Warum benötigt Ihr Unternehmen eine E-Mail-Richtlinie?

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Eine klar formulierte, schriftliche e-mail-richtlinie ist ein wichtiger bestandteil des informationstechnologieplans ihres unternehmens.

E-Mail ist zu einem allgegenwärtigen Teil des Arbeitsplatzes geworden. Selbst angesichts der ständigen Unterbrechung, des ständig wachsenden Spam-Stroms und potenzieller Haftungsprobleme ist E-Mail heute ein zentraler Bestandteil des Geschäfts. Aufgrund dieser Probleme ist eine klar formulierte, schriftliche E-Mail-Richtlinie für jedes Unternehmen wichtig.

Warum benötigt Ihr Unternehmen eine schriftliche E-Mail-Richtlinie? Für den Anfang hat der Oberste Gerichtshof der USA entschieden, dass Unternehmen sich durch klar geschriebene Richtlinien vor Haftung schützen können. In der Regel sollte ein Unternehmen, das 15 oder mehr Mitarbeiter hat, E-Mail-Richtlinien geschrieben haben.

Dieses Argument hat zwei Seiten. Auf der einen Seite warnen Unternehmensanwälte häufig, dass schlecht geschriebene Richtlinien zu Streitfällen während eines Rechtsstreits führen können, wenn die gegnerische Seite (normalerweise ein Angestellter) behauptet, dass das Unternehmen gegen seine eigenen Richtlinien verstoßen hat. Gut geschriebene Richtlinien sollten jedoch vor diesen Ansprüchen schützen und kein Problem darstellen. Umgekehrt haben Unternehmen, die keine schriftlichen Richtlinien haben, in Fällen wie sexueller Belästigung, in denen E-Mails häufig als Beweismittel verwendet werden, weniger rechtlichen Schutz.

Zu Beginn sollte jede E-Mail-Richtlinie die folgenden Komponenten enthalten:

  • Privatsphäre: Mitarbeiter sollten nicht erwarten, dass mit den Informationen, die sie in den Unternehmenssystemen speichern oder über sie senden, Datenschutzgefahr besteht. Wenn dies nicht ausdrücklich angegeben ist, kann das Gericht befürchten, dass ein Vertrauensverlust erwartet wird, der dem der US-Post ähnlich ist.
  • Recht zu prüfen und zu überwachen: Das Unternehmen behält sich das Recht vor, jederzeit alle auf Unternehmenssystemen gespeicherten oder übertragenen Informationen zu prüfen. Das Unternehmen behält sich das Recht vor, jegliche Kommunikation und Zugriffsnutzung über das Unternehmens- oder Client-Computersystem zu jedem Zweck zu überwachen.
  • Eigentum: Alle Informationen, die von Firmencomputern und Kommunikationssystemen gespeichert oder übertragen werden, gehören dem Unternehmen. In dieser Klausel werden alle auf den Computern des Unternehmens übertragenen und gespeicherten E-Mails und Informationen als „Leiharbeit“ und das Eigentum und Urheberrecht der Informationen an das Unternehmen übertragen.
  • Verwendungszweck: Da es sich bei den Informationen um firmeneigenes Eigentum handelt, sollten Mitarbeiter E-Mails nicht für Zwecke verwenden, die nicht ausdrücklich vom Unternehmen genehmigt wurden. Eine Liste mit angemessener Verwendung und unangemessener Verwendung von E-Mails sollte so klar wie möglich sein.
  • Urheberrechte ©: Mitarbeiter dürfen keine Materialien übertragen oder erhalten, die gegen Gesetze oder Vorschriften des Bundes oder der Länder verstoßen. Mitarbeiter dürfen ohne Erlaubnis keine urheberrechtlich geschützten Materialien erhalten oder übermitteln. Die Gerichte haben Unternehmen dafür haftbar gemacht, dass ihre Mitarbeiter urheberrechtlich geschütztes Material herunterladen.
  • Vertraulichkeit: Da normale unverschlüsselte E-Mails nicht sicher sind, sollten Mitarbeiter keine vertraulichen Informationen per E-Mail versenden. Es gibt verschiedene Methoden zum Senden sicherer E-Mails, z. B. zum Verschlüsseln und zum Schutz von Anhängen. Diese Methoden erfordern entweder spezielle Software oder mehr technisches Fachwissen beim Empfänger.
  • Pflege: Mitarbeiter sollten zusätzliche Vorkehrungen treffen, um zu verhindern, dass Kundendaten in E-Mails versehentlich beschädigt oder zerstört werden.

Alle Mitarbeiter sollten die E-Mail-Richtlinien Ihres Unternehmens lesen und unterschreiben. Dies zeigt, dass sie die in der Richtlinie enthaltenen Informationen kennen. Falls ein Mitarbeiter gegen die E-Mail-Richtlinie verstößt (z. B. das Senden einer E-Mail mit unangemessenen Inhalten), haftet der Mitarbeiter und nicht das Unternehmen in erster Linie für etwaige Rechtsstreitigkeiten oder Folgeschäden. Richtlinien sind rechtliche Dokumente. Bevor Sie eine E-Mail-Richtlinie implementieren, wenden Sie sich an einen Anwalt.

