Genaue Meilenaufzeichnungen aufbewahren

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In den letzten zwei Jahren hat der IRS höhere und höhere Kilometerabzüge für Geschäftsreisen zugelassen. Mit dem aktuellen Abzug von 50,5 Cents pro Meile müssen Sie stets darauf achten, gute Kilometerstände zu führen, um Ihren maximalen Abzug für Geschäftsreisen geltend machen zu können. Als Unternehmer müssen Sie sich auch der Möglichkeiten bewusst sein, in denen die Mitarbeiter ihre Laufleistung in ihren Spesenabrechnungen hinterlegen können. Außerdem müssen Sie Ihre Geschäftsreisedatensätze verwalten und dabei berücksichtigen, dass Ihr Unternehmen von der IRS geprüft werden kann.

Neben der IRS-Auditaufzeichnung werden auch kleine Unternehmer mit Flotten sowie andere Unternehmen, die diesen Abzug in Anspruch nehmen, die Notwendigkeit eines maximalen Abzugs der Reisen mit dem Erfordernis einer Minimierung der Reisekosten des Fahrzeugs in Einklang bringen wollen.

IRS-Audits machen keinen Spaß, und die Entdeckung unzulässiger Kilometer (behauptete Abzüge, die die IRS-Anforderungen nicht erfüllen) kann zu echtem Geld führen und den Prozess noch schmerzhafter machen. Verstehen Sie und Ihre Fahrer, die geltend machen, dass die Meilen abgezogen und die Erstattungen bezahlt werden, die IRS-Regeln? Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Fahrzeugflotte auf dem Geraden und Schmalen zu halten:


  • Der IRS verlangt, dass spezifische Informationen gleichzeitig aufbewahrt werden, wenn Reisen für geschäftliche Zwecke abgezogen werden. Die IRS-Publikation 463 beschreibt die Aufzeichnungen, die zur Inanspruchnahme der Kilometerabzüge erforderlich sind.

  • Die Aufzeichnungen über Kilometerangaben müssen Folgendes enthalten: das Datum, an dem das Fahrzeug in Dienst gestellt wurde, die Gesamtkilometerzahl (Gesamt, Geschäft, Pendelverkehr und andere persönliche Kilometer), die Verwendung anderer Fahrzeuge und die Nachnutzung der Fahrzeuge. Dies wird häufig als Kilometerstandprotokoll bezeichnet.

  • Sie müssen Beweise aufbewahren, um den Abzug zu unterstützen, und diese Beweise müssen schriftlich vorliegen. Dies bedeutet, dass Einnahmen von Benzinkäufen aufbewahrt werden müssen, die die gefahrenen Kilometer unterstützen. Der IRS schreibt vor, dass die Dokumentation drei Jahre nach dem Jahr der Steuererklärung aufbewahrt wird.

  • Wenn Sie Kreditkarten verwenden, um Benzin zu kaufen, für Ölwechsel usw. zu zahlen, haben Sie eine bequeme Möglichkeit, die Aufzeichnungen zu verfolgen. Wenn Sie Quicken oder QuickBooks zur Verwaltung Ihrer Geschäftsunterlagen verwenden, können Sie die Kreditkarten- und Bankdaten häufig direkt in Ihr Programm herunterladen, wodurch die Aufbewahrung von Aufzeichnungen erleichtert wird.

  • Es ist auch wichtig, die Anzahl der gefahrenen Kilometer pro Jahr zu verfolgen, die Ihr Fahrzeug für den geschäftlichen und privaten Gebrauch bestimmt. Entscheidend ist auch die Erfassung der Laufleistung, wenn Sie Ihre jährliche Fahrzeuginspektion am 1. Januar eines jeden Jahres haben und wenn Fahrzeuge in Betrieb genommen oder außer Betrieb gesetzt werden.

In Bezug auf Audits sind die letzten beiden die Größten. Die IRS möchte Ihr geschriebenes Kilometerstandprotokoll sehen und zusätzlicher Nachweis der beanspruchten Reise. Ein solcher Nachweis könnte alles sein, von einer Mautstraße, die Datum und Uhrzeit der Mautstelle zeigt, bis zu einer Unterkunftsbestätigung. Reisen könnten sogar durch die Bereitstellung von Kopien von Briefen, E-Mails und Telefonunterlagen nachgewiesen werden. Laut IRS-Beobachtern und Buchhaltungsfachleuten wird der IRS zunehmend nach definitiveren Nachweisen suchen, dass Ihre Reise dort war, wo Sie behauptet haben und dass es sich dabei um Geschäftsreisen handelt. Langwierige Aufzeichnungen sind einfacher, wenn Sie Ihre Einkäufe mit Kreditkarten erledigen und "Papier" einlegen Ihre Spuren. Eine typische 400-Meilen-Übernachtung beinhaltet etwa zwei Tankstellenbesuche, ein Hotel und mehrere Restaurants, die bestätigen, dass Ihre Reise wirklich gemacht wurde. E-Mail, Tagesordnungen und Geschäftsunterlagen beweisen, dass die Geschäftskosten gültig waren.

