Ihre Optionen für Abrechnungssoftware, Pakete und Services

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Es gibt integrierte software, stand-alone-software oder outsourcing.

Werfen wir einen Blick auf einige Anbieter und Produkte, die die Auswahl unter Lohnabrechnungslösungen kennzeichnen.

Gehaltsabrechnung in Softwarepaketen enthalten

In vielen Buchhaltungsanwendungen ist die Personalabrechnung enthalten. Die Personalabrechnung kann ein integraler Bestandteil des Abrechnungssystems sein oder als optionales Zusatzmodul verkauft werden. Der Hauptvorteil dieser Methode besteht darin, dass Abrechnungsdaten in die Abrechnungsdatenbank für bidirektionale Reisen integriert werden können, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Abrechnungssystems. Bei der Gehaltsabrechnung in die Buchhaltung handelt es sich um Informationen wie Gehälter und Lohnkosten für verschiedene Abteilungen oder Abteilungen.

Daten können auch im Rechnungswesen erfasst und an das Abrechnungssystem übermittelt werden. Dies ist am häufigsten bei Zeitabrechnungssystemen. Ein Reparaturtechniker oder Rechtsanwalt rechnet oft stundenweise. Daher ist es wichtig, dass die gesamte Arbeitszeit erfasst und entweder einem Kundenauftrag oder einer Kundenangelegenheit oder einer anderweitig unberechenbaren Zeit zugewiesen wird. Die pro Mitarbeiter berechnete Gesamtzeit sollte sich nach den im Abrechnungssystem geleisteten Stunden ausgleichen. Wenn nicht, hat jemand etwas zu erklären.

Der Nachteil des integrierten Ansatzes besteht darin, dass die Abrechnungskomponente möglicherweise nicht Ihren Bedürfnissen entspricht. Je nach Art Ihres Unternehmens ist es möglicherweise zu einfach, Ihre Anforderungen zu handhaben, oder zu komplex, um effizient damit arbeiten zu können.

Einige Entwickler von Buchhaltungssoftware haben dieses Problem erkannt und eine Lösung entwickelt. Diese Lösung bietet mehr Abrechnungsoptionen. Unglücklicherweise müssen Sie etwas mehr Zeit darauf verwenden, zu verstehen, was jede Option bietet, um die für Ihr Unternehmen geeignete Option auszuwählen.

Intuit QuickBooks ist ein integrierter Anbieter von Buchhaltungssystemen, der eine breite Palette von Lösungen für die Personalabrechnung bietet. Alle sechs primären Abrechnungsoptionen lassen sich mit der QuickBooks Small Business Accounting-Anwendung des Unternehmens integrieren. Die Abrechnungselemente und die Erbringung der Services sind jedoch unterschiedlich.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die Abrechnungslösungen von QuickBooks:

  • Standard Payroll behandelt die Grundlagen der Lohnberechnung und des Scheckdrucks.
  • Enhanced Payroll Plus unterstützt Unternehmen auch beim Ausfüllen von Steuerformularen auf Bundes- und Landesebene.
  • Assisted Payroll Plus umfasst einige ausgelagerte Dienstleistungen wie Steuerzahlungen.
  • Complete Payroll ist ein Full-Service-Paket, das die Verwaltung von Personalressourcen, beispielsweise von Leistungsplänen, umfasst.
  • Online Payroll verarbeitet online die Abrechnung für Kunden der QuickBooks Online Edition.
  • Die Lohnbuchhaltung für Buchhalter ist für diejenigen, die die Lohnbuchhaltung für mehrere Unternehmen abwickeln.
  • Direkteinzahlung, ein optionales Add-On für die meisten anderen Intuit-Abrechnungsoptionen, überträgt die Bezahlung der Mitarbeiter direkt auf ihre Bankkonten.

Alleinstehende Abrechnungspakete

Der große Vorteil der Verwendung eines eigenständigen Abrechnungspakets besteht darin, dass Sie eine Best-of-Breed-Anwendung auswählen und verwenden können, die genau das liefert, was Sie für die Personalabrechnung benötigen, ohne Rücksicht auf Ihre geschäftlichen Informationsanforderungen in den allgemeinen Buchhaltungsbereichen.

