QuickBooks 2012: Small-Business Accounting (fast) ohne Tränen

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Das neueste quickbooks-update kann die rechnungslegung für kleine unternehmen nicht allzu sehr erleichtern. Aber es macht den prozess sicher einfacher als früher.

Ich mag fast alles daran, mein eigenes kleines Geschäft zu führen. Wenn nicht, wäre ich in großen Schwierigkeiten: Wie die meisten Ein-Personen-Operationen mache ich fast alles selbst.

Eines der wenigen Dinge, die ich nicht besonders mag, ist die Buchhaltung. Okay, das ist eine Untertreibung. Eigentlich ich fürchten Buchhaltung. Ich verstehe auch, dass es unvermeidlich ist. Sie können natürlich einen anderen Mitarbeiter einstellen, der die Arbeit erledigt. Ich habe es getan - eine kluge, geduldige CPA, die jeden Cent wert ist, den ich ihr zahle.

Aber selbst wenn Sie professionelle Hilfe haben, müssen Sie Aufzeichnungen führen, sie in einer bestimmten Reihenfolge Ihrem Bean-Counter übergeben und die finanzielle Situation Ihres Unternehmens gut genug verstehen, um ein halbintelligentes Gespräch darüber führen zu können.

Und für kleinere Unternehmen wie meine ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie Intuits QuickBooks kaufen und verwenden werden, die Software, die die Buchhaltung für kleine Unternehmen genauso sicher definiert wie Microsoft Office die Produktivität. Mein Steuerberater fragte nicht einmal, ob ich ihn verwende: Als es an der Zeit war, meine Steuern zu erheben, sagte sie mir einfach, sie brauche eine Kopie der QuickBooks-Datei meiner Firma. (Laut Intuit ist der größte Konkurrent von QuickBooks nicht einmal ein weiteres Buchhaltungspaket - es handelt sich hierbei um Microsoft Excel und andere Formen der Aktenführung.)

Intuit aktualisiert seine Software jeden Herbst und QuickBooks 2012 ist da. Die neue Windows-Version ist ab dem 26. September als Download verfügbar und wird am 9. Oktober im Handel erhältlich sein. Das Unternehmen gab mir einen kleinen Einblick in die Version 2012, und obwohl es nichts radikal Neues gibt, gibt es einige bemerkenswerte Verbesserungen - besonders für eine Finanzphobe wie mich.

Hier sind einige Hinweise zu den Änderungen von QuickBooks 2012, die ich am ansprechendsten fand.

Ein stressfreies Starterlebnis

Eines der schwierigsten Dinge in Bezug auf das Rechnungswesen im Allgemeinen und QuickBooks im Besonderen ist der Anfang. Die Version 2012 macht das Einrichten Ihrer Bücher erheblich weniger beängstigend, da die Anzahl der Fragen, die Sie im Vorfeld anfragen - von 20 auf 40 in früheren Versionen auf drei oder vier in der neuen Edition reduziert wird. Diese Rationalisierung zeigt den Einfluss von Mint.com, dem wunderbaren, wunderbar unkomplizierten Personal Finance-Service, den Intuit im Jahr 2009 erworben hat. (Je nach Mint ähnlicher QuickBooks in zukünftigen Versionen, desto besser.)

Eine weitere Funktion, die mich anspricht, ist eine neue kalenderbasierte Transaktionsansicht. Ich bin unberechenbar genug, wenn es darum geht, meine Ausgaben zu dokumentieren, die ich gerne zurückverfolgen möchte, und zu überprüfen, ob ich tatsächlich in jeden Fall wiederkehrender Artikel wie etwa Telefonrechnungen gelangt. Bisher musste ich einen Bericht erstellen. Jetzt kann ich einfach durch den Kalender klicken, um zu sehen, was ich eingegeben habe und wann ich es eingegeben habe.

Diese Funktion lässt sich nicht mit externen Kalendern wie Outlook und Google Docs integrieren, was für manche Leute ein Nachteil sein kann - obwohl ich genauso glücklich bin, meine Buchhaltung an einem Ort und meine Termine an einem anderen Ort aufzubewahren.

