Überwachen Sie die PCs Ihrer Mitarbeiter - wenn Sie sich trauen - #2

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Es ist 10:30 uhr... Wissen sie, was ihre angestellten auf ihren computern machen? Hier erfahren sie, wie sie herausfinden können, ohne die moral zu zerschlagen - oder sogar verklagt zu werden.

Die Implementierung eines Überwachungsprogramms ist möglicherweise komplizierter als Sie denken. Es gibt viele Faktoren, die zu berücksichtigen sind, und Sie müssen die Details Ihrer Belegschaft mitteilen.

Geben Sie immer die überwachten Geräte an (alles von BlackBerrys bis zu Laptops sind Kandidaten), wie Sie sie überwachen möchten und was Sie mit den gesammelten Informationen tun möchten. Es gibt viele Fragen zu beantworten. Für Starter:

  1. Werden Sie gespeicherte Kommunikationen überprüfen, die Verwendung in Echtzeit verfolgen oder beides?
  2. Verfolgen Sie auf mobilen Geräten oder Fahrzeugen deren Standort?

In Bezug auf E-Mail weist Philip Gordon, Vorsitzender der Datenschutz- und Datenschutzgruppe der Arbeits- und Anwaltskanzlei Littler Mendelson, darauf hin, dass es einen großen Unterschied zwischen Nachrichten gibt, die im Unternehmensnetzwerk gespeichert werden, und denen, die von einer webbasierten E-Mail eines Drittanbieters gespeichert werden Anbieter wie Google Mail oder Yahoo! Mail Sie können Ihre eigenen Systeme nach Belieben überwachen, aber "Es ist illegal, auf das webbasierte E-Mail-Konto eines Mitarbeiters ohne dessen vorherige Zustimmung zuzugreifen", sagt Gordon. "Um Ihr Unternehmen im Streitfall zu schützen, sollte die Einwilligung schriftlich verfasst werden."

Was ist, wenn ein Arbeitnehmer die Zustimmung verweigert? Gordon sagt, solange das Ersuchen des Arbeitgebers um schriftliche Einwilligung zu einem legitimen Zweck dient, „etwa um Vorwürfe über Fehlverhalten zu untersuchen, einen Rechtsstreit einzuleiten oder auf wichtige arbeitsbezogene Mitteilungen zuzugreifen“, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer kündigen.

Jeanne Achille, CEO der Devon Group, einer Marketing-, Marken- und PR-Firma in Middletown, New Jersey, stimmt dem zu. "Wenn ein Mitarbeiter sich weigert, die Unternehmensrichtlinien zu befolgen, würden wir dies als Grund für eine Kündigung betrachten." Die Devon Group verlangt von allen Mitarbeitern, dass sie das Verständnis und den Erhalt des Mitarbeiterhandbuchs anerkennen, das besagt, dass das Unternehmensnetzwerk überwacht und geschützt wird. Die Nutzung der Software von SpectorSoft kostet etwa 100 US-Dollar pro PC, plus 100 US-Dollar pro Monat für wöchentliche Berichte eines externen IT-Anbieters zur Überwachung der 15 Mitarbeiter des Unternehmens (selbst eingeschlossen).

Ist es das wert? In 17 Jahren ihrer beruflichen Laufbahn hat Achille als direkte Folge ihres PC-Überwachungsprogramms 2 Mitarbeiter gekündigt. Sie ist nicht allein: 30 Prozent der von der American Management Association befragten Arbeitgeber gaben an, Mitarbeiter wegen Missbrauchs des Internets entlassen zu haben.

Vorsicht vor rechtlichen Problemen

Unabhängig davon, ob Sie sich für Software, die Cloud oder Auftragnehmer entscheiden, müssen Sie beim Überwachen der Computer der Mitarbeiter vorsichtig sein. Wenn Sie es nicht richtig handhaben, kann der Versuch, den Missbrauch von Firmencomputern auszurotten, ironischerweise zu einem Unternehmen führen Mehr Ärger - von der Verärgerung der Mitarbeiter bis hin zur potenziellen Aussetzung von Gerichtsverfahren.

"Kleinunternehmer könnten unabsichtlich die Grenze überschreiten, weil das Gesetz in diesem Bereich komplex sein kann und relativ unbestimmt ist", warnt Gordon. Als Beispiel verweist er auf Software, die elektronische Kommunikation in Echtzeit erfasst. „Die Verwendung dieser Produkte ohne besondere Benachrichtigung der Mitarbeiter und im Idealfall der Einholung ihrer schriftlichen Zustimmung könnte den Geschäftsinhaber einer potenziellen Haftung nach dem Federal Wiretap Act aussetzen“, erklärt er.

