Produktivitäts-Tipps für Instant Messaging

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Die verwendung von instant messenger anstelle von e-mail kann zeit sparen und die kommunikation mit kunden und kollegen vereinfachen. E-mails sind schnell, aber sie müssen immer noch warten, bis nachrichten von einem server heruntergeladen werden. Auf der anderen seite können sie mit instant messaging ohne verzögerung in echtzeit kommunizieren.

Die Verwendung von Instant Messenger anstelle von E-Mail kann Zeit sparen und die Kommunikation mit Kunden und Kollegen vereinfachen. E-Mails sind schnell, aber Sie müssen immer noch warten, bis Nachrichten von einem Server heruntergeladen werden. Auf der anderen Seite können Sie mit Instant Messaging ohne Verzögerung in Echtzeit kommunizieren.

Da Geschäftsbenutzer jedoch bereits mit E-Mail-, Voicemail- und Pager-Nachrichten überschwemmt sind, sind Instant Messenger nur hilfreich, wenn Sie wissen, wie Sie sie effektiv nutzen. Wenn Sie einen Messenger verwenden möchten, um Zeit zu sparen und Kosten zu senken, müssen Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, ihn zu verwenden - insbesondere für Ferngespräche. Berücksichtigen Sie einige der anderen Schritte, die Sie beim Verwenden eines Instant Messenger ausführen sollten:

Mandat für unternehmensweite Software. Instant Messaging ist nur hilfreich, wenn Sie mit einer Reihe von Personen zusammenarbeiten, die dasselbe Messaging-Programm oder ein Programm verwenden, das die Kommunikation zwischen den verschiedenen Plattformen ermöglicht. Durch die Einrichtung eines Tools als Standard in Ihrem Unternehmen werden Kompatibilitätsprobleme beseitigt, und Mitarbeiter können Buddy-Listen erstellen und austauschen.

Buddy-Listen erstellen Sie können Buddylisten erstellen, um Ihr Team zu verfolgen. Nachdem Sie einen Kollegen zu Ihrer Kontaktliste hinzugefügt haben, werden Sie von den meisten Programmen benachrichtigt, wenn er online ist, und Sie können ihnen schnell Nachrichten senden - in der Regel durch Doppelklick auf den Namen.

Buddy-Listen austauschen. Bei einigen Instant Messenger können Sie Ihre Kontaktlisten mit anderen teilen. Dies spart neuen Mitarbeitern Zeit, wenn sie ihr Messaging-Programm einrichten.

Kontrolliere deinen Status. Mit Instant Messenger können Sie Ihren Online-Status ändern, ohne das Programm herunterzufahren. Verwenden Sie die Statusoptionen, um Ihren Kontakten mitzuteilen, dass Sie gerade Mittag sind, am Telefon sind, für den Tag gegangen sind oder einfach nur beschäftigt sind. Einige Messenger enthalten sogar einen unsichtbaren Status, der Ihren Status in den Buddy-Listen anderer Personen als offline anzeigt, Sie können jedoch weiterhin Nachrichten senden und empfangen.

Passen Sie Ihre Präferenzen an. Die meisten Instant Messenger verfügen über eine Vielzahl von Einstellungen, die Sie an Ihre Arbeitsweise anpassen können. Sie können beispielsweise festlegen, dass Nachrichten automatisch geöffnet werden oder in der Statusleiste blinken.

Spam blockieren Mit Instant-Messenger-Diensten mit vollem Service können Sie Ihre Sicherheitseinstellungen festlegen, um unerwünschte Nachrichten zu blockieren und Ihre privaten Informationen zu schützen. Sie können Nachrichten nur von Personen annehmen, die sich in Ihrer Kontaktliste befinden. Wenn Sie nach Spam gefunden werden, fügen Sie diese Absender einfach Ihrer Ignorierliste hinzu. Alle gesendeten Nachrichten werden verworfen, bevor sie Sie erreichen.

Speichern Sie Ihre Nachrichten. Bei den meisten IM-Clients können Sie Ihre Konversationen speichern. Außerdem können Sie zusätzliche Software kaufen, um Ihre Sofortnachrichten automatisch zu sichern, sodass Sie Ihren Austausch aufzeichnen können. Auf diese Weise können Sie einen Instant Messenger für Echtzeit-Unterhaltungen verwenden, wenn Sie sich genau erinnern wollen, was genau gesagt wurde.


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