Vorschläge und Angebote schreiben: 8 Dinge, die Sie anders machen müssen

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Lernen sie 8 dinge, die sie anders machen müssen, um bessere geschäftsvorschläge und gebote zu schreiben, mit denen sie den vertrag gewinnen.

Das Schreiben von Vorschlägen und Angeboten, sei es ein dreiseitiger Vorschlag für eine Quelle oder eine Antwort von 100 Seiten auf eine öffentliche Aufforderung, erfordert Zeit und Mühe, um zu schreiben, und Sie möchten diesen Aufwand nicht vergeuden.

Nach meiner Erfahrung bei der Unterstützung von Lieferanten bei der Erstellung großer, erfolgreicher Angebote und bei der Beschaffung und Bewertung von Angeboten und Angeboten, die von Einkäufern erhalten wurden, habe ich einige wichtige Punkte herausgearbeitet, die einen guten Vorschlag von einem schlechten Vorschlag unterscheiden. Während Ihre Preise immer noch wettbewerbsfähig sein müssen, neigt das, was Sie schreiben, in einigen Fällen zu Ihren Gunsten.

Grundvoraussetzung ist zwar ein Vorschlag, der auf ihre Fragen eingeht und den Bewertern das Lesen und Beurteilen erleichtert. Es gibt jedoch noch eine Reihe weiterer Faktoren, die in ein erfolgreiches Angebot einfließen. Hier sind einige davon:

1. Unterscheiden Sie sich

Ihr Vorschlag sollte sich nicht nur auf Ihre Attribute und Vorteile beziehen. Sie müssen sich klar von Ihren Mitbewerbern unterscheiden. In diesem Sinne müssen Sie Ihre Gebotsantwort unter Berücksichtigung der Stärken und Schwächen Ihrer Konkurrenz schreiben.

Für jede Frage, auf die Sie antworten, müssen Sie den Bewerter davon überzeugen, dass es für Sie von Vorteil ist, sich vom Wettbewerb zu unterscheiden. Erneuern Sie Ihre Verkaufsargumente nicht nur, sondern stellen Sie sie in den Kontext der gestellten Frage und darüber, was Ihr potenzieller Kunde von Ihrer Konkurrenz halten könnte. Richten Sie Ihr Verkaufsmaterial nach Nutzen und Wert für den Kunden ein und beantworten Sie die Frage "Warum wir?".

2. Überspringen Sie das Verkaufsgespräch

Ein guter Vorschlag ist eine Kombination aus Verkauf und Substanz. Seien Sie nicht versucht, Ihr Verkaufsgespräch und Ihre typischen Verkaufssicherheiten einfach in Ihr Angebot aufzunehmen, insbesondere wenn Sie bereits einen Vorqualifizierungsprozess durchlaufen haben, bei dem der Kunde bereits über Ihre Fähigkeiten informiert ist.

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die gestellten Fragen und den Grund, aus dem sie gestellt werden. Geben Sie Fakten und Nachweise an, die die Bewerter zum Vergleich mit den Bewertungskriterien verwenden können.

Häufig bedeutet dies, dass Sie Ihr ursprüngliches Verkaufsmaterial nehmen und neu schreiben müssen, um den Zweck der Fragen zu erfüllen, auf die Sie in der RFP antworten. Machen Sie nicht einfach ein Verkaufsgespräch - überzeugen Sie die Beurteiler und beeinflussen Sie sie.

3. Folgen Sie dem Format

Folgen Sie immer dem Format der RFP. Manchmal wird in der RFP das Format und die Struktur angegeben, die Sie verwenden sollten. Wenn dies nicht der Fall ist, ist es am sichersten, das Format und die Struktur der RFP selbst und die Fragen, die sie stellen, in der Reihenfolge einzuhalten, in der sie gefragt werden.

Kombinieren Sie nach Möglichkeit die Struktur der Fragen mit der Struktur der Bewertungskriterien. Wenn beispielsweise fünf Kriterien für jede der Fragen zutreffen, strukturieren Sie Ihre Antwort so, dass Sie jedes dieser fünf Kriterien in jeder Frage beantworten.

Wiederholen Sie ihre Fragen als Überschriften vor Ihren Antworten. Sie können sie leicht umschreiben, aber machen Sie klar, welche Frage Sie beantworten. Dies macht es dem Evaluator viel einfacher, wenn er Ihren Vorschlag überprüft.

4. Verstehen Sie die Anforderungen

Während Sie die Anforderungen des Kunden verstehen müssen, um eine RFP oder ein Angebot erfolgreich zu bewerten und darauf zu reagieren, ist es auch wichtig, dem Kunden klar zu machen, dass Sie dessen Anforderungen verstehen (und erfüllen können).

