Verwenden von Excel zum Berechnen und Erstellen von QuickBooks-Einträgen

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Wenn sie dies in quickbooks nicht tun können, verschieben sie es in excel, um das gewünschte ergebnis zu erhalten.

Wenn Sie dies nicht in QuickBooks tun können, verschieben Sie es in Excel, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten, und verschieben Sie es anschließend wieder in QuickBooks. Hier ein Beispiel, das ich für einen Immobilieninvestor und Immobilienmanager entwickelt habe, der Mietverteilungen abzüglich seiner Gebühr an einen Investor automatisieren wollte. Gelegentlich zahlten die Mieter nicht ihre volle Miete. Daher musste die Verteilungsprüfung auf erhaltenen Mieten abzüglich der Verwaltungsgebühr basieren, was einem Prozentsatz der erhaltenen Mieten entspricht.

Der erste Schritt bestand darin, die automatische Erfassung der Mietrechnungen anhand gespeicherter Transaktionen einzurichten (siehe unten). Dadurch entfällt die Zeit, die für das Erstellen der Rechnungen jeden Monat benötigt wird.

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Als Nächstes erstellte ich einen benutzerdefinierten Bericht für Mietquittungen, für den ich eine Verknüpfung in der Symbolleiste erstellt habe.

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Der nächste Schritt ist das Exportieren des Berichts in ein Arbeitsblatt in einer Excel-Vorlage.

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Wenn die Excel-Arbeitsmappe jetzt geöffnet ist, wird mit einem einzigen Mausklick ein visuelles Basisprogramm ausgeführt, das die Verwaltungsgebühr berechnet und dem Vermieter den Scheck für Mietquittungen abzüglich der Verwaltungsgebühr erstellt. Diese Transaktion wird in einer Datei erstellt, die als Check zum Drucken in QuickBooks importiert werden kann.

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Nach dem Schließen von Excel kehren wir zu QuickBooks zurück und importieren die gerade erstellte Schecktransaktion. Wählen Sie im QuickBooks-Menü "Datei / Dienstprogramme / Importieren / IIF-Dateien". Ich habe den Dateinamen für diese Transaktion als RE.IIF programmiert. Öffnen Sie diese Datei und der Import wird in einer Sekunde durchgeführt.

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Wir haben jetzt einen Verteilungsscheck zum Ausdrucken bereit.

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Dieser Prozess kann mit der ODBC-Schnittstelle von QuickBooks weiter automatisiert werden. Diese Schnittstelle ist in den Enterprise-Versionen von QuickBooks enthalten und kann für die Pro- und die Premier-Version separat erworben werden.

Robert Guild ist Advanced Certified QuickBooks ProAdvisor in Austin, TX, der CPE-Kurse für CPAs sowie individuelle Schulungen und Gruppenkurse für QuickBooks-Benutzer durchführt. Sein Unternehmen unter QBCoach.biz unterhält ein QuickBooks-Labor mit 16 Stationen, das praktische Schulungen anbietet. Sie können ihn direkt unter [email protected] kontaktieren oder ihm auf Twitter bei QBPro folgen


Wenn Sie dies nicht in QuickBooks tun können, verschieben Sie es in Excel, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten, und verschieben Sie es anschließend wieder in QuickBooks. Hier ein Beispiel, das ich für einen Immobilieninvestor und Immobilienmanager entwickelt habe, der Mietverteilungen abzüglich seiner Gebühr an einen Investor automatisieren wollte. Gelegentlich zahlten die Mieter nicht ihre volle Miete. Daher musste die Verteilungsprüfung auf erhaltenen Mieten abzüglich der Verwaltungsgebühr basieren, was einem Prozentsatz der erhaltenen Mieten entspricht.

Der erste Schritt bestand darin, die automatische Erfassung der Mietrechnungen anhand gespeicherter Transaktionen einzurichten (siehe unten). Dadurch entfällt die Zeit, die für das Erstellen der Rechnungen jeden Monat benötigt wird.

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Als Nächstes erstellte ich einen benutzerdefinierten Bericht für Mietquittungen, für den ich eine Verknüpfung in der Symbolleiste erstellt habe.

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Der nächste Schritt ist das Exportieren des Berichts in ein Arbeitsblatt in einer Excel-Vorlage.

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Wenn die Excel-Arbeitsmappe jetzt geöffnet ist, wird mit einem einzigen Mausklick ein visuelles Basisprogramm ausgeführt, das die Verwaltungsgebühr berechnet und dem Vermieter den Scheck für Mietquittungen abzüglich der Verwaltungsgebühr erstellt. Diese Transaktion wird in einer Datei erstellt, die als Check zum Drucken in QuickBooks importiert werden kann.

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Nach dem Schließen von Excel kehren wir zu QuickBooks zurück und importieren die gerade erstellte Schecktransaktion. Wählen Sie im QuickBooks-Menü "Datei / Dienstprogramme / Importieren / IIF-Dateien". Ich habe den Dateinamen für diese Transaktion als RE.IIF programmiert. Öffnen Sie diese Datei und der Import wird in einer Sekunde durchgeführt.

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Wir haben jetzt einen Verteilungsscheck zum Ausdrucken bereit.

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Dieser Prozess kann mit der ODBC-Schnittstelle von QuickBooks weiter automatisiert werden. Diese Schnittstelle ist in den Enterprise-Versionen von QuickBooks enthalten und kann für die Pro- und die Premier-Version separat erworben werden.

Robert Guild ist Advanced Certified QuickBooks ProAdvisor in Austin, TX, der CPE-Kurse für CPAs sowie individuelle Schulungen und Gruppenkurse für QuickBooks-Benutzer durchführt. Sein Unternehmen unter QBCoach.biz unterhält ein QuickBooks-Labor mit 16 Stationen, das praktische Schulungen anbietet. Sie können ihn direkt unter [email protected] kontaktieren oder ihm auf Twitter bei QBPro folgen


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