John C. Shovic ist Partner in Coeur d’Alene, Idaho MiloCreek Consulting.

E-Mail ist zu einem allgegenwärtigen Teil des Arbeitsplatzes geworden. Selbst angesichts der ständigen Unterbrechung, des ständig wachsenden Spam-Stroms und potenzieller Haftungsprobleme ist E-Mail heute ein zentraler Bestandteil des Geschäfts. Aufgrund dieser Probleme ist eine klar formulierte, schriftliche E-Mail-Richtlinie für jedes Unternehmen wichtig.

Warum benötigt Ihr Unternehmen eine schriftliche E-Mail-Richtlinie? Für den Anfang hat der Oberste Gerichtshof der USA entschieden, dass Unternehmen sich durch klar geschriebene Richtlinien vor Haftung schützen können. In der Regel sollte ein Unternehmen, das 15 oder mehr Mitarbeiter hat, E-Mail-Richtlinien geschrieben haben.

Dieses Argument hat zwei Seiten. Auf der einen Seite warnen Unternehmensanwälte häufig, dass schlecht geschriebene Richtlinien zu Streitfällen während eines Rechtsstreits führen können, wenn die gegnerische Seite (normalerweise ein Angestellter) behauptet, dass das Unternehmen gegen seine eigenen Richtlinien verstoßen hat. Gut geschriebene Richtlinien sollten jedoch vor diesen Ansprüchen schützen und kein Problem darstellen. Umgekehrt haben Unternehmen, die keine schriftlichen Richtlinien haben, in Fällen wie sexueller Belästigung, in denen E-Mails häufig als Beweismittel verwendet werden, weniger rechtlichen Schutz.

Zu Beginn sollte jede E-Mail-Richtlinie die folgenden Komponenten enthalten:

  • Privatsphäre: Mitarbeiter sollten nicht erwarten, dass mit den Informationen, die sie in den Unternehmenssystemen speichern oder über sie senden, Datenschutzgefahr besteht. Wenn dies nicht ausdrücklich angegeben ist, kann das Gericht befürchten, dass ein Vertrauensverlust erwartet wird, der dem der US-Post ähnlich ist.
  • Recht zu prüfen und zu überwachen: Das Unternehmen behält sich das Recht vor, jederzeit alle auf Unternehmenssystemen gespeicherten oder übertragenen Informationen zu prüfen. Das Unternehmen behält sich das Recht vor, jegliche Kommunikation und Zugriffsnutzung über das Unternehmens- oder Client-Computersystem zu jedem Zweck zu überwachen.
  • Eigentum: Alle Informationen, die von Firmencomputern und Kommunikationssystemen gespeichert oder übertragen werden, gehören dem Unternehmen. In dieser Klausel werden alle auf den Computern des Unternehmens übertragenen und gespeicherten E-Mails und Informationen als „Leiharbeit“ und das Eigentum und Urheberrecht der Informationen an das Unternehmen übertragen.
  • Verwendungszweck: Da es sich bei den Informationen um firmeneigenes Eigentum handelt, sollten Mitarbeiter E-Mails nicht für Zwecke verwenden, die nicht ausdrücklich vom Unternehmen genehmigt wurden. Eine Liste mit angemessener Verwendung und unangemessener Verwendung von E-Mails sollte so klar wie möglich sein.
  • Urheberrechte ©: Mitarbeiter dürfen keine Materialien übertragen oder erhalten, die gegen Gesetze oder Vorschriften des Bundes oder der Länder verstoßen. Mitarbeiter dürfen ohne Erlaubnis keine urheberrechtlich geschützten Materialien erhalten oder übermitteln. Die Gerichte haben Unternehmen dafür haftbar gemacht, dass ihre Mitarbeiter urheberrechtlich geschütztes Material herunterladen.
  • Vertraulichkeit: Da normale unverschlüsselte E-Mails nicht sicher sind, sollten Mitarbeiter keine vertraulichen Informationen per E-Mail versenden. Es gibt verschiedene Methoden zum Senden sicherer E-Mails, z. B. zum Verschlüsseln und zum Schutz von Anhängen. Diese Methoden erfordern entweder spezielle Software oder mehr technisches Fachwissen beim Empfänger.
  • Pflege: Mitarbeiter sollten zusätzliche Vorkehrungen treffen, um zu verhindern, dass Kundendaten in E-Mails versehentlich beschädigt oder zerstört werden.

Alle Mitarbeiter sollten die E-Mail-Richtlinien Ihres Unternehmens lesen und unterschreiben. Dies zeigt, dass sie die in der Richtlinie enthaltenen Informationen kennen. Falls ein Mitarbeiter gegen die E-Mail-Richtlinie verstößt (z. B. das Senden einer E-Mail mit unangemessenen Inhalten), haftet der Mitarbeiter und nicht das Unternehmen in erster Linie für etwaige Rechtsstreitigkeiten oder Folgeschäden. Richtlinien sind rechtliche Dokumente. Bevor Sie eine E-Mail-Richtlinie implementieren, wenden Sie sich an einen Anwalt.

John C. Shovic ist Partner in Coeur d’Alene, Idaho MiloCreek Consulting.


Video: Schriftliche (geschäftliche) Kommunikation per E-Mail


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