Arbeitsunterbrechungen verwalten, ohne der böse Kerl zu sein

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So gerne wir das gegenteil glauben möchten, gehören unterbrechungen zum alltag. Egal, ob es sich um ein spontanes meeting, ein problem mit dem kundenservice, einen vorschlag in letzter minute, persönliche anfragen, e-mails oder gespräche mit kollegen handelt, diese ungeplanten verpflichtungen oder aktivitäten neigen dazu, uns während unserer tage an unserer zeit zu rauben. Während die meisten dieser ablenkungen, die unabsichtlich unseren tag verbrauchen, beseitigt werden können, bleibt die tatsache bestehen, viele können es nicht. Verzweifle jedoch nicht, es gibt hoffnung. Und wenn sie sie nicht beseitigen können, lernen sie, wie sie sie bess

So gerne wir das Gegenteil glauben möchten, gehören Unterbrechungen zum Alltag. Egal, ob es sich um ein spontanes Meeting, ein Problem mit dem Kundenservice, einen Vorschlag in letzter Minute, persönliche Anfragen, E-Mails oder Gespräche mit Kollegen handelt, diese ungeplanten Verpflichtungen oder Aktivitäten neigen dazu, uns während unserer Tage an unserer Zeit zu rauben.

Während die meisten dieser Ablenkungen, die unabsichtlich unseren Tag verbrauchen, beseitigt werden können, bleibt die Tatsache bestehen, viele können es nicht. Verzweifle jedoch nicht, es gibt Hoffnung. Und wenn Sie sie nicht beseitigen können, lernen Sie, wie Sie sie besser verwalten können.

Hier ist ein Beispiel. Gerry, ein Kunde von mir, der eine große kommerzielle Möbelfirma besitzt, rief mich neulich an und erzählte von seiner Frustration darüber, dass er seine tägliche Aufgabenliste nicht durchgehen konnte, da sowohl Kunden als auch seine Mitarbeiter ständig unterbrechungsfrei waren.

Gerry wollte nicht der "Bösewicht" sein oder die falsche Nachricht an seine Mitarbeiter senden, dass es ihm egal ist, und er erlaubte seinen Mitarbeitern, ihn mit ihren Fragen, Problemen und Bitten um Hilfe zu unterbrechen. Ob nun per E-Mail, per Telefon oder wenn sie in sein Büro gingen und vor seinem Schreibtisch Platz nahmen, neigte Gerry dazu, das zu tun, was er gerade tat, aus Angst vor weiteren Folgen oder Rückfällen, wenn er nicht sofort auf ihre Bedürfnisse einging.

Um dieses andauernde Problem zu bekämpfen, habe ich mit Gerry einen Prozess geteilt, mit dem er die Unterbrechungen und die Erwartungen, die die Menschen an ihn haben, besser bewältigen kann, so dass Gerry derjenige sein kann, der seine Zeit steuert und seinen Tag steuert, anstatt all das tägliche Chaos, Unterbrechungen, zuzulassen und Ablenkungen, um es für ihn zu tun.

Das nächste Mal, wenn einer Ihrer Mitarbeiter mit einer dringenden Angelegenheit zu Ihnen kommt, folgt eine einfache zweistufige Strategie, um diese Unterbrechung zu bewältigen, ohne der Bösewicht zu sein.

Schritt eins: Das nächste Mal, wenn jemand fragt: „Haben Sie ein paar Minuten?“ Anstatt mit „Ja“ zu antworten, wird dies schnell zu einem Auslöser für Konflikte, zuerst antworten Sie mit den Worten: „Cathy, ich bin in der Mitte gerade jetzt etwas abzuschließen. Was noch wichtiger ist, ich möchte sicherstellen, dass das, was auch immer Ihre Besorgnis ist, ich gebe Ihnen die Zeit und die Aufmerksamkeit, die es verdient, damit wir es gemeinsam erfolgreich durcharbeiten können. Während ich weiß, dass es für Sie wichtig ist, dass Sie jetzt damit umgehen, ist dies etwas, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert und sofort behandelt werden muss, oder kann es etwas warten? "

Seien wir ehrlich. Während wir alle die Hilfe zu dem Zeitpunkt wünschen, zu dem wir danach fragen, ist die Mehrheit der Probleme möglicherweise nicht zeitkritisch. Für die Person, die Ihre Unterstützung anfordert, kann alles wichtig sein, und eine Erklärung, die ich vorschlage, ist eher eine Bestätigung als eine Ablehnung ihrer Anfrage. Während Sie empfindlich sind, wie sie sich fühlen, können einige Dinge tatsächlich warten. Der Unterschied ist, dass Sie sich beim Warten wirklich gut fühlen! Wenn Sie jedoch nie nachfragen, schaffen wir niemals die Möglichkeit, zwischen was und was nicht warten kann, zu unterscheiden.

