Tipps zum Abhalten einer erfolgreichen Telefonkonferenz

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Unabhängig von der größe können unternehmen von den vielfältigen möglichkeiten der telekonferenzen profitieren.

Egal, ob Sie sich mit Hunderten von Mitarbeitern oder wenigen Mitarbeitern in einem Projekt treffen müssen, eine Telekonferenz ist möglicherweise die beste Option. An anstrengenden Tagen werden die Teilnehmer es zu schätzen wissen, dass sie das Gebäude oder sogar ihren Schreibtisch nicht verlassen müssen, um ein Projekt zu besprechen.

Wie Sie die Telefonkonferenz und die von Ihnen verwendete Technologie durchführen, hängt vom jeweiligen Zweck ab. Zum Beispiel geben vielleicht ein oder zwei Personen eine Präsentation, gefolgt von einer Q & A-Sitzung. Oder vielleicht wird die Telekonferenz kollaborativer sein, wobei von allen Teilnehmern erwartet wird, dass sie dazu beitragen. Sie müssen möglicherweise auch an Dokumenten arbeiten oder eine PowerPoint-Präsentation oder ein Excel-Dokument anzeigen.

Grundsätzlich können Teilnehmer von ihrem eigenen Telefon aus eine zentrale Nummer anrufen und einen Passcode eingeben, der die geringste Menge an Ausrüstung erfordert. Dies ist für kleine Gruppen von Personen geeignet, an denen alle während des Anrufs teilnehmen und keine Bilder benötigt werden. Wenn jedoch eine Person eine Präsentation hält, entscheiden Sie sich für einen Telekonferenzdienst, der Nicht-Präsentierenden einen Passcode gibt, der sie stummschalten lässt. Wenn Sie eine Q & A-Sitzung abhalten möchten, nachdem der Sprecher fertig ist, können Sie den anderen Anrufern die Stummschaltung der Telefone gestatten. Stellen Sie sicher, dass der Dienst, den Sie verwenden, die entsprechende Anzahl von Teilnehmern für die benötigte Zeit aufnehmen kann.

Erwägen Sie bei Anrufen mit einer größeren Anzahl von Personen die Verwendung eines Operators, um die Teilnehmer vorzustellen und die Konferenz zu steuern. Einige Unternehmen bieten auch Transkriptionsdienste an und werden den Anruf aufzeichnen und für den späteren Download zur Verfügung stellen. Sie können auch Umfragen durchführen, bei denen Anrufer über eine bestimmte Nummer abstimmen können.

Wenn Mitarbeiter in einem Gebäude von einem gemeinsamen Konferenzraum aus anrufen und nicht in ihren eigenen Büros, benötigen Sie ein Freisprechgerät. Stellen Sie sicher, dass die Qualität für die Anzahl der angerufenen Personen gut genug ist und sich in der Mitte des Tisches befindet. Ziehen Sie es niemals von Person zu Person.

Wenn die Sprache nicht ausreicht, können Sie Ihrer Telefonkonferenz auch Video, Web, Dokumentzusammenarbeit und mehr hinzufügen. Nach dem Beitritt können die Teilnehmer beispielsweise eine PowerPoint- oder andere Präsentation auf ihrem Computer oder auf einem Bildschirm oder Laptop in einem gemeinsam genutzten Konferenzraum ansehen. Mit Onlinediensten können Mitarbeiter Dokumente, z. B. eine Excel-Tabelle, auf ihren Computern anzeigen, während ein Sprecher erklärt, wie diese bearbeitet werden. Alle Mitarbeiter können mit einem Programm wie Google Docs Änderungen an den Dokumenten vornehmen. Mit interaktiven Whiteboards kann ein Präsentator auf Bilder oder eine leere Seite zeichnen, während die Teilnehmer die Änderungen anzeigen.

Einige Unternehmen bieten Pakete mit kombinierten Sprach-, Video- und Webkonferenzen an, darunter Cisco, Nortel und Alcatel-Lucent. Der Cisco Unified MeetingPlace sendet beispielsweise Einladungen über Outlook, ruft Teilnehmer an, fordert sie auf, ihren Namen zur Einführung aufzuzeichnen, und lässt den Host zusätzlich zu den Video- und Webfunktionen einzelne Anrufer stummschalten.

Unabhängig von der Art der Telefonkonferenz, die Sie hosten, sollten Sie eine Einladung rechtzeitig mit den Details der Besprechung senden, einschließlich der Einwahlnummer und weiterer Informationen, die Anrufer benötigen. Legen Sie vor Beginn des Treffens die Grundregeln fest. Erinnern Sie die Teilnehmer beispielsweise daran, ihre Telefone nicht in die Warteschleife zu setzen und andere Personen ihrer Wartemusik zu unterziehen.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Diensteanbieters und eines Telekonferenzgeräts, wie oft Sie Anrufe tätigen und welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind. Für Telefonkonferenzen ist eine Anfangsinvestition erforderlich. Denken Sie jedoch daran, dass Sie Ihrem Unternehmen Geld sparen können, indem Sie die Reisekosten reduzieren und die Produktivität steigern.