QuickBooks 2012 spricht mit dem einzigen Programm, auf das sich die überwiegende Mehrheit der Unternehmen für die Zahlenverknüpfung stützt: Excel. Wenn Sie Abrechnungsdaten in die Tabellenkalkulationsanwendung von Microsoft exportieren und dann mit Schriftarten, Farben und anderen Effekten aufwarten, können Sie mit QuickBooks jetzt die Tabellenkalkulation mit den aktuellen Daten aktualisieren, ohne die Formatierung zu beeinträchtigen. (Die Funktion funktioniert mit vielen Excel-Optionen, aber nicht allen.)

Apropos Berichte, es war in QuickBooks immer einfach, Gartenvielfalt wie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzurufen. Das Erstellen von benutzerdefinierten Berichten ist auch möglich, wenn ausreichend Zeit, Wissen und Interesse vorhanden sind.

Jetzt ruft QuickBooks einige Expertenhilfe auf: Andere Benutzer von QuickBooks. Mit der neuen Funktion Contributed Reports kann jeder von ihnen erstellte Bericht hochladen und mit anderen Benutzern teilen. Intuit prüft, ob sie verteilungswürdig sind. Sie werden in eine App Store-ähnliche Bibliothek aufgenommen und können nach Nutzerbewertung und Beliebtheit durchsucht werden.

Die Bibliothek "Contributed Reports" beginnt mit 1.000 Berichten. Wenn es ein Hit ist, könnte es Ihnen helfen, von der harten Arbeit der Kollegen in ähnlichen Situationen zu profitieren, anstatt Ihre eigenen Berichte von Grund auf zu erstellen.

Vor einigen Jahren führte Intuit einen einfachen Customer Response Management (CRM) -Dienst namens Customer Manager ein, der mit QuickBooks zusammenarbeitete. Nur ein Jahr später tötete es den Dienst.

Nun ist das Konzept zurück in QuickBooks 2012, das über die Buchhaltung hinausgeht und grundlegende Werkzeuge bietet, die kleinen Unternehmen bei der Verwaltung von Kunden und potenziellen Kunden helfen. Sie können eine Liste von Vertriebs-Leads pflegen, wodurch die Versuchung beseitigt wird, sie als Kunden einzugeben, bevor sie tatsächlich Kunden sind. Sie können auch Dateien wie Word-Dokumente und PDF-Dateien an jede Transaktion anhängen. Dies ist ein praktischer Weg, um relevante Informationen aufzubewahren - beispielsweise den ursprünglichen Vorschlag, der zu einem Verkauf geführt hat.

Diese neuen Funktionen könnten der Anfang von etwas Großem sein - es wäre schön, wenn sie sich zu einem ausgereiften CRM-System entwickeln würden - aber im Moment sind sie keine Konkurrenz für Salesforce.com. Zum Glück für Unternehmen, die bereits QuickBooks und Salesforce verwenden, führt Intuit auch eine Zusatzoption ein, die sie miteinander verbindet.

Versionen, Versionen… und weitere Versionen!

Wie immer ist QuickBooks nicht ein Produkt, sondern eine Produktpalette, die sich an alle richtet, von Einzelunternehmen mit bargeldarmer Einzelunternehmung bis hin zu boomenden Unternehmen, die die Definition von "Kleinunternehmen" ausdehnen Windows-Paket und Premier ($ 399.95), eine Version mit höherem Preis, die auch in Versionen für bestimmte Arten von Unternehmen wie Auftragnehmer und gemeinnützige Organisationen erhältlich ist.

Die Mac-Version von QuickBooks wird auch 2012 aktualisiert, es gibt jedoch eine Reihe neuer Funktionen. Ich habe mich nicht mit der neuen Version befasst, aber insgesamt ist QuickBooks für Mac dünner. Obwohl es eine Mac-Benutzeroberfläche hat, finde ich es weniger zugänglich als seine Windows-Cousine. (Ein weiterer Nachteil der Mac-Version: Es gibt viele nützliche Hinweise zur Verwendung von QuickBooks, sowohl online als auch in gedruckter Form. Die meisten davon setzen jedoch voraus, dass Sie die Windows-Edition verwenden.)

