Neun Fragen, die bei der Auswahl eines Tagungsgeländes zu stellen sind

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Stellen sie sicher, dass sie sich diese hilfreichen fragen stellen, wenn sie versuchen, sich für eine business-convention-website zu entscheiden.

Die Auswahl einer Business-Convention-Site kann eine überwältigende Aufgabe sein. Es gibt eine Vielzahl von Details, die zu berücksichtigen sind, einschließlich Preis, Hotelausstattung, Lage und vieles mehr. Nachdem Sie eine Site endgültig ausgewählt haben, müssen Sie viel Zeit für die Planung der Convention selbst aufwenden.

Faktoren wie diese führen dazu, dass viele Menschen professionelle Meeting- und Tagungsplaner hinzuziehen, die darauf trainiert sind, die besten Standorte innerhalb der von Ihnen festgelegten Preis- und Annehmlichkeitsparameter zu finden. Eine Liste der verfügbaren Tagungsorte nach Bundesstaat finden Sie im Convention Center & CVB-Verzeichnis.

Wenn die Kosten für die Einstellung eines Planers nicht Ihren Möglichkeiten entsprechen, oder wenn Sie einfach der Typ sind, der es gerne alleine macht, stellen Sie sich die folgenden Fragen, wenn Sie nach einer Business-Convention-Website suchen:

  1. Befindet sich der Standort in der Nähe eines großen Flughafens? Denken Sie daran, dass die Mehrheit Ihrer Kongressteilnehmer in das Flugzeug einfliegen wird. Daher müssen Sie einen Ort in der Nähe eines großen städtischen Flughafens suchen. Stellen Sie außerdem sicher, dass ausreichend Flughafentransfers verfügbar sind, und dass diese rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche verkehren.
  2. Bietet die Lage angemessene Hoteleinrichtungen? Haben Sie schon einmal an einer Geschäftstagung teilgenommen und waren gezwungen, in einem Hotel zu wohnen, das sich meilenweit vom Hauptsitz der Messe entfernt befindet. Geschäftsleute werden zweimal darüber nachdenken, ob es nicht genügend Hotels in der Nähe einiger Veranstaltungsorte gibt.
  3. Bieten die Hotels eine breite Palette an Annehmlichkeiten für die Gäste? Heutzutage suchen die Gäste mehr als nur einen Schlafplatz. Vergewissern Sie sich, dass das Hotel, das Sie in Betracht ziehen, wettbewerbsfähig ist, wenn es sich um Freebies und Annehmlichkeiten handelt. Drahtloses High-Speed-Internet, ein Business Center, geräumige Zimmer und ein Health Club vor Ort sind nur einige der Dinge, die Ihre Kongressteilnehmer suchen.
  4. Gibt es viele Restaurants in der Nähe? Bevor Sie sich bei einem Kongresszentrum anmelden, sollten Sie sicherstellen, dass eine ausreichende Anzahl guter Restaurants zu Fuß erreichbar ist. Es ist auch eine kluge Idee, mit mehreren regionalen Restaurants Kontakt aufzunehmen, um zu fragen, ob sie den Kongressteilnehmern einen Rabatt gewähren. Dies kommt beiden Parteien zugute.
  5. Gibt es ausreichend Meetingfläche? Es gibt nichts Schlimmeres, als an einer Tagung teilzunehmen, nur um mit anderen Teilnehmern in kleine Besprechungsräume gestopft zu werden. Vergewissern Sie sich, dass die Räume groß genug sind, um die Anzahl der geplanten Besucher aufzunehmen.
  6. Ist die Messefläche groß genug? Wenn Sie möchten, dass Ihre Messe ein Erfolg wird, stellen Sie sicher, dass Sie genügend Platz für die vielen Aussteller und Anbieter haben, die möglicherweise anwesend sind.
  7. Gibt es familienfreundliche Attraktionen in der Nähe? Kongressteilnehmer kommen oft mit ihren Familien im Schlepptau an. Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen gewählte Ort in einem Umkreis von fünf Kilometern eine Vielzahl von Sehenswürdigkeiten und Aktivitäten bietet.
  8. Wird ein breites Spektrum an Konferenzdienstleistungen angeboten? Stellen Sie sicher, dass die Websites, die Sie in Betracht ziehen, eine Reihe von Dienstleistungen anbieten, einschließlich Mahlzeiten und Erfrischungen, und dass Kellner und anderes Support-Personal zur Verfügung stehen, um diese Dienste bereitzustellen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Wie man einen Kongress in Gang setzt.
  9. Ist der Veranstaltungsort der beste Preis? Melden Sie sich nicht beim ersten Veranstaltungsort an, den Sie finden. Vergleichen Sie Preise und Dienstleistungen und unterschreiben Sie keine Verträge, bis Sie das Gefühl haben, dass Sie den Ort ausgewählt haben, der die meisten Dinge bietet, nach denen Sie suchen.


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