Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Betrug durch Mitarbeiter

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Mitarbeiterbetrug: Es kann Ihnen nie passieren. Sie vertrauen Ihren Mitarbeitern. Sie haben keine Zeit, eine Reihe von Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, um sich vor etwas zu schützen, das wahrscheinlich niemals passieren wird. Nun, es ist dem Besitzer eines lokalen Bekleidungsgeschäfts passiert, das ich kenne, und der Täter war ein langjähriger Angestellter, der sein Geschäft leitete. Der Laden ist nicht mehr im Geschäft.

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie nicht viele Richtlinien und Verfahren erstellen, um Betrug zu verhindern. Sie müssen jedoch Szenarien identifizieren, in denen Diebstahl oder Verlust auftreten könnte, und entscheiden, was Sie zur Risikosteuerung tun möchten. In einigen Szenarien entscheiden Sie möglicherweise, dass keine Aktion erforderlich ist. Im Restaurant- und Bargeschäft beispielsweise ist der Diebstahl von Alkohol ein großes Problem. und Restaurants überwachen den Bestand sehr genau.

Ich habe kürzlich mit einem Einzelhändler gearbeitet, der die Gültigkeit der verkauften Waren in Frage stellte. Ich entdeckte, dass das Geschäft aufgrund des Transaktionsvolumens einfach nicht über ausreichende Ressourcen verfügte, um die Details der Rechnungen für Großeinkäufe zu überprüfen. Sie beschlossen, darauf zu vertrauen, dass die Rechnungen des Verkäufers korrekt waren, und angesichts der verfügbaren Ressourcen konnte ich ihrer Entscheidung nichts vorwerfen.

Was mich jedoch beunruhigte, war, dass der Mitarbeiter, der für die Überprüfung der Legitimität der Rechnungen verantwortlich war, auch die Rechnungen bezahlte. Damals glaubten sie, dass ihre Gewinnspanne höher sein sollte. Die Eigentümer mussten sich nur des Risikos bewusst sein, mögliche Änderungen zur Minderung des Risikos verstehen und entscheiden, mit welchen Maßnahmen sie sich wohl fühlen würden. Sie planen nun, eine Softwareanwendung zu implementieren, die den Abgleich zwischen Kreditorenrechnungen und Bestellungen automatisiert.

Hier sind einige Fragen, die Sie zur Ermittlung Ihrer eigenen Risikoszenarien für Mitarbeiterbetrug stellen müssen:

  1. Trennen Sie die Rollen für Autorisierung, Verwahrung und Dokumentation, um das Betrugs- oder Fehlerrisiko einer einzelnen Person zu begrenzen? Ich habe eine Veruntreuung von 250.000 US-Dollar durch einen CFO aufgedeckt, der die Kontrolle über das Bargeld und die Autorität über die Buchhaltung hatte, um sie abzudecken und deren Entdeckung zu verhindern.
  2. Werden alle Ihre Bank- und Kreditkartenkonten jeden Monat abgeglichen? Der oben erwähnte CFO eröffnete ein separates Bankkonto, um die 250.000 US-Dollar einzuzahlen, die Einlagen wurden in der Buchhaltung erfasst, aber die nachfolgenden Kontoauszüge kamen nie in die Buchhaltung. Er zog das Geld zurück und schloss das Konto. Vom Finanzvorstand eingeschüchterte Mitarbeiter des Rechnungswesens hatten das Konto nie abgleichen können.
  3. Nehmen Sie zeitnahe physische Inventuren vor, um sich gegen Diebstahl des Inventars zu schützen? Je niedriger das Verhältnis von Inventargegenständen zu Werten ist, desto höher ist das Risiko für Diebstahl.
  4. Betrachten Sie monatliche oder vierteljährliche Finanzwerte, um Ihre Margen zu vergleichen? Margenänderungen für dieselben Produkte könnten marktbedingt sein oder sie könnten fallen, um Inventardiebstahl oder Betrug zu vertuschen.
  5. Wenn Sie eine Frage zu etwas haben, das für Sie nicht sinnvoll ist, wie einfach ist es, Antworten zu erhalten? Ich finde oft Buchhaltungseinträge ohne ausreichende Beschreibung im Memofeld, um deren Zweck zu bewerten. Sie wurden möglicherweise ordnungsgemäß aufgenommen, könnten fehlerhaft sein oder könnten betrügerisch sein. Anstatt diese Einschätzung schnell vorzunehmen, indem ich mir den Eintrag anschaue, muss ich Zeit damit verschwenden, nach zusätzlichen Unterlagen zu suchen oder den Autor des Eintrags zu befragen, der sich möglicherweise nicht daran erinnert, warum er oder sie es gemacht hat. Je schwieriger es für Sie ist, Antworten zu erhalten, desto höher ist das Betrugsrisiko.
  6. Gibt es eine angemessene Dokumentation, um die Transaktionen zu belegen? Können Sie leicht eine Kopie einer bezahlten Rechnung oder einen vollständigen Bankabgleichsbericht anzeigen? Es sollte nur eine Minute dauern, diese zu finden und sich zu überzeugen, dass alles in Ordnung ist. Wenn Sie dies nicht tun können, bezahlen Sie möglicherweise falsche Rechnungen oder kennen möglicherweise nicht autorisierte Bargeldabhebungen.

