Einrichten eines Abrechnungssystems - Ein 10-Schritte-Leitfaden für kleine Unternehmen

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Unabhängig davon, ob sie einen oder 50 mitarbeiter haben, die einrichtung eines gehaltsabrechnungssystems optimiert nicht nur ihre rechtlichen und regulatorischen pflichten als arbeitgeber, sondern spart auch zeit und schützt sie vor kostspieligen irs - strafen (gemäß inc.com bestraft der irs typischerweise einen von drei geschäftsinhabern wegen abrechnungsfehlern). Hier finden sie 10 schritte, die ihnen beim einrichten eines abrechnungssystems für ihr kleines unternehmen helfen.

Einrichten eines Abrechnungssystems - Ein 10-Schritte-Leitfaden für kleine Unternehmen: unternehmen

Einrichten eines Abrechnungssystems - Ein 10-Schritte-Leitfaden für kleine Unternehmen: einrichten

Egal, ob Sie einen oder 50 Mitarbeiter haben, das Einstellen eines Abrechnungssystems nicht
Nur Ihre Fähigkeit, auf dem rechtlichen und auf dem neuesten Stand zu bleiben, wird optimiert
Regulierungsaufgaben als Arbeitgeber können Sie auch Zeit sparen
und helfen Sie, sich vor kostspieligen IRS-Strafen zu schützen (gemäß Inc.com, der IRS-Regel)
bestraft jeden dritten Unternehmer wegen Abrechnungsfehlern)

Hier sind 10 Schritte, die Ihnen beim Einrichten eines Abrechnungssystems für Ihr kleines Unternehmen helfen
Geschäft.

1. Fordern Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer an
(EIN)

Bevor Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie einen Personalausweis erhalten
Nummer (EIN) von der IRS. Das EIN wird oft als Arbeitgeber bezeichnet
Steuernummer oder als Formular SS-4. Das EIN ist für die Meldung von Steuern und Steuern erforderlich
andere Dokumente an die IRS. Außerdem ist das EIN erforderlich, wenn
Übermittlung von Informationen über Ihre Mitarbeiter an staatliche Stellen. Sie können ein EIN online beantragen oder Kontakt aufnehmen
die IRS direkt.

2. Prüfen Sie, ob Sie staatliche / lokale IDs benötigen

In einigen Bundesstaaten / Kommunen müssen Unternehmen ID-Nummern erhalten
um Steuern zu verarbeiten. Prüfen Sie, ob dies in Ihrem Bundesland zutrifft
mit diesem staatlichen Steuerleitfaden.

3. Unabhängiger Auftragnehmer oder Mitarbeiter - Wissen
der Unterschied

Seien Sie sich klar über die Unterscheidung zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem
Mitarbeiter. In rechtlicher Hinsicht ist die Grenze zwischen den beiden nicht immer klar
und es beeinflusst, wie Sie Einkommenssteuern einbehalten, einbehalten und sozial bezahlen
Sicherheits- und Medicare-Steuern sowie Arbeitslosensteuern. Business.gov
bietet Hinweise zur Unterscheidung in diesem Leitfaden für die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer.

4. Kümmern Sie sich um die Unterlagen des Mitarbeiters

Neue Mitarbeiter müssen das Federal Income Tax Withholding Form W-4 ausfüllen. Ihr Mitarbeiter muss das Formular ausfüllen und
Geben Sie es an Sie zurück, damit Sie die korrekte Bundeseinkommensteuer einbehalten können
von ihrem Lohn (der IRS gibt Anleitung, wie dies zu tun ist sowie
Informationen zum Einbehalt von Einkünften und Steuern zum Jahresende in diesem Employment Tax Guide).

5. Entscheiden Sie sich für eine Zahlungsperiode

Möglicherweise haben Sie dafür bereits einen manuellen Prozess, der jedoch die Einrichtung eines
Die Zahlungsperiode (ob monatlich oder zweimonatlich) wird manchmal durch staatliche Gesetze bestimmt, wobei die meisten zweimonatigen Zahlungen bevorzugt werden. Das
IRS verlangt auch, dass Sie die Einkommensteuer für diesen Zeitraum einbehalten
Auch wenn Ihr Mitarbeiter nicht die ganze Zeit arbeitet.

6. Dokumentieren Sie Ihren Mitarbeiter sorgfältig
Entschädigungsbedingungen

Beim Einrichten der Personalabrechnung möchten Sie auch darüber nachdenken, wie Sie mit einer bezahlten Freizeit umgehen (keine legale
Voraussetzung, aber von den meisten Unternehmen angeboten), wie Sie Mitarbeiter nachverfolgen
Stunden, ob und wie Sie Überstunden bezahlen, und andere Geschäftsvariablen. Zum
Weitere Informationen zu fairem Arbeitsrecht und zu den Auswirkungen auf die Überstundenvergütung usw.
Business.govs Leitfaden zu Lohn- und Stundengesetzen.

Vergessen Sie nicht, dass andere Mitarbeiterentschädigungen und
Selbstbehalte wie Krankenversicherungsbeiträge und Beiträge zur Altersversorgung
müssen auch von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abgezogen und an den Arbeitgeber überwiesen werden
geeignete Organisationen.

7. Wahl eines Abrechnungssystems

Die Lohnbuchhaltung erfordert eine genaue Aufmerksamkeit und
Genauigkeit, also lohnt es sich, etwas zu recherchieren, um Ihre Optionen zu verstehen.
Beginnen Sie, indem Sie andere Geschäftsinhaber fragen, welche Methode sie verwenden und ob sie
Haben Sie Tipps zum Einrichten und Verwalten der Abrechnung.

