Planen einer Firmenveranstaltung

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Bleiben sie konzentriert und ihre besondere veranstaltung wird unvergesslich.

Mit der richtigen Vorbereitung können Sie eine denkwürdige Veranstaltung abhalten, die das Profil Ihres Unternehmens erhöht und neue Geschäfte ermöglicht.

Ob Ihre Veranstaltung ein bahnbrechender Ort für ein neues Geschäft, eine Jubiläumsgala, ein jährliches Anerkennungsprogramm für Mitarbeiter oder eine glitzernde Urlaubs-Cocktailstunde ist, der Erfolg hängt von der Planung ab. Winging riskiert eine Katastrophe. Daher sollten Sie keine besonderen Veranstaltungen ohne Ressourcen für den Planungsprozess durchführen.

Je früher Sie beginnen, desto besser, und kein Veranstaltungsplaner würde davon träumen, ohne detaillierten Zeitplan in etwas einzutauchen.

Modellieren Sie Ihre Planung nach diesem Countdown für jeden Monat, um sicherzustellen, dass Sie alles abgedeckt haben.

Sechs Monate vorher

  • Nachdem Sie die Art des Ereignisses beurteilt und ein Budget festgelegt haben, legen Sie den genauen Ort, das Datum und die Uhrzeit fest, einschließlich der dazugehörigen Details, z. B. Einzahlungen, um den Veranstaltungsort zu sichern oder Verträge zu unterschreiben.
  • Unterteilen Sie die Veranstaltung in Kernkomponenten wie Logistik und Öffentlichkeitsarbeit und weisen Sie einzelne Aufgaben zu.
  • Buchen Sie Catering oder Unterhaltung und prüfen Sie Ihre Gästeliste und wie Gäste eingeladen werden.

Fünf Monate vorher

  • Wenn Ihre Veranstaltung beginnt zu gelieren, bestimmen Sie das spezifische Programm. Wenn Sie einen Zeremonienmeister brauchen, besorgen Sie sich einen.
  • Mieten Sie ein Video- und Soundteam und einen Fotografen, um die Veranstaltung aufzunehmen.
  • Holen Sie sich PR-Material für die Werbung für nachfolgende Veranstaltungen, insbesondere für jährliche.

Drei Monate zuvor

  • Planen Sie Ihre Medienkampagne. Dies ist auch die Zeit, um die Werbemöglichkeiten abzuwägen und Materialien wie gedruckte Einladungen, Programme, Poster oder Flyer zu gestalten.
  • Tease das Event mit einer Save-the-Date-Postkarte, damit die eingeladenen Personen es in ihren Kalender eintragen können.
  • Legen Sie eine Pressemitteilungsstrategie fest.
  • Wenn es sich um eine Mahlzeit oder eine Vorspeise handelt, muss das Menü festgelegt werden.
  • Wenn Sie einen MC haben, ermitteln Sie den Inhalt des Skripts.

Zwei Monate vorher

  • Halten Sie Ihre Sicherheiten und Pressemitteilungen bereit und können Sie loslegen.
  • Kaufen Sie Ihre Veranstaltung, indem Sie Kalendermeldungen oder Radiospots vorbereiten.
  • Aktualisieren Sie Ihre Website mit Informationen zu der Veranstaltung, einschließlich Zeit, Ort und Kosten der Teilnahme.

Einen Monat vorher

  • Wenn Ihre Veranstaltung Dekorationen und Requisiten erfordert, stellen Sie sicher, dass Sie das bekommen, was Sie brauchen.
  • Dies ist die Hauptsendezeit für das Versenden von Einladungen, daher sollten Sie einen Plan haben, um die Antworten zu verfolgen und mit denjenigen Kontakt aufzunehmen, die nicht geantwortet haben.
  • Ziel der Verteilung von Pressemitteilungen zu diesem Zeitpunkt.

