Tipps zum Halten einer effektiven Telefonkonferenz

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Die tatsache, dass sich alle gesprächspartner nicht im selben raum befinden, kann telekonferenzen besonders schwierig machen. Hier finden sie einige tipps, um sicherzustellen, dass ihre nächste telefonkonferenz ein reibungsloses und produktives meeting ist: stellen sie sicher, dass alle teilnehmer rechtzeitig vor dem gespräch über das erforderliche material verfügen. Hat jemand eine agenda für ihre telefonkonferenz geschrieben? Sind da

Während Telefonkonferenzen hilfreich sein können, um Menschen über große Entfernungen hinweg zusammenzubringen, um ihre Arbeit zu erledigen, kann die Tatsache, dass sich alle Konversationsmitglieder nicht im selben Raum befinden, Telefonkonferenzen besonders schwierig machen.

Hier einige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre nächste Telefonkonferenz ein reibungsloses und produktives Meeting ist:

  • Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer rechtzeitig vor dem Gespräch über das erforderliche Material verfügen. Hat jemand eine Agenda für Ihre Telefonkonferenz geschrieben? Gibt es Schlüsselfiguren oder Berichte, die Sie oder jemand anderes im Gespräch zitieren wird? In diesem Fall müssen Sie alle relevanten Dokumente mindestens einen Tag vor Ihrer Telefonkonferenz weiterleiten. Auf diese Weise haben alle Beteiligten ausreichend Zeit, um die Unterlagen nach Bedarf zu prüfen und / oder zu drucken, so dass sie von jedem zum Zeitpunkt der Telefonkonferenz zur Verfügung stehen.
  • Bitten Sie alle Teilnehmer, sich vorzustellen. Selbst wenn sich jeder kennt, können Stimmen über das Telefon nur schwer zu finden sein. Durch die kurzen Einführungen werden alle mit dem Klang der Stimme eines anderen vertraut, sodass es einfacher ist, zu erkennen, wer spricht.
  • Halten Sie sich jeweils an einen Lautsprecher. Menschen, die miteinander reden, sind zwar nie ratsam, aber besonders problematisch bei Telefonkonferenzen, wenn die Teilnehmer nicht immer sehen können, wer was sagt. Stellen Sie sicher, dass jeweils nur eine Partei spricht.
  • Überspringen Sie die Soundeffekte. Seien Sie besonders bewusst, wenn Sie etwas tun, das Geräusche verursacht. Egal, ob es sich um Papiere handelt, mit dem Kugelschreiber klickt oder mit den Fingern auf den Tisch trommelt - diese Geräusche können sich als störend und irritierend erweisen, insbesondere während einer Telefonkonferenz, wenn die Menschen noch stärker als sonst zuhören müssen.
  • Führen Sie eine Liste mit den Verantwortlichen. Hat jemand angeboten, eine Zusammenfassung seiner jüngsten Arbeiten zu teilen? Hat sich eine andere Person bereit erklärt, neuere Statistiken in Umlauf zu bringen? Egal, was es ist: Behalten Sie den Überblick darüber, wer was tut, so dass nach dem Meeting klar ist, was in der Gruppe geteilt werden muss.
