Welche Art von Unterlagen sollte ich für mein Unternehmen aufbewahren?

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Aus steuerlicher sicht können sie laut internal revenue service ein für ihr unternehmen geeignetes buchführungssystem auswählen, das ihr einkommen deutlich zeigt.

Aus steuerlicher Sicht empfiehlt der Internal Revenue Service (IRS), dass Sie ein für Ihr Unternehmen geeignetes Aufzeichnungssystem wählen können, das Ihr Einkommen deutlich zeigt. Abgesehen von wenigen Fällen verlangt das Gesetz keine besonderen Aufzeichnungen. Das Geschäft, in dem Sie tätig sind, beeinflusst jedoch die Art der Aufzeichnungen, die Sie für Bundessteuerzwecke aufbewahren müssen.

Ihr Aufzeichnungssystem sollte auch eine Zusammenfassung Ihrer Geschäftstransaktionen enthalten. Diese Zusammenfassung wird normalerweise in Ihren Geschäftsbüchern (z. B. Buchhaltungsjournale und Ledger) erstellt. Ihre Bücher müssen Ihr Bruttoeinkommen sowie Ihre Abzüge und Gutschriften ausweisen. Für die meisten kleinen Unternehmen ist das Geschäftsscheckbuch die Hauptquelle für Einträge in den Geschäftsbüchern.

Unterstützende Geschäftsdokumente

Wenn Sie Einkäufe, Verkäufe, Abrechnungen und andere Transaktionen in Ihrem Unternehmen durchführen, werden Belege wie Rechnungen und Quittungen erstellt. Zu den Belegunterlagen gehören Verkaufsbelege, bezahlte Rechnungen, Rechnungen, Quittungen, Einzahlungsscheine und stornierte Schecks. Diese Dokumente enthalten die Informationen, die Sie zur Aufnahme in Ihren Büchern benötigen. Es ist wichtig, diese Dokumente aufzubewahren, da sie die Einträge in Ihren Büchern und in Ihrer Steuererklärung unterstützen. Sie sollten sie ordentlich und an einem sicheren Ort aufbewahren. Organisieren Sie sie beispielsweise nach Jahr und Art der Einnahmen oder Ausgaben. Ausführlichere Informationen finden Sie in Publikation 583, Starten eines Unternehmens und Halten von Aufzeichnungen.

Folgende Arten von Datensätzen sollten Sie aufbewahren:

  • Bruttoeinnahmen sind die Einnahmen, die Sie aus Ihrem Unternehmen erzielen. Sie sollten Belege aufbewahren, aus denen die Beträge und Quellen Ihrer Bruttoeinnahmen hervorgehen. Dokumente für Bruttoeinnahmen umfassen Folgendes:
    • Registrierkassetten
    • Bankeinzahlungsscheine
    • Bücher erhalten
    • Rechnungen
    • Kreditkartenbelege
    • Formulare 1099-MISC
  • Einkäufe sind die Artikel, die Sie kaufen und an Kunden weiterverkaufen. Wenn Sie Hersteller oder Produzent sind, umfasst dies die Kosten aller Rohstoffe oder Teile, die für die Herstellung von Fertigprodukten erworben werden. Ihre Belege sollten den bezahlten Betrag und den Betrag für Einkäufe anzeigen. Dokumente für Einkäufe umfassen Folgendes:
    • Abgebrochene Schecks
    • Kassenbandquittungen
    • Kreditkartenbelege
    • Rechnungen
  • Kosten sind die Kosten, die Ihnen entstehen (außer Einkäufen), um Ihr Unternehmen zu betreiben. Aus Ihren Belegen sollte der bezahlte Betrag hervorgehen und der Betrag war für die Geschäftskosten bestimmt. Ausgabenbelege umfassen Folgendes:
    • Abgebrochene Schecks
    • Registrierkassetten
    • Kontoauszüge
    • Kreditkartenbelege
    • Rechnungen
    • Kleingeldscheine für kleine Barzahlungen
  • Reise-, Transport-, Unterhaltungs- und Geschenkkosten

    Wenn Sie Reise-, Unterhaltungs-, Geschenk- oder Transportkosten abziehen, müssen Sie bestimmte Kostenelemente nachweisen können. Weitere Informationen zum Nachweis bestimmter Geschäftsausgaben finden Sie in Publikation 463, Reise-, Unterhaltungs-, Geschenk- und Kfz-Kosten.

  • Vermögenswerte sind das Eigentum, wie Maschinen und Möbel, das Sie in Ihrem Unternehmen besitzen und verwenden. Sie müssen Aufzeichnungen führen, um bestimmte Informationen zu Ihren Unternehmensressourcen zu überprüfen. Sie benötigen Aufzeichnungen, um die jährliche Abschreibung und den Gewinn oder Verlust beim Verkauf der Vermögenswerte zu berechnen.
  • Lohnsteuer

    Es gibt bestimmte Lohnsteuersätze, die Sie aufbewahren müssen. Bewahren Sie alle Beschäftigungsunterlagen mindestens vier Jahre lang auf. Weitere Informationen finden Sie unter Unternehmen mit Mitarbeitern - Erfassung der Lohnsteuer.


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