Wie ich schon sagte, stellen Sie all diese Fragen und entscheiden, dass nichts getan werden muss, aber Sie haben eine bedeutende Leistung vollbracht. Sie verstehen und akzeptieren nun Ihre Risiken.

Mitarbeiterbetrug: Es kann Ihnen nie passieren. Sie vertrauen Ihren Mitarbeitern. Sie haben keine Zeit, eine Reihe von Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, um sich vor etwas zu schützen, das wahrscheinlich niemals passieren wird. Nun, es ist dem Besitzer eines lokalen Bekleidungsgeschäfts passiert, das ich kenne, und der Täter war ein langjähriger Angestellter, der sein Geschäft leitete. Der Laden ist nicht mehr im Geschäft.

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie nicht viele Richtlinien und Verfahren erstellen, um Betrug zu verhindern. Sie müssen jedoch Szenarien identifizieren, in denen Diebstahl oder Verlust auftreten könnte, und entscheiden, was Sie zur Risikosteuerung tun möchten. In einigen Szenarien entscheiden Sie möglicherweise, dass keine Aktion erforderlich ist. Im Restaurant- und Bargeschäft beispielsweise ist der Diebstahl von Alkohol ein großes Problem. und Restaurants überwachen den Bestand sehr genau.

Ich habe kürzlich mit einem Einzelhändler gearbeitet, der die Gültigkeit der verkauften Waren in Frage stellte. Ich entdeckte, dass das Geschäft aufgrund des Transaktionsvolumens einfach nicht über ausreichende Ressourcen verfügte, um die Details der Rechnungen für Großeinkäufe zu überprüfen. Sie beschlossen, darauf zu vertrauen, dass die Rechnungen des Verkäufers korrekt waren, und angesichts der verfügbaren Ressourcen konnte ich ihrer Entscheidung nichts vorwerfen.

Was mich jedoch beunruhigte, war, dass der Mitarbeiter, der für die Überprüfung der Legitimität der Rechnungen verantwortlich war, auch die Rechnungen bezahlte. Damals glaubten sie, dass ihre Gewinnspanne höher sein sollte. Die Eigentümer mussten sich nur des Risikos bewusst sein, mögliche Änderungen zur Minderung des Risikos verstehen und entscheiden, mit welchen Maßnahmen sie sich wohl fühlen würden. Sie planen nun, eine Softwareanwendung zu implementieren, die den Abgleich zwischen Kreditorenrechnungen und Bestellungen automatisiert.