  • Bleib beim Thema. Was in einem persönlichen Gespräch unglücklich ist, ist in einer Telekonferenz düster. Ein Ablenken vom Thema sollte vermieden werden, da bei Telekonferenzen Zeitpläne aus der Ferne angeglichen werden müssen, was die Sitzungszeit umso wertvoller macht.
  • Weisen Sie jeden an, sich zu identifizieren, bevor Sie sprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich jedes Mal, wenn Sie in einer Telefonkonferenz sprechen, identifizieren, um die Person zu unterstützen, die sich die Minuten nimmt, und die Personen, die sich nicht im Raum befinden. Nicht von Angesicht zu Angesicht zu sein, könnte wiederum zu Verwirrung führen. Besser ist es, für alle Beteiligten, nah und fern, vollkommen klar zu sein.
  • Versuchen Sie etwas langsamer als sonst zu sprechen, mit Betonung auf Klarheit. Jeder, der jemandem über eine Freisprecheinrichtung zuhören musste, weiß, dass klare Sprache oft auf der Strecke bleiben kann. Damit Sie sich nicht wiederholen müssen und wertvolle Besprechungszeit verschwenden, müssen Sie sich zusätzlich bemühen, laut, langsam und deutlich zu sprechen.
  • Wiederholen Sie wesentliche Zahlen und Zahlen, und bitten Sie andere, sie zu wiederholen. Da Sie möglicherweise keinen einfachen Zugang zu Fernmitgliedern Ihrer Besprechung haben, ist es besonders wichtig, dass Sie das bekommen, was sie sagen. Wenn Sie etwas hören, das wie eine wichtige Aussage oder Figur aussieht, bitten Sie den Sprecher, es zu wiederholen, um sicherzustellen, dass Sie es richtig verstanden haben: „Ich möchte nur sicher sein, dass ich das richtig verstanden habe, Susan. Darf ich das noch einmal wiederholen? “Betonen Sie wichtige Zahlen oder Aussagen, indem Sie sie zweimal sagen.
  • Wenn Sie einen wichtigen Punkt oder eine wichtige Frage haben, schreiben Sie sie auf. Nicht alle großartigen Ideen kommen zu einem Zeitpunkt, zu dem Sie an der Reihe sind, zu sprechen. Notieren Sie unbedingt alle wichtigen Fragen oder Punkte, die Sie gerne machen möchten, wenn sie auftauchen, während ein anderer spricht.
  • Nehmen Sie sich detaillierte Minuten und verteilen Sie sie sofort. Da Telekonferenzen aufgrund ihrer weit entfernten Teilnehmer so viel schwieriger zu verfolgen sind, ist es besonders wichtig, das Gespräch mit ausführlichen Sitzungsprotokollen zu dokumentieren. Dazu gehört, wer was gesagt hat und welche Aktionselemente und Ergebnisse von wem verfolgt werden sollen. Wenn die Telefonkonferenz abgeschlossen ist, lassen Sie das Protokoll der Besprechung so schnell wie möglich abfassen und an alle Teilnehmer verteilen, damit die Teilnehmer überprüfen können, was vor sich ging, während die Konversationen noch frisch in ihrem Kopf sind, und eventuelle Ungenauigkeiten oder Missverständnisse beheben.