Eine Woche vorher

  • Bereiten Sie eine Medienerinnerung oder Medienwarnung vor und verteilen Sie sie, und ziehen Sie eine E-Mail an die Kunden, um die Teilnahme zu fördern.
  • Nageln Sie alle hervorragenden Logistiklösungen wie Dekorationen, Requisiten, Catering und Unterhaltung auf den Punkt.
  • Überprüfen und koordinieren Sie das Programm mit dem MC oder dem Hauptredner (einschließlich des Skripts), Freiwilligen, Mitarbeitern und Würdenträgern.
  • Bei allen Diensteanbietern einchecken.

Der Tag zuvor

  • Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg. Behalten Sie daher eine Checkliste der Aufgaben bei.
  • Institutssysteme, z. B. eine alphabetische Gästeliste oder ein ausgewiesener Platz, um ausstehende Vergütungen an Dienstanbieter zu verteilen, für eine gut durchgeführte Veranstaltung.
  • Besorgen Sie sich Dekorationen, Schilder oder Requisiten vor Ort.
  • Testen Sie die Audio- und Videogeräte auf Pannen.
  • Halten Sie einen schriftlichen Zeitplan und eine Agenda für die Entwicklung der Sonderveranstaltung bereit und teilen Sie sie mit den Teilnehmern.

Tag der Veranstaltung

  • Richten Sie den Bereich frühzeitig ein und führen Sie einen Trockenlauf von Anfang bis Ende durch, um die Problembereiche anzupassen.
  • Seien Sie bereit, 45 Minuten vor Beginn der Veranstaltung zu würfeln, und halten Sie die Teilnehmer 20 Minuten vor Beginn bereit.
  • Bestimmen Sie einen Ansprechpartner für unvorhergesehene Probleme.
  • Folgen Sie Ihrer Agenda, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.
  • Wenn Sie flexibel sind, können Sie Überraschungen abwehren. Seien Sie also bereit zu improvisieren.
  • Letztendlich zahlt sich Ihre Planung jetzt aus, also genießen Sie es.

Nach dem Ereignis

  • Sie können aus einer Obduktion lernen. Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammen und besprechen Sie, was funktioniert und was nicht funktioniert hat. Machen Sie sich Notizen und halten Sie sie für die nächste Veranstaltung bereit.
  • Archivieren Sie Presseausschnitte, Videos, Ton und Fotos sowie Informationen zu allen Auftragnehmern und organisieren Sie diese für die zukünftige Verwendung.
  • Vielen Dank an alle, die an der Veranstaltung und Ihren Teilnehmern mitgearbeitet haben. Wenn es sich bei der Veranstaltung um eine Spendenaktion handelte, sollten Sie sicherstellen, dass die Leute wissen, wie viel Geld gesammelt wurde und dass ihre Hilfe dazu beigetragen hat, dieses Ziel zu erreichen.

Mit der richtigen Vorbereitung können Sie eine denkwürdige Veranstaltung abhalten, die das Profil Ihres Unternehmens erhöht und neue Geschäfte ermöglicht.

Ob Ihre Veranstaltung ein bahnbrechender Ort für ein neues Geschäft, eine Jubiläumsgala, ein jährliches Anerkennungsprogramm für Mitarbeiter oder eine glitzernde Urlaubs-Cocktailstunde ist, der Erfolg hängt von der Planung ab. Winging riskiert eine Katastrophe. Daher sollten Sie keine besonderen Veranstaltungen ohne Ressourcen für den Planungsprozess durchführen.

Je früher Sie beginnen, desto besser, und kein Veranstaltungsplaner würde davon träumen, ohne detaillierten Zeitplan in etwas einzutauchen.

Modellieren Sie Ihre Planung nach diesem Countdown für jeden Monat, um sicherzustellen, dass Sie alles abgedeckt haben.

