Steuervergünstigungen für den Geschäftsreisenden

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Wenn sie unternehmer sind, gibt es eine reihe von steuerlichen vergünstigungen im zusammenhang mit reisen und unternehmen, mit denen sie ihr zu versteuerndes einkommen reduzieren können.

Von Angela Anderson

Gute Nachrichten. Wenn Sie selbstständig sind, ein Einzelunternehmer oder ein Freiberufler, gibt es eine Reihe von Reise- und Geschäftskosten, die Sie nutzen können, um Ihr zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren. Denken Sie daran: Damit die Reisekosten abzugsfähig sind, müssen Sie sich von Ihrem „Steuerheim“ (AKA, Ihrem regulären Geschäftssitz) fernhalten.

Wann wird davon ausgegangen, dass Sie von Ihrem Steuerheim wegfahren? Sie sind von Ihrem Steuerheim entfernt, wenn:

  • Ihre beruflichen Pflichten erfordern, dass Sie sich außerhalb des allgemeinen Bereichs Ihres Steuerheims befinden und wesentlich länger als ein normaler Arbeitstag UND...
  • Sie müssen schlafen oder ruhen, um die Anforderungen Ihrer Arbeit zu erfüllen, wenn Sie nicht zu Hause sind.

Der IRS erlaubt in der Regel den Abzug üblicher und notwendiger Ausgaben. Dies bedeutet, dass Sie nicht die übermäßig teure Flasche Champagner auf dem Zimmerservice-Menü bestellen können, alles selbst trinken können und von der IRS die Abbuchung zulassen. Wenn Sie jedoch Geschäftskunden unterhalten und eine Flasche Champagner bestellen, haben Sie eine bessere Chance, 50 Prozent dieser Kosten abzuziehen, was als Unterhaltungskosten betrachtet wird.

Unterhaltung ohne Geschäftsbezug ist keine abzugsfähige Ausgabe. Auch wenn Sie nach einem langen Tag die Flasche sprudelnd für gewöhnlich und notwendig halten, wissen Sie, dass die IRS dies nicht tun wird.

Steuerliche Grundlagen

Was sind die grundlegenden Steuervergünstigungen für Geschäftsreisen? Hier sind einige Abzüge:

Transportpreise - Reisen Sie mit dem Flugzeug, dem Zug oder dem Bus. Sie können normalerweise die Kosten des Tickets oder einen Prozentsatz der Ticketkosten abziehen.

Kfz-Ausgaben - Die Kosten für den Betrieb und die Wartung Ihres Autos für Geschäftsreisen können abgezogen werden. Sie können tatsächliche Kosten oder den normalen Kilometerstand sowie Mautgebühren und Parkgebühren abziehen. Bei Autovermietungen können Sie nur den Teil der Kosten abziehen, der der geschäftlichen Nutzung des Fahrzeugs entspricht.

Steuertipp: Wenn Sie zu 75 Prozent der Zeit für geschäftliche Aktivitäten mit einem Fahrzeug fahren, können Sie nur 75 Prozent der mit diesem Fahrzeug verbundenen Kosten abziehen.

Außerhalb des Transports - Dies sind die Tarife, die Sie für Taxis, Pendelbusse, Flughafenlimousinen und andere Beförderungsarten zahlen, um Sie zwischen dem Flughafen / Bahnhof und Ihrem Hotel oder dem Hotel und dem Arbeitsplatz Ihrer Kunden oder Kunden, Ihrem Geschäftstreffpunkt, zu befördern. oder Ihren temporären Arbeitsort.

Unterkunft und Verpflegung - Wenn Ihre Geschäftsreise über Nacht dauert oder so lang ist, dass Sie schlafen oder sich ausruhen müssen, um Ihre Aufgaben ordnungsgemäß ausführen zu können, können Sie die Unterkunft und Mahlzeiten abziehen. Es gibt jedoch einige Sonderregeln zum Abzug von Mahlzeiten; Sie können die Kosten für Mahlzeiten in einer der folgenden Situationen abziehen:

  • Es ist notwendig, dass Sie ausschlafen oder sich ausruhen, um Ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erledigen, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind.
  • Das Essen ist geschäftliche Unterhaltung.

Andere Vergünstigungen -

  • Geschäftstelefonanrufe oder Kommunikation mit einem Telefon, einschließlich Faxen
  • Trockenreinigung und Wäsche während der Reise
  • Angemessene Tipps, die Sie im Zusammenhang mit Ihren Geschäftsaktivitäten bezahlen
  • Gepäck und Versand

Unterwegs …

Wenn Sie innerhalb oder außerhalb der Vereinigten Staaten reisen, können Sie nur den Teil Ihrer Reise abziehen, der sich auf geschäftliche Aktivitäten bezieht. Sie müssen die Kosten zwischen Ihrem Geschäft und anderen Aktivitäten aufteilen, um den abzugsfähigen Betrag zu ermitteln, um die erlaubten Steuervergünstigungen für Dienstreisen zu nutzen.