Während Telefonkonferenzen hilfreich sein können, um Menschen über große Entfernungen hinweg zusammenzubringen, um ihre Arbeit zu erledigen, kann die Tatsache, dass sich alle Konversationsmitglieder nicht im selben Raum befinden, Telefonkonferenzen besonders schwierig machen.

Hier einige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre nächste Telefonkonferenz ein reibungsloses und produktives Meeting ist:

  • Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer rechtzeitig vor dem Gespräch über das erforderliche Material verfügen. Hat jemand eine Agenda für Ihre Telefonkonferenz geschrieben? Gibt es Schlüsselfiguren oder Berichte, die Sie oder jemand anderes im Gespräch zitieren wird? In diesem Fall müssen Sie alle relevanten Dokumente mindestens einen Tag vor Ihrer Telefonkonferenz weiterleiten. Auf diese Weise haben alle Beteiligten ausreichend Zeit, um die Unterlagen nach Bedarf zu prüfen und / oder zu drucken, so dass sie von jedem zum Zeitpunkt der Telefonkonferenz zur Verfügung stehen.
  • Bitten Sie alle Teilnehmer, sich vorzustellen. Selbst wenn sich jeder kennt, können Stimmen über das Telefon nur schwer zu finden sein. Durch die kurzen Einführungen werden alle mit dem Klang der Stimme eines anderen vertraut, sodass es einfacher ist, zu erkennen, wer spricht.
  • Halten Sie sich jeweils an einen Lautsprecher. Menschen, die miteinander reden, sind zwar nie ratsam, aber besonders problematisch bei Telefonkonferenzen, wenn die Teilnehmer nicht immer sehen können, wer was sagt. Stellen Sie sicher, dass jeweils nur eine Partei spricht.
  • Überspringen Sie die Soundeffekte. Seien Sie besonders bewusst, wenn Sie etwas tun, das Geräusche verursacht. Egal, ob es sich um Papiere handelt, mit dem Kugelschreiber klickt oder mit den Fingern auf den Tisch trommelt - diese Geräusche können sich als störend und irritierend erweisen, insbesondere während einer Telefonkonferenz, wenn die Menschen noch stärker als sonst zuhören müssen.
  • Führen Sie eine Liste mit den Verantwortlichen. Hat jemand angeboten, eine Zusammenfassung seiner jüngsten Arbeiten zu teilen? Hat sich eine andere Person bereit erklärt, neuere Statistiken in Umlauf zu bringen? Egal, was es ist: Behalten Sie den Überblick darüber, wer was tut, so dass nach dem Meeting klar ist, was in der Gruppe geteilt werden muss.
  • Bleib beim Thema. Was in einem persönlichen Gespräch unglücklich ist, ist in einer Telekonferenz düster. Ein Ablenken vom Thema sollte vermieden werden, da bei Telekonferenzen Zeitpläne aus der Ferne angeglichen werden müssen, was die Sitzungszeit umso wertvoller macht.
  • Weisen Sie jeden an, sich zu identifizieren, bevor Sie sprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich jedes Mal, wenn Sie in einer Telefonkonferenz sprechen, identifizieren, um die Person zu unterstützen, die sich die Minuten nimmt, und die Personen, die sich nicht im Raum befinden. Nicht von Angesicht zu Angesicht zu sein, könnte wiederum zu Verwirrung führen. Besser ist es, für alle Beteiligten, nah und fern, vollkommen klar zu sein.
  • Versuchen Sie etwas langsamer als sonst zu sprechen, mit Betonung auf Klarheit. Jeder, der jemandem über eine Freisprecheinrichtung zuhören musste, weiß, dass klare Sprache oft auf der Strecke bleiben kann. Damit Sie sich nicht wiederholen müssen und wertvolle Besprechungszeit verschwenden, müssen Sie sich zusätzlich bemühen, laut, langsam und deutlich zu sprechen.
  • Wiederholen Sie wesentliche Zahlen und Zahlen, und bitten Sie andere, sie zu wiederholen. Da Sie möglicherweise keinen einfachen Zugang zu Fernmitgliedern Ihrer Besprechung haben, ist es besonders wichtig, dass Sie das bekommen, was sie sagen. Wenn Sie etwas hören, das wie eine wichtige Aussage oder Figur aussieht, bitten Sie den Sprecher, es zu wiederholen, um sicherzustellen, dass Sie es richtig verstanden haben: „Ich möchte nur sicher sein, dass ich das richtig verstanden habe, Susan. Darf ich das noch einmal wiederholen? “Betonen Sie wichtige Zahlen oder Aussagen, indem Sie sie zweimal sagen.
  • Wenn Sie einen wichtigen Punkt oder eine wichtige Frage haben, schreiben Sie sie auf. Nicht alle großartigen Ideen kommen zu einem Zeitpunkt, zu dem Sie an der Reihe sind, zu sprechen. Notieren Sie unbedingt alle wichtigen Fragen oder Punkte, die Sie gerne machen möchten, wenn sie auftauchen, während ein anderer spricht.
  • Nehmen Sie sich detaillierte Minuten und verteilen Sie sie sofort. Da Telekonferenzen aufgrund ihrer weit entfernten Teilnehmer so viel schwieriger zu verfolgen sind, ist es besonders wichtig, das Gespräch mit ausführlichen Sitzungsprotokollen zu dokumentieren. Dazu gehört, wer was gesagt hat und welche Aktionselemente und Ergebnisse von wem verfolgt werden sollen. Wenn die Telefonkonferenz abgeschlossen ist, lassen Sie das Protokoll der Besprechung so schnell wie möglich abfassen und an alle Teilnehmer verteilen, damit die Teilnehmer überprüfen können, was vor sich ging, während die Konversationen noch frisch in ihrem Kopf sind, und eventuelle Ungenauigkeiten oder Missverständnisse beheben.
Während Telefonkonferenzen hilfreich sein können, um Menschen über große Entfernungen hinweg zusammenzubringen, um ihre Arbeit zu erledigen, kann die Tatsache, dass sich alle Konversationsmitglieder nicht im selben Raum befinden, Telefonkonferenzen besonders schwierig machen.

Hier einige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre nächste Telefonkonferenz ein reibungsloses und produktives Meeting ist:

  • Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer rechtzeitig vor dem Gespräch über das erforderliche Material verfügen. Hat jemand eine Agenda für Ihre Telefonkonferenz geschrieben? Gibt es Schlüsselfiguren oder Berichte, die Sie oder jemand anderes im Gespräch zitieren wird? In diesem Fall müssen Sie alle relevanten Dokumente mindestens einen Tag vor Ihrer Telefonkonferenz weiterleiten. Auf diese Weise haben alle Beteiligten ausreichend Zeit, um die Unterlagen nach Bedarf zu prüfen und / oder zu drucken, so dass sie von jedem zum Zeitpunkt der Telefonkonferenz zur Verfügung stehen.
  • Bitten Sie alle Teilnehmer, sich vorzustellen. Selbst wenn sich jeder kennt, können Stimmen über das Telefon nur schwer zu finden sein. Durch die kurzen Einführungen werden alle mit dem Klang der Stimme eines anderen vertraut, sodass es einfacher ist, zu erkennen, wer spricht.
  • Halten Sie sich jeweils an einen Lautsprecher. Menschen, die miteinander reden, sind zwar nie ratsam, aber besonders problematisch bei Telefonkonferenzen, wenn die Teilnehmer nicht immer sehen können, wer was sagt. Stellen Sie sicher, dass jeweils nur eine Partei spricht.
  • Überspringen Sie die Soundeffekte. Seien Sie besonders bewusst, wenn Sie etwas tun, das Geräusche verursacht. Egal, ob es sich um Papiere handelt, mit dem Kugelschreiber klickt oder mit den Fingern auf den Tisch trommelt - diese Geräusche können sich als störend und irritierend erweisen, insbesondere während einer Telefonkonferenz, wenn die Menschen noch stärker als sonst zuhören müssen.
  • Führen Sie eine Liste mit den Verantwortlichen. Hat jemand angeboten, eine Zusammenfassung seiner jüngsten Arbeiten zu teilen? Hat sich eine andere Person bereit erklärt, neuere Statistiken in Umlauf zu bringen? Egal, was es ist: Behalten Sie den Überblick darüber, wer was tut, so dass nach dem Meeting klar ist, was in der Gruppe geteilt werden muss.
  • Bleib beim Thema. Was in einem persönlichen Gespräch unglücklich ist, ist in einer Telekonferenz düster. Ein Ablenken vom Thema sollte vermieden werden, da bei Telekonferenzen Zeitpläne aus der Ferne angeglichen werden müssen, was die Sitzungszeit umso wertvoller macht.
  • Weisen Sie jeden an, sich zu identifizieren, bevor Sie sprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich jedes Mal, wenn Sie in einer Telefonkonferenz sprechen, identifizieren, um die Person zu unterstützen, die sich die Minuten nimmt, und diejenigen, die sich nicht im Raum befinden. Nicht von Angesicht zu Angesicht zu sein, könnte wiederum zu Verwirrung führen. Besser ist es, für alle Beteiligten, nah und fern, vollkommen klar zu sein.
  • Versuchen Sie etwas langsamer als sonst zu sprechen, mit Betonung auf Klarheit. Jeder, der jemandem über eine Freisprecheinrichtung zuhören musste, weiß, dass klare Sprache oft auf der Strecke bleiben kann. Damit Sie sich nicht wiederholen müssen und wertvolle Besprechungszeit verschwenden, müssen Sie sich zusätzlich bemühen, laut, langsam und deutlich zu sprechen.
  • Wiederholen Sie wesentliche Zahlen und Zahlen, und bitten Sie andere, sie zu wiederholen. Da Sie möglicherweise keinen einfachen Zugang zu Fernmitgliedern Ihrer Besprechung haben, ist es besonders wichtig, dass Sie das bekommen, was sie sagen. Wenn Sie etwas hören, das wie eine wichtige Aussage oder Figur aussieht, bitten Sie den Sprecher, es zu wiederholen, um sicherzustellen, dass Sie es richtig verstanden haben: „Ich möchte nur sicher sein, dass ich das richtig verstanden habe, Susan. Darf ich das noch einmal wiederholen? “Betonen Sie wichtige Zahlen oder Aussagen, indem Sie sie zweimal sagen.
  • Wenn Sie einen wichtigen Punkt oder eine wichtige Frage haben, schreiben Sie sie auf. Nicht alle großartigen Ideen kommen zu einem Zeitpunkt, zu dem Sie an der Reihe sind, zu sprechen. Notieren Sie unbedingt alle wichtigen Fragen oder Punkte, die Sie gerne machen möchten, wenn sie auftauchen, während ein anderer spricht.
  • Nehmen Sie sich detaillierte Minuten und verteilen Sie sie sofort. Da Telekonferenzen aufgrund ihrer weit entfernten Teilnehmer so viel schwieriger zu verfolgen sind, ist es besonders wichtig, das Gespräch mit ausführlichen Sitzungsprotokollen zu dokumentieren. Dazu gehört, wer was gesagt hat und welche Aktionselemente und Ergebnisse von wem verfolgt werden sollen. Wenn die Telefonkonferenz abgeschlossen ist, lassen Sie das Protokoll der Besprechung so schnell wie möglich abfassen und an alle Teilnehmer verteilen, damit die Teilnehmer überprüfen können, was vor sich ging, während die Konversationen noch frisch in ihrem Kopf sind, und eventuelle Ungenauigkeiten oder Missverständnisse beheben.

Video: Powerfrau: Tipps für Besprechungen


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