Leserfrage: Archivierungssystem

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Haben sie bereits artikel darüber, wie sie ein ablagesystem für das kleine unternehmen am besten gestalten können?

Haben Sie bereits Artikel darüber, wie Sie ein Ablagesystem für das kleine Unternehmen am besten gestalten können? (Meine Suche hat nichts ergeben.) Genauer gesagt möchte ich Ratschläge zum Archivieren alter Dateien auf eine logische Weise, so dass das Wiederfinden der Dateien intuitiv ist, anstatt ein detailliertes Protokoll darüber zu benötigen, wo alles endete und warum.

Ah, feilen… die Aufgabe, die niemand wirklich machen möchte, auch ich. So banal es auch erscheinen mag, es ist so wichtig, eine organisierte und logische Art der Archivierung zu haben, ansonsten werden Sie auf der Straße große Probleme bekommen.

Ich gehe ständig in Büros, in denen mehrere Personen eine bestimmte Position innehatten, d. H. Den Buchhalter. Jede Person (meistens unorganisiert) hatte eine andere Art der Archivierung, von der keine für mich sinnvoll war, so dass sie tagelang nach einem einzigen Stück Papier suchte.

Je nachdem, welche Art von Unternehmen Sie betreiben und welche Arten von Dokumenten generiert werden, ist diese Frage möglicherweise etwas schwierig zu beantworten. Immer mehr Büros werden zu einer papierlosen Umgebung, in der alles gescannt und dann auf Diskette abgelegt wird. Wenn Sie für diese Art von Technologie nicht ganz bereit sind, ist dies mein Vorschlag.

Richten Sie für Buchhaltungsdateien keine Anbieter einzeln ein. Meines Erachtens ist dies eine totale Verschwendung von Zeit in alphabetischer Reihenfolge. Stattdessen sollten Sie Checks nach Monat einreichen und ein Check-Register ausführen, um jeden Monat zu ergänzen. Sie können jederzeit in Ihr Buchhaltungssystem gehen und bei Bedarf ein Register nach Lieferanten erstellen.

Bestimmte Dateien werden am Jahresende archiviert, z. B. Kreditoren, Forderungen und Kundenakten. Andere Akten wie Mitarbeiterunterlagen, Verwaltungs- und Bank- und Versicherungsakten bleiben jahrelang offen. Richten Sie Manila-Ordner mit primären Namen und sekundären Namen ein, z. B. Admin-Printing, Admin-Postage, Admin-Temp Service. Dann hätten Sie Banken, Angestellte, Steuern, Versicherungen usw. Ist das sinnvoll? Was wir hier erreichen wollen, ist, dass Sie keine Buchhaltungsinformationen, die am Jahresende geschlossen werden, mit alltäglichen Geschäftsinformationen kombinieren, die über Jahre hinweg offen bleiben könnten.

Wenn Sie Ihre Buchhaltungs- und Kundeninformationen archivieren und Sie nicht papierlos sind, habe ich festgestellt, dass es am einfachsten ist, Nummernkästen (Bankkästen, die wie Schubladen für den einfachen Zugriff dienen) zu erstellen. Erstellen Sie eine Excel-Tabelle und listen Sie auf, was sich in diesen Boxen befindet.


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