Nicht zu komplex und nicht zu einfach ist für viele Unternehmen sehr attraktiv. Aus diesem Grund verwenden einige Geschäftsinhaber eine speziell codierte Anwendung, um den Aufwand für die Personalabrechnung zu erhöhen. Es empfiehlt sich jedoch nicht, zur benutzerdefinierten Programmierung zu wechseln, es sei denn, Ihre Anforderungen sind sehr speziell. Es gibt viele flexible, paketierte Lohnabrechnungsanwendungen, die Ihre Anforderungen erfüllen.

Vorausgesetzt, der Rest Ihrer Finanzgeschäfte ist ebenfalls automatisiert, müssen Sie Ihre Integrationsoptionen berücksichtigen. Wie erhalten Sie die Ergebnisse Ihrer Personalabrechnung in Ihr Buchhaltungssystem? Bei den meisten eigenständigen Paketen können Sie zusätzlich zu einem gedruckten Abrechnungsregister elektronische Zusammenfassungen der Abrechnungen erstellen. Wenn Sie Daten in einer CSV-Datei abrufen können, können Sie sie in der Buchhaltungsapplikation nach ein wenig elektronischer Grunzerarbeit importieren.

Einige Anbieter von Gehaltsabrechnungen können Datendateien erstellen, die mit einer bestimmten Buchhaltungsanwendung formatiert sind. Wenn Ihre auf Ihrer Liste steht, sollte es leicht sein, dass es funktioniert. Wenn Ihre Datei nicht vorhanden ist, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Arbeiten an der Datenübertragungsdatei durchführen, um sie in die richtige Form zu bringen. Dies kann das Massieren von Daten mit einem Excel-Arbeitsblatt oder das Zusammenfassen mit einem benutzerdefinierten Datenbankprogramm in Form bringen.

Ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnung

Einer der interessantesten Trends in der Gehaltsabrechnungssoftware war der Anstieg der im Internet verfügbaren Dienste. Diese Webservices erfinden und aktualisieren das Konzept des in den 70er Jahren erstmals verbreiteten, computergestützten Lohnbuchhaltungsbüros neu.

Mit einem Payroll-Service-Büro können Sie Eingabedaten für die Personalabrechnung, wie z. B. zusammengefasste Arbeitszeitnachweise, an einen zentralen Computer senden, der dann die Abrechnung berechnet und die Zahlungen, das Abrechnungsregister und andere Berichte vorbereitet. Sie können Daten an ein Servicebüro senden, indem Sie entweder Papierformulare ausfüllen, bestimmte Nummern über ein Tonwahlgerät eingeben oder ein Computerterminal verwenden, das über ein privates Datennetzwerk mit dem zentralen Server verbunden ist.

Ein Web-Service nutzt außerdem einen zentral verwalteten Computerserver zur Verarbeitung der Lohnbuchhaltung. Es verwendet jedoch einen Standard-PC, um die Abrechnungsdaten über das Internet einzugeben. Normalerweise ist neben einem Webbrowser keine zusätzliche Software erforderlich.

Der Online-Service-Ansatz für die Verarbeitung der Lohnabrechnung bietet mehrere Vorteile. Zunächst werden das Abrechnungsprogramm und die Steuertabellen vom Lieferanten zentral verwaltet. Dies bedeutet, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind, ohne dass Sie zusätzlichen Aufwand benötigen, wie z. B. die regelmäßige Installation von Abrechnungssteuertabellen. Zweitens werden Ihre Abrechnungsdaten automatisch auf dem zentralen Server gesichert. Wenn der Computer, den Sie zur Verarbeitung der Personalabrechnung verwenden, nicht mehr funktioniert, können Sie einen anderen Computer verwenden, um auf den Onlinedienst zuzugreifen und Ihre Abrechnung zu verarbeiten. Schließlich erleichtert die Verwendung eines Online-Dienstes auch die Erfassung von Abrechnungsdaten von verschiedenen Standorten aus, beispielsweise von einer entfernten Anlage.

Es gibt auch einige Nachteile für einen Webdienst. Die monatlichen Kosten für den Service können höher sein, als Sie für den Kauf eines Pauschalabrechnungsprogramms zahlen würden. Wenn Sie mit dem Webdienst nicht zufrieden sind, kann es schwieriger sein, Ihren Mitarbeiter zu migrieren und Daten in ein anderes Programm oder einen anderen Webdienst zu übertragen.

