Starten: Keine weitere Software in einer Box?

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Kleine unternehmen laden billige webanwendungen herunter, um büroaufgaben zu erledigen.

Aus smSmallBiz

Julie Trelstad, die Der Gründer von White Plains, N.Y., Herausgeber Plain White Press, ist ein selbsternannter Internet-Junkie.

Aber sie surft nicht nur im Internet und checkt E-Mails. "Ich arbeite wahrscheinlich 15 Minuten pro Stunde (zwei bis drei Stunden pro Tag) an Internetanwendungen", sagt Trelstad.

Als einzige Vollzeitangestellte ihres zwei Jahre alten Geschäfts hat Trelstad Dutzende von kostengünstigen, webbasierten Softwaretools namens "Software as a Service" oder SaaS-Produkte getestet, die die Produktivität ihres Unternehmens organisieren und steigern sollen. Sie sagt zum Beispiel, dass Neuseelands PlanHQ maßgeblich war, als sie ihren Geschäftsplan schrieb. Andere Anwendungen, die regelmäßig eine Rolle in ihrem Geschäft spielen, sind JungleDisk von Amazon.com, die ihre Dateien automatisch stündlich sichert. Basecamp, das von 37signals erstellt wurde, hilft ihr bei der Verwaltung von rund 20 Projekten und der Zusammenarbeit mit einer Reihe von freiberuflichen Redakteuren und Autoren. Sie sendet Rechnungen über FreshBooks an Kunden, erstellt Aufgabenlisten bei Remember the Milk und führt ihre Buchhaltung bei QuickBooks Online durch. Sie verfolgt sogar minutengenau, wie viel Zeit sie online mit RescueTime verbringt.

"Es ist alles eine Art Unschärfe", sagt Trelstad. „Ich befinde mich noch in den Anfängen meiner Firma und denke, dass diese Online-Tools mit jeder anderen Software, die ich verwende, wie Word oder Excel, vergleichbar sind.“ Außerdem sind sie billiger. Bei Basecamp zum Beispiel: „Ich gebe etwa 50 US-Dollar pro Monat aus, und das gibt mir einen One-Stop-Shop“, sagt sie. Derzeit besteht ihre größte Herausforderung darin, nicht mit mehr webbasierten Softwareprodukten zu experimentieren. Dies ist einfach zu bewerkstelligen, da die Kosten normalerweise niedrig sind.

Internetbasierte Softwareprodukte, die in der Regel von einem oder mehreren Anbietern aus der Ferne bereitgestellt und verwaltet werden, können kostengünstiger sein als Desktop-basierte Software-Partner, die auf einzelne PCs heruntergeladen werden, sagt Dominic Thomas, Assistenzprofessor für Informationssysteme an der Goizueta der Emory University Wirtschaftsschule in Atlanta.

Während Unternehmen, die sich für SaaS-Produkte entscheiden, in der Regel monatlich Gebühren pro Benutzer zahlen, sind die Implementierungs- und Verwaltungskosten vernachlässigbar. Und da Anwendungen von Fachleuten außerhalb Ihres Unternehmens aktualisiert und verwaltet werden, können Unternehmer „Leveraged Expertise zu geringeren Kosten erwerben“, sagt er.

Im Gegensatz dazu umfassen die Gesamtbetriebskosten der Vor-Ort-Software nicht nur die Produktkosten, sondern auch Wartungsgebühren und Lohnkosten. Laut Marktforschungsunternehmen Gartner in Stamford, Conn, könnten große Upgrades von Vor-Ort-Produkten bis zu 30% der anfänglichen Bereitstellungskosten betragen.

Um sicher zu sein, dass webbasierte Softwareprodukte nicht jedermanns Sache sind, und Unternehmer, die sie verwenden, müssen einen Plan zur Bekämpfung von Nachteilen aufstellen, die von Knick bis Inkompatibilität reichen. Bei der Verwendung von SaaS-Produkten sind folgende Best Practices zu beachten:

Habe einen Backup-Plan

Laut Ramon Ray, Herausgeber von Smallbiztechnology.com, ist es ein Hauptanliegen von Geschäftsinhabern, webbasierte Produkte zu verwenden. Was ist, wenn der Service nicht verfügbar ist? „Da sich aus verlorenem Service ein Umsatzverlust entwickeln kann, müssen Sie auf alternative Lösungen vorbereitet sein“, sagt er. Wenn beispielsweise Ihr Domain-Name-Provider ausfällt, stellen Sie sicher, dass Sie über einen Backup-Provider verfügen. Wenn Ihr Telefondienst ausfällt, freuen Sie sich, dass Sie eine alternative Nummer auf Ihrer Website angegeben haben.