Hier sind einige Fragen, die Sie zur Ermittlung Ihrer eigenen Risikoszenarien für Mitarbeiterbetrug stellen müssen:

  1. Trennen Sie die Rollen für Autorisierung, Verwahrung und Dokumentation, um das Betrugs- oder Fehlerrisiko einer einzelnen Person zu begrenzen? Ich habe eine Veruntreuung von 250.000 US-Dollar durch einen CFO aufgedeckt, der die Kontrolle über das Bargeld und die Autorität über die Buchhaltung hatte, um sie abzudecken und deren Entdeckung zu verhindern.
  2. Werden alle Ihre Bank- und Kreditkartenkonten jeden Monat abgeglichen? Der oben erwähnte CFO eröffnete ein separates Bankkonto, um die 250.000 $ einzuzahlen, die Einlagen wurden in der Buchhaltung erfasst, aber die nachfolgenden Kontoauszüge kamen nie in die Buchhaltung. Er zog das Geld zurück und schloss das Konto. Vom Finanzvorstand eingeschüchterte Mitarbeiter des Rechnungswesens hatten das Konto nie abgleichen können.
  3. Nehmen Sie zeitnahe physische Inventuren vor, um sich gegen Diebstahl des Inventars zu schützen? Je niedriger das Verhältnis von Inventargegenständen zu Werten ist, desto höher ist das Risiko für Diebstahl.
  4. Betrachten Sie monatliche oder vierteljährliche Finanzwerte, um Ihre Margen zu vergleichen? Margenänderungen für dieselben Produkte könnten marktbedingt sein oder sie könnten fallen, um Inventardiebstahl oder Betrug zu vertuschen.
  5. Wenn Sie eine Frage zu etwas haben, das für Sie nicht sinnvoll ist, wie einfach ist es, Antworten zu erhalten? Ich finde oft Buchhaltungseinträge ohne ausreichende Beschreibung im Memofeld, um deren Zweck zu bewerten. Sie wurden möglicherweise ordnungsgemäß aufgenommen, könnten fehlerhaft sein oder könnten betrügerisch sein. Anstatt diese Einschätzung schnell vorzunehmen, indem ich mir den Eintrag anschaue, muss ich Zeit damit verschwenden, nach zusätzlichen Unterlagen zu suchen oder den Autor des Eintrags zu befragen, der sich möglicherweise nicht daran erinnert, warum er oder sie es gemacht hat. Je schwieriger es für Sie ist, Antworten zu erhalten, desto höher ist das Betrugsrisiko.
  6. Gibt es eine angemessene Dokumentation, um die Transaktionen zu belegen? Können Sie leicht eine Kopie einer bezahlten Rechnung oder einen vollständigen Bankabgleichsbericht anzeigen? Es sollte nur eine Minute dauern, diese zu finden und sich zu überzeugen, dass alles in Ordnung ist. Wenn Sie dies nicht tun können, bezahlen Sie möglicherweise falsche Rechnungen oder kennen möglicherweise nicht autorisierte Bargeldabhebungen.

Wie ich schon sagte, stellen Sie all diese Fragen und entscheiden, dass nichts getan werden muss, aber Sie haben eine bedeutende Leistung vollbracht. Sie verstehen und akzeptieren nun Ihre Risiken.

Mitarbeiterbetrug: Es kann Ihnen nie passieren. Sie vertrauen Ihren Mitarbeitern. Sie haben keine Zeit, eine Reihe von Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, um sich vor etwas zu schützen, das wahrscheinlich niemals passieren wird. Nun, es ist dem Besitzer eines lokalen Bekleidungsgeschäfts passiert, das ich kenne, und der Täter war ein langjähriger Angestellter, der sein Geschäft leitete. Der Laden ist nicht mehr im Geschäft.

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie nicht viele Richtlinien und Verfahren erstellen, um Betrug zu verhindern. Sie müssen jedoch Szenarien identifizieren, in denen Diebstahl oder Verlust auftreten könnte, und entscheiden, was Sie zur Risikosteuerung tun möchten. In einigen Szenarien entscheiden Sie möglicherweise, dass keine Aktion erforderlich ist. Im Restaurant- und Bargeschäft beispielsweise ist der Diebstahl von Alkohol ein großes Problem. und Restaurants überwachen den Bestand sehr genau.

Ich habe kürzlich mit einem Einzelhändler gearbeitet, der die Gültigkeit der verkauften Waren in Frage stellte. Ich entdeckte, dass das Geschäft aufgrund des Transaktionsvolumens einfach nicht über ausreichende Ressourcen verfügte, um die Details der Rechnungen für Großeinkäufe zu überprüfen. Sie beschlossen, darauf zu vertrauen, dass die Rechnungen des Verkäufers korrekt waren, und angesichts der verfügbaren Ressourcen konnte ich ihrer Entscheidung nichts vorwerfen.