Dann gibt es QuickBooks Online, die Version, die als browserbasierter Dienst gegen eine monatliche Gebühr verfügbar ist. Es ist in fünf Varianten erhältlich, beginnend bei 12,95 US-Dollar pro Monat. Verwenden Sie es und Sie können Ihre Buchhaltung auf jedem Computer mit Internetanschluss durchführen, wobei alle Ihre Daten sicher auf den Servern von Intuit gespeichert werden und nicht auf der Festplatte Ihres eigenen Computers. Aber es ist wieder eine weitere Inkarnation von QuickBooks mit einer eigenen Benutzeroberfläche und anderen Funktionen.

Ich besitze ein paar Computer. Ich möchte nicht daran denken, an welche meiner Buchhaltungsdaten gespeichert wird. Und ich liebe die Idee, dass Intuit dafür verantwortlich ist, mehrere Backups all meiner früheren und aktuellen Buchhaltungsdaten aufzubewahren, so dass dies nicht erforderlich ist. Meine Traumversion von QuickBooks existiert also noch nicht ganz: Es wäre QuickBooks Online - aber alles in den Windows-Versionen von QuickBooks 2012, einschließlich der neuen Funktionen. Und es würde noch mehr ein Mint-ähnliches Engagement widerspiegeln, um Leute wie mich vor der Komplexität der Buchhaltung zu schützen.

Vorerst scheint Intuit zufrieden zu sein, dass die Windows-Desktopsoftwareversionen von QuickBooks weiterhin die umfangreichsten Features bieten. Da sich jedoch immer mehr kleine Unternehmen mit der Verwendung von Cloud-basierten Diensten wie QuickBooks Online immer wohler fühlen, hoffe ich, dass das Unternehmen QuickBooks Online als sein Flaggschiff sehen wird - und dass wir Cloud-Computing-Fans gewonnen haben. Es gibt keinen Grund, diejenigen zu beneiden, die sich für die Buchhaltung mit altmodischer Windows-Software entscheiden.

Ich mag fast alles daran, mein eigenes kleines Geschäft zu führen. Wenn nicht, wäre ich in großen Schwierigkeiten: Wie die meisten Ein-Personen-Operationen mache ich fast alles selbst.

Eines der wenigen Dinge, die ich nicht besonders mag, ist die Buchhaltung. Okay, das ist eine Untertreibung. Eigentlich ich fürchten Buchhaltung. Ich verstehe auch, dass es unvermeidlich ist. Sie können natürlich einen anderen Mitarbeiter einstellen, der die Arbeit erledigt. Ich habe es getan - eine kluge, geduldige CPA, die jeden Cent wert ist, den ich ihr zahle.

Aber selbst wenn Sie professionelle Hilfe haben, müssen Sie Aufzeichnungen führen, sie in einer bestimmten Reihenfolge Ihrem Bean-Counter übergeben und die finanzielle Situation Ihres Unternehmens gut genug verstehen, um ein halbintelligentes Gespräch darüber führen zu können.

Und für kleinere Unternehmen wie meine ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie Intuits QuickBooks kaufen und verwenden werden, die Software, die die Buchhaltung für kleine Unternehmen genauso sicher definiert wie Microsoft Office die Produktivität. Mein Steuerberater fragte nicht einmal, ob ich ihn verwende: Als es an der Zeit war, meine Steuern zu erheben, sagte sie mir einfach, sie brauche eine Kopie der QuickBooks-Datei meiner Firma. (Laut Intuit ist der größte Konkurrent von QuickBooks nicht einmal ein weiteres Buchhaltungspaket - es handelt sich hierbei um Microsoft Excel und andere Formen der Aktenführung.)

Intuit aktualisiert seine Software jeden Herbst und QuickBooks 2012 ist da. Die neue Windows-Version ist ab dem 26. September als Download verfügbar und wird am 9. Oktober im Handel erhältlich sein. Das Unternehmen gab mir einen kleinen Einblick in die Version 2012, und obwohl es nichts radikal Neues gibt, gibt es einige bemerkenswerte Verbesserungen - besonders für eine Finanzphobe wie mich.