Zu den Optionen für die Verwaltung der Abrechnung gehören in der Regel die folgenden
Inhouse- oder Outsourcing-Optionen (Denken Sie daran, welche Option Sie wählen,
Sie als Arbeitgeber sind für die Berichterstattung und Bezahlung aller verantwortlich
Lohnsteuer):

  • Kaufmännische Buchhaltungssoftware - Dort
    Es gibt viele grundlegende Desktop-Softwareanwendungen und Online-Dienste, die
    Kleinunternehmen können die Scheckverarbeitung direkt im Haus verwalten
    Einlagen und Steuererhebung. Dazu gehören Sage
    Peachtree, Intuit Online Payroll, PayChex Online Payroll und ADP (die jetzt aussteigen)
    der Markt für kleine Unternehmen). Seien Sie nur vorsichtig, dass Sie nur das kaufen
    Optionen, die Sie benötigen, und stellen Sie sicher, dass Sie wissen, ob diese Dienstleistungen Lohnsteuern „einführen“ oder dass Sie sie behalten, bis sie fällig sind
    Zahlung.
  • Auslagern an einen Buchhalter oder einen Abrechnungsservice
    Wenn Sie die Verwaltung der Lohnbuchhaltung von Ihrem Computer entfernen möchten
    Hände, erwägen Sie die Auslagerung an einen Buchhaltungsservice. Dieser Artikel aus
    Inc.com - So wählen Sie einen Abrechnungsservice aus -
    bietet Tipps, wie Sie Zeit und Geld sparen können, indem Sie die Lohnbuchhaltung auslagern. Für Ratschläge
    Lesen Sie bei der Auswahl eines Buchhalters diesen Artikel zu Business.gov: Auswählen eines Small Business-Buchhalters.

8. Abrechnung läuft

Sobald Sie alle Ihre Formulare und Informationen gesammelt haben, können Sie loslegen
laufende Gehaltsliste. Je nachdem, welches Abrechnungssystem Sie wählen, werden Sie
Geben Sie ihn entweder selbst ein oder geben Sie die Informationen an Ihren Steuerberater weiter.

9. Holen Sie sich Record Keeping Savvy

Bundes- und einige Landesgesetze verlangen, dass die Arbeitgeber bestimmte Regeln einhalten
Datensätze für bestimmte Zeiträume. Zum Beispiel bildet W-4 (auf dem
Mitarbeiter geben an, dass sie den Status der Steuereinbehaltung haben müssen)
für alle aktiven mitarbeiter und für vier jahre danach ein mitarbeiter
beendet Sie müssen auch W-2s, Kopien der eingereichten Steuerformulare und
Termine und Beträge aller Steuereinlagen. Weitere Informationen zum Erstellen von Aufzeichnungen für Quellensteuern finden Sie hier
(siehe Schritt 3). Lesen Sie für Tipps zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen, dass ich gute Aufzeichnungen aufbewahre - aber wie lange
Soll ich sie behalten?

10. Lohnsteuer melden

Es gibt mehrere Lohnsteuerberichte, die Sie einreichen müssen
den zuständigen Behörden vierteljährlich oder jährlich.

In der Regel jedes Quartal Arbeitgeber, die einkommensabhängige Löhne zahlen
Steuereinbehaltung, Sozialversicherung und Medicare-Steuern müssen das IRS-Formular 941, die vierteljährliche Steuererklärung des Arbeitgebers, einreichen. Klein
Unternehmen mit einer jährlichen Einkommensteuerpflicht von 1.000 USD oder weniger können
IRS-Formular 944, Jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers
anstelle von Formular 941.

Sie müssen auch das IRS-Formular 940, das jährliche Bundesamt des Arbeitgebers, einreichen
Arbeitslosigkeit (FUTA) Steuererklärung, wenn Sie einen Lohn von mindestens 1.500 US-Dollar gezahlt haben
In jedem Kalenderquartal oder Sie hatten einen oder mehrere Mitarbeiter für Sie
20 oder mehr verschiedene Wochen des Jahres.

Wenn Sie in irgendeiner Weise über Ihre Verpflichtungen verwirrt sind, werfen Sie einen Blick darauf
der IRS-Leitfaden für Arbeitgebersteuer, der
einige sehr klare Leitlinien zu allen Anforderungen der Bundessteuer.

Besuchen Sie Ihre staatliche Steuerbehörde für bestimmte Steuern
Archivierungsanforderungen für Arbeitgeber.

Zusätzliche Ressourcen

  • 10 Regulierungsschritte, die Sie wann beachten müssen
    Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters
  • Umgang mit Steuerverbindlichkeiten des Arbeitgebers - Barbara Weltman, Juristin und Small Business Expertin, gibt eine Kurzbeschreibung
    Überblick darüber, was Sie tun müssen, um konform zu bleiben.
  • Personalvorsorgepläne - Was ist das Gesetz und?
    Was ist optional? Eine Übersicht über die grundlegenden Vorteile für die Mitarbeiter
    Das Gesetz verlangt von Ihnen, wie auch eine Anleitung zur Einrichtung einer
    umfassenderer Plan.
  • IRS-Arbeitgebersteuerhandbuch - Inklusive
    End-to-End-Informationen zum Einrichten, Berichten und Verwalten der Personalabrechnung
    Steuern
  • IRS-Leitfaden zur Outsourcing-Personalabrechnung und
    Drittzahler - Erklärt die Rechtmäßigkeit der Auslagerung der Lohnbuchhaltung
    sowie die Verpflichtungen, die Sie als Arbeitgeber weiter einhalten.

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