So verhindern Sie, dass Mitarbeiter gestohlen werden

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Unternehmen verlieren täglich geld, weil sie ihren mitarbeitern nicht nur möglichkeiten zum stehlen bieten, sondern sie dazu ermutigen.

Es mag schwer zu glauben sein, aber jeden Tag verlieren Unternehmen Geld, weil sie ihren Mitarbeitern nicht nur Möglichkeiten zum Stehlen geben, sondern sie ermutigen.

Wie? Durch das Fehlen eines angemessenen Versehens. Ein Angestellter zum Beispiel sieht, dass ein Fehler in einem Konto von niemandem entdeckt wurde. Ein Einkaufsmanager bemerkt, dass niemand seine Lieferantenbeziehungen überwacht, und weiß es nicht, wenn er ein falsches Konto erstellt. Mitarbeiter sind nicht dumm. Sie wissen, wann sie überwacht werden und wann ihre Arbeit überprüft wird. Sie wissen, wann sie in einer Umgebung arbeiten, die reif für Betrug ist.

Aber du hast ehrliche Angestellte, sagst du? Du hast wahrscheinlich Recht. Wenn wir der Meinung wären, dass Bewerber kriminell wären, würden wir sie nicht einstellen. Es treten jedoch Situationen auf, in denen die Versuchung, zu stehlen, einfach zu groß wird. Stellen Sie sich vor, Sie hätten Geld für ein Krankenhaus oder eine teure (und notwendige) Autoreparatur, die Sie sich nicht leisten können. Was ist, wenn Ihr Kind Kleidung oder Essen braucht? Es kann einen Tag in Ihrem Leben geben, an dem Ihre Moral in Frage gestellt wird, weil Sie ein finanzielles Bedürfnis haben und eine Gelegenheit am Arbeitsplatz haben, die zu gut erscheint, um sie zu vernachlässigen.

Das Management kann den Diebstahl von Mitarbeitern verhindern und das Betrugsrisiko durch einige grundlegende Schritte verringern. Der Schlüssel zu all diesen Strategien ist die Schaffung einer Arbeitsumgebung, in der die Mitarbeiter wissen, dass Ehrlichkeit überwacht wird und Diebstahl entdeckt wird.

Physische Sicherheit: Im ersten Schritt werden die physische Sicherheit eines Unternehmens und die Kontrolle über Vermögenswerte überprüft. Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem Türen regelmäßig unverschlossen bleiben oder sensible Finanzinformationen nicht gesichert werden. Mitarbeiter sehen diese Sicherheitslücken und können diese nutzen. Stellen Sie sicher, dass alle Eingänge und empfindlichen Türen verschlossen und überwacht sind. Ein Schlüsselkartensystem ist sogar noch besser als das Schließen von Türen, da die Mitarbeiter wissen, dass das Management weiß, wer auf welche Bereiche zugreift.

Stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen sowohl auf Papier als auch im Computersystem ordnungsgemäß gesichert sind. Was als neugieriger Mitarbeiter anfängt, kann leicht zu Betrug werden, da vertrauliche Informationen leicht verfügbar sind. Überwachen Sie, wer auf die Daten zugreift und wann sie dies tun, und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, dass für ihre Aktivitäten im Unternehmen ein Papierweg vorhanden ist.

Audits und Abstimmungen: Der nächste wichtige Schritt zur Verringerung von Betrug ist die Durchführung von Überraschungsprüfungen und regelmäßigen Abstimmungen. Mitarbeiter sollten sich bewusst sein, dass das Management ihre Arbeit überprüft. Überlegen Sie, ob Mitarbeiter oder Manager der internen Revision Routineprüfungen der Abteilungen durchführen. Dazu gehören unter anderem Überraschungszahlungen, die Überprüfung der Berechtigung für die Transaktion, der Abgleich der detaillierten Kontostände und die Prüfung der Unterlagen vor Ort. Die Verfahren müssen nicht ausführlich sein. Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihre Arbeit jederzeit überprüft werden kann, sind sie wahrscheinlicher und ehrlicher.

Disziplin: Durch den raschen Umgang mit Betrug und Missbrauch wird den Mitarbeitern mitgeteilt, dass das Management dieses Problem ernst nimmt. Disziplin ist der Schlüssel, auch wenn ein geringfügiger Betrug aufgedeckt wird. Eine interne Disziplinpolitik sollte entwickelt und den Mitarbeitern vermittelt werden. Machen Sie sie auf die verschiedenen Disziplinaroptionen aufmerksam, die von einer mündlichen Warnung über eine schriftliche Mahnung bis zu einer Suspendierung oder Kündigung reichen können.

Wenn ein Betrug auftritt, informieren Sie die Mitarbeiter darüber, was passiert ist und welche Bestrafung erhalten wurde (wobei zu berücksichtigen ist, dass bestimmte Gesetze den Arbeitgebern die Enthüllung von Identitäten verbieten können). Dies wird auch zeigen, dass das Management seine eigenen Richtlinien ernst nimmt und mit angemessener und angemessener Bestrafung durchführt.

* Konsistenz: Der letzte grundlegende Schritt besteht darin, die Mitarbeiter konsequent und fair zu behandeln. Stellen Sie sicher, dass Ihre Bestrafung mit den in Ihrem Ethikkodex für Ihre Mitarbeiter festgelegten Regeln übereinstimmt und Sie diese Regeln tatsächlich durchsetzen. Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter an der Front oder in den leitenden Ämtern arbeitet, verdient er eine Strafe, die zur Straftat passt. Es wäre nicht fair, einen Frontangestellten wegen eines kleinen Inventardiebstahls zu entlassen, während er weiterhin einen leitenden Angestellten, der die Finanzabschlüsse manipuliert hat, dazu zwingt, seinen Jahresbonus deutlich zu erhöhen. Die Mitarbeiter verstehen Fairness. Daher ist es wichtig, dass das Management sich bemüht, schnell, aber fair zu sein, wenn ein Mitarbeiter in Betrug gerät.

Denken Sie daran, dass bei der Betrugsprävention von Unternehmen nicht unbedingt ein gigantisches Regelbuch erstellt werden muss. Vielmehr geht es darum, den richtigen Tonfall und das richtige Beispiel für die Mitarbeiter zu setzen, indem sie durch Maßnahmen (und nicht durch Worte) zeigen, dass das Unternehmen seine Vermögenswerte wertschätzt, bereit ist, sie zu überwachen und gegen Mitarbeiter, die stehlen, vorgehen wird.

Es mag schwer zu glauben sein, aber jeden Tag verlieren Unternehmen Geld, weil sie ihren Mitarbeitern nicht nur Möglichkeiten zum Stehlen geben, sondern sie ermutigen.

Wie? Durch das Fehlen eines angemessenen Versehens. Ein Angestellter zum Beispiel sieht, dass ein Fehler in einem Konto von niemandem entdeckt wurde. Ein Einkaufsmanager bemerkt, dass niemand seine Lieferantenbeziehungen überwacht, und weiß es nicht, wenn er ein falsches Konto erstellt. Mitarbeiter sind nicht dumm. Sie wissen, wann sie überwacht werden und wann ihre Arbeit überprüft wird. Sie wissen, wann sie in einer Umgebung arbeiten, die reif für Betrug ist.

Aber du hast ehrliche Angestellte, sagst du? Du hast wahrscheinlich Recht. Wenn wir der Meinung wären, dass Bewerber kriminell wären, würden wir sie nicht einstellen. Es treten jedoch Situationen auf, in denen die Versuchung, zu stehlen, einfach zu groß wird. Stellen Sie sich vor, Sie hätten Geld für ein Krankenhaus oder eine teure (und notwendige) Autoreparatur, die Sie sich nicht leisten können. Was ist, wenn Ihr Kind Kleidung oder Essen braucht? Es kann einen Tag in Ihrem Leben geben, an dem Ihre Moral in Frage gestellt wird, weil Sie ein finanzielles Bedürfnis haben und eine Gelegenheit am Arbeitsplatz haben, die zu gut erscheint, um sie zu vernachlässigen.

Das Management kann den Diebstahl von Mitarbeitern verhindern und das Betrugsrisiko durch einige grundlegende Schritte verringern. Der Schlüssel zu all diesen Strategien ist die Schaffung einer Arbeitsumgebung, in der die Mitarbeiter wissen, dass Ehrlichkeit überwacht wird und Diebstahl entdeckt wird.

Physische Sicherheit: Im ersten Schritt werden die physische Sicherheit eines Unternehmens und die Kontrolle über Vermögenswerte überprüft. Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem Türen regelmäßig unverschlossen bleiben oder sensible Finanzinformationen nicht gesichert werden. Mitarbeiter sehen diese Sicherheitslücken und können diese nutzen. Stellen Sie sicher, dass alle Eingänge und empfindlichen Türen verschlossen und überwacht sind. Ein Schlüsselkartensystem ist sogar noch besser als das Schließen von Türen, da die Mitarbeiter wissen, dass das Management weiß, wer auf welche Bereiche zugreift.

Stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen sowohl auf Papier als auch im Computersystem ordnungsgemäß gesichert sind. Was als neugieriger Mitarbeiter anfängt, kann leicht zu Betrug werden, da vertrauliche Informationen leicht verfügbar sind. Überwachen Sie, wer auf die Daten zugreift und wann sie dies tun, und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, dass für ihre Aktivitäten im Unternehmen ein Papierweg vorhanden ist.

Audits und Abstimmungen: Der nächste wichtige Schritt zur Verringerung von Betrug ist die Durchführung von Überraschungsprüfungen und regelmäßigen Abstimmungen. Mitarbeiter sollten sich bewusst sein, dass das Management ihre Arbeit überprüft. Überlegen Sie, ob Mitarbeiter oder Manager der internen Revision Routineprüfungen der Abteilungen durchführen. Dazu gehören unter anderem Überraschungszahlungen, die Überprüfung der Berechtigung für die Transaktion, der Abgleich der detaillierten Kontostände und die Prüfung der Unterlagen vor Ort. Die Verfahren müssen nicht ausführlich sein. Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihre Arbeit jederzeit überprüft werden kann, sind sie wahrscheinlicher und ehrlicher.

Disziplin: Durch den raschen Umgang mit Betrug und Missbrauch wird den Mitarbeitern mitgeteilt, dass das Management dieses Problem ernst nimmt. Disziplin ist der Schlüssel, auch wenn ein geringfügiger Betrug aufgedeckt wird. Eine interne Disziplinpolitik sollte entwickelt und den Mitarbeitern vermittelt werden. Machen Sie sie auf die verschiedenen Disziplinaroptionen aufmerksam, die von einer mündlichen Warnung über eine schriftliche Mahnung bis zu einer Suspendierung oder Kündigung reichen können.

Wenn ein Betrug auftritt, informieren Sie die Mitarbeiter darüber, was passiert ist und welche Bestrafung erhalten wurde (wobei zu berücksichtigen ist, dass bestimmte Gesetze den Arbeitgebern die Enthüllung von Identitäten verbieten können). Dies wird auch zeigen, dass das Management seine eigenen Richtlinien ernst nimmt und mit angemessener und angemessener Bestrafung durchführt.

* Konsistenz: Der letzte grundlegende Schritt besteht darin, die Mitarbeiter konsequent und fair zu behandeln. Stellen Sie sicher, dass Ihre Bestrafung mit den in Ihrem Ethikkodex für Ihre Mitarbeiter festgelegten Regeln übereinstimmt und Sie diese Regeln tatsächlich durchsetzen. Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter an der Front oder in den leitenden Ämtern arbeitet, verdient er eine Strafe, die zur Straftat passt. Es wäre nicht fair, einen Frontangestellten wegen eines kleinen Inventardiebstahls zu entlassen, während er weiterhin einen leitenden Angestellten, der die Finanzabschlüsse manipuliert hat, dazu zwingt, seinen Jahresbonus deutlich zu erhöhen. Die Mitarbeiter verstehen Fairness. Daher ist es wichtig, dass das Management sich bemüht, schnell und fair zu handeln, wenn Mitarbeiter betrogen werden.

Denken Sie daran, dass bei der Betrugsprävention von Unternehmen nicht unbedingt ein gigantisches Regelbuch erstellt werden muss. Vielmehr geht es darum, den richtigen Tonfall und das richtige Beispiel für die Mitarbeiter zu setzen, indem sie durch Maßnahmen (und nicht durch Worte) zeigen, dass das Unternehmen seine Vermögenswerte wertschätzt, bereit ist, sie zu überwachen und gegen Mitarbeiter, die stehlen, vorgehen.


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