Hier sind einige Hinweise zu den Änderungen von QuickBooks 2012, die ich am ansprechendsten fand.

Ein stressfreies Starterlebnis

Eines der schwierigsten Dinge in Bezug auf das Rechnungswesen im Allgemeinen und QuickBooks im Besonderen ist der Anfang. Die Version 2012 macht das Einrichten Ihrer Bücher erheblich weniger beängstigend, da die Anzahl der Fragen, die Sie im Vorfeld anfragen - von 20 auf 40 in früheren Versionen auf drei oder vier in der neuen Edition reduziert wird. Diese Rationalisierung zeigt den Einfluss von Mint.com, dem wunderbaren, wunderbar unkomplizierten Personal Finance-Service, den Intuit im Jahr 2009 erworben hat. (Je nach Mint ähnlicher QuickBooks in zukünftigen Versionen, desto besser.)

Eine weitere Funktion, die mich anspricht, ist eine neue kalenderbasierte Transaktionsansicht. Ich bin unberechenbar genug, wenn es darum geht, meine Ausgaben zu dokumentieren, die ich gerne zurückverfolgen möchte, und zu überprüfen, ob ich tatsächlich in jeden Fall wiederkehrender Artikel wie etwa Telefonrechnungen gelangt. Bisher musste ich einen Bericht erstellen. Jetzt kann ich einfach durch den Kalender klicken, um zu sehen, was ich eingegeben habe und wann ich es eingegeben habe.

Diese Funktion lässt sich nicht mit externen Kalendern wie Outlook und Google Docs integrieren, was für manche Leute ein Nachteil sein kann - obwohl ich genauso glücklich bin, meine Buchhaltung an einem Ort und meine Termine an einem anderen Ort aufzubewahren.

QuickBooks 2012 spricht mit dem einzigen Programm, auf das sich die überwiegende Mehrheit der Unternehmen für die Zahlenverknüpfung stützt: Excel. Wenn Sie Abrechnungsdaten in die Tabellenkalkulationsanwendung von Microsoft exportieren und dann mit Schriftarten, Farben und anderen Effekten aufwarten, können Sie mit QuickBooks jetzt die Tabellenkalkulation mit den aktuellen Daten aktualisieren, ohne die Formatierung zu beeinträchtigen. (Die Funktion funktioniert mit vielen Excel-Optionen, aber nicht allen.)

Apropos Berichte, es war in QuickBooks immer einfach, Gartenvielfalt wie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzurufen. Das Erstellen von benutzerdefinierten Berichten ist auch möglich, wenn ausreichend Zeit, Wissen und Interesse vorhanden sind.

Jetzt ruft QuickBooks einige Expertenhilfe auf: Andere Benutzer von QuickBooks. Mit der neuen Funktion Contributed Reports kann jeder von ihnen erstellte Bericht hochladen und mit anderen Benutzern teilen. Intuit prüft, ob sie verteilungswürdig sind. Sie werden in eine App Store-ähnliche Bibliothek aufgenommen und können nach Nutzerbewertung und Beliebtheit durchsucht werden.

Die Bibliothek "Contributed Reports" beginnt mit 1.000 Berichten. Wenn es ein Hit ist, könnte es Ihnen helfen, von der harten Arbeit der Kollegen in ähnlichen Situationen zu profitieren, anstatt Ihre eigenen Berichte von Grund auf zu erstellen.

Vor einigen Jahren führte Intuit einen einfachen Customer Response Management (CRM) -Dienst namens Customer Manager ein, der mit QuickBooks zusammenarbeitete. Nur ein Jahr später tötete es den Dienst.