Egal, ob Sie sich mit Hunderten von Mitarbeitern oder wenigen Mitarbeitern in einem Projekt treffen müssen, eine Telekonferenz ist möglicherweise die beste Option. An anstrengenden Tagen werden die Teilnehmer es zu schätzen wissen, dass sie das Gebäude oder sogar ihren Schreibtisch nicht verlassen müssen, um ein Projekt zu besprechen.

Wie Sie die Telefonkonferenz und die von Ihnen verwendete Technologie durchführen, hängt vom jeweiligen Zweck ab. Zum Beispiel geben vielleicht ein oder zwei Personen eine Präsentation, gefolgt von einer Q & A-Sitzung. Oder vielleicht wird die Telekonferenz kollaborativer sein, wobei von allen Teilnehmern erwartet wird, dass sie dazu beitragen. Sie müssen möglicherweise auch an Dokumenten arbeiten oder eine PowerPoint-Präsentation oder ein Excel-Dokument anzeigen.

Grundsätzlich können Teilnehmer von ihrem eigenen Telefon aus eine zentrale Nummer anrufen und einen Passcode eingeben, der die geringste Menge an Ausrüstung erfordert. Dies ist für kleine Gruppen von Personen geeignet, an denen alle während des Anrufs teilnehmen und keine Bilder benötigt werden. Wenn jedoch eine Person eine Präsentation hält, entscheiden Sie sich für einen Telekonferenzdienst, der Nicht-Präsentierenden einen Passcode gibt, der sie stummschalten lässt. Wenn Sie eine Q & A-Sitzung abhalten möchten, nachdem der Sprecher fertig ist, können Sie den anderen Anrufern die Stummschaltung der Telefone gestatten. Stellen Sie sicher, dass der Dienst, den Sie verwenden, die entsprechende Anzahl von Teilnehmern für die benötigte Zeit aufnehmen kann.

Erwägen Sie bei Anrufen mit einer größeren Anzahl von Personen die Verwendung eines Operators, um die Teilnehmer vorzustellen und die Konferenz zu steuern. Einige Unternehmen bieten auch Transkriptionsdienste an und werden den Anruf aufzeichnen und für den späteren Download zur Verfügung stellen. Sie können auch Umfragen durchführen, bei denen Anrufer über eine bestimmte Nummer abstimmen können.

Wenn Mitarbeiter in einem Gebäude von einem gemeinsamen Konferenzraum aus anrufen und nicht in ihren eigenen Büros, benötigen Sie ein Freisprechgerät. Stellen Sie sicher, dass die Qualität für die Anzahl der angerufenen Personen gut genug ist und sich in der Mitte des Tisches befindet. Ziehen Sie es niemals von Person zu Person.

Wenn die Sprache nicht ausreicht, können Sie Ihrer Telefonkonferenz auch Video, Web, Dokumentzusammenarbeit und mehr hinzufügen. Nach dem Beitritt können die Teilnehmer beispielsweise eine PowerPoint- oder andere Präsentation auf ihrem Computer oder auf einem Bildschirm oder Laptop in einem gemeinsam genutzten Konferenzraum ansehen. Mit Onlinediensten können Mitarbeiter Dokumente, z. B. eine Excel-Tabelle, auf ihren Computern anzeigen, während ein Sprecher erklärt, wie diese bearbeitet werden. Alle Mitarbeiter können mit einem Programm wie Google Docs Änderungen an den Dokumenten vornehmen. Mit interaktiven Whiteboards kann ein Präsentator auf Bilder oder eine leere Seite zeichnen, während die Teilnehmer die Änderungen anzeigen.

Einige Unternehmen bieten Pakete mit kombinierten Sprach-, Video- und Webkonferenzen an, darunter Cisco, Nortel und Alcatel-Lucent. Der Cisco Unified MeetingPlace sendet beispielsweise Einladungen über Outlook, ruft Teilnehmer an, fordert sie auf, ihren Namen zur Einführung aufzuzeichnen, und lässt den Host zusätzlich zu den Video- und Webfunktionen einzelne Anrufer stummschalten.

Unabhängig von der Art der Telefonkonferenz, die Sie hosten, sollten Sie eine Einladung rechtzeitig mit den Details der Besprechung senden, einschließlich der Einwahlnummer und weiterer Informationen, die Anrufer benötigen. Legen Sie vor Beginn des Treffens die Grundregeln fest. Erinnern Sie die Teilnehmer beispielsweise daran, ihre Telefone nicht in die Warteschleife zu setzen und andere Personen ihrer Wartemusik zu unterziehen.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Diensteanbieters und eines Telekonferenzgeräts, wie oft Sie Anrufe tätigen und welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind. Für Telefonkonferenzen ist eine Anfangsinvestition erforderlich. Denken Sie jedoch daran, dass Sie Ihrem Unternehmen Geld sparen können, indem Sie die Reisekosten reduzieren und die Produktivität steigern.


Video: Kann ich überall eine Telefonkonferenz machen?


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