittungen von jedem Ort aus einreichen. In vielen Fällen können Quittungen elektronisch in das Buchhaltungssystem eines Unternehmens eingegeben werden, indem ein Foto der Quittung mit einem Smartphone erstellt wird. Vielbeschäftigte Profis können die Produktivität steigern, indem sie die Reisekosten verwalten, wenn sie am Flughafen, in einem Hotel oder an einem externen Standort arbeiten.

Kostenverwaltungssoftware ist natürlich nicht ohne Nachteile. Um diese Tools nutzen zu können, müssen sich Geschäftsreisende auf ihr Smartphone oder Tablet verlassen. Darüber hinaus ist die Kostenverwaltungssoftware stark von einer Internetverbindung abhängig. Geschäftsreisende, die an entfernten Standorten ohne WLAN- oder 3G-Konnektivität arbeiten, müssen möglicherweise warten, bis sie ins Büro zurückkehren, um ihre Belege und Ausgaben manuell online einzugeben.

Letztendlich können die meisten Geschäftsreisenden ihre Produktivität steigern, wenn sie digitale Kostenverwaltungs-Tools einsetzen.

Hier sind fünf Tipps, um diesen Übergang erfolgreich zu gestalten.

1. Nutzen Sie unproduktive Momente

Geschäftsreisen sind mit Ausfallzeiten gefüllt. Egal, ob Sie an einem Mietwagenstand warten oder in einer Hotellobby entspannen, bevor Ihr nächstes Meeting beginnt, Sie können Ihre Freizeit unterwegs nutzen, um geschäftliche Belege über Ihr Smartphone, Tablet oder Laptop einzugeben. Mit der Kostenverwaltungssoftware können Sie Belege digitalisieren und Notizen zu relevanten Einkäufen hinzufügen, während die Informationen noch in Ihrem Kopf sind.

2. Überspringen Sie Papierbelege, wenn möglich

Wenn Sie die Option erhalten, bitten Sie um Quittungen per E-Mail, anstatt sie zu drucken. Bei den meisten Kostenverwaltungssystemen können Sie per E-Mail gesendete Belege an eine spezielle Adresse weiterleiten oder Belege aus einem Browser-Fenster heraus senden und automatisch in das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens eingeben. Mit diesem Verfahren können Sie nicht nur Papier sparen, sondern auch Zeit und Geld sparen.

3. Schauen Sie sich die Gerätekompatibilität an

Viele der beliebtesten Cloud-basierten Tools für das Kostenmanagement bieten mobile Apps für Benutzer mit Android-Geräten und iPhones. Geschäftsreisende sollten sich vergewissern, dass die Plattform, die sie in Betracht ziehen, eine mobile App bietet, die mit den bereits vorhandenen Smartphones oder Tablets kompatibel ist.

4. Achten Sie auf die Kosten

Die mit der Verwendung von Kostenverwaltungssoftware verbundenen Kosten können von Plattform zu Plattform stark variieren. Profis sollten die einzigartigen Vorteile, die bestimmte Plattformen bieten, genau beachten und nicht für bestimmte Funktionen bezahlen, die sie nicht verwenden möchten. In einigen Fällen können Unternehmen weniger für Ausgabenverwaltungssoftware bezahlen, wenn Sie sich dafür entscheiden, jährlich statt monatlich zu zahlen.

5. Behalten Sie Ihre Originalquittungen

Wenn Sie ein Foto eines Belegs aufnehmen und automatisch in ein Kostenverwaltungssystem eingeben können, kann dies für Fachleute manchmal ein falsches Sicherheitsgefühl geben. Steuerexperten empfehlen Geschäftsreisenden, Kopien ihrer physischen Quittungen aufzubewahren, auch nachdem sie die gescannten Versionen dieser Quittungen in ihre Online-Buchhaltungssoftware eingegeben haben.

Fast alle Geschäftsreisende verstehen die Kopfschmerzen, die eine manuelle Kostenerfassung verursachen kann. Der Missbrauch wichtiger Reiseausweise kann zu Verzögerungen bei der Erstattung führen, während einfache Berechnungsfehler, die auftreten, wenn Personen versuchen, ihre Kosten per Hand auszugleichen, ein Unternehmen Tausende von Dollar zur Steuerzeit kosten können.