Schritt zwei: Sobald sie Ihnen sagen, wie dringlich ihre Angelegenheit ist, haben Sie jetzt die Wahl, sich sofort damit zu befassen oder ein anderes Mal einen Tisch zu legen. Sie werden feststellen, dass viele Anfragen verschoben werden können, da es sich nicht um wirklich dringende Notfälle handelt. Dann antworten Sie mit dem folgenden Vorschlag. „Okay, wie wäre es dann mit Ihnen und ich besprechen das morgen früh um 10 Uhr, wenn ich weiß, dass ich mich darauf konzentrieren kann und Ihnen meine ungeteilte Aufmerksamkeit widme, ohne abgelenkt zu werden. Funktioniert das für Sie? ”Wer wird nicht die ungeteilte Aufmerksamkeit seines Chefs wünschen? Beachten Sie, was Sie nicht tun. Sie sagen ihnen nicht: „Ich bin in fünf Minuten fertig. Reden wir dann. “Tatsache ist, dass Sie meistens nicht in fünf Minuten fertig sind. Seien Sie realistisch mit dem, was Sie auf Ihrem Teller haben. Schau dir deinen Zeitplan an. Planen Sie dieses Gespräch dann zu einem Zeitpunkt ein, von dem Sie wissen, dass er nicht mit anderen Aufgaben konkurrieren wird, die Sie erledigen müssen und die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn Sie diesen Ansatz wählen, wird das Risiko vermieden, als selbstgerecht oder „auf meinem Weg oder auf der Autobahn“ zu wirken. Sie können jetzt die Anforderungen der Person berücksichtigen und gleichzeitig die Grenzen respektieren, die Sie setzen, um sich vor den fortgesetzten Anforderungen anderer Menschen an Ihre Zeit zu schützen. Hören Sie auf, mit Ablenkungen zu konkurrieren, und lernen Sie einfach, mit ihnen umzugehen und den Erwartungen der Menschen an Sie.

So gerne wir das Gegenteil glauben möchten, gehören Unterbrechungen zum Alltag. Egal, ob es sich um ein spontanes Meeting, ein Problem mit dem Kundenservice, einen Vorschlag in letzter Minute, persönliche Anfragen, E-Mails oder Gespräche mit Kollegen handelt, diese ungeplanten Verpflichtungen oder Aktivitäten neigen dazu, uns während unserer Tage an unserer Zeit zu rauben.

Während die meisten dieser Ablenkungen, die unabsichtlich unseren Tag verbrauchen, beseitigt werden können, bleibt die Tatsache bestehen, viele können es nicht. Verzweifle jedoch nicht, es gibt Hoffnung. Und wenn Sie sie nicht beseitigen können, lernen Sie, wie Sie sie besser verwalten können.

Hier ist ein Beispiel. Gerry, ein Kunde von mir, der eine große kommerzielle Möbelfirma besitzt, rief mich neulich an und erzählte von seiner Frustration darüber, dass er seine tägliche Aufgabenliste nicht durchgehen konnte, da sowohl Kunden als auch seine Mitarbeiter ständig unterbrechungsfrei waren.

Gerry wollte nicht der "Bösewicht" sein oder die falsche Nachricht an seine Mitarbeiter senden, dass es ihm egal ist, und er erlaubte seinen Mitarbeitern, ihn mit ihren Fragen, Problemen und Bitten um Hilfe zu unterbrechen. Ob nun per E-Mail, per Telefon oder wenn sie in sein Büro gingen und vor seinem Schreibtisch Platz nahmen, neigte Gerry dazu, das zu tun, was er gerade tat, aus Angst vor weiteren Folgen oder Rückfällen, wenn er nicht sofort auf ihre Bedürfnisse einging.