Verweisen Sie in jeder der Fragen, auf die Sie antworten, auf die spezifischen Anforderungen des Kunden und gegebenenfalls auf die Spezifikationen. Dies erfordert zwar etwas mehr Zeit, aber Sie zeigen Ihrem Kunden, dass Sie deren Anforderungen vollständig verstehen und dass Ihr geplanter Service, Produkt oder Ihre Lösung diesen Anforderungen gerecht wird. Aber beziehen Sie sich nicht einfach darauf. Stellen Sie es in den Kontext Ihrer Lösung und Ihrer Antwort, damit sie wissen, dass Sie darüber nachgedacht haben.

Hier können Sie sich auch von Ihren Mitbewerbern abheben, indem Sie gezielt auf die Anforderungen eingehen und Ihre einzigartige Lösung eindeutig identifizieren. Dies bedeutet natürlich, dass Sie kein Boilerplate-Material verwenden können. Sie müssen ihn für die spezifischen Anforderungen dieses Vorschlags umschreiben. Ihr potenzieller Kunde wird Ihre Bemühungen zu schätzen wissen.

5. Gehen Sie nicht von Vertrautheit aus

Sie sollten vermeiden, aus dem Angebot ein reines Verkaufsgespräch zu machen, insbesondere wenn Sie dem potenziellen Kunden bereits vertraut sind oder der dominierende Akteur der Branche sind. Sie sollten jedoch nicht davon ausgehen, dass jeder, der Ihre RFP-Antwort liest und bewertet, Sie und Ihre Fähigkeiten kennt.

Wo es möglich ist, müssen Sie den potenziellen Kunden daran erinnern, wer Sie sind und wozu Sie in der Lage sind, ohne dass dies zu einem Verkaufsgespräch wird. Setzen Sie wie immer den Kontext zu dem, was Sie sagen, und geben Sie Details und Beispiele an, anstatt nur allgemein über Ihr Unternehmen zu sprechen.

6. Verwenden Sie keine Marketing-Flaums

Marketing Fluff hinterlässt den Bewertern und Ihrem potenziellen Kunden nach dem Lesen immer ein leeres Gefühl. Es handelt sich in der Regel um Verkaufsmaterial und Reklamationen, die nicht durch Details oder Beispiele untermauert werden.

Die Evaluatoren suchen nach Details zu Ihren Fähigkeiten und Vorteilen sowie zu Ihrem spezifischen Angebot. Indem Sie leere Angaben machen oder Fragen in sehr allgemeiner Form beantworten, erklären Sie Ihrem Kunden, dass Sie keine echte Antwort haben.

Entfernen Sie die Marketing-Flaums aus Ihrem Angebotsmaterial und beantworten Sie jede Frage mit Einzelheiten und Details, die sich auf die Anforderungen des Kunden beziehen.

7. Zeigen Sie ihnen, dass Sie sich interessieren

Wenn Sie Ihrem Angebot Mühe geben, glaubt Ihr potenzieller Kunde eher, dass Sie auch in den Dienst oder das Produkt Mühe investieren.

Obwohl es Mühe erfordert, müssen Sie genug in den Vorschlag einbringen, um sicherzustellen, dass das Schreiben, die Verpackung, die Beispiele, Details, Informationen, Verweise auf den Kunden und deren Bedürfnisse sichergestellt werden. Dies wird zeigen, dass ihr Geschäft für Sie wichtig ist. Schicken Sie keinen generischen Vorschlag für Heizplatten.

Sie müssen es ihnen auch leicht machen, zu überprüfen und zu bewerten, dass Sie ihre Zeit respektieren. Halten Sie es kurz und prägnant, gut organisiert, gut strukturiert und entworfen, damit sie leicht die Informationen überprüfen und anzeigen können, mit denen Sie bewertet werden.

8. Verwenden Sie kein Heizplattenmaterial

Wie bereits erwähnt, niemals Boilerplate-Material einreichen. Sie müssen Ihr Boilerplate-Material an die Besonderheiten des Kunden und dessen RFP-Dokument anpassen und bearbeiten.

Die Beeinflussung des Kunden und der Bewerter ist so wichtig, dass Sie die Details richtig vornehmen müssen und das Boilerplate-Material nicht nur von Natur aus generisch ist. Ihr Kunde wird es als das erkennen, was es ist. Sie erfahren nicht nur etwas über Ihre Bemühungen, um ihre Geschäfte zu betreiben, sondern es wird auch viel schwieriger sein, Sie anhand ihrer Bewertungskriterien zu bewerten, wenn sie auf generischem Kesselplattenmaterial basieren.

Bei einem bewerteten Angebot kann jeder Punkt, den Sie erhalten, den Unterschied zwischen dem Erfolg und dem Misserfolg Ihres Angebots ausmachen. Versuchen Sie daher, mit einem benutzerdefinierten Angebot einen Vorteil zu erzielen, und nicht mit einem Boilerplate.


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