Geschäftsreisen in den USA - Wenn Sie geschäftlich in den Vereinigten Staaten reisen, können Sie alle Ihre Geschäftsausgaben abziehen, wenn die Reise ausschließlich geschäftsbezogen war. Wenn die Reise nicht vollständig geschäftsbezogen war, können Sie alternativ nur den Prozentsatz der Ausgaben abziehen, der sich auf die Geschäftstätigkeit bezieht.

Steuertipp: Sie leben und arbeiten in Florida und machen im April eine Geschäftsreise nach Atlanta. Sie kommen am Dienstag in Atlanta an und Ihre Geschäftsreise dauert drei Tage. Sie werden am Freitag zurück nach Florida fahren, aber Sie möchten Ihre Reise verlängern und Ihre Eltern besuchen, die für ein Wochenende in Alabama leben. Ihre Planänderung erfordert, dass Sie einen neuen Rückflug nach Florida buchen. Die Änderungsgebühr beträgt 125 US-Dollar. Die Änderungsgebühr für Ihr Flugticket und die während Ihres Aufenthalts in Alabama entstandenen Kosten sind nicht als Geschäftsreisekosten abziehbar.

Geschäftsreisen außerhalb der USA - Einige Ihrer Abzüge für die Kosten für die Hin- und Rückreise zu Ihrem Reiseziel sind möglicherweise begrenzt, wenn sich ein Teil Ihrer Geschäftsreisen außerhalb der Vereinigten Staaten befindet. Wenn Ihre Reise ausschließlich geschäftlich ist oder ausschließlich geschäftlich ist, können Sie alle üblichen und notwendigen Reisekosten abziehen. Auch wenn Sie nicht Ihre gesamte Zeit mit geschäftlichen Aktivitäten verbringen, gilt Ihre Reise als rein geschäftlich, wenn Sie mindestens eine der folgenden vier Ausnahmen treffen:

  • Ausnahme Nr. 1 - Sie hatten keine wesentliche Kontrolle über die Planung der Reise.
  • Ausnahme Nr. 2 - Sie befinden sich für eine Woche oder weniger außerhalb der USA.
  • Ausnahme 3 - Weniger als 25% Ihrer Zeit wurde für persönliche Aktivitäten aufgewendet. Ihre Reise gilt als rein geschäftlich, wenn Sie länger als eine Woche außerhalb der USA waren und weniger als 25 Prozent der gesamten Zeit außerhalb der USA verbrachten, die Sie außerhalb der USA verbracht haben.
  • Ausnahme Nr. 4 - Sie können feststellen, dass Urlaub keine wichtige Rolle für die Reise spielt, auch wenn Sie die Kontrolle über die Reise selbst haben.

Denken Sie, bevor Sie abziehen

Bevor Sie sich über diese Steuervergünstigungen aufregen, sollten Sie einige Worte der Vorsicht beachten: Reisekosten sind Abzüge, die der IRS und andere Steuerbehörden sehr sorgfältig prüfen. Schedule C, das Steuerformular, auf das Sie Reisekosten und andere geschäftsbezogene Ausgaben geltend machen, wird von der IRS sorgfältig geprüft, da so viele Menschen Abzüge missbraucht haben, die darauf geltend gemacht werden können.

Wenn Sie sich mit dem IRS oder einer staatlichen Steuerbehörde befassen, sollten Sie auf Nummer sicher gehen. Wenn Sie keinen Abzug nachweisen können, fordern Sie ihn nicht an. Wenn Sie Abzüge geltend machen, die Sie nicht belegen können, wird dies nicht nur dazu führen, dass der Abzug möglicherweise nicht zulässig ist, sondern Sie können auch eine Fahrlässigkeit mit Nachlässigkeit verhängen. Denken Sie daran, dass die abzugsfähigen Reisekosten vom IRS als normal und notwendig betrachtet werden müssen.

Weitere Informationen zu Steuervergünstigungen für Geschäftsreisen finden Sie in der IRS-Publikation 463.

Über den Autor

Beitrag von: Angela Anderson

Angela Anderson ist eine Mitarbeiterin von Liberty Accounting. Die Geschäftswelt kann verwirrend sein und für Freiberufler und Geschäftsinhaber doppelt so verwirrend sein. Angela will die komplizierten Bereiche vereinfachen und den Menschen Dinge zeigen, die sie sonst nicht realisiert hätten. Sie schreibt zu Themen, für die sie umfangreiche Erfahrung hat, darunter Steuern, betriebswirtschaftliches Rechnungswesen, persönliches Rechnungswesen, Unternehmensverwaltung und allgemeine freiberufliche Beratung.

Firma: Liberty Accounting
Website: libertyaccounting.com
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