Sechs Monate vorher

  • Nachdem Sie die Art des Ereignisses beurteilt und ein Budget festgelegt haben, legen Sie den genauen Ort, das Datum und die Uhrzeit fest, einschließlich der dazugehörigen Details, z. B. Einzahlungen, um den Veranstaltungsort zu sichern oder Verträge zu unterschreiben.
  • Unterteilen Sie die Veranstaltung in Kernkomponenten wie Logistik und Öffentlichkeitsarbeit und weisen Sie einzelne Aufgaben zu.
  • Buchen Sie Catering oder Unterhaltung und prüfen Sie Ihre Gästeliste und wie Gäste eingeladen werden.

Fünf Monate vorher

  • Wenn Ihre Veranstaltung beginnt zu gelieren, bestimmen Sie das spezifische Programm. Wenn Sie einen Zeremonienmeister brauchen, besorgen Sie sich einen.
  • Mieten Sie ein Video- und Soundteam und einen Fotografen, um die Veranstaltung aufzunehmen.
  • Holen Sie sich PR-Material für die Werbung für nachfolgende Veranstaltungen, insbesondere für jährliche.

Drei Monate zuvor

  • Planen Sie Ihre Medienkampagne. Dies ist auch die Zeit, um die Werbemöglichkeiten abzuwägen und Materialien wie gedruckte Einladungen, Programme, Poster oder Flyer zu gestalten.
  • Tease das Event mit einer Save-the-Date-Postkarte, damit die eingeladenen Personen es in ihren Kalender eintragen können.
  • Legen Sie eine Pressemitteilungsstrategie fest.
  • Wenn es sich um eine Mahlzeit oder eine Vorspeise handelt, muss das Menü festgelegt werden.
  • Wenn Sie einen MC haben, ermitteln Sie den Inhalt des Skripts.

Zwei Monate vorher

  • Halten Sie Ihre Sicherheiten und Pressemitteilungen bereit und können Sie loslegen.
  • Kaufen Sie Ihre Veranstaltung, indem Sie Kalendermeldungen oder Radiospots vorbereiten.
  • Aktualisieren Sie Ihre Website mit Informationen zu der Veranstaltung, einschließlich Zeit, Ort und Kosten der Teilnahme.

Einen Monat vorher

  • Wenn Ihre Veranstaltung Dekorationen und Requisiten erfordert, stellen Sie sicher, dass Sie das bekommen, was Sie brauchen.
  • Dies ist die Hauptsendezeit für das Versenden von Einladungen, daher sollten Sie einen Plan haben, um die Antworten zu verfolgen und mit denjenigen Kontakt aufzunehmen, die nicht geantwortet haben.
  • Ziel der Verteilung von Pressemitteilungen zu diesem Zeitpunkt.

Eine Woche vorher

  • Bereiten Sie eine Medienerinnerung oder Medienwarnung vor und verteilen Sie sie, und ziehen Sie eine E-Mail an die Kunden, um die Teilnahme zu fördern.
  • Nageln Sie alle hervorragenden Logistiklösungen wie Dekorationen, Requisiten, Catering und Unterhaltung auf den Punkt.
  • Überprüfen und koordinieren Sie das Programm mit dem MC oder dem Hauptredner (einschließlich des Skripts), Freiwilligen, Mitarbeitern und Würdenträgern.
  • Bei allen Diensteanbietern einchecken.

Der Tag zuvor

  • Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg. Behalten Sie daher eine Checkliste der Aufgaben bei.
  • Institutssysteme, z. B. eine alphabetische Gästeliste oder ein ausgewiesener Platz, um ausstehende Vergütungen an Dienstanbieter zu verteilen, für eine gut durchgeführte Veranstaltung.
  • Besorgen Sie sich Dekorationen, Schilder oder Requisiten vor Ort.
  • Testen Sie die Audio- und Videogeräte auf Pannen.
  • Halten Sie einen schriftlichen Zeitplan und eine Agenda für die Entwicklung der Sonderveranstaltung bereit und teilen Sie sie mit den Teilnehmern.