Nun ist das Konzept zurück in QuickBooks 2012, das über die Buchhaltung hinausgeht und grundlegende Werkzeuge bietet, die kleinen Unternehmen bei der Verwaltung von Kunden und potenziellen Kunden helfen. Sie können eine Liste von Vertriebs-Leads pflegen, wodurch die Versuchung beseitigt wird, sie als Kunden einzugeben, bevor sie tatsächlich Kunden sind. Sie können auch Dateien wie Word-Dokumente und PDF-Dateien an jede Transaktion anhängen. Dies ist ein praktischer Weg, um relevante Informationen aufzubewahren - beispielsweise den ursprünglichen Vorschlag, der zu einem Verkauf geführt hat.

Diese neuen Funktionen könnten der Anfang von etwas Großem sein - es wäre schön, wenn sie sich zu einem ausgereiften CRM-System entwickeln würden - aber im Moment sind sie keine Konkurrenz für Salesforce.com. Zum Glück für Unternehmen, die bereits QuickBooks und Salesforce verwenden, führt Intuit auch eine Zusatzoption ein, die sie miteinander verbindet.

Versionen, Versionen… und weitere Versionen!

Wie immer ist QuickBooks nicht ein Produkt, sondern eine Produktpalette, die sich an alle richtet, von Einzelunternehmen mit bargeldarmer Einzelunternehmung bis hin zu boomenden Unternehmen, die die Definition von "Kleinunternehmen" ausdehnen Windows-Paket und Premier ($ 399.95), eine Version mit höherem Preis, die auch in Versionen für bestimmte Arten von Unternehmen wie Auftragnehmer und gemeinnützige Organisationen erhältlich ist.

Die Mac-Version von QuickBooks wird auch 2012 aktualisiert, es gibt jedoch eine Reihe neuer Funktionen. Ich habe mich nicht mit der neuen Version befasst, aber insgesamt ist QuickBooks für Mac dünner. Obwohl es eine Mac-Benutzeroberfläche hat, finde ich es weniger zugänglich als seine Windows-Cousine. (Ein weiterer Nachteil der Mac-Version: Es gibt viele nützliche Hinweise zur Verwendung von QuickBooks, sowohl online als auch in gedruckter Form. Die meisten davon setzen jedoch voraus, dass Sie die Windows-Edition verwenden.)

Dann gibt es QuickBooks Online, die Version, die als browserbasierter Dienst gegen eine monatliche Gebühr verfügbar ist. Es ist in fünf Varianten erhältlich, beginnend bei 12,95 US-Dollar pro Monat. Verwenden Sie es und Sie können Ihre Buchhaltung auf jedem Computer mit Internetanschluss durchführen, wobei alle Ihre Daten sicher auf den Servern von Intuit gespeichert werden und nicht auf der Festplatte Ihres eigenen Computers. Aber es ist wieder eine weitere Inkarnation von QuickBooks mit einer eigenen Benutzeroberfläche und anderen Funktionen.

Ich besitze ein paar Computer. Ich möchte nicht daran denken, an welche meiner Buchhaltungsdaten gespeichert wird. Und ich liebe die Idee, dass Intuit dafür verantwortlich ist, mehrere Backups all meiner früheren und aktuellen Buchhaltungsdaten aufzubewahren, so dass dies nicht erforderlich ist. Meine Traumversion von QuickBooks existiert also noch nicht ganz: Es wäre QuickBooks Online - aber alles in den Windows-Versionen von QuickBooks 2012, einschließlich der neuen Funktionen. Und es würde noch mehr ein Mint-ähnliches Engagement widerspiegeln, um Leute wie mich vor der Komplexität der Buchhaltung zu schützen.

Vorerst scheint Intuit zufrieden zu sein, dass die Windows-Desktopsoftwareversionen von QuickBooks weiterhin die umfangreichsten Features bieten. Da sich jedoch immer mehr kleine Unternehmen mit der Verwendung von Cloud-basierten Diensten wie QuickBooks Online immer wohler fühlen, hoffe ich, dass das Unternehmen QuickBooks Online als sein Flaggschiff sehen wird - und dass wir Cloud-Computing-Fans gewonnen haben. Es gibt keinen Grund, diejenigen zu beneiden, die sich für die Buchhaltung mit altmodischer Windows-Software entscheiden.


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