Wie beantworten Sie die Gehaltsabrechnung?

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Wie werden sie die gehaltsabrechnung für ihr unternehmen angehen? So bewerten sie die online-lohn- und gehaltsabrechnungssoftware für ihr unternehmen.

Die Gehaltsabrechnung ist nicht einfach. Selbst mit nur wenigen Mitarbeitern müssen Sie mit vielen der gleichen Abrechnungsvorschriften und Fristen wie ein größeres Unternehmen klarkommen. Und wenn Sie von Hand abrechnen, ist es leicht, Fehler zu machen (und wer möchte der Regierung mehr Geld als Strafe und Geldstrafe schulden?)

Jedes Unternehmen mit Mitarbeitern muss die Gehaltsabrechnungsfrage regeln: Beauftragen wir jemanden, der die Abwicklung intern erledigt, oder das Ganze auslagern? Finden wir es von Hand heraus oder versuchen wir eine Gehaltsabrechnungssoftware? Selbst bei Softwareoptionen für die Gehaltsabrechnung gibt es einige große Unterschiede.

Abrechnungssoftware kann in zwei Arten unterteilt werden: Programme, die Sie physisch auf Ihrem Computer installieren, oder Online-Abrechnungssoftware, auf die Sie über das Internet zugreifen.

Standard-Gehaltsabrechnungssoftware wird als eigenständiges Produkt oder traditionell als Teil eines größeren Abrechnungspakets verkauft, das Sie einfach auf einem Computer installieren.

  • Jedes Mal, wenn Sie eine Abrechnung durchführen oder das Programm verwenden, speichern Sie Ihre Daten auf Ihrer Festplatte.
  • Sie benötigen eine Internetverbindung, um in regelmäßigen Abständen Steuertabellen-Updates von Ihrem Payroll-Softwareanbieter herunterzuladen.
  • Sie müssen (wahrscheinlich monatlich) auch online gehen, um im elektronischen Eidgenössischen Steuerzahlersystem (EFTPS) Lohnsteuerzahlungen vorzunehmen.
  • Mit der Standard-Gehaltsabrechnungssoftware sollten Sie außerdem regelmäßig Ihre Lohnabrechnungsdaten im Falle eines Stromausfalls oder eines Geräteausfalls sichern.

Online-Gehaltsabrechnungssoftware ist eine Art Software-as-a-Service (SaaS). Sie besitzen die Software nicht physisch. Melden Sie sich stattdessen bei der sicheren Website des Anbieters an und verwenden Sie den Dienst.

  • Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung oder andere Aufgaben ausführen, werden Ihre Daten nicht auf Ihrem Computer gespeichert. Stattdessen werden Ihre Daten in der Cloud gespeichert (im Wesentlichen Server, die der Softwareanbieter entweder selbst besitzt und selbst verwaltet oder von einem anderen Anbieter gemietet wird.)
  • Mit Online-Payroll-Software müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Ihre Daten im Falle eines Stromausfalls oder eines Festplattenausfalls verloren gehen. Selbst wenn Ihr Computer abstürzt, können Sie von einem anderen Computer aus auf Ihre Daten zugreifen. Ein schwerwiegender Internetausfall kann jedoch dazu führen, dass die Software vorübergehend nicht verfügbar ist.
  • Mit der Online-Gehaltsabrechnung kann der Anbieter die Software ohne Unterbrechung hinter den Kulissen verbessern. Sie können bei Bedarf auch die Steuertabellen aktualisieren.

Hier sind einige andere Überlegungen beim Kauf von Gehaltsabrechnungssoftware.

Bequemlichkeit. Wie wichtig ist Ihnen Bequemlichkeit? Mit der Standard-Abrechnungssoftware haben Sie Zugriff auf Ihr Programm auf einem Computer (entweder zu Hause oder im Büro.). Bei Online-Software sollte Ihr Abrechnungskonto jedoch auf jedem Gerät mit Internetzugang verfügbar sein, damit Sie es ausführen können Gehaltsabrechnung von Ihrem Smartphone, Laptop oder Tablet. Suchen Sie nach Online-Gehaltsabrechnungen, die Responsive Design verwenden (wodurch sie auf jedem Computerbildschirm jeder Größe lesbar sind).

Benutzerfreundlichkeit Die Gehaltsabrechnung kann sehr kompliziert sein, aber die besten Gehaltsabrechnungsprogramme sollten eine intuitive Benutzeroberfläche bieten. Bietet das Unternehmen Hilfeartikel und Erklärvideos an, mit denen Sie selbst Antworten finden können?