Tag der Veranstaltung

  • Richten Sie den Bereich frühzeitig ein und führen Sie einen Trockenlauf von Anfang bis Ende durch, um die Problembereiche anzupassen.
  • Seien Sie bereit, 45 Minuten vor Beginn der Veranstaltung zu würfeln, und halten Sie die Teilnehmer 20 Minuten vor Beginn bereit.
  • Bestimmen Sie einen Ansprechpartner für unvorhergesehene Probleme.
  • Folgen Sie Ihrer Agenda, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.
  • Wenn Sie flexibel sind, können Sie Überraschungen abwehren. Seien Sie also bereit zu improvisieren.
  • Letztendlich zahlt sich Ihre Planung jetzt aus, also genießen Sie es.

Nach dem Ereignis

  • Sie können aus einer Obduktion lernen. Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammen und besprechen Sie, was funktioniert und was nicht funktioniert hat. Machen Sie sich Notizen und halten Sie sie für die nächste Veranstaltung bereit.
  • Archivieren Sie Presseausschnitte, Videos, Ton und Fotos sowie Informationen zu allen Auftragnehmern und organisieren Sie diese für die zukünftige Verwendung.
  • Vielen Dank an alle, die an der Veranstaltung und Ihren Teilnehmern mitgearbeitet haben. Wenn es sich bei der Veranstaltung um eine Spendenaktion handelte, sollten Sie sicherstellen, dass die Leute wissen, wie viel Geld gesammelt wurde und dass ihre Hilfe dazu beigetragen hat, dieses Ziel zu erreichen.
Mit der richtigen Vorbereitung können Sie eine denkwürdige Veranstaltung abhalten, die das Profil Ihres Unternehmens erhöht und neue Geschäfte ermöglicht.

Ob Ihre Veranstaltung ein bahnbrechender Ort für ein neues Geschäft, eine Jubiläumsgala, ein jährliches Anerkennungsprogramm für Mitarbeiter oder eine glitzernde Urlaubs-Cocktailstunde ist, der Erfolg hängt von der Planung ab. Winging riskiert eine Katastrophe. Daher sollten Sie keine besonderen Veranstaltungen ohne Ressourcen für den Planungsprozess durchführen.

Je früher Sie beginnen, desto besser, und kein Veranstaltungsplaner würde davon träumen, ohne detaillierten Zeitplan in etwas einzutauchen.

Modellieren Sie Ihre Planung nach diesem Countdown für jeden Monat, um sicherzustellen, dass Sie alles abgedeckt haben.

Sechs Monate vorher

  • Nachdem Sie die Art des Ereignisses beurteilt und ein Budget festgelegt haben, legen Sie den genauen Ort, das Datum und die Uhrzeit fest, einschließlich der dazugehörigen Details, z. B. Einzahlungen, um den Veranstaltungsort zu sichern oder Verträge zu unterschreiben.
  • Unterteilen Sie die Veranstaltung in Kernkomponenten wie Logistik und Öffentlichkeitsarbeit und weisen Sie einzelne Aufgaben zu.
  • Buchen Sie Catering oder Unterhaltung und prüfen Sie Ihre Gästeliste und wie Gäste eingeladen werden.

Fünf Monate vorher

  • Wenn Ihre Veranstaltung beginnt zu gelieren, bestimmen Sie das spezifische Programm. Wenn Sie einen Zeremonienmeister brauchen, besorgen Sie sich einen.
  • Mieten Sie ein Video- und Soundteam und einen Fotografen, um die Veranstaltung aufzunehmen.
  • Holen Sie sich PR-Material für die Werbung für nachfolgende Veranstaltungen, insbesondere für jährliche.

Drei Monate zuvor

  • Planen Sie Ihre Medienkampagne. Dies ist auch die Zeit, um die Werbemöglichkeiten abzuwägen und Materialien wie gedruckte Einladungen, Programme, Poster oder Flyer zu gestalten.
  • Tease das Event mit einer Save-the-Date-Postkarte, damit die eingeladenen Personen es in ihren Kalender eintragen können.
  • Legen Sie eine Pressemitteilungsstrategie fest.
  • Wenn es sich um eine Mahlzeit oder eine Vorspeise handelt, muss das Menü festgelegt werden.
  • Wenn Sie einen MC haben, ermitteln Sie den Inhalt des Skripts.