Laut einer Untersuchung der Aberdeen Group gibt das durchschnittliche Unternehmen inzwischen 10% seines Jahresbudgets für Ausgaben für Geschäftsreisen aus. 40% der Kleinunternehmer geben an, aktiv nach Möglichkeiten zur Kostensenkung zu suchen.

Noch wichtiger als die mit der Kostenüberwachung verbundenen Kosten ist die Zeit, die der Prozess verbraucht. Geschäftsreisende verschwenden wertvolle Zeit, wenn sie ihre Ausgaben mit Stift und Papier oder sogar mit einer Excel-Tabelle nachverfolgen. Zunehmend suchen Unternehmen nach einer Cloud-basierten Kostenverwaltungssoftware für eine Lösung.

So steigern Sie die Produktivität mit einer Kostenverwaltungssoftware: steigern

Mit der Kostenverwaltungssoftware können Geschäftsreisende zu jeder Zeit Quittungen von jedem Ort aus einreichen. In vielen Fällen können Quittungen elektronisch in das Buchhaltungssystem eines Unternehmens eingegeben werden, indem ein Foto der Quittung mit einem Smartphone erstellt wird. Vielbeschäftigte Profis können die Produktivität steigern, indem sie die Reisekosten verwalten, wenn sie am Flughafen, in einem Hotel oder an einem externen Standort arbeiten.

Kostenverwaltungssoftware ist natürlich nicht ohne Nachteile. Um diese Tools nutzen zu können, müssen sich Geschäftsreisende auf ihr Smartphone oder Tablet verlassen. Darüber hinaus ist die Kostenverwaltungssoftware stark von einer Internetverbindung abhängig. Geschäftsreisende, die an entfernten Standorten ohne WLAN- oder 3G-Konnektivität arbeiten, müssen möglicherweise warten, bis sie ins Büro zurückkehren, um ihre Belege und Ausgaben manuell online einzugeben.

Letztendlich können die meisten Geschäftsreisenden ihre Produktivität steigern, wenn sie digitale Kostenverwaltungs-Tools einsetzen.

Hier sind fünf Tipps, um diesen Übergang erfolgreich zu gestalten.

1. Nutzen Sie unproduktive Momente

Geschäftsreisen sind mit Ausfallzeiten gefüllt. Egal, ob Sie an einem Mietwagenstand warten oder in einer Hotellobby entspannen, bevor Ihr nächstes Meeting beginnt, Sie können Ihre Freizeit unterwegs nutzen, um geschäftliche Belege über Ihr Smartphone, Tablet oder Laptop einzugeben. Mit der Kostenverwaltungssoftware können Sie Belege digitalisieren und Notizen zu relevanten Einkäufen hinzufügen, während die Informationen noch in Ihrem Kopf sind.

2. Überspringen Sie Papierbelege, wenn möglich

Wenn Sie die Option erhalten, bitten Sie um Quittungen per E-Mail, anstatt sie zu drucken. Bei den meisten Kostenverwaltungssystemen können Sie per E-Mail gesendete Belege an eine spezielle Adresse weiterleiten oder Belege aus einem Browser-Fenster heraus senden und automatisch in das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens eingeben. Mit diesem Verfahren können Sie nicht nur Papier sparen, sondern auch Zeit und Geld sparen.

3. Schauen Sie sich die Gerätekompatibilität an

Viele der beliebtesten Cloud-basierten Tools für das Kostenmanagement bieten mobile Apps für Benutzer mit Android-Geräten und iPhones. Geschäftsreisende sollten sich vergewissern, dass die Plattform, die sie in Betracht ziehen, eine mobile App bietet, die mit den bereits vorhandenen Smartphones oder Tablets kompatibel ist.

4. Achten Sie auf die Kosten

Die mit der Verwendung von Kostenverwaltungssoftware verbundenen Kosten können von Plattform zu Plattform stark variieren. Profis sollten die einzigartigen Vorteile, die bestimmte Plattformen bieten, genau beachten und nicht für bestimmte Funktionen bezahlen, die sie nicht verwenden möchten. In einigen Fällen können Unternehmen weniger für Ausgabenverwaltungssoftware bezahlen, wenn Sie sich dafür entscheiden, jährlich statt monatlich zu zahlen.


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