Um dieses andauernde Problem zu bekämpfen, habe ich mit Gerry einen Prozess geteilt, mit dem er die Unterbrechungen und die Erwartungen, die die Menschen an ihn haben, besser bewältigen kann, so dass Gerry derjenige sein kann, der seine Zeit steuert und seinen Tag steuert, anstatt all das tägliche Chaos, Unterbrechungen, zuzulassen und Ablenkungen, um es für ihn zu tun.

Das nächste Mal, wenn einer Ihrer Mitarbeiter mit einer dringenden Angelegenheit zu Ihnen kommt, folgt eine einfache zweistufige Strategie, um diese Unterbrechung zu bewältigen, ohne der Bösewicht zu sein.

Schritt eins: Das nächste Mal, wenn jemand fragt: „Haben Sie ein paar Minuten?“ Anstatt mit „Ja“ zu antworten, wird dies schnell zu einem Auslöser für Konflikte, zuerst antworten Sie mit den Worten: „Cathy, ich bin in der Mitte gerade jetzt etwas abzuschließen. Was noch wichtiger ist, ich möchte sicherstellen, dass das, was auch immer Ihre Besorgnis ist, ich gebe Ihnen die Zeit und die Aufmerksamkeit, die es verdient, damit wir es gemeinsam erfolgreich durcharbeiten können. Während ich weiß, dass es für Sie wichtig ist, dass Sie jetzt damit umgehen, ist dies etwas, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert und sofort behandelt werden muss, oder kann es etwas warten? "

Seien wir ehrlich. Während wir alle die Hilfe zu dem Zeitpunkt wünschen, zu dem wir danach fragen, ist die Mehrheit der Probleme möglicherweise nicht zeitkritisch. Für die Person, die Ihre Unterstützung anfordert, kann alles wichtig sein, und eine Erklärung, die ich vorschlage, ist eher eine Bestätigung als eine Ablehnung ihrer Anfrage. Während Sie empfindlich sind, wie sie sich fühlen, können einige Dinge tatsächlich warten. Der Unterschied ist, dass Sie sich beim Warten wirklich gut fühlen! Wenn Sie jedoch nie nachfragen, schaffen wir niemals die Möglichkeit, zwischen was und was nicht warten kann, zu unterscheiden.

Schritt zwei: Sobald sie Ihnen sagen, wie dringlich ihre Angelegenheit ist, haben Sie jetzt die Wahl, sich sofort damit zu befassen oder ein anderes Mal einen Tisch zu legen. Sie werden feststellen, dass viele Anfragen verschoben werden können, da es sich nicht um wirklich dringende Notfälle handelt. Dann antworten Sie mit dem folgenden Vorschlag. „Okay, wie wäre es dann mit Ihnen und ich besprechen das morgen früh um 10 Uhr, wenn ich weiß, dass ich mich darauf konzentrieren kann und Ihnen meine ungeteilte Aufmerksamkeit widme, ohne abgelenkt zu werden. Funktioniert das für Sie? ”Wer wird nicht die ungeteilte Aufmerksamkeit seines Chefs wünschen? Beachten Sie, was Sie nicht tun. Sie sagen ihnen nicht: „Ich bin in fünf Minuten fertig. Reden wir dann. “Tatsache ist, dass Sie meistens nicht in fünf Minuten fertig sind. Seien Sie realistisch mit dem, was Sie auf Ihrem Teller haben. Schau dir deinen Zeitplan an. Planen Sie dieses Gespräch dann zu einem Zeitpunkt ein, von dem Sie wissen, dass er nicht mit anderen Aufgaben konkurrieren wird, die Sie erledigen müssen und die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn Sie diesen Ansatz wählen, wird das Risiko vermieden, als selbstgerecht oder „auf meinem Weg oder auf der Autobahn“ zu wirken. Sie können jetzt die Anforderungen der Person berücksichtigen und gleichzeitig die Grenzen respektieren, die Sie setzen, um sich vor den fortgesetzten Anforderungen anderer Menschen an Ihre Zeit zu schützen. Hören Sie auf, mit Ablenkungen zu konkurrieren, und lernen Sie einfach, mit ihnen umzugehen und den Erwartungen der Menschen an Sie.


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