Zwei Monate vorher

  • Halten Sie Ihre Sicherheiten und Pressemitteilungen bereit und können Sie loslegen.
  • Kaufen Sie Ihre Veranstaltung, indem Sie Kalendermeldungen oder Radiospots vorbereiten.
  • Aktualisieren Sie Ihre Website mit Informationen zu der Veranstaltung, einschließlich Zeit, Ort und Kosten der Teilnahme.

Einen Monat vorher

  • Wenn Ihre Veranstaltung Dekorationen und Requisiten erfordert, stellen Sie sicher, dass Sie das bekommen, was Sie brauchen.
  • Dies ist die Hauptsendezeit für das Versenden von Einladungen, daher sollten Sie einen Plan haben, um die Antworten zu verfolgen und mit denjenigen Kontakt aufzunehmen, die nicht geantwortet haben.
  • Ziel der Verteilung von Pressemitteilungen zu diesem Zeitpunkt.

Eine Woche vorher

  • Bereiten Sie eine Medienerinnerung oder Medienwarnung vor und verteilen Sie sie, und ziehen Sie eine E-Mail an die Kunden, um die Teilnahme zu fördern.
  • Nageln Sie alle hervorragenden Logistiklösungen wie Dekorationen, Requisiten, Catering und Unterhaltung auf den Punkt.
  • Überprüfen und koordinieren Sie das Programm mit dem MC oder dem Hauptredner (einschließlich des Skripts), Freiwilligen, Mitarbeitern und Würdenträgern.
  • Bei allen Diensteanbietern einchecken.

Der Tag zuvor

  • Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg. Behalten Sie daher eine Checkliste der Aufgaben bei.
  • Institutssysteme, z. B. eine alphabetische Gästeliste oder ein ausgewiesener Platz, um ausstehende Vergütungen an Dienstanbieter zu verteilen, für eine gut durchgeführte Veranstaltung.
  • Besorgen Sie sich Dekorationen, Schilder oder Requisiten vor Ort.
  • Testen Sie die Audio- und Videogeräte auf Pannen.
  • Halten Sie einen schriftlichen Zeitplan und eine Agenda für die Entwicklung der Sonderveranstaltung bereit und teilen Sie sie mit den Teilnehmern.

Tag der Veranstaltung

  • Richten Sie den Bereich frühzeitig ein und führen Sie einen Trockenlauf von Anfang bis Ende durch, um die Problembereiche anzupassen.
  • Seien Sie bereit, 45 Minuten vor Beginn der Veranstaltung zu würfeln, und halten Sie die Teilnehmer 20 Minuten vor Beginn bereit.
  • Bestimmen Sie einen Ansprechpartner für unvorhergesehene Probleme.
  • Folgen Sie Ihrer Agenda, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.
  • Wenn Sie flexibel sind, können Sie Überraschungen abwehren. Seien Sie also bereit zu improvisieren.
  • Letztendlich zahlt sich Ihre Planung jetzt aus, also genießen Sie es.

Nach dem Ereignis

  • Sie können aus einer Obduktion lernen. Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammen und besprechen Sie, was funktioniert und was nicht funktioniert hat. Machen Sie sich Notizen und halten Sie sie für die nächste Veranstaltung bereit.
  • Archivieren Sie Presseausschnitte, Videos, Ton und Fotos sowie Informationen zu allen Auftragnehmern und organisieren Sie diese für die zukünftige Verwendung.
  • Vielen Dank an alle, die an der Veranstaltung und Ihren Teilnehmern mitgearbeitet haben. Wenn es sich bei der Veranstaltung um eine Spendenaktion handelte, sollten Sie sicherstellen, dass die Leute wissen, wie viel Geld gesammelt wurde und dass ihre Hilfe dazu beigetragen hat, dieses Ziel zu erreichen.

Video: Planung Event - Tag 1


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