Der Schlüssel zu guten Aufzeichnungen ist, die Aufzeichnung zu einem Teil des täglichen Reisens und zum Ende jeder Arbeitswoche zu machen. Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, sollten Sie mit dem IRS in Ihrer Windschutzscheibe keine unebenen Straßen vor sich sehen!


Sam Thacker ist Partner in Austin, Texas Business Finance-Lösungen.

Sie können sich direkt an Sam wenden: [email protected]

oder folge ihm auf Twitter: SMBfinance

EXTRA: Wenn Sie Fragen zu Sam bezüglich der Unternehmensfinanzierung, des Kreditmarktes und ähnlichen Fragen haben, bitte eine E-Mail senden. Ihre Fragen werden aufgezeichnet und Sam beantwortet die besten Fragen Fragen Sie den Experten Podcast-Show.

In den letzten zwei Jahren hat der IRS höhere und höhere Kilometerabzüge für Geschäftsreisen zugelassen. Mit dem aktuellen Abzug von 50,5 Cents pro Meile müssen Sie stets darauf achten, gute Kilometerstände zu führen, um Ihren maximalen Abzug für Geschäftsreisen geltend machen zu können. Als Unternehmer müssen Sie sich auch der Möglichkeiten bewusst sein, in denen die Mitarbeiter ihre Laufleistung in ihren Spesenabrechnungen hinterlegen können. Außerdem müssen Sie Ihre Geschäftsreisedatensätze verwalten und dabei berücksichtigen, dass Ihr Unternehmen von der IRS geprüft werden kann.

Neben der IRS-Auditaufzeichnung werden auch kleine Unternehmer mit Flotten sowie andere Unternehmen, die diesen Abzug in Anspruch nehmen, die Notwendigkeit eines maximalen Abzugs der Reisen mit dem Erfordernis einer Minimierung der Reisekosten des Fahrzeugs in Einklang bringen wollen.

IRS-Audits machen keinen Spaß, und die Entdeckung unzulässiger Kilometer (behauptete Abzüge, die die IRS-Anforderungen nicht erfüllen) kann zu echtem Geld führen und den Prozess noch schmerzhafter machen. Verstehen Sie und Ihre Fahrer, die geltend machen, dass die Meilen abgezogen und die Erstattungen bezahlt werden, die IRS-Regeln? Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Fahrzeugflotte auf dem Geraden und Schmalen zu halten:


  • Der IRS verlangt, dass spezifische Informationen gleichzeitig aufbewahrt werden, wenn Reisen für geschäftliche Zwecke abgezogen werden. Die IRS-Publikation 463 beschreibt die Aufzeichnungen, die zur Inanspruchnahme der Kilometerabzüge erforderlich sind.

  • Die Aufzeichnungen über Kilometerangaben müssen Folgendes enthalten: das Datum, an dem das Fahrzeug in Dienst gestellt wurde, die Gesamtkilometerzahl (Gesamt, Geschäft, Pendelverkehr und andere persönliche Kilometer), die Verwendung anderer Fahrzeuge und die Nachnutzung der Fahrzeuge. Dies wird häufig als Kilometerstandprotokoll bezeichnet.

  • Sie müssen Beweise aufbewahren, um den Abzug zu unterstützen, und diese Beweise müssen schriftlich vorliegen. Dies bedeutet, dass Einnahmen von Benzinkäufen aufbewahrt werden müssen, die die gefahrenen Kilometer unterstützen. Der IRS schreibt vor, dass die Dokumentation drei Jahre nach dem Jahr der Steuererklärung aufbewahrt wird.

  • Wenn Sie Kreditkarten verwenden, um Benzin zu kaufen, für Ölwechsel usw. zu zahlen, haben Sie eine bequeme Möglichkeit, die Aufzeichnungen zu verfolgen. Wenn Sie Quicken oder QuickBooks zur Verwaltung Ihrer Geschäftsunterlagen verwenden, können Sie die Kreditkarten- und Bankdaten häufig direkt in Ihr Programm herunterladen, wodurch die Aufbewahrung von Aufzeichnungen erleichtert wird.

  • Es ist auch wichtig, die Anzahl der gefahrenen Kilometer pro Jahr zu verfolgen, die Ihr Fahrzeug für den geschäftlichen und privaten Gebrauch bestimmt. Entscheidend ist auch die Erfassung des Kilometerstandes, wenn Sie Ihre jährliche Fahrzeuginspektion am 1. Januar eines jeden Jahres haben und wenn Fahrzeuge in Betrieb genommen oder außer Betrieb gesetzt werden.

In Bezug auf Audits sind die letzten beiden die Größten. Die IRS möchte Ihr geschriebenes Kilometerstandprotokoll sehen und zusätzlicher Nachweis der beanspruchten Reise. Ein solcher Nachweis könnte alles sein, von einer Mautstraße, die Datum und Uhrzeit der Mautstelle zeigt, bis zu einer Unterkunftsbestätigung. Reisen könnten sogar durch die Bereitstellung von Kopien von Briefen, E-Mails und Telefonunterlagen nachgewiesen werden. Laut IRS-Beobachtern und Buchhaltungsfachleuten wird der IRS zunehmend nach definitiveren Nachweisen suchen, dass Ihre Reise dort war, wo Sie behaupteten und dass es sich dabei um Geschäftsreisen handelte.


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