Selbst wenn Sie mit Haushaltsnamen wie Microsoft und Oracle zu tun haben, sollten Sie Ihre Dateien sichern und lokal speichern. "Wenn Google ausfällt, können Sie diese Dateien bei einem anderen Anbieter erneut aktualisieren", sagt Ray. Informieren Sie die Mitarbeiter unbedingt über Ihre Notfallpläne und informieren Sie sie, wo im Notfall wichtige Dokumente zu finden sind.

Regeln für das Engagement festlegen

Ein Backup-Plan ist zwar von größter Bedeutung, sagt Trelstad: „Der schwierigste Teil bei der Verwendung von [SaaS-Produkten] besteht darin, die Leute dazu zu bringen, mit denen ich arbeite. Sie nehmen entweder den Hörer ab oder senden eine E-Mail zurück. “Obwohl nichts heruntergeladen werden muss,„ vertrauen viele Menschen nicht auf Webanwendungen. Sie sind einfach nicht an sie gewöhnt “, sagt sie.

Um dieser mangelnden Beteiligung entgegenzuwirken, hat Trelstad die Verwendung von Bewerbungen zumindest für die Freiberufler, die für Plain White Press arbeiten, zur Pflicht gemacht. Indem sie Redakteuren und Autoren einfach eine webbasierte Software einführt, hofft sie, dass sie sich warm machen wird. "In meiner Branche sind die Leute daran gewöhnt, auf Papier zu drucken", sagt sie. "Wenn sie anfangen, [diese Dienste mehr] zu nutzen und sich für sie zu interessieren, werden sie vorbeikommen."

Achten Sie auf Kompatibilität

Trelstad fand auch heraus, dass es schwierig sein kann, durch verschiedene Programme miteinander zu reden. Daher schlägt sie vor, nach kompatiblen Programmen zu suchen. Sie freute sich zum Beispiel, dass FreshBooks mit Basecamp zusammenarbeitet. Sie fügt hinzu, dass Sie möglicherweise auch die Kompatibilität der Anwendung mit Ihrem Webbrowser in Betracht ziehen. Wenn sie beispielsweise QuickBooks Online verwenden möchte, muss sie von Firefox zu Internet Explorer wechseln.

Aus diesen Gründen sagt Peter Marston, Analyst bei Forrester Research in Foster City, Kalifornien, dass Unternehmen, die SaaS sparsam einsetzen, am meisten davon profitieren werden. "Für einige Organisationen, die ihre Belegschaft rationalisieren und Kosten senken möchten, werden sie sich für SaaS in bestimmten Bereichen entscheiden", sagt er. Ein Unternehmen möchte beispielsweise SaaS ausprobieren, um Inhalte wie elektronische Dokumente zu verwalten oder administrative Aufgaben wie Gehaltsabrechnung oder Buchhaltung zu erledigen.

Darüber hinaus schlägt Ray of Smallbiztechnology.com vor, nach Anwendungen zu suchen, die eine Reihe von Funktionen innerhalb eines Dienstes bereitstellen. NetBooks bietet beispielsweise Buchhaltungsfunktionen, Kundenbeziehungsmanagement und Planung von Unternehmensressourcen, einschließlich Rechnungsstellung und Bestandsverwaltung.

Seien Sie vorsichtig bei der Sicherheit

Ray: "Vermeiden Sie, neue Softwareanbieter mit sensiblen Daten zu betrauen", sagt Ray. Für den Anfang ist diese neue Firma in einem Monat möglicherweise nicht in der Nähe. Wenn Sie sich auf ein Programm verlassen, das klappt, kann es zu Betriebsstörungen kommen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie und Ihre Mitarbeiter zusätzliche Zeit für die Umschulung einer anderen Anwendung aufwenden müssen. Darüber hinaus kann die Sicherheit Ihrer Geschäftsinformationen ein Problem sein. Während ein Unternehmen beispielsweise geltend machen kann, wichtige Kundendaten zu schützen, gibt es keine Möglichkeit, dies mit Sicherheit zu wissen - insbesondere, wenn das Unternehmen nicht vertraut ist und keine 800-Nummer anrufen kann. "Wenn Sie die Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter an ein neues Unternehmen weitergeben, seien Sie vorsichtig", sagt er.


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