Die Lösung? "Halten Sie das Mitarbeiterüberwachungsprogramm nicht geheim", rät Dykstra. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur über Ihre Überwachungspolitik, sondern geben Sie Ihre Gründe für die Umsetzung an und lassen Sie sie dazu auffordern, sich zu melden. „Mitarbeiter in sensiblen Positionen wissen zu lassen, dass das Unternehmen die Sicherheit der Daten ernst nimmt, mit denen sie arbeiten, ist eine große Sicherheitsmaßnahme“, sagt Dykstra. In vielen Fällen genügt es schon, zu wissen, dass das Unternehmen möglicherweise sucht, um die Mitarbeiter auf der Strecke zu lassen.

Auf der anderen Seite haben Unternehmen die Verantwortung, mit den gesammelten Informationen besonders sorgfältig umzugehen. Bei der Überwachung werden häufig Details zu einem Mitarbeiter aufgedeckt, die für die Organisation nicht schädlich sind, die jedoch dazu benutzt werden könnten, den Arbeitnehmer zu diskriminieren. Ein möglicher Missbrauch der gesammelten Informationen ist ein weiteres gesetzliches Minenfeld für die Computerüberwachung.

Jenseits der rechtlichen Fragen

Die Gefahren der PC-Überwachung sind nicht nur legal. Die Überwachung Ihrer Mitarbeiter kann andere negative Folgen haben, die ebenso wichtig sind, insbesondere die Moral und die Arbeitszufriedenheit.

"Arbeitgeber, die sich dafür entscheiden, die PCs ihrer Mitarbeiter zu überwachen, sagen im Grunde, dass sie ihren Mitarbeitern nicht vertrauen", sagt Keith Ayers, Präsident des Intégro Leadership Institute in Newtown, Pennsylvania, und Autor von Engagement ist nicht genug: Sie brauchen leidenschaftliche Mitarbeiter, um Ihren Traum zu erreichen. Er weist darauf hin, dass Mitarbeiter ohne Vertrauen die Vorgesetzten verärgern und nicht die Initiative ergreifen können, die Unternehmen brauchen, um erfolgreich zu sein.

Diese Art des negativen Denkens kann kleine, unternehmerische Unternehmen schädigen. Daher überrascht es nicht, dass viele auf ein Monitoring verzichten. Laut einer Umfrage von Inc.com aus dem Jahr 2009 gaben nur 19 Prozent der Befragten an, dass sie die E-Mails der Mitarbeiter überwacht hätten. Dies geschah nur, wenn sie ein Problem vermuteten. Nur 16 Prozent überprüften die gesamte PC-Nutzung.

Ein kleines Unternehmen, das entschlossen ist, keinen großen Bruder zu verfolgen, ist Heyzap, ein soziales Netzwerk für mobile Spieler in San Francisco. "Wir haben hier eine 100-prozentige No-Monitoring-Politik", sagt James Smith, Chief Technology Officer des Unternehmens. „Ich habe zuvor bei einem großen Finanzdatenunternehmen gearbeitet, das zur Überwachung der Mitarbeiter gesetzlich vorgeschrieben war, und es herrschte Misstrauen. Wir wollten sicherstellen, dass es bei Heyzap keine solche Atmosphäre gibt. “

Als Alternative zu aggressiver Computerüberwachung schlägt Ayers vor, Probleme der Computernutzung und Bedenken der Mitarbeiter vor Ort zu behandeln. „Dadurch wird die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf Offenheit, Ehrlichkeit und Respekt gestützt und die Mitarbeiter werden dazu motiviert, Ergebnisse zu erzielen, die über den Erwartungen liegen.“

Das kann für viele kleine Unternehmen ausreichend sein. Wenn Sie jedoch besorgt sind - und wenn Ihr Unternehmen mit sensiblen Daten wie Kreditkartennummern von Kunden umgeht oder auf proprietäre Geschäftsinformationen angewiesen ist, die Sie sich nicht leisten können, in die Hände eines Konkurrenten zu sehen -, warten Sie nicht zu lange, um sich näher damit zu beschäftigen Was ist los. „Unternehmen, die warten, bis nach einem Datenverlust oder einer verdächtigen Aktivität ein [Überwachungsprogramm] gestartet wird, haben das Boot möglicherweise verpasst“, sagt Dykstra. "Wir stellen häufig fest, dass der Beginn eines unglücklichen Ereignisses Monate oder sogar Jahre zurückliegt, bevor jemand etwas Ungewöhnliches bemerkt."


Charlotte Jensen ist ein international publizierter Journalist, der sich auf Geschäftsthemen spezialisiert hat.


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