Was mich jedoch beunruhigte, war, dass der Mitarbeiter, der für die Überprüfung der Legitimität der Rechnungen verantwortlich war, auch die Rechnungen bezahlte. Damals glaubten sie, dass ihre Gewinnspanne höher sein sollte. Die Eigentümer mussten sich nur des Risikos bewusst sein, mögliche Änderungen zur Minderung des Risikos verstehen und entscheiden, mit welchen Maßnahmen sie sich wohl fühlen würden. Sie planen nun, eine Softwareanwendung zu implementieren, die den Abgleich zwischen Kreditorenrechnungen und Bestellungen automatisiert.

Hier sind einige Fragen, die Sie zur Ermittlung Ihrer eigenen Risikoszenarien für Mitarbeiterbetrug stellen müssen:

  1. Trennen Sie die Rollen für Autorisierung, Verwahrung und Dokumentation, um das Betrugs- oder Fehlerrisiko einer einzelnen Person zu begrenzen? Ich habe eine Veruntreuung von 250.000 US-Dollar durch einen CFO aufgedeckt, der die Kontrolle über das Bargeld und die Autorität über die Buchhaltung hatte, um sie abzudecken und deren Entdeckung zu verhindern.
  2. Werden alle Ihre Bank- und Kreditkartenkonten jeden Monat abgeglichen? Der oben erwähnte CFO eröffnete ein separates Bankkonto, um die 250.000 $ einzuzahlen, die Einlagen wurden in der Buchhaltung erfasst, aber die nachfolgenden Kontoauszüge kamen nie in die Buchhaltung. Er zog das Geld zurück und schloss das Konto. Vom Finanzvorstand eingeschüchterte Mitarbeiter des Rechnungswesens hatten das Konto nie abgleichen können.
  3. Nehmen Sie zeitnahe physische Inventuren vor, um sich gegen Diebstahl des Inventars zu schützen? Je niedriger das Verhältnis von Inventargegenständen zu Werten ist, desto höher ist das Risiko für Diebstahl.
  4. Betrachten Sie monatliche oder vierteljährliche Finanzwerte, um Ihre Margen zu vergleichen? Margenänderungen für dieselben Produkte könnten marktbedingt sein oder sie könnten fallen, um Inventardiebstahl oder Betrug zu vertuschen.
  5. Wenn Sie eine Frage zu etwas haben, das für Sie nicht sinnvoll ist, wie einfach ist es, Antworten zu erhalten? Ich finde oft Buchhaltungseinträge ohne ausreichende Beschreibung im Memofeld, um deren Zweck zu bewerten. Sie wurden möglicherweise ordnungsgemäß aufgenommen, könnten fehlerhaft sein oder könnten betrügerisch sein. Anstatt diese Einschätzung schnell vorzunehmen, indem ich mir den Eintrag anschaue, muss ich Zeit damit verschwenden, nach zusätzlichen Unterlagen zu suchen oder den Autor des Eintrags zu befragen, der sich möglicherweise nicht daran erinnert, warum er oder sie es gemacht hat. Je schwieriger es für Sie ist, Antworten zu erhalten, desto höher ist das Betrugsrisiko.
  6. Gibt es eine angemessene Dokumentation, um die Transaktionen zu belegen? Können Sie leicht eine Kopie einer bezahlten Rechnung oder einen vollständigen Bankabgleichsbericht anzeigen? Es sollte nur eine Minute dauern, diese zu finden und sich zu überzeugen, dass alles in Ordnung ist. Wenn Sie dies nicht tun können, bezahlen Sie möglicherweise falsche Rechnungen oder kennen möglicherweise nicht autorisierte Bargeldabhebungen.

Wie ich schon sagte, stellen Sie all diese Fragen und entscheiden, dass nichts getan werden muss, aber Sie haben eine bedeutende Leistung vollbracht. Sie verstehen und akzeptieren nun Ihre Risiken.


Video: Der Chef-Trick und wie man sich vor dem Betrug schützen kann – CYBERDYNE


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