Zehn Tipps zur Begrüßung von Office-Besuchern

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So stellen sie sicher, dass die ersten eindrücke für ihre bürobesucher positiv sind.

Als Person, die hinter der Rezeption Ihres Büros sitzt, haben Sie die ersten Eindrücke der Besucher über das Unternehmen im Griff. So stellen Sie sicher, dass diese ersten Eindrücke positiv sind:

  1. Projekt-Professionalität Denken Sie daran, dass Sie eines der wichtigsten Vermögenswerte des Unternehmens sind. Als Empfangsdame sind Sie ein Gatekeeper, aber Sie müssen auch den Besuchern einen ersten Eindruck von der Bürokultur vermitteln. Wenn Sie ein professionelles, kompetentes Auftreten planen, implizieren Sie, dass die Erfahrungen der Gäste mit dem Geschäft als Ganzes folgen werden.
  2. Grüße alle Besucher laut und deutlich. Während es selbstverständlich erscheint, murmeln viele Mitarbeiter an der Rezeption ihre Anrede. Wenn Sie in einem gleichbleibenden, hörbaren Ton „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ sagen, vermitteln Sie eine Fähigkeit, die von allen Bürogebäuden geschätzt wird.
  3. Fragen Sie die Besucher, mit denen sie sich verabredet haben. Angenommen, ein Gast ist da, um zu sehen, dass die falsche Person Ineffizienz suggeriert, etwas, das niemand in Ihrem Unternehmen möchte, möchte, dass sich diese Person in einen professionellen Austausch mit Ihrem Unternehmen einfügt.
  4. Fragen Sie nach dem Namen des Besuchers und notieren Sie sich die Aussprache. Wenn Sie ein Mitglied Ihres Büros darüber informieren, dass sein Besucher vor Ort ist, können Sie auch sicherstellen, dass er weiß, wie er den Besucher ansprechen soll, falls er oder sie einen Namen mit einer eindeutigen Aussprache hat.
  5. Halten Sie den Besucher auf dem Laufenden. Nachdem Sie einem Kollegen mitgeteilt haben, dass sein Besucher eingetroffen ist, teilen Sie dem Besucher mit, dass Sie das getan haben. Fox wird in Kürze bei dir sein. “
  6. Erfrischungen anbieten. Wenn Ihr Kollege Ihnen mitteilt, dass er in ein Gespräch eingebunden oder in einer Besprechung festgefahren ist und sich möglicherweise mit der Begrüßung seines Besuchers verzögert, bieten Sie dem Gast eine Erfrischung an, die Sie möglicherweise zur Hand haben. Einfache Handlungen der Gastfreundschaft, wie z. B. ein Glas Wasser oder eine Tasse Tee, können eine einfache Geste sein, die dazu dient, die Frustration eines wartenden Besuchers zu mildern.
  7. Kenne die Lage des Landes. Als Person, die hinter der Rezeption sitzt, werden Sie derjenige sein, der gefragt hat, wo sich die Toilette befindet, wo sich Vorräte befinden, und viele andere grundlegende Fragen zum Büro. Stellen Sie sicher, dass Sie den grundlegenden Teilen des Büros problemlos eine Wegbeschreibung geben können: Trinkbrunnen; Kopier- und Faxgeräte; Vorratsschrank.
  8. Bleib ruhig. Als Verantwortlicher für den Umgang mit Personen, die in ein Büro ein- und ausgehen, ist es wahrscheinlich, dass Sie in die gelegentliche Stresssituation geraten: mehrere Besucher gleichzeitig; Mehrere Telefonleitungen klingeln gleichzeitig; Fragen, auf die Sie möglicherweise keine Antworten haben. In jeder Situation ruhig zu bleiben, ist der Schlüssel für erstklassige Unterstützung. Die Besucher Ihres Büros sowie Ihre Kollegen werden das Vertrauen behalten, auch wenn Sie darum bitten, dass sie auf Ihre Hilfe warten, solange Sie immer auf eine professionelle Art und Weise planen. Es ist durchaus akzeptabel, wenn Sie andere Personen dazu auffordern, die Antwort auf eine schwierige Frage zu finden oder eine Aufgabe mit hoher Priorität zu bewältigen. Wenn Sie die Situation regeln, werden Sie sich sicher nicht von Ihnen regieren lassen. Informieren Sie sich unter Stress reduzieren am Arbeitsplatz für einige gute Hinweise.
  9. Wissen, wann man um Hilfe bittet. Obwohl Sie die Aufgabe haben, Hilfe anzubieten, wie in den vorherigen Beispielen gezeigt, kann eine Person nicht immer alles für alle Menschen sein. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Vorgesetzten es Ihnen ermöglichen, einen anderen Kollegen an den Telefonen und anderen Front-Desk-Aufgaben zu trainieren, falls Sie aus der Umgebung aussteigen oder in einer Zeit mit viel Verkehr Hilfe suchen müssen. Wenn Sie wissen, dass ein Backup zur Verfügung steht, können Sie Ihre Arbeit möglicherweise effizienter erledigen.
  10. Wann immer möglich diversifizieren. Obwohl Sie sicherstellen, dass die Besucher des Büros das bekommen, was sie brauchen, fühlen Sie sich durch diese Rolle nicht eingeschränkt. Jeder Arbeitsplatz kann von einem Mitarbeiter profitieren, der bereit ist, mehr Verantwortung zu übernehmen als gefragt. Füllen Sie Ausfallzeiten mit Projekten aus, die Ihren Kollegen helfen können, und erhöhen nicht nur Ihre Lagerbestände, sondern Sie werden sich auch weiterhin als eine Bereicherung für Ihr Unternehmen entwickeln.