Das von Webdiensten verwendete Internet ist ein öffentliches Datennetz, im Gegensatz zu privaten Datennetzen, die von Dienstleistungsbüros verwendet werden. Können andere Internetbenutzer die Online-Dateneingabesitzung abhören und sensible Abrechnungsdetails abrufen? Es ist unwahrscheinlich, aber nicht unmöglich. Ein Webdienst sollte einen sicheren Server verwenden, der in Internet Explorer durch ein Sperrsymbol unten im Display des Browsers angezeigt wird. Die besten Webdienste unterstützen eine Hochsicherheitsversion des Browsers, die eine hohe Verschlüsselungsebene von 128 Bit bietet, die praktisch unzerbrechlich ist.

Wie sicher ist das? Es ist dieselbe Verschlüsselungsstufe, die von großen Banken für den Zugriff auf Online-Banking-Dienste benötigt wird. Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihr Browser als auch die Service-Site die 128-Bit-Verschlüsselung und keine niedrigere Sicherheitsversion unterstützen. Woran erkennst du das? Rufen Sie die Site auf und bewegen Sie den Mauszeiger über das Sperrsymbol in Internet Explorer, um Informationen zur unterstützten Verschlüsselungsmethode zu erhalten.

ADP Small Business Services bietet eine hervorragende Auswahl an Möglichkeiten, auf die ausgelagerten Lohnverarbeitungsdienste zuzugreifen. Sie können Ihr Telefon oder Fax verwenden, die ADP-Software auf Ihrem Computer ausführen oder die sichere Website des Unternehmens besuchen. Nach der Einrichtung teilen Sie ADP mit, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter gearbeitet hat. Es berechnet Ihre Abrechnung einschließlich der Abzüge und Einbehalte und sendet Ihnen die Schecks und Abrechnungsberichte rechtzeitig zum Zahltag. Sie können Ihre eigenen Schecks auch intern drucken. Zu den optionalen Services gehören die direkte Hinterlegung und die Schecksignatur. Ja, sie werden Ihre Schecks unterschreiben und sogar in Umschläge stecken.

Werfen wir einen Blick auf einige Anbieter und Produkte, die die Auswahl unter Lohnabrechnungslösungen kennzeichnen.

Gehaltsabrechnung in Softwarepaketen enthalten

In vielen Buchhaltungsanwendungen ist die Personalabrechnung enthalten. Die Personalabrechnung kann ein integraler Bestandteil des Abrechnungssystems sein oder als optionales Zusatzmodul verkauft werden. Der Hauptvorteil dieser Methode besteht darin, dass Abrechnungsdaten in die Abrechnungsdatenbank für bidirektionale Reisen integriert werden können, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Abrechnungssystems. Bei der Gehaltsabrechnung in die Buchhaltung handelt es sich um Informationen wie Gehälter und Lohnkosten für verschiedene Abteilungen oder Abteilungen.

Daten können auch im Rechnungswesen erfasst und an das Abrechnungssystem übermittelt werden. Dies ist am häufigsten bei Zeitabrechnungssystemen. Ein Reparaturtechniker oder Rechtsanwalt rechnet oft stundenweise. Daher ist es wichtig, dass die gesamte Arbeitszeit erfasst und entweder einem Kundenauftrag oder einer Kundenangelegenheit oder einer anderweitig unberechenbaren Zeit zugewiesen wird. Die pro Mitarbeiter berechnete Gesamtzeit sollte sich nach den im Abrechnungssystem geleisteten Stunden ausgleichen. Wenn nicht, hat jemand etwas zu erklären.

Der Nachteil des integrierten Ansatzes besteht darin, dass die Abrechnungskomponente möglicherweise nicht Ihren Bedürfnissen entspricht. Je nach Art Ihres Unternehmens ist es möglicherweise zu einfach, Ihre Anforderungen zu handhaben, oder zu komplex, um effizient damit arbeiten zu können.

Einige Entwickler von Buchhaltungssoftware haben dieses Problem erkannt und eine Lösung entwickelt. Diese Lösung bietet mehr Abrechnungsoptionen. Unglücklicherweise müssen Sie etwas mehr Zeit darauf verwenden, zu verstehen, was jede Option bietet, um die für Ihr Unternehmen geeignete Option auszuwählen.

