Rauchen von Waffen und das Gesetz der unbeabsichtigten Folgen

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Der kommunikationsfehler verursacht unzählige probleme. Zu wissen, was zu sagen ist und wie es zu sagen ist, kann einen großen unterschied im rechtlichen engagement des unternehmens bewirken.

Der Kommunikationsfehler verursacht unzählige Probleme. Laut Qualitätsexperte Philip Crosby ist dies eine der größten Ursachen für Fehler und Probleme in jeder Organisation. Das rechtliche Umfeld der Wirtschaft ist nicht anders. Rauchen von Waffenbrennstoffen. Erinnerungen können verblassen, aber Unternehmensdatensätze können praktisch unsterblich sein, insbesondere wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden.

Allzu oft werden im Laufe der Geschäftstätigkeit erstellte Dokumente in Eile erstellt. High-Tech-Geräte haben nicht nur die Kommunikationswege, sondern auch die Geschwindigkeit erhöht. Denken Sie nur an all die fliegenden Blackberry-Daumen.

Die meisten Mitarbeiter schätzen die entscheidende Rolle, die sie bei der Erstellung von Geschäftsdokumenten spielen, oder die Rolle, die diese Dokumente beim Schutz der rechtlichen Gesundheit ihres Unternehmens spielen können, nicht. Dieses mangelnde Verständnis kann aus Geschäftsdokumenten täglich Rechtsstreitigkeiten machen.

Nehmen Sie zum Beispiel die vorsichtige Geschichte, die eine Kundenbeschwerde über eine schlechte Produktleistung beinhaltet. Der dem Konto zugeordnete Verkäufer füllt ein Standardformular für Kundenbeschwerden aus. In dem Abschnitt, der seine Kommentare verlangt, schreibt er: "Produkt ist nicht gut!" Warum? Denn das hat der Kunde ihm gesagt.

Später wird in einer Gutschrift, die eine Rückerstattung an den Kunden ausstellt, der Grund für die Rückerstattung als „nicht spezifiziert, funktioniert nicht“ identifiziert. Warum? Denn das sagte der Verkäufer der Buchhaltung.

Wenn der Kunde anschließend eine Klage in Höhe von 5 Millionen US-Dollar wegen Verletzung der Produktgarantie erhebt, verwendet der Kläger sowohl das Formular für Kundenbeschwerden als auch die Gutschrift als Beweismittel für den Nachweis der Vertragsverletzung. Im Wesentlichen werden die eigenen Worte des Unternehmens dagegen verwendet, und die beiden Dokumente werden zu sprichwörtlichen Rauchpistolen.

Das Problem ist, dass das Produkt an den Kunden geliefert wird könnte wie angegeben durchführen. Das Produkt funktionierte nur deshalb nicht, weil der Kunde nicht wusste, wie er es richtig verwendet.

Unglücklicherweise waren die beiden Dokumente bei der Verteidigung der Klage schwerwiegende Hindernisse. Im juristischen Sinne waren sie Eingaben des Unternehmens, dass das Produkt nicht gut war. Hätte der Verkäufer geschrieben, dass der Kunde behauptet, dass das Produkt nicht gut ist, oder die Gutschrift angegeben hat, dass der Kunde behauptet, dass das Produkt nicht den Spezifikationen entspricht, wäre die Analyse anders gewesen. Es wäre genauer gewesen.

In ähnlicher Weise hätte es einen Unterschied gemacht, den Kommentar hinsichtlich der Notwendigkeit weiterer Tests oder Nachforschungen über die Verwendung des Produkts durch den Kunden zu qualifizieren oder andere Faktoren anzuerkennen, die zur endgültigen Produktleistung beitragen könnten. Stattdessen fand die entlastende Nachprüfung erst statt, nachdem eine Klage eingereicht worden war und lange nachdem das Formular der Kundenbeschwerde und die Gutschrift, die die volle Schuld annahm, ausgestellt und in die Unternehmensakten aufgenommen worden war.

Nach der Bewertung der Situation kam das Unternehmen widerwillig zu dem Schluss, dass die Bereinigung des Falls weniger kostspielig ist als die Vorbereitung von Gerichtsvorbereitungen und die Chance einer unberechenbaren Jury. Der Fall wurde für viel weniger erledigt als ursprünglich gefordert, aber durch die Fakten wesentlich mehr als verdient. Alles nur, weil zwei kleine Zettel die Situation falsch angegeben haben. Es war ein Ausgabenfehler, der völlig vermeidbar war.

Durch die Verwaltung des Dokumentenerstellungsprozesses mit mehr Rechtskompetenz wird das Risiko des Rauchens von Pistolen verringert und es wird sichergestellt, dass die Unternehmensdokumente eine genaue Geschichte erzählen, ein Verhalten, auf das das Unternehmen stolz sein kann. Die Verwaltung und Erstellung von Geschäftsdokumenten in Dateien und Festplatten zu verwalten, ist daher ein intelligentes Instrument für das rechtliche Risikomanagement und eine gute Investition.

Das Wissen, was zu sagen ist und wie es zu sagen ist, kann einen großen Einfluss auf das Gesamtrisikoprofil eines Unternehmens haben.


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