Besuchen Sie den Abschnitt howtomintmoney.com Forms & Agreements, um ein Online-Beispiel für ein Auftragsbeschreibungsformular für die Rezeption zu sehen.

Als Person, die hinter der Rezeption Ihres Büros sitzt, haben Sie die ersten Eindrücke der Besucher über das Unternehmen im Griff. So stellen Sie sicher, dass diese ersten Eindrücke positiv sind:

  1. Projekt-Professionalität Denken Sie daran, dass Sie eines der wichtigsten Vermögenswerte des Unternehmens sind. Als Empfangsdame sind Sie ein Gatekeeper, aber Sie müssen auch den Besuchern einen ersten Eindruck von der Bürokultur vermitteln. Wenn Sie ein professionelles, kompetentes Auftreten planen, implizieren Sie, dass die Erfahrungen der Gäste mit dem Geschäft als Ganzes folgen werden.
  2. Grüße alle Besucher laut und deutlich. Während es selbstverständlich erscheint, murmeln viele Mitarbeiter an der Rezeption ihre Anrede. Wenn Sie in einem gleichbleibenden, hörbaren Ton „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ sagen, vermitteln Sie eine Fähigkeit, die von allen Bürogebäuden geschätzt wird.
  3. Fragen Sie die Besucher, mit denen sie sich verabredet haben. Angenommen, ein Gast ist da, um zu sehen, dass die falsche Person Ineffizienz suggeriert, etwas, das niemand in Ihrem Unternehmen möchte, möchte, dass sich diese Person in einen professionellen Austausch mit Ihrem Unternehmen einfügt.
  4. Fragen Sie nach dem Namen des Besuchers und notieren Sie sich die Aussprache. Wenn Sie ein Mitglied Ihres Büros darüber informieren, dass sein Besucher vor Ort ist, können Sie auch sicherstellen, dass er weiß, wie er den Besucher ansprechen soll, falls er oder sie einen Namen mit einer eindeutigen Aussprache hat.
  5. Halten Sie den Besucher auf dem Laufenden. Nachdem Sie einem Kollegen mitgeteilt haben, dass sein Besucher eingetroffen ist, teilen Sie dem Besucher mit, dass Sie das getan haben. Fox wird in Kürze bei dir sein. “
  6. Erfrischungen anbieten. Wenn Ihr Kollege Ihnen mitteilt, dass er in ein Gespräch eingebunden oder in einer Besprechung festgefahren ist und sich möglicherweise mit der Begrüßung seines Besuchers verzögert, bieten Sie dem Gast eine Erfrischung an, die Sie möglicherweise zur Hand haben. Einfache Handlungen der Gastfreundschaft, wie z. B. ein Glas Wasser oder eine Tasse Tee, können eine einfache Geste sein, die dazu dient, die Frustration eines wartenden Besuchers zu mildern.
  7. Kenne die Lage des Landes. Als Person, die hinter der Rezeption sitzt, werden Sie derjenige sein, der gefragt hat, wo sich die Toilette befindet, wo sich Vorräte befinden, und viele andere grundlegende Fragen zum Büro. Stellen Sie sicher, dass Sie den grundlegenden Teilen des Büros problemlos eine Wegbeschreibung geben können: Trinkbrunnen; Kopier- und Faxgeräte; Vorratsschrank.
  8. Bleib ruhig. Als Verantwortlicher für den Umgang mit Personen, die in ein Büro ein- und ausgehen, ist es wahrscheinlich, dass Sie in die gelegentliche Stresssituation geraten: mehrere Besucher gleichzeitig; Mehrere Telefonleitungen klingeln gleichzeitig; Fragen, auf die Sie möglicherweise keine Antworten haben. In jeder Situation ruhig zu bleiben, ist der Schlüssel für erstklassige Unterstützung. Die Besucher Ihres Büros sowie Ihre Kollegen werden das Vertrauen behalten, auch wenn Sie darum bitten, dass sie auf Ihre Hilfe warten, solange Sie immer auf eine professionelle Art und Weise planen. Es ist durchaus akzeptabel, wenn Sie andere Personen dazu auffordern, die Antwort auf eine schwierige Frage zu finden oder eine Aufgabe mit hoher Priorität zu bewältigen. Wenn Sie die Situation regeln, werden Sie sich sicher nicht von Ihnen regieren lassen. Informieren Sie sich unter Stress reduzieren am Arbeitsplatz für einige gute Hinweise.
  9. Wissen, wann man um Hilfe bittet. Obwohl Sie die Aufgabe haben, Hilfe anzubieten, wie in den vorherigen Beispielen gezeigt, kann eine Person nicht immer alles für alle Menschen sein. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Vorgesetzten es Ihnen ermöglichen, einen anderen Kollegen an den Telefonen und anderen Front-Desk-Aufgaben zu trainieren, falls Sie aus der Umgebung aussteigen oder in einer Zeit mit viel Verkehr Hilfe suchen müssen. Wenn Sie wissen, dass ein Backup zur Verfügung steht, können Sie Ihre Arbeit möglicherweise effizienter erledigen.
  10. Wann immer möglich diversifizieren. Obwohl Sie sicherstellen, dass die Besucher des Büros das bekommen, was sie brauchen, fühlen Sie sich durch diese Rolle nicht eingeschränkt. Jeder Arbeitsplatz kann von einem Mitarbeiter profitieren, der bereit ist, mehr Verantwortung zu übernehmen als gefragt. Füllen Sie Ausfallzeiten mit Projekten aus, die Ihren Kollegen helfen können, und erhöhen nicht nur Ihre Lagerbestände, sondern Sie werden sich auch weiterhin als eine Bereicherung für Ihr Unternehmen entwickeln.

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