Intuit QuickBooks ist ein integrierter Anbieter von Buchhaltungssystemen, der eine breite Palette von Lösungen für die Personalabrechnung bietet. Alle sechs primären Abrechnungsoptionen lassen sich mit der QuickBooks Small Business Accounting-Anwendung des Unternehmens integrieren. Die Abrechnungselemente und die Erbringung der Services sind jedoch unterschiedlich.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die Abrechnungslösungen von QuickBooks:

  • Standard Payroll behandelt die Grundlagen der Lohnberechnung und des Scheckdrucks.
  • Enhanced Payroll Plus unterstützt Unternehmen auch beim Ausfüllen von Steuerformularen auf Bundes- und Landesebene.
  • Assisted Payroll Plus umfasst einige ausgelagerte Dienstleistungen wie Steuerzahlungen.
  • Complete Payroll ist ein Full-Service-Paket, das die Verwaltung von Personalressourcen, beispielsweise von Leistungsplänen, umfasst.
  • Online Payroll verarbeitet online die Abrechnung für Kunden der QuickBooks Online Edition.
  • Die Lohnbuchhaltung für Buchhalter ist für diejenigen, die die Lohnbuchhaltung für mehrere Unternehmen abwickeln.
  • Direkteinzahlung, ein optionales Add-On für die meisten anderen Intuit-Abrechnungsoptionen, überträgt die Bezahlung der Mitarbeiter direkt auf ihre Bankkonten.

Alleinstehende Abrechnungspakete

Der große Vorteil der Verwendung eines eigenständigen Abrechnungspakets besteht darin, dass Sie eine Best-of-Breed-Anwendung auswählen und verwenden können, die genau das liefert, was Sie für die Personalabrechnung benötigen, ohne Rücksicht auf Ihre geschäftlichen Informationsanforderungen in den allgemeinen Buchhaltungsbereichen.

Nicht zu komplex und nicht zu einfach ist für viele Unternehmen sehr attraktiv. Aus diesem Grund verwenden einige Geschäftsinhaber eine speziell codierte Anwendung, um den Aufwand für die Personalabrechnung zu erhöhen. Es empfiehlt sich jedoch nicht, zur benutzerdefinierten Programmierung zu wechseln, es sei denn, Ihre Anforderungen sind sehr speziell. Es gibt viele flexible, paketierte Lohnabrechnungsanwendungen, die Ihre Anforderungen erfüllen.

Vorausgesetzt, der Rest Ihrer Finanzgeschäfte ist ebenfalls automatisiert, müssen Sie Ihre Integrationsoptionen berücksichtigen. Wie erhalten Sie die Ergebnisse Ihrer Personalabrechnung in Ihr Buchhaltungssystem? Bei den meisten eigenständigen Paketen können Sie zusätzlich zu einem gedruckten Abrechnungsregister elektronische Zusammenfassungen der Abrechnungen erstellen. Wenn Sie Daten in einer CSV-Datei abrufen können, können Sie sie in der Buchhaltungsapplikation nach ein wenig elektronischer Grunzerarbeit importieren.

Einige Anbieter von Gehaltsabrechnungen können Datendateien erstellen, die mit einer bestimmten Buchhaltungsanwendung formatiert sind. Wenn Ihre auf Ihrer Liste steht, sollte es leicht sein, dass es funktioniert. Wenn Ihre Datei nicht vorhanden ist, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Arbeiten an der Datenübertragungsdatei durchführen, um sie in die richtige Form zu bringen. Dies kann das Massieren von Daten mit einem Excel-Arbeitsblatt oder das Zusammenfassen mit einem benutzerdefinierten Datenbankprogramm in Form bringen.

Ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnung

Einer der interessantesten Trends in der Gehaltsabrechnungssoftware war der Anstieg der im Internet verfügbaren Dienste. Diese Webservices erfinden und aktualisieren das Konzept des in den 70er Jahren erstmals verbreiteten, computergestützten Lohnbuchhaltungsbüros neu.