Richtigkeit. Wenn Sie eine Desktop-Abrechnungssoftware verwenden, werden Sie in regelmäßigen Abständen Steuertabellenänderungen herunterladen, um sicherzustellen, dass alles auf dem neuesten Stand ist. Bei Online-Software sollten die Steuertabellen immer genau sein. Einige Unternehmen geben auch eine Garantie für die Richtigkeit ihrer Lohnsteuerberechnungen, was eine zusätzliche Sicherheit sein kann.

Anpassung. Ihre Abrechnungsbedürfnisse können von Monat zu Monat variieren, insbesondere wenn Sie Abzüge, Trinkgelder, Erstattungen oder Pfändungen berechnen. Andererseits benötigen Sie möglicherweise einfachste Abrechnungsprogramme. Suchen Sie nach einer Gehaltsabrechnungssoftware, mit der Sie Ihr Setup an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen können.

Kosten. Die Kosten sind von großer Bedeutung, da die Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesellschaften in Bezug auf die Preis- und Abrechnungsmethoden sehr unterschiedlich sind. Mit der Standard-Abrechnungssoftware erwerben Sie höchstwahrscheinlich die Software und zahlen dann eine zusätzliche jährliche oder monatliche Gebühr für ein Abonnement für ein Abrechnungsupdate. Online-Gehaltsabrechnungsfirmen unterscheiden sich auch in ihren Preisgestaltungsmethoden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Äpfel mit Äpfeln vergleichen, wenn Sie Ihre Forschung durchführen. Einige Unternehmen berechnen allen Kunden unabhängig von der Unternehmensgröße die gleiche Jahres- oder Monatsgebühr. Andere stufen ihre monatlichen Abonnementkosten auf die Anzahl der Mitarbeiter ein.

Sie möchten auch herausfinden, ob Sie eine monatliche Rate oder jährliche Kosten zahlen, und sich das Kleingedruckte des Vertrags ansehen. Berechnet das Unternehmen jedes Mal, wenn Sie eine Abrechnung durchführen? Schließlich bieten einige Online-Unternehmen für Lohnabrechnungssoftware die Lohnsteueranmeldung als zusätzlichen Service an, was für kleine Unternehmer eine große Zeitersparnis bedeuten kann. Finden Sie heraus, ob dieser Service angeboten wird und welche Kosten entstehen.

Sicherheit. Mit der Standard-Gehaltsabrechnungssoftware müssen Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit Ihrer Daten machen (außerhalb der neugierigen Augen Ihres eigenen Unternehmens). Allerdings sollte ein Online-Unternehmen für Gehaltsabrechnungssoftware die Sicherheit seiner Kundendaten sehr ernst nehmen und dieselbe SSL verwenden Verschlüsselung, die von Banken und Kreditkartenunternehmen verwendet wird, neben anderen Sicherheitsmaßnahmen, z. B. die Verwendung dedizierter Server zum Speichern Ihrer Informationen. Das Unternehmen sollte auch über strikte Einstellungsmethoden verfügen, die gründliche kriminalpolizeiliche Überprüfungen durchführen und Mitarbeiter gegen Betrug oder Fahrlässigkeit binden.

Unabhängige Prüfungen Die Abschlüsse und Verfahren des Unternehmens sollten von einem externen Wirtschaftsprüfer geprüft werden. Für Unternehmen, die Lohnsteuerzahlungen anbieten, sollte das Unternehmen auch außerplanmäßigen Besuchen einer CPA-Firma unterzogen werden, um die Richtigkeit ihrer Einlagen und anderer Verfahren zu prüfen. Sie sollten diese Zusicherungen irgendwo auf ihrer Website finden können.

Unterstützung. Je nach Ihren Erfahrungen mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung (und Computern) benötigen Sie möglicherweise sehr viel Unterstützung oder sehr wenig Unterstützung. Welche Arten von Supportoptionen bietet das Unternehmen an (Telefon, Chat, E-Mail)? Helfen sie Ihnen bei Ihrer ersten Einrichtung? Wie viel Unterstützung erhalten Sie, bevor zusätzliche Gebühren anfallen, und wie hoch ist der Preis? Wenn Sie diese Antworten nicht auf ihrer Website finden können, rufen Sie sie an und überzeugen Sie sich selbst, wie ihre Unterstützung aussieht.

Kundenempfehlung. Was sagen andere Kunden über die Software und den Service? Außerhalb der Unternehmens-Website gefundene Testimonials sowie die Bewertungen und Empfehlungen von Better Business Bureau können Ihnen dabei helfen, Ihre Entscheidung zu treffen.

Stornierungsbedingungen Bevor Sie sich bei einem Unternehmen für Lohnabrechnungssoftware anmelden, sollten Sie herausfinden, wie einfach es ist, das Programm zu kündigen. Zahlen Sie eine Strafe für die Vertragsbruch?


Video: Lohn und Gehaltsabrechnung selber machen | EINFÜHRUNG | Lohn und Gehaltsabrechnung Erklärung


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