Mit einem Payroll-Service-Büro können Sie Eingabedaten für die Personalabrechnung, wie z. B. zusammengefasste Arbeitszeitnachweise, an einen zentralen Computer senden, der dann die Abrechnung berechnet und die Zahlungen, das Abrechnungsregister und andere Berichte vorbereitet. Sie können Daten an ein Servicebüro senden, indem Sie entweder Papierformulare ausfüllen, bestimmte Nummern über ein Tonwahlgerät eingeben oder ein Computerterminal verwenden, das über ein privates Datennetzwerk mit dem zentralen Server verbunden ist.

Ein Web-Service nutzt außerdem einen zentral verwalteten Computerserver zur Verarbeitung der Lohnbuchhaltung. Es verwendet jedoch einen Standard-PC, um die Abrechnungsdaten über das Internet einzugeben. Normalerweise ist neben einem Webbrowser keine zusätzliche Software erforderlich.

Der Online-Service-Ansatz für die Verarbeitung der Lohnabrechnung bietet mehrere Vorteile. Zunächst werden das Abrechnungsprogramm und die Steuertabellen vom Lieferanten zentral verwaltet. Dies bedeutet, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind, ohne dass Sie zusätzlichen Aufwand benötigen, wie z. B. die regelmäßige Installation von Abrechnungssteuertabellen. Zweitens werden Ihre Abrechnungsdaten automatisch auf dem zentralen Server gesichert. Wenn der Computer, den Sie zur Verarbeitung der Personalabrechnung verwenden, nicht mehr funktioniert, können Sie einen anderen Computer verwenden, um auf den Onlinedienst zuzugreifen und Ihre Abrechnung zu verarbeiten. Schließlich erleichtert die Verwendung eines Online-Dienstes auch die Erfassung von Abrechnungsdaten von verschiedenen Standorten aus, beispielsweise von einer entfernten Anlage.

Es gibt auch einige Nachteile für einen Webdienst. Die monatlichen Kosten für den Service können höher sein, als Sie für den Kauf eines Pauschalabrechnungsprogramms zahlen würden. Wenn Sie mit dem Webdienst nicht zufrieden sind, kann es schwieriger sein, Ihren Mitarbeiter zu migrieren und Daten in ein anderes Programm oder einen anderen Webdienst zu übertragen.

Das von Webdiensten verwendete Internet ist ein öffentliches Datennetz, im Gegensatz zu privaten Datennetzen, die von Dienstleistungsbüros verwendet werden. Können andere Internetbenutzer die Online-Dateneingabesitzung abhören und sensible Abrechnungsdetails abrufen? Es ist unwahrscheinlich, aber nicht unmöglich. Ein Webdienst sollte einen sicheren Server verwenden, der in Internet Explorer durch ein Sperrsymbol unten im Display des Browsers angezeigt wird. Die besten Webdienste unterstützen eine Hochsicherheitsversion des Browsers, die eine hohe Verschlüsselungsebene von 128 Bit bietet, die praktisch unzerbrechlich ist.

Wie sicher ist das? Es ist dieselbe Verschlüsselungsstufe, die von großen Banken für den Zugriff auf Online-Banking-Dienste benötigt wird. Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihr Browser als auch die Service-Site die 128-Bit-Verschlüsselung und keine niedrigere Sicherheitsversion unterstützen. Woran erkennst du das? Rufen Sie die Site auf und bewegen Sie den Mauszeiger über das Sperrsymbol in Internet Explorer, um Informationen zur unterstützten Verschlüsselungsmethode zu erhalten.

ADP Small Business Services bietet eine hervorragende Auswahl an Möglichkeiten, auf die ausgelagerten Lohnverarbeitungsdienste zuzugreifen. Sie können Ihr Telefon oder Fax verwenden, die ADP-Software auf Ihrem Computer ausführen oder die sichere Website des Unternehmens besuchen. Nach der Einrichtung teilen Sie ADP mit, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter gearbeitet hat. Es berechnet Ihre Abrechnung einschließlich der Abzüge und Einbehalte und sendet Ihnen die Schecks und Abrechnungsberichte rechtzeitig zum Zahltag. Sie können Ihre eigenen Schecks auch intern drucken. Zu den optionalen Services gehören die direkte Hinterlegung und die Schecksignatur. Ja, sie werden Ihre Schecks unterschreiben und